Compliance Archive E-Mail Archivierung

Das revisionssichere E-Mail Archiv aus der cojama Cloud

Die E-Mail Archivierung im Überblick

Compliance Archive
Speicherplatz je Archiv		100 GB
Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails nach GoBD
Archiv-Zugriff via Outlook-PlugIn, Webbrowser oder Client-Software
Schnelle Volltextsuche innerhalb des Archivs
Wiederherstellung von E-Mails mit einem Klick
SSL verschlüsselter Zugriff mit der Identität des Exchange-Postfachs
Automatische Anlage der Exchange-Benutzer im Archivsystem
Festlegung der Aufbewahrungsdauer für die Organisation
Administrator-Zugang zur Verwaltung des Archivs
Vergabe von Berechtigungen auf Benutzer-Archive
Auditor Zugang für eine Archivübergreifende Suche
Import vorhandener Daten, z. B. in Form von PST-Dateien

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Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen
Betrieb auf unseren Systemen im Rechenzentrum in Frankfurt am Main
cojama hat keinen Zugriff auf Daten in den Archiven
Schutz vor Datenverlusten
Entlastung von E-Mail-Servern und Abschaffung von PST-Dateien
Reduzierung von Storage-Anforderungen
Vereinfachung von Backup- und Restore-Prozessen
Schneller Suchzugriff auf alle E-Mails steigert die Produktivität

Wieso ist E-Mail Archivierung wichtig?

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Zudem zwingen geltende rechtliche Anforderungen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen. Mit Hilfe von Compliance Archive kann Ihr Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung für sich nutzbar machen.

Warum Compliance Archive von cojama?

RECHTLICHE SICHERHEIT

Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis.

VOLLSTÄNDIGER SCHUTZ VOR DATENVERLUSTEN

E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe von Compliance Archive können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

SERVER ENTLASTEN UND IT-KOSTEN REDUZIEREN

Gerade in größeren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in Compliance Archive kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

ABSCHAFFUNG VON POSTFACHBEGRENZUNGEN

Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien als Mittel zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung mit Compliance Archive überflüssig.

ONE-CLICK-RESTORE FÜR ALLE ANWENDER

Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.

VERTEILTE E-MAILS ZUSAMMENFÜHREN

Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe von Compliance Archive können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

Eine Lösung ohne Kompromisse

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden

Bei Compliance Archive werden die Daten Ihres Unternehmens nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer übergeordneten Archivlösung gespeichert. Stattdessen richten wir für jeden Kunden eine separate und eigenständige Archiv-Instanz ein. Diese Instanzen speichern jeweils nur die Daten (z.B. E-Mails, Benutzer und Einstellungen) eines einzelnen Kunden und werden völlig getrennt voneinander administriert.

Langfristige Unabhängigkeit

Compliance Archive ist keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten

Obwohl wir als Service Provider für die Speicherung Ihrer Daten und die Wartung Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen unmittelbaren Zugriff auf dessen Inhalt. In anderen Worten: Wir administrieren das verschlüsselte Archiv „von außen“ und benötigen dabei keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen Daten. Würde solch ein innerer Zugriff erfolgen, würde dies automatisch protokolliert und wäre für Sie als Kunde sofort erkennbar.

Komfortabler und schneller Zugriff

Alle Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Darüber hinaus bietet Compliance Archive einen Web Access und ein Mobile Web Access für Smartphones und Tablets.

Alle Vorteile im Detail

Rechtliche Sicherheit

Rechtliche Anforderungen erfüllen	E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für alle Unternehmen in DACH. Compliance Archive ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.
E-Mails als Beweis nutzen	Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.
E-Discovery	Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-Discovery-Maßnahme verwendet werden, bei der der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. Compliance Archive bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer.

Schutz vor Datenverlusten

100% vollständige Archivierung	Durch die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender, können Sie die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmen sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden.
Unabhängigkeit von PST-Dateien	PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit Compliance Archive können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden.

Storage-Anforderungen reduzieren

Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server	E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung.
Speicherplatz einsparen	Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.

Backup und Restore vereinfachen

Backup- und Restore-Zeiten verkürzen	Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden.
One-Click-Restore für Anwender	Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag deutlich entlastet wird.

Produktivität steigern

Extrem schnelle Volltextsuche	E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Compliance Archive ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
Hohe Akzeptanz bei Anwendern	Beispielsweise durch eine nahtlose und intuitiv bedienbare Integration in Microsoft Outlook oder Web Access.
Postfachbegrenzungen abschaffen	Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig.

Unabhängigkeit

Unabhängigkeit vom E-Mail-Server

Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben die E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden.

Unabhängigkeit von cojama

Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit, auch von cojama selbst.