Verwenden von Office Online in SharePoint

Webbasierte Collaboration-Softwares wie Hosted SharePoint ermöglichen Mitarbeitern in Unternehmen einen komfortablen Zugriff auf Dokumente von beliebigen Standorten. Durch die Server-Anwendung Office Online – ehemals Office Web Apps – können Mitarbeiter in Verbindung mit SharePoint von überall auf ihre Office-Dokumente zugreifen, diese einsehen und bearbeiten.

Selbst wenn Mitarbeiter bspw. Microsoft Office nicht auf ihrem Notebook o.ä. installiert haben, können diese problemlos auf die Dokumente in der SharePoint-Bibliothek zugreifen. Wurde ein Dokument bearbeitet, kann dieses wieder in die Bibliothek gespeichert werden.

Der Vorteil von Office Online in SharePoint liegt zum einen darin, dass Dokumente in einer vertrauten Tool-Umgebung von überall bearbeitet werden können. Darüber hinaus ist es egal, mit welcher Microsoft Office-Version ein Teamkollege Dateien öffnet und bearbeitet.

Office Online kann in üblichen Browsern wie Windows Internet Explorer 7 und höher, Safari 4 für Mac sowie Firefox 3.5 für Windows, Mac und Linux genutzt werden.

Word Online

Vor dem wichtigen Meeting beim Kunden vor Ort einen Rechtschreibfehler im Word-Dokument entdeckt? Aus Eile eine Grafik vergessen einzufügen? Mitarbeiter im Außendienst müssen oft spontan Änderungen an Word-Dokumenten vornehmen. Word-Online erlaubt es, von unterwegs Word-Dokumente schnell zu ändern. Dabei liefert die Server-Anwendung bewährte Tools wie bspw. Rechtschreibprüfung, Schriftart- und Absatzformatierung, AutoKorrektur etc. Auch Tabellen und Grafiken können direkt über den Browser eingefügt werden.

Excel Online

Excel Online eignet sich perfekt für Budgetplanungen, Kalkulationen, Auswertung oder Erfassung von Projektfortschritten – Dokumente, die oft im Team erstellt und gepflegt werden. Arbeitsmappen können von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden und um Diagramme, Spalten, Formeln usw. ergänzt werden.

PowerPoint Online

Präsentationstermin beim Kunden? Oft fallen Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten erst kurz vor Beginn einer Präsentation auf. Hier erlaubt PowerPoint Online Änderungen direkt via Webbrowser vorzunehmen. Die bekannten PowerPoint-Features wie z.B. Hinzufügen oder Löschen von Folien, Schriftart- und Absatzformatierung, Hinzufügen und Bearbeiten von Bildern, Erstellen von Diagrammen oder Organigrammen usw. sind standardmäßig vorhanden.

OneNote Online

Ideen oder wichtige Informationen werden innerhalb von Projektteams oft in Form von Notizen dezentral erfasst. Daher kann es vorkommen, dass nicht jedes Teammitglied gleichermaßen Zugriff auf diese Informationen hat und nicht ausreichend mit den aktuellsten Infos versorgt ist.

Mit OneNote Online können Projektteams ihre Informationen oder Brainstorming-Ideen zentral abspeichern und aufbewahren. Jedes Teammitglied kann von jedem beliebigen Ort auf den Onlinespeicher zugreifen und freigegebene Notizbücher einsehen und bearbeiten. Teams können ihre Daten z. B. durch Kategorien und Tags übersichtlich strukturieren und sofort erkennen, welches Teammitglied die letzte Änderung vorgenommen hat. OneNote Online bietet aber auch die standardisierten Features wie Textformatvorlagen, Rechtschreibprüfung, AutoKorrektur etc. an.