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Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Direkte Bearbeitung von SharePoint Dokumenten mit Office 2016 for Mac

Seit kurzem ist Office 2016 for Mac erhältlich. Diese Version bietet ein neues praktisches Feature: die SharePoint-Integration.

Damit ist es möglich, Dokumente auf dem SharePoint direkt in der jeweiligen Office App zu bearbeiten und zu verwalten oder neue Dokumente auf dem SharePoint zu erstellen, ohne sich über den Webbrowser am SharePoint anzumelden (die Anmeldedaten und der URL der SiteCollection müssen allerdings zuvor im Office hinterlegt werden). Auch die parallele online Bearbeitung eines Dokuments mit Anwendern anderer Office Versionen (Office 2010/2013/2016 für Windows) wird reibungslos unterstützt.

Eine Einschränkung dieser Funktion ist jedoch, dass leider immer nur Dateien mit der jeweiligen Dateiendung (z. B. .doc/.docx für Word oder .xlsx für Excel) bearbeitet werden können – wollen Sie verschiedene Dokumente wie Tabellen, Präsentationen oder Textdokumente bearbeiten, lassen sich diese also immer nur mit der jeweiligen Anwendung aufrufen.

Hierbei handelt es sich also lediglich um eine mögliche Alternative zur Online-Bearbeitung über die Schaltfläche „Dokument bearbeiten“ im SharePoint.

Zur Einbindung der SharePoint Bibliotheken in die jeweilige Office Anwendung gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie eine Office 2016 Anwendung (z. B. Word, Excel, PowerPoint, …)
und wählen Sie: Datei -> Öffnen

Office 2016 for Mac Datei Öffnen

Klicken Sie im sich öffnenden Fenster unten links auf das „+“ Symbol.

Hier können Sie neben den Cloud-Diensten OneDrive und OnDrive for Business auch SharePoint auswählen:

Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Im darauffolgenden Fenster geben Sie die URL Ihrer SharePoint Seite ein (z. B. https://cojama.system-hoster.com):

Office 2016 for Mac Site Url eingeben

Als nächstes werden Ihre Logindaten abgefragt (diese entsprechen der üblichen Eingabe im Webbrowser und müssen nur einmalig eingegeben werden und sind danach für alle Office-Anwendungen verfügbar)

Office 2016 for Mac Login eingeben

Damit haben Sie den SharePoint erfolgreich in die jeweilige Office-Anwendung eingebunden (leider ist es nötig diesen Schritt für alle benötigten Office-Anwendungen zu wiederholen).

 

Sie sehen nun die ausgewählte SiteCollection incl. Unterseiten und Bibliotheken.

Navigieren Sie nun in die gewünschte Dokumentenbibliothek, um die gewünschten Dokumente zu bearbeiten oder neue Dokumente in diesem Bereich zu erstellen.

Office 2016 for Mac Dokumentenbibliothek öffnen

Wenn Sie die Dokumente speichern, werden die Änderungen direkt am SharePoint übernommen.

Über einen Rechtsklick können Sie mit ausreichenden Berechtigungen Dokumente auch umbenennen oder vom SharePoint löschen.

Office 2016 for Mac - Achtung, beim löschen

Vorsicht an dieser Stelle:
Mit ausreichenden Berechtigungen können hier auch ganze Dokumentenbibliotheken versehentlich gelöscht werden!

 

In einigen Fällen kann Microsoft Office 2016 for Mac vom SharePoint nicht als Microsoft Foundation kompatible Anwendung erkannt werden.
Dieser Fehler lässt sich i.d.R. durch die Aktivierung des mitinstallierten Browserplugins beheben.

Die online Bearbeitung eines Dokuments nach Einbindung des SharePoints in die Office Anwendung, ist über den zuvor beschriebenen Weg auch trotz der Fehlermeldung im Webbrowser problemlos möglich.

 

SharePoint und OneNote Online von cojama

Verwenden von Office Online in SharePoint

Webbasierte Collaboration-Softwares wie Hosted SharePoint ermöglichen Mitarbeitern in Unternehmen einen komfortablen Zugriff auf Dokumente von beliebigen Standorten. Durch die Server-Anwendung Office Online – ehemals Office Web Apps – können Mitarbeiter in Verbindung mit SharePoint von überall auf ihre Office-Dokumente zugreifen, diese einsehen und bearbeiten.

Office Web Apps-cojama

Selbst wenn Mitarbeiter bspw. Microsoft Office nicht auf ihrem Notebook o.ä. installiert haben, können diese problemlos auf die Dokumente in der SharePoint-Bibliothek zugreifen. Wurde ein Dokument bearbeitet, kann dieses wieder in die Bibliothek gespeichert werden.

Der Vorteil von Office Online in SharePoint liegt zum einen darin, dass Dokumente in einer vertrauten Tool-Umgebung von überall bearbeitet werden können. Darüber hinaus ist es egal, mit welcher Microsoft Office-Version ein Teamkollege Dateien öffnet und bearbeitet.

Office Online kann in üblichen Browsern wie Windows Internet Explorer 7 und höher, Safari 4 für Mac sowie Firefox 3.5 für Windows, Mac und Linux genutzt werden.

 

Word Online

Vor dem wichtigen Meeting beim Kunden vor Ort einen Rechtschreibfehler im Word-Dokument entdeckt? Aus Eile eine Grafik vergessen einzufügen? Mitarbeiter im Außendienst müssen oft spontan Änderungen an Word-Dokumenten vornehmen. Word-Online erlaubt es, von unterwegs Word-Dokumente schnell zu ändern. Dabei liefert die Server-Anwendung bewährte Tools wie bspw. Rechtschreibprüfung, Schriftart- und Absatzformatierung, AutoKorrektur etc. Auch Tabellen und Grafiken können direkt über den Browser eingefügt werden.

Word Onlien und SharePoint von cojama

 

Excel Online

Excel Online eignet sich perfekt für Budgetplanungen, Kalkulationen, Auswertung oder Erfassung von Projektfortschritten – Dokumente, die oft im Team erstellt und gepflegt werden. Arbeitsmappen können von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden und um Diagramme, Spalten, Formeln usw. ergänzt werden.

SharePoint und Excel Online von cojama

 

PowerPoint Online

Präsentationstermin beim Kunden? Oft fallen Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten erst kurz vor Beginn einer Präsentation auf. Hier erlaubt PowerPoint Online Änderungen direkt via Webbrowser vorzunehmen. Die bekannten PowerPoint-Features wie z.B. Hinzufügen oder Löschen von Folien, Schriftart- und Absatzformatierung, Hinzufügen und Bearbeiten von Bildern, Erstellen von Diagrammen oder Organigrammen usw. sind standardmäßig vorhanden.

Office Online und PowerPoint Online mit cojamas SharePoint

 

OneNote Online

Ideen oder wichtige Informationen werden innerhalb von Projektteams oft in Form von Notizen dezentral erfasst. Daher kann es vorkommen, dass nicht jedes Teammitglied gleichermaßen Zugriff auf diese Informationen hat und nicht ausreichend mit den aktuellsten Infos versorgt ist.

Mit OneNote Online können Projektteams ihre Informationen oder Brainstorming-Ideen zentral abspeichern und aufbewahren. Jedes Teammitglied kann von jedem beliebigen Ort auf den Onlinespeicher zugreifen und freigegebene Notizbücher einsehen und bearbeiten. Teams können ihre Daten z. B. durch Kategorien und Tags übersichtlich strukturieren und sofort erkennen, welches Teammitglied die letzte Änderung vorgenommen hat. OneNote Online bietet aber auch die standardisierten Features wie Textformatvorlagen, Rechtschreibprüfung, AutoKorrektur etc. an.

SharePoint und OneNote Online von cojama