Rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service nutzen

E-Mail-Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet das Hosting einer E-Mail-Archivierung zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar (revisionssicher) aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen. Mit einer gehosteten Archivierungslösung können Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail Archivierungslösung umgehen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten eingehen zu müssen.

 

 

Welche Vorteile bietet cojama‘s Archivierungslösung?

Ein wesentlicher Vorteil einer E-Mail Archivierung ist die rechtliche Sicherheit, denn jede E-Mail, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Zudem kann mit Compliance Archive das Risiko von Datenverlust, das durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien oder das Löschen von E-Mails besteht, ausgeschlossen werden. Darüber hinaus stellt das stetig wachsende E-Mail Volumen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT. Durch die Auslagerung von E-Mails in Compliance Archive kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

Als Archivierungslösung besonders macht Compliance Archive der schnelle und komfortable Zugriff auf E-Mails aufgrund der Suchfunktion und des One-Click-Restores. D.h. alle Microsoft-Anwender können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Außerdem ist Compliance Archive keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

 

Welche Leistungen übernimmt cojama für Sie?

cojama begleitet Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernimmt fortan für Sie den Betrieb des Archive als Managed Service. Hierunter fällt:

  • Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails nach GoBD
  • Anlage der Exchange-Benutzer im Archivsystem
  • 24-Stunden-Überwachung aller Dienste und Kommunikationswege
  • Technischer Support per E-Mail und telefonisch Mo-Fr von 9.00 bis 18.00 Uhr – kostenfrei

 

Welche Funktionen stellen wir Ihnen zur Verfügung?

  • Archiv-Zugriff via Outlook-PlugIn, Webbrowser oder Client-Software
  • Schnelle Volltextsuche innerhalb des Archivs
  • Wiederherstellung von E-Mails mit einem Click
  • SSL verschlüsselter Zugriff mit der Identität des Exchange-Postfachs
  • Festlegung der Aufbewahrungsdauer für die Organisation
  • Administrator-Zugang zur Verwaltung des Archivs
  • Vergabe von Berechtigungen auf Benutzer-Archive
  • Auditor Zugang für eine Archivübergreifende Suche
  • Import vorhandener Daten, z. B. in Form von PST-Dateien
  • Mac-User können Compliance Archive über den Web Access plattformunabhängig verwenden

 

Nutzen Sie die Möglichkeit, und lassen Sie sich noch heute ausführlich und unverbindlich von unserem Support-Team beraten.

0661/ 90 249 222 | hosting@cojama.com

Outlook signieren

Einbindung eines S/MIME Zertifikats in Outlook

Was ist S/MIME?

S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) ist ein Standard zur E-Mail-Verschlüsselung, über den sichergestellt wird, dass die gesendete E-Mail tatsächlich von Ihnen stammt und nicht manipuliert wurde. Dies gewährleistet den Datenschutz der versendeten E-Mails und verhindert, dass Unbefugte an Ihre sensiblen Daten gelangen können. Um Ihre E-Mails zu verschlüsseln, benötigen Sie ein S/MIME-Zertifikat. Wie Sie dieses erfolgreich in Outlook einbinden können, zeigen wir Ihnen in unserem neuen Blogbeitrag.

Exportieren des Zertifikats via Firefox:

Nachdem Sie Ihr Zertifikat erfolgreich heruntergeladen und installiert haben, gehen Sie bitte wie folgt vor, um dieses aus dem Browser zu exportieren.

Firefox Einstellungen öffnen  Firefox Datenschutz Sicherheit

Wählen Sie „Einstellungen -> Datenschutz & Sicherheit -> Zertifikate anzeigen…“.

Firefox Zertifikat exportieren

Wählen Sie hier das S/MIME-Zertifikat aus und sichern Sie dieses in einen beliebigen Ordner auf Ihrem PC.

Bitte notieren Sie sich das beim Export vergebe Kennwort, dieses wird in einem späteren Schritt noch einmal benötigt.

Einbindung des Zertifikats in Outlook:

Wählen Sie in Outlook „Datei => Optionen => Trust Center => Einstellungen für das Trust Center…“:

Outlook Optionen Outlook Trust Center

Im Bereich „E-Mail-Sicherheit“ finden Sie im Abschnitt „Digitale IDs“ den Punkt „Importieren/Exportieren…“:

Outlook Import Export

Bitte wählen Sie hier das neue S/MIME-Zertifikat aus und geben das Passwort ein, welches Sie während des Exportvorgangs in Firefox vergeben haben:

Outlook SMIME

Nachdem das Zertifikat nun erfolgreich in Outlook importiert wurde, können Sie dieses im Bereich „Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten“ unter dem Punkt „Einstellungen“ hinterlegen:

Outlook Einstellungen

Sollten Sie mehrere S/MIME-Zertifikate besitzen, können Sie an dieser Stelle festlegen, welches Zertifikat standardmäßig hinterlegt werden soll:

Outlook Zertifikate

Vergeben Sie einen passenden Namen, um das Zertifikat leichter zuordnen zu können, und wählen Sie dann als Signaturzertifikat das importierte Zertifikat aus:

Zertifikat Name

Damit ist Ihr S/MIME-Zertifikat erfolgreich in Outlook hinterlegt, und ausgehenden Nachrichten werden fortan verschlüsselt und digital signiert versendet.

Möchten Sie eine Nachricht von einer anderen Adresse versenden, für die Sie kein gültiges S/MIME-Zertifikat hinterlegt haben, können Sie die Signatur im Bereich „Optionen => Berechtigung => Signieren“ entfernen:

Outlook signieren

Beim Empfänger wird eine mit S/MIME signierte Mail mit einem Signaturzeichen– Symbol gekennzeichnet und mit dem Textbezug „Signiert von …“ versehen:

SMIME Kennzeichnung

CEO-Fraud

Betrugsmasche CEO Fraud – BSI warnt vor akuter Gefährdung von Unternehmen

Derzeit versuchen Cyber-Kriminelle, Mitarbeiter durch gefälschte E-Mails dazu zu bewegen, hohe Überweisungen im Auftrag der Geschäftsführung vorzunehmen. Bei dieser Betrugsmasche sind überwiegend Mitarbeiter der Buchhaltung oder des Rechnungswesens betroffen. Die Opfer werden per E-Mail dazu aufgefordert hohe Summen vom Geschäftskonto zu überweisen. Aufgrund dieser Betrugsmasche hat cojama Infosystems bereits mehrere Anfragen zum Schutz vor gefälschten E-Mails solcher Art erhalten.

Das cojama Support-Team weist darauf hin, dass das Risiko für einen CEO Fraud durch die Erstellung eines sogenannten SPF Record für die E-Mail Domain abgefangen werden kann. Sollte dieser vom Empfängersystem abgefragt werden, kann damit sichergestellt werden, dass nur E-Mails angenommen werden, welche auch von einem im SPF-Record hinterlegten Absenderserver stammen. Stammt eine eingehende Email unter der Domain, für die ein SPF-Record hinterlegt wurde, nicht von einem der im Record hinterlegten IP-Adressen, wird die Nachricht abgewiesen und somit nicht ins Postfach des Empfängers zugestellt.

Gerne erhalten Sie von uns auf Anfrage die nötigen Informationen zur Einrichtung des SPF-Records für unsere Systeme. Bitte kontaktieren Sie hierfür unseren technischen Support hosting@cojama.com

Zusätzlich empfehlen wir Ihnen die allgemeinen Handlungsempfehlungen des BSI zu befolgen.
Des Weiteren hat das Bundeskriminalamt einen CEO-Fraud Warnhinweis, der zum Schutz vor der Betrugsmasche dient, veröffentlicht.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RSS-Feed in Outlook einfügen

RSS-Feed in Outlook hinzufügen

Web-Feeds bzw. News-Feeds via RSS (.rss) sind aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken: Der Feed-Empfänger/-Abonnent empfängt automatisch neue News einer Website, eines Blogs etc. als vollständiger Beitrag oder als Übersicht im eigenen E-Mail-Postfach. So kann man sich sehr komfortabel aktuelles Wissen in das eigene Postfach laden und bekommt alle aktuellen News kompakt „auf dem Silbertablett“ serviert.

Wir möchten Ihnen in diesem Blog-Beitrag in kurzen Steps zeigen, wie Sie einen Really Simple Syndication-Feed in Ihrem Outlook hinzufügen können. In unserem Beispiel möchten wir den cojama-Blog als neuen RSS-Feed in Outlook 2010 hinzufügen.

Auf dem cojama-Blog findet sich der Link zum RSS-Feed neben dem RSS-Icon:

Blog-Abonnent via RSS-FeedNach dem Klick auf den Link, öffnet sich eine neue Seite, auf der man oben die genaue URL des Feeds angezeigt bekommt.

URL des Blog-FeedsDiese URL kopiert man sich durch Markieren der Zeile und durch bspw. die Tastenkombination Strg + C.

Wechseln Sie nun in Ihr Outlook und klicken Sie oben links auf „DATEI“.

Outlook 2013 Menü

Wählen Sie innerhalb des Menüpunktes „Informationen“ das Feld „Kontoeinstellungen“ aus.

Kontoeinstellungen Outlook

Nun öffnet sich die Kontoeinstellungen, in denen diverse Reiter zur Auswahl zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf den Reiter „RSS-Feeds“.

RSS-Feed-Reiter

Klicken Sie nun auf den Button „Neu“.

Button Neu

Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster „Neuer RSS-Feed“. In der leeren Zeile fügen Sie nun durch bspw. die Tastenkombination Strg + V die zuvor kopierte Feed-URL ein und klicken auf „Hinzufügen“.

Feed-URL einfügen

Im nächsten Schritt werden Ihnen die RSS-Feedoptionen angezeigt. Sie können bspw. den Feednamen beliebig benennen, den Speicherort des RSS-Feeds wechseln sowie weitere Download- und Update-Optionen wählen. Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit „OK“.

Feed-Optionen vornehmen

Der RSS-Feed – in unserem Beispiel der cojama-Blog – wir nun in der RSS-Feed-Liste angezeigt. Klicken Sie nun auf „Schließen“.

RSS-Feed erfolgreich eingefügtIn Outlook unter dem Ordner „RSS-Feeds“ > „cojama Blog“ werden Ihnen bereits veröffentlichte Blog-Artikel angezeigt. In diesem Ordner finden Sie auch zukünftig aktuelle Blog-Beiträge, die automatisch von Outlook in den Ordner hinzugefügt werden.

RSS-Feed in Outlook einfügen

Kalenderansicht Hosted Exchange

Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Was ist ein absolutes Muss im Outlook-Kalender eines jeden Angestellten? Die Feiertage!
Damit Sie alle gesetzlichen Feiertage im Blick haben, um eine gut durchdachte Urlaubsplanung unter optimaler Ausnutzung aller Brückentage vornehmen zu können, möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit wenigen Klicks die länderspezifischen Feiertage (gesetzliche Feiertage, nicht bundeslandspezifisch) in den Outlook 2013-Kalender importiert.

Klicken Sie in Outlook links oben auf „Datei“.

Feiertage in Outlook 2013

Wählen Sie dann auf der linken Seite „Optionen“.

Options-Menü in Outlook 2013

In den Outlook-Optionen klicken Sie dann auf den dritten Menüpunkt „Kalender“ (1.) und klicken rechts auf den Button „Feiertage hinzufügen“ (2.).

Feiertage kopieren Outlook 2013

Nun können Sie auswählen, welche Feiertage in den Kalender importiert werden sollen. In unserem Fall möchten wir lediglich die Feiertage von Deutschland einfügen und setzen entsprechend das Häkchen.

Länderliste Outlook 2013 Feiertage

Falls Sie die Feiertage von mehreren Ländern einfügen wollen, da Sie in mehreren Ländern tätig sind, so setzen Sie einfach bei den gewünschten Ländern das Häkchen (das cojama-Team möchte  Sie an dieser Stelle beglückwünschen – Sie sind ein beneidenswerter Glückspilz…).

Bestätigen Sie mit „OK“ und alle Feiertage werden von Outlook automatisch in Ihren Kalender kopiert. Nach erfolgreichem Kopiervorgang erscheint ein Info-Fenster, das Sie mit „OK“ bestätigen.

Feiertage wurden erfolgreich in Outlook Kalender kopiert

Die Feiertage werden Ihnen nun im Outlook-Kalender angezeigt.

 

Jetzt stellt sich noch die Frage: „Was tun, wenn ich versehentlich die Feiertage der dominikanischen Republik hinzugefügt habe?“ (Dies gilt natürlich auch für alle anderen länderspezifischen Feiertage).

Falsche Feiertage iin Outlook ausgewählt

Rufen Sie sich in Outlook Ihren Kalender auf und wählen Sie in der oberen Menüleiste „ANSICHT“ (1.). Wählen Sie dann „Ansicht ändern“ (2.) und ein Untermenü klappt auf (siehe übernächster Screenshot).

Kalenderansicht Hosted Exchange

Wählen Sie in dem aufgeklappten Kontext-Menü den Punkt „Liste“.

Listenansicht in Outlook 2013 auswählen

 

In der Listen-Ansicht können Sie sich alle Ereignisse bzw. Feiertage nach dem Ort filtern lassen. In der Regel sind die Ereignisse nach dem Ort alphabetisch sortiert, so dass Sie alle Ereignisse eines Landes kompakt sehen (siehe Screenshot).

Kategorie Ort in Listenansicht

Markieren Sie nun alle Einträge, die Sie löschen wollen und löschen Sie diese durch Drücken der „Entf-Taste“ auf Ihrer Tastatur oder durch Betätigen eines rechten Mausklicks auf einem der markierten Einträge und anklicken des Drop-Down-Menüfeldes „Löschen“ mit der linken Maustaste.

Feiertage löschen

Die selektierten Kalendereinträge wurden gelöscht und die Anzahl der Feiertage in Ihrem Kalender hat sich mit Sicherheit drastisch verringert. Schlecht für Sie, aber Ihren Arbeitgeber wird dies freuen.

 

Verwendete Versionen: Hosted Exchange 2013 und Outlook 2013

Link zum Video-Tutorial: Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

vCard in Outlook importieren

vCard (.vcf) in öffentlichen Ordner einfügen

Eine elektronische Visitenkarte bzw. vCard (.vcf-Dateiformat) ist ein praktisches Hilfsmittel, um schnell sowie einfach Kontaktdaten in einem digitalen Adressbuch abzuspeichern. Gerade in Unternehmen und Organisationen kommen Outlook-Adressbücher als öffentlicher Ordner zum Einsatz, in denen die Mitarbeiter zentral für alle Angestellte zugängliche Geschäftskontakte abspeichern.

Wir möchten Ihnen diesen Vorgang gerne in der einfachsten Variante anhand eines XING-Kontaktes mit Nutzung des Mozilla Firefox-Browsers (Version 45.0.1), Hosted Exchange 2013 sowie Outlook 2013 beschreiben. (Zur Information: Aus Datenschutzgründen haben wir in den folgenden Screenshots sensible Daten wegretuschiert.)

XING-Profile bieten die Möglichkeit, über den Profilpunkt „Kontaktdaten“, digitale Visitenkarten abzuspeichern. Hierzu klickt man im gewünschten Profil des XING-Nutzers auf Kontaktdaten.
vCard in Outlook importieren

Nun öffnet sich ein kleines Fenster, in dem eine erste Übersicht der Kontaktdaten, die die vCard beinhaltet, erscheint. Über den Button vCard herunterladen kann man die vCard lokal auf seinen Rechner abspeichern.
vCard herunterladen

Wenn Sie im Firefox-Browser in den Einstellung unter Allgemein > Downloads > Jedes Mal nachfragen, wo eine Datei gespeichert werden soll eingestellt haben, werden Sie gefragt, wie Firefox mit der Datei verfahren soll. (Standardmäßig ist im Firefox unter dem Punkt Downloads die Option Alle Dateien in folgendem Ordner abspeichern mit dem Zielordner „Downloads“ ausgewählt.)

Wir wählen die Option Datei speichern und bestätigen mit OK.
Mozilla Thunderbird Datei speichern

Wir möchten unsere Datei auf dem Desktop speichern und wählen diesen entsprechend aus. Sie können der vCard einen individuellen Dateinamen vergeben. Standardmäßig lautet der Dateiname von XING-Kontakten: vcard-Vorname-Nachname. In unserem Beispiel nennen wir die Datei vcard und klicken auf Speichern.
Speicherort für vCard definieren

Die vCard-Datei befindet sich nun an dem ausgewählten Speicherort. In unserem Beispiel ist es der Desktop.
digitale Visitenkarte

Öffnen Sie nun Outlook und verkleinern Sie das Fenster durch Klicken auf das Verkleinern-Symbol rechts oben im Outlook-Fenster.
Outlook-Fenster verkleinern

Wählen Sie in Outlook unten links in den Favoriten den Menüpunkt „Personen“, um Ihre Kontakte bzw. die Adressbücher aufzurufen. Diese Ansicht kann sich von Ihrer Favoriten-Ansicht in Outlook unterscheiden.
Favoritenleiste in Outlook

Klicken Sie nun die vcard-Datei mit der linken Maustaste an und ziehen die Datei mit gedrückter Maustaste auf den öffentlichen Ordner. In unserem Beispiel heißt der öffentliche Ordner „Vertrieb“.
Import der vCard in Outlook

Wenn Sie die Datei auf dem öffentlichen Ordner platziert haben erscheint ein +Kopieren-Symbol. Lassen Sie die Maustaste los und die Datei wird in den öffentlichen Ordner bzw. in die Vertriebskontakte kopiert.
Visitenkarte in öffentliches Adressbuch speichern

Es öffnet sich nun ein neuer Kontakt mit den integrierten Kontaktinformationen der vCard. Sie können nun weitere Informationen in den einzelnen Feldern ergänzen.
Neuer Kontakt in Outlook-Adressuch

Im Notiz-Feld ist bereits eine Information bzgl. dem vCard-Download-Datum, der Download-Uhrzeit und der Quelle (hier: XING mit einem direkten Link zum XING-Profil des Kontaktes) eingetragen.
Notizfeld in Outlook-Kontakt

Wenn Sie den Kontakt fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern &schließen.
Outlook-Kontakt speichern

Wir haben ebenso ein kurzes Video-Tutorial zu dieser Thematik auf YouTube bereitgestellt: vCard in öffentlichen Ordner einfügen

PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Outlook-Datendatei Speicherort

Exportieren einer. PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

Outlook-Datendatei Speicherort

Bei einem Providerwechsel ist die Portierung der E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte etc. mit dem Umzug der Postfächer verbunden. Dies geschieht über den Export der PST-Datei in Outlook. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie den Export der Outlook-Datendatei (.PST) durchführen können.

1.Klicken Sie auf Datei.
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei
2. Dann auf Öffnen und exportieren sowie Importieren/Exportieren klicken.
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In eine Datei exportieren aus und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Import-Export-Assistent Outlook

4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (.pst) und dann auf Weiter.
Exportieren der pst-Datei in Outlook

5. Sie können nun das Konto, das Sie exportieren möchten, auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die E-Mail-Adresse bzw. den Namen (in diesem Beispiel @cojama.de – aus Vereinfachungsgründen haben wir von einem Namen abgesehen).

Durch das Setzen eines Häkchens bei Unterordner einbeziehen können Sie den gesamten Inhalt des Kontos, inklusive aller dazugehörigen E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben exportieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
E-Mail-Adresse für pst-Datei auswählen

6. Über Durchsuchen können Sie einen Speicherort für die .PST-Datei wählen und einen individuellen Dateinamen eingeben. In diesem Beispiel heißt unsere .PST-Datei backup.pst und wir haben den Desktop als Speicherort ausgewählt.

Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung, die primär von Bedeutung sind, wenn Sie die .PST-Datei schon zuvor unter dem gleichen Dateinamen abgespeichert haben und somit in die bereits vorhandene .PST-Datei exportieren möchten. Standardmäßig ist die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen gewählt, die Sie für das Exportieren nutzen sollten.

Wir möchten Ihnen die drei Optionen kurz erläutern:

  • Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen:
    Exportierte Elemente bzw. Daten (z. B. eine E-Mail) werden nur einmal in der .PST-Datei gespeichert und kommen somit nicht doppelt vor.
  • Erstellen von Duplikaten zulassen: Gleiche Daten werden mehrfach gespeichert, wenn Sie den Export-Vorgang wiederholen.
  • Keine Duplikate exportieren: Es werden ausschließlich Daten gespeichert, die seit dem letzten Export zusätzlich hinzugekommen sind.

Klicken Sie zum Fortfahren auf Fertig stellen.
Speicherort der pst-Datei wählen

7. Falls Sie zum ersten Mal eine Datendatei erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ein optionales Kennwort hinzuzufügen, um die Datei mit einem Kennwort zu schützen. Hierzu geben Sie in die Zeilen „Kennwort“ und „Kennwort bestätigen“ ein Kennwort ein und bestätigen Sie mit „OK“.

Wenn Sie kein Passwort erstellen möchten, lassen Sie die Kennwort-Zeilen frei und klicken auf OK.

Zur Information: Wenn Sie in eine vorhandene .PST-Datei exportieren, die Sie zuvor mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie das Kennwort im Dialogfenster eingeben und mit OK bestätigen.
Kennwort erstellen

8. Die .PST-Datei befindet sich nun an dem angegebenen Speicherort. In diesem Beispiel: Der Desktop.

Sie können nun die .PST-Datei auf einen Datenträger abspeichern oder uploaden, falls Sie diese an Ihren Provider im Rahmen der Migration übergeben möchten.
Outlook-Datendatei Speicherort

Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte in unserem Video-Tutorial auf YouTube zusammengefasst: Video-Tutorial „Exportieren einer .pst-Datei in Outlook

Filter-Funktion im Import/Export-Assistenten:

Abschließend möchten wir auf die Filter-Funktion, die Ihnen sowohl beim Export der .PST-Datei als auch beim Import zur Verfügung steht, eingehen. Der Export von Daten mit Hilfe eines Filters findet oft bei der Migration zu Hosted Exchange Anwendung:

Wenn ein Umzug der Konten durchgeführt werden soll und eine große Menge an Clients und Daten bestehen, bietet es sich an, vor der Umzug ältere Daten getrennt zu exportieren. Dadurch spart man Zeit und stört nicht die Arbeitsabläufe im normalen Berufsalltag. Wurde der erste Datensatz importiert und der Umzug erfolgreich abgeschlossen, werden die aktuelleren Daten aus dem Alt-System exportiert und in das neue System importiert, um so die Datensätze der einzelnen Clients wieder zu vervollständigen.

1.Um den Filter zu nutzen, klicken Sie im oben beschriebenen Schritt 5 auf Filter.
Filterfunktion für PST-Datei

2. Wählen Sie nun im Reiter Erweitert folgendes Feld aus: Feld > Datums-/Uhrzeitfelder > Geändert
Filter erweiter pst-Datei

3. Wählen Sie nun unter Bedingungen am oder vor aus.
Filterbedingung am vor

4. Geben Sie nun einen Wert ein (Datum), der angibt, bis zu welchem Änderungsdatum Dateien für den Export berücksichtigt werden sollen. Alle Dateien nach diesem Datum werden nicht exportiert.

Klicken Sie anschließend auf Zu Liste hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.
Export-Filter für pst-Datei
Fahren Sie nun mit dem oben beschriebenen Schritt 6 fort.

Die von Ihnen exportierte Outlook-Datendatei enthält nun somit alle Daten, die bis zum definierten Datum vorhanden sind. Dies ermöglicht Ihnen und Ihrem Provider mit dem ersten Step des Postfach-Umzugs zu beginnen, ohne tägliche Arbeitsabläufe zu stören.

 

 

 

Virus in .zip-Datei Bewerbung

Bedrohlicher Virus in Form eines Bewerbungsschreibens

Virus in .zip-Datei Bewerbung

Aus aktuellem Anlass möchten wir Sie darüber informieren, dass seit Kurzem ein besonders bedrohlicher Virus im Umlauf ist.

Der Virus wird via E-Mail-Adresse (z. B. Joachim.Grunwald@t-online.de) verbreitet und ist in Form eines Bewerbungsschreibens getarnt.

Der Virus wird über eine angehängte .zip-Datei, die in vielen Fällen den Dateinamen „Lebenslauf.zip“ hat, verbreitet. Er verschlüsselt alle auf dem PC vorhandenen Daten und verhindert den Zugriff.

Da der Virus noch sehr neu ist, bitten wir unsere Exchange-Kunden trotz der vorgeschalteten Anti-Spam-Appliance verdächtige Dateianhänge nicht zu öffnen, falls Sie derartige E-Mails erhalten sollten.

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich zur Verfügung.

Mobile Mail Apps im Vergleich – der cojama Testbericht

Mail App Tetsbericht

Das Thema E-Mail ist trotz der Verbreitung von WhatsApp, Facebook und Twitter nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationsdienste auf Mobilen Endgeräten.

Hosted Exchange auf mobilen Endgeräten:

Mit einem cojama Hosted Exchange Business Postfach können Mails neben OWA (OutlookWebApp) und Outlook auch über diverse mobile Applikationen abgerufen und versendet werden.
Oft bieten die bereits vorinstallierten Mailing Apps auf Smartphone oder Tablet jedoch nicht den gewünschten Funktionsumfang. Viele Entwickler haben das Thema aufgegriffen, sodass inzwischen eine Vielzahl an Mailing Applikationen für Android und IOS Geräte angeboten werden.

Leistungsumfang:

Der Leistungsumfang der sowohl kostenfreien, als auch kostenpflichtigen Apps reicht dabei von „aufs wesentliche reduziert“, bis hin zu „spezielleren Features“ wie z.B. die Verknüpfung mit Diensten wie Todolist, OneNote oder Evernote.

Je nach Nutzungsverhalten reichen für viele Anwender die vorinstallierten Mail Apps von iOS, Windows Phone und Android nicht aus, um alle Anforderungen komfortabel abzudecken.
Wir haben für Sie eine Auswahl der bekanntesten Mailing Apps für Android und IOS unter die Lupe genommen und einen kurzen Testbericht zu den einzelnen Apps verfasst, sodass Sie sich einen praxisnahen Überblick verschaffen können.

Leistungskriterien:

Wichtig waren dabei u.a. die Fragen, welche Zusatzfunktionen angeboten werden, ob Kosten entstehen und inwieweit die getesteten Apps die Anbindung von Microsoft Exchange unterstützen.

Download:

Den kompletten Bericht finden Sie hier zum Download. Viel Spaß beim Lesen.