{"id":1608,"date":"2017-09-13T09:38:45","date_gmt":"2017-09-13T07:38:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/?p=1608"},"modified":"2017-09-13T10:28:39","modified_gmt":"2017-09-13T08:28:39","slug":"versionsverwaltung-in-sharepoint-umfassende-kontrolle-ohne-datenverlust","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/versionsverwaltung-in-sharepoint-umfassende-kontrolle-ohne-datenverlust\/","title":{"rendered":"Versionsverwaltung in SharePoint \u2013 umfassende Kontrolle ohne Datenverlust"},"content":{"rendered":"

Was ist die Versionsverwaltung?<\/strong><\/p>\n

Mit der Versionierung legt SharePoint 2013 eine fortlaufende nummerierte Liste aller \u00c4nderungen eines Dokuments an und erlaubt den Benutzern somit Zugriff auf \u00e4ltere Versionen, die nach Belieben eingesehen und wiederhergestellt werden k\u00f6nnen. Dies ist in den folgenden F\u00e4llen besonders hilfreich:<\/p>\n

    \n
  1. Bei der Wiederherstellung \u00e4lterer Kopien
    \nSollte es Fehler in der Bearbeitung geben oder die aktuelle Version defekt sein, k\u00f6nnen Sie jederzeit auf eine \u00e4ltere Version zur\u00fcckgreifen und die aktuelle Version ersetzen. So haben Sie stets die volle Kontrolle \u00fcber alle Daten und beugen somit unn\u00f6tigem Datenverlust vor.<\/li>\n
  2. Beim Anzeigen und Vergleichen
    \nWenn Sie zwei Versionen miteinander vergleichen m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie dies tun, ohne die aktuelle Version gleich zu ersetzen. Die Versionen lassen sich problemlos in einem beliebigen Microsoft Office Programm (Word, Excel etc.) \u00f6ffnen und vergleichen.<\/li>\n
  3. Um \u00c4nderungen nachzuvollziehen
    \nSie wissen immerzu, wer wann welche \u00c4nderungen vorgenommen hat. Auch verschiedene Metadaten wie Kommentare oder diverse Eigenschaften eines Dokuments lassen sich anzeigen. Sie haben daher jederzeit eine detaillierte \u00dcbersicht \u00fcber den Bearbeitungsstatus eines Dokuments.<\/li>\n<\/ol>\n

    Wie funktioniert die Versionsverwaltung?<\/strong><\/p>\n

    Um die Versionierung nutzen zu k\u00f6nnen, muss diese zuerst in der jeweiligen Dokumentbibliothek aktiviert werden. Hierzu gehen Sie bitte in die entsprechende Dokumentbibliothek, w\u00e4hlen dort die Bibliothektools aus und klicken auf Bibliothekeinstellungen. Navigieren Sie danach in die Versionsverwaltungseinstellungen.<\/p>\n

    \"Allgemeine<\/a><\/p>\n

    Dort haben Sie nun verschiedene Einstellungsm\u00f6glichkeiten von Haupt- und Nebenversionen. Hauptversionen werden durch ganze Zahlen (z.B. 1.0) und Nebenversionen durch Dezimalzahlen (z.B. 1.1) gekennzeichnet.<\/p>\n

    \"Versionierung<\/a><\/p>\n

    Die Anzahl der Versionen, die gespeichert werden k\u00f6nnen, h\u00e4ngt zum einen von SharePoint 2013 und zum anderen von den individuellen Bibliothekseinstellungen ab. Nach Angaben von Microsoft bestehen bei SharePoint 2013 folgende Grenzen:<\/p>\n

    Hauptversionen: es wird empfohlen, nicht mehr als 400.000 Versionen zu speichern, da es danach zu Einschr\u00e4nkungen hinsichtlich der Funktionen (\u00d6ffnen, Speichern etc.) kommen k\u00f6nnte. Bitte beachten Sie hierbei aber in jedem Fall den maximalen Speicherplatz Ihrer Hosted SharePoint 2013 Seite.<\/p>\n

    Nebenversionen: jede Hauptversion kann bis zu 511 Nebenversionen haben.<\/p>\n

    Wichtig: die \u00e4ltesten Versionen werden unwiderruflich gel\u00f6scht, wenn in der Bibliothek ein maximaler Grenzwert f\u00fcr Versionen eingetragen wurde.<\/p>\n

    Wann wird eine neue Versionsnummer vergeben?<\/strong><\/p>\n

      \n
    1. Sobald eine neue Datei erstellt oder hochgeladen wird, vergibt SharePoint 2013 automatisch eine neue Versionsnummer.<\/li>\n
    2. Wird eine Datei abgespeichert, erstellt SharePoint 2013 eine neue Version des Dokuments unter der n\u00e4chsten Versionsnummer, ohne die alte Version zu \u00fcberschreiben.<\/li>\n
    3. Soll eine Datei mit dem gleichen Namen ersetzt werden und man bejaht dies beim Hochladen, wird ebenfalls eine neue Version angelegt.<\/li>\n
    4. W\u00e4hrend der gemeinsamen Dokumentbearbeitung. Arbeiten zwei Benutzer am selben Dokument, wird alle 30 Minuten eine neue Version erstellt.<\/li>\n
    5. Wird eine Datei wieder eingecheckt, gibt es ebenfalls eine neue Version. Dies geschieht allerdings nur beim erfolgreichen Einchecken. Verwirft ein User das Einchecken, wird keine neue Version abgespeichert.<\/li>\n<\/ol>\n

      Wie kann man die Versionshistorie abrufen?<\/strong><\/p>\n

      Es gibt zwei Wege, um auf die Versionierung zuzugreifen:<\/p>\n

        \n
      1. Setzen Sie das H\u00e4kchen vor das entsprechende Dokument und w\u00e4hlen im Men\u00fcreiter \u201eDateien\u201c den Versionsverlauf aus.
        \n        \"Versionierung<\/a><\/li>\n
      2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem entsprechenden Dokument, dann erneut auf die drei Punkte und im Dropdown Men\u00fc auf \u201eVersionsverlauf\u201c.<\/li>\n<\/ol>\n

        \"Anzeigen<\/a><\/p>\n

        Was zeigt der Versionsverlauf an?<\/strong><\/p>\n

        \"Erkl\u00e4rung<\/a><\/p>\n

        In der \u00dcbersicht sehen Sie zum einen die fortlaufenden Versionsnummern (1), hier in unserem Beispiel als Hauptversionen ohne Nebenversionen. Daneben wird das Datum der Erstellung inklusive Zeitstempel (2) angezeigt und unter Punkt (3) der bearbeitende Benutzer. Zudem wird die Gr\u00f6\u00dfe des Dokuments gespeichert (4). Die Kommentare (5), die beim Einchecken hinterlassen werden k\u00f6nnen, sind in SharePoint 2013 auf 1023 Zeichen begrenzt. Weiter oben haben Sie die M\u00f6glichkeit, alle Versionen auf einmal zu l\u00f6schen (6). Diese landen dann im Papierkorb der SharePoint Webseite und k\u00f6nnen von dort aus jederzeit wiederhergestellt werden.<\/p>\n

        Klicken Sie auf das Dropdown Men\u00fc einer beliebigen Version, so k\u00f6nnen Sie sich die Metadaten der Version anzeigen lassen (7), die Version selbst wiederherstellen (8), wodurch Sie die alte Version zur aktuellen Version machen oder Sie k\u00f6nnen die Version mittels L\u00f6schen (9) in den Papierkorb der SharePoint Seite verschieben. Wenn Sie die Version direkt \u00f6ffnen m\u00f6chten, klicken Sie hierzu einfach auf das Datum (2).<\/p>\n

        Wie Sie sehen, ist die Versionierung ein n\u00fctzliches Tool, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dabei Datenverlust zu riskieren. Sie haben permanent die volle Kontrolle \u00fcber den Lebenszyklus einer Datei und dessen Historie, ohne dabei auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen zu sein.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Was ist die Versionsverwaltung? Mit der Versionierung legt SharePoint 2013 eine fortlaufende nummerierte Liste aller \u00c4nderungen eines Dokuments an und erlaubt den Benutzern somit Zugriff auf \u00e4ltere Versionen, die nach…<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":1610,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1,6],"tags":[532,522,657,659,658],"class_list":["post-1608","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein","category-hosted-sharepoint","tag-hosted-sharepoint","tag-sharepoint-2013","tag-versionierung","tag-versionshistorie","tag-versionsverlauf","entry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1608","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/9"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1608"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1608\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1620,"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1608\/revisions\/1620"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1610"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1608"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1608"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cojama-hosting.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1608"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}