Was ist bei der Archivierung von dienstlichen E-Mails mit personenbezogenen Inhalten zu beachten?

Es existieren darüber hinaus noch gewisse Unsicherheiten, selbst wenn die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Accounts explizit untersagt ist: Beispielsweise können auch dienstliche E-Mails durchaus datenschutzrechtlich relevante, personenbezogene Inhalte haben. In diesem Zusammenhang wird gegen eine generelle Archivierung aller Mails beispielhaft die mögliche elektronische Post des Betriebsarztes an einen Mitarbeiter angeführt. Selbstverständlich handelt es sich dabei um vertrauliche und somit schützenswerte Inhalte.

Sonderfall „Bewerbungsunterlagen“

Ein weiteres Beispiel sind Bewerbungsunterlagen. Gemäß § 35 Abs. 2 BDSG* sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, „sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.“ Dementsprechend ist eine langfristige Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nicht gestattet. Um sich vor einem etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Antidiskriminierungsgesetz (AGG) zu verteidigen, ist lediglich eine Aufbewahrungsfrist von zwei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gestattet (§ 15 Abs. 4 AGG)**.

Sonderfall „E-Mails an den Betriebsrat“

E-Mails an den Betriebsrat stellen ebenfalls sensible Informationen dar und unterliegen einem gesteigerten Persönlichkeitsrecht.

In der Praxis

Um Konflikte mit dem Datenschutz zu vermeiden, sollten E-Mails mit personenbezogenen Inhalten wie Bewerbungsunterlagen oder E-Mails an den Betriebs- oder Personalrat an eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Adresse wie z.B. betriebsrat@firma.de gesendet werden. Dieses Postfach kann dann von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Führende deutsche IT-Rechtler vertreten zudem die Auffassung, dass bei einer Interessenabwägung zwischen dem Datenschutz des Arbeitnehmers (Art. 2 Abs. 1 GG*** i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG****) und dem Schutz des eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetriebes des Arbeitgebers (Art. 14 Abs. 1GG)***** letzterer obsiegt. Der Begriff der „Erforderlichkeit“ (§ 32 BDSG)****** spielt hierbei eine wichtige Rolle. Denn aufgrund der zahlreichen Gesetze und Vorschriften besteht eben nicht nur ein Interesse, sondern geradezu die Pflicht zur Archivierung. Allerdings muss der Arbeitgeber unbedingt seiner Informationspflicht über die E-Mail-Archivierung gemäß § 4 Abs. 3 BDSG******* nachkommen und alle Mitarbeiter vor der Implementation einer entsprechenden Lösung informieren.

*http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__35.html **http://www.gesetze-im-internet.de/agg/__15.html ***http://www.gesetze-im-internet.de/gg/art_2.html ****http://www.gesetze-im-internet.de/gg/art_1.html *****http://www.gesetze-im-internet.de/gg/art_14.html ******http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__32.html *******http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__4.html