Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 und Hosted Exchange im Vergleich
Bei der Lizensierung der Microsoft Office Desktop Anwendungen ist für viele Unternehmen Office 365 die beste Wahl. Über das unkomplizierte Mietmodell werden alle Arbeitsplätze jederzeit mit der neuesten Office Version versorgt, und es fallen nur für jeden tatsächlichen Anwender monatliche Kosten an. Als Microsoft CSP-Partner beraten wir Sie gern.
Der Schritt, neben den Desktop-Anwendungen auch die Serverdienste aus der Microsoft-Cloud zu beziehen, ist dann nicht mehr groß und in vielen Fällen auch wirtschaftlich interessant.
Für den Kunden schwer einzuschätzen sind die Vor- und Nachteile, die mit dem Einsatz der Office 365 Cloud Dienste verbunden sind. Wir haben hier wesentliche Aspekte aus der Praxis einem Hosting durch inländische Anbieter am Beispiel cojama gegenübergestellt. Von Bedeutung sind hier vor Allem die Produkte Hosted Exchange und SharePoint, bzw. OneDrive.
Office 365
Ein Breites Spektrum an Diensten ist in einer Suite zusammengefasst.
cojama Hosting
Die Hosting-Dienste werden i. d. R. einzeln gebucht. Man nutzt und bezahlt nur das, was man wirklich benötigt.
Updates
Updates und neue Versionen sind sehr schnell verfügbar, da Software-Entwicklung und Cloud-Betrieb in einer Hand liegen.
Der Wechsel auf neue Versionen erfolgt etwas später, da wir erst auf die Veröffentlichung durch Microsoft warten müssen.
Dafür steht mehr Zeit für Tests und Fehlerkorrekturen zur Verfügung, was das Risiko update-bedingter Probleme deutlich reduziert.
Verfügbarkeit
Die Mehrzahl der Cloud-Services von Office 365 wird mit einer Verfügbarkeit von 99,9% angeboten. Die Liste der Ereignisse, die zu Ausfällen oder sonstigen Minderverfügbarkeiten geführt haben, wird im Admin Center veröffentlicht.
Die Hosting-Dienste werden hochverfügbar betrieben und mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9% angeboten. Über Nichteinhaltung der Verfügbarkeit wird ebenfalls transparent informiert.
Support
Hat der Kunde Support-Bedarf, so wird er im Portal zunächst auf Dokumentationen und Hilfeartikel verwiesen. Ist damit das Problem nicht zu lösen, so kann ein Ticket erstellt werden. Der Support-Spezialist meldet sich per E-Mail oder ruft zurück. Eine direkte telefonische Kontaktmöglichkeit besteht nicht.
Der enthaltene Support bezieht sich lediglich auf die Cloud-Dienste selbst. Für die Konfiguration und Integration in die vorhandene Clientumgebung ist der Kunde selbst verantwortlich. Es stehen Dokumentationen und Hilfeartikel zur Verfügung.
Premium-Support für Endkunden muss kostenpflichtig hinzu gebucht werden und wird nur für große Organisationen (z. B. Konzerne) angeboten.
Kleinere Organisationen werden an Partner verwiesen, die ihre Support- und Beratungsleistungen zu branchenüblichen Stunden- oder Tagessätzen berechnen.
Wir sind darauf bedacht, durch einen individuellen qualitativ hochwertigen Support zu punkten, der bereits im Produktpreis enthalten ist.
So schalten sich unsere Support-Spezialisten bei Bedarf auf den Desktop des Anwenders und helfen wenn nötig bei der Installation und Konfiguration oder versuchen, die bestehenden Probleme direkt zu lösen.
Es findet keine schematische Vorqualifizierung der Calls mit den immer wieder gleichen Fragen statt. In vielen Fällen stehen den Kunden sogar feste Ansprechpartner zur Verfügung, zu denen sich mit der Zeit eine Vertrauensbasis entwickelt.
Zum Dienstleistungsumfang gehört auch die umfassende Beratung zum optimalen Einsatz der Produkte und zur Lösung individueller Anforderungen. Wir übernehmen Konfigurationsänderungen, die der Kunde nicht selbst übernehmen kann oder will und führen auf Wunsch Diagnosen durch.
Infrastruktur
Internationale Cloud-Anbieter betreiben weltweit eine hoch standardisierte Infrastruktur und können dadurch Skalierungseffekte ausnutzen.
Wer als in Deutschland ansässige Organisation Office 365 bucht, erhält eine Datenhaltung in der Europäischen Union.
Eine vollständige Abschottung der Systemumgebung gegenüber Systemen in anderen Weltregionen ist nicht möglich. Vom Modell eines Datentreuhänders, der den Zugriff auf Kundendaten durch Microsoft kontrolliert und überwacht, hat man sich mittlerweile verabschiedet. Der Betrieb der Deutschland-Cloud wird Ende 2019 eingestellt.
Bei cojama handelt es sich um ein inhabergeführtes organisch gewachsenes Unternehmen, das Microsoft-Cloud-Dienste anbietet.
Wir betreiben unsere Infrastruktur ausschließlich im Inland und sind nicht in internationale Konzernstrukturen eingebunden.
Es findet keine Weiterleitung von Kundendaten, Metadaten oder Benutzeridentitäten an dritte Stellen oder gar ins Ausland statt.
Betrieb und Besitz aller Systeme liegt in unserer Hand.
Neben Standardisierten Hosting-Produkten deckt cojama mit seinen Managed-Hosting-Lösungen individuelle Anforderungen ab.
Zugriff auf Kundendaten
Microsoft bedient sich bei der Erbringung seiner Cloud-Dienste verschiedener Unterauftragnehmer (Subprocessors).
Gem. der aktuellen Liste (zuletzt geprüft: 31.07.2020) sind weltweit folgende Dienstleister für den Zugriff auf Kundendaten autorisiert:
cojama arbeitet zur Erbringung seiner Cloud-Dienste mit weniger als fünf Unterauftragnehmern zusammen. An diese werden hohe Ansprüche hinsichtlich Zuverlässigkeit, Servicequalität und Transparenz gestellt. Keines dieser Unternehmen erhält Zugriff auf Kernsysteme oder Kundendaten.
Verwaltung
Office 365 beinhaltet ein komplexes Control-Panel, innerhalb dessen alle Produkte, Benutzer, Lizenzen, etc. verwaltet werden können. Um die Eigenschaften der Produkte sicher konfigurieren zu können, ist eine tiefgreifende Einarbeitung erforderlich.
cojama stellt ein intuitives Verwaltungssystem zur Verfügung, das ohne tiefgreifendem Produkt-Know-How nutzbar ist.
Alle Konfigurationsänderungen oder auch Import-Vorgänge von Massendaten können über den Support beauftragt werden.
Datenschutz und Datensicherheit
Microsoft gibt in seinem Cloud-Vertrag und den umfangreichen Bestimmungen für Onlinedienste (Online Services Terms) Auskunft über die Gestaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit.
Hier geht's zur Microsoft Website.
Im Rahmen einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) durch die Niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde bzgl. des Einsatzes von Office 365 in der öffentlichen Verwaltung wurden Zweifel an der Übereinstimmung des Einsatzes von Office 365 mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) laut.
cojama lebt eine transparente Datenschutz-Philosophie und wird seit vielen Jahren von einem erfahrenen externen Datenschutzbeauftragten beraten und überwacht. Neben einer passgenauen Vertragsvorlage zur Auftragsverarbeitung ist auch der Abschluss eines individuellen AV-Vertrags gem. Art. 28 DSGVO möglich.
Der Vertrag benennt im Detail den Gegenstand und Zweck der Verarbeitung, die Art der verarbeiteten Daten und die Kategorien der betroffenen Personen. Er regelt die Rechte und Pflichten beider Seiten und legt Personen fest, die berechtigt sind, Weisungen im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung zu erteilen, bzw. zu empfangen.
Weitere Unterschiede im Bereich Exchange- und SharePoint Hosting
Unterschiede im Bereich Exchange-Hosting:
Exchange Online (Microsoft)
Für jeden Postfach-Benutzer ist eine Office 365 / Exchange Online Lizenz erforderlich. Shared Mailboxes besitzen keinen eigenen User. Der Zugriff erfolgt über andere berechtigte Benutzer.
Hosted Exchange (cojama)
Es stehen kostengünstige Basic-Postfächer mit eigenem User zur Verfügung. Diese erlauben Web-Zugriff, POP3/IMAP und SMTP-Relay (ideal für technische Accounts, Teilzeitkräfte, etc.).
Log-Auswertungen oder sonstige Fehlerdiagnosen können mit entsprechendem Produkt-KnowHow mit Hilfe der bereitgestellten Verwaltungswerkzeuge durchgeführt werden.
Alternativ ist hierfür die Beauftragung eines Partners möglich.
Der Support führt auf Wunsch individuelle Log-Abfragen oder sonstige Fehlerdiagnosen kostenfrei durch. So kann z. B. bei vermeintlich nicht erfolgter Nachrichtenzustellung unkompliziert geklärt werden, ob eine Nachricht erfolgreich an den entfernten Mailserver übergeben wurde.
Ein Folder-Sync-Dienst wird nicht angeboten.
cojama betreibt einen Folder-Sync-Dienst, mit dessen Hilfe beispielsweise zentrale Kontakte (oder Termine) aus einem Öffentlichen Ordner in Echtzeit in Adressbücher (oder Kalender) einzelner User synchronisiert werden können.
Gelöschte Elemente können im Standard 14 Tage lang durch den Anwender wiederhergestellt werden. Diesen Wert kann der Kunde auf maximal 30 Tage erhöhen.
Gelöschte Elemente können 30 Tage lang durch den Anwender selbst wiederhergestellt werden.
Zusätzlich können kostenfrei Historische Sicherungen der Postfächer mit einer Aufbewahrungsdauer von 6 Monaten eingerichtet werden.
Die verbindliche verschlüsselte E-Mail- Übertragung zu Kommunikationspartnern kann mit entsprechendem fachlichen Know-How selbst umgesetzt werden (Mandatory-TLS).
Das Management von Mandatory-TLS übernimmt der Hoster für seine Kunden.
Ein Backup mit umfassenden Wiederherstellungsmöglichkeiten ist ausschließlich durch kostenpflichtige Drittanbieter-Lösungen realisierbar.
Die Ablage der historischen Postfach-Sicherungen erfolgt durch eine LTO-Bandbibliothek, auf der alle Postfach-Inhalte zum Monatsende für die Dauer von sechs Monaten vorgehalten werden. D. h. es können vollständige Postfächer oder Teilbereiche mit einem Stand bis vor sechs Monaten wiederhergestellt werden. Die Erstellung und Vorhaltung dieser historischen Backups ist mit den Kosten für das Postfach abgedeckt und dient dem Schutz vor unbeabsichtigtem Datenverlust, der in der Praxis oft erst mit einer gewissen Zeitverzögerung bemerkt wird.
Es werden Dokumentationen und Hilfeartikel zur Verfügung gestellt, in denen die Möglichkeiten und der Ablauf der Migrationsszenarien beschrieben ist.
Bei Bedarf können Partner mit der Planung und Umsetzung von Migrationsprojekten beauftragt werden.
Für die Dauer der Umstellung steht dem Kunden ein fester Koordinator kostenfrei zur Verfügung.
Darüber hinaus kann für die Migration Vor-Ort- oder Remote-Unterstützung beauftragt werden. Der Im- und Export der Daten kann zentral im Rechenzentrum erfolgen. Systembetrieb und Support kommen aus einer Hand.
Unterschiede im Bereich SharePoint-Hosting:
Office 365
Es werden alle 12 Stunden Standard-Backups nach festen Plänen erstellt und 14 Tage aufbewahrt.
Hosted SharePoint (cojama)
Es besteht die Möglichkeit, Backups nach individuell festgelegten Plänen durchführen zu lassen. Die Tage der Sicherung sind frei wählbar. Die Aufbewahrung kann nahezu beliebig lang erfolgen. Zusätzlich dazu wird die Systemumgebung täglich gesichert.
Ein Restore ist nur in die Original-Location, d.h. die vorhanden Seite möglich, die durch das Backup überschrieben wird. Alle Änderung seit dem Backup-Zeitpunkt gehen verloren. Die Rücksicherung muss über ein Support-Ticket beauftragt werden.
Die Rücksicherung von SharePoint-Seiten oder einzelnen Objekten kann wahlweise in die Original-SiteCollection oder eine alternative Site erfolgen.
Es ist seitens Microsoft nicht möglich, SiteCollections zu vervielfältigen.
Es besteht die Möglichkeit, SiteCollections oder Teilbereiche zu vervielfältigen, um sie bspw. für neue Projekte nutzen zu können. Auch eine Umbenennung ist möglich.
Man sieht deutlich, wie vielschichtig die zu berücksichtigenden Aspekte bei der Auswahl eines Hosting-Partners sind. So unterschiedlich die Anforderungen von Unternehmen und anderen Organisationen hier sind, so wenig kann eine allgemeine Empfehlung für den einen oder den anderen Weg gegeben werden. Die Entscheidung trifft in jedem Falle der Kunde.
Als inhabergeführter Hosting-Provider stellen wir unsere langjährige Expertise, unsere Projekterfahrung und unsere hochverfügbare Infrastruktur in den Dienst unserer Kunden.
Gleichzeitig stehen wir Ihnen als Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) für den Vertrieb und die Implementierung von Office 365 zur Verfügung.
Sie haben noch Fragen?
Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf
Service-Nummer:
+49 661 / 90 249 222
Wir sind Montag - Freitag von
9 bis 18 Uhr telefonisch für Sie erreichbar.
Flemingstraße 10
36041 Fulda
Fax : 0661 / 90 249 - 101
URL: www.cojama-hosting.com