Rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service nutzen

E-Mail-Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet das Hosting einer E-Mail-Archivierung zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar (revisionssicher) aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen. Mit einer gehosteten Archivierungslösung können Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail Archivierungslösung umgehen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten eingehen zu müssen.

 

 

Welche Vorteile bietet cojama‘s Archivierungslösung?

Ein wesentlicher Vorteil einer E-Mail Archivierung ist die rechtliche Sicherheit, denn jede E-Mail, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Zudem kann mit Compliance Archive das Risiko von Datenverlust, das durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien oder das Löschen von E-Mails besteht, ausgeschlossen werden. Darüber hinaus stellt das stetig wachsende E-Mail Volumen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT. Durch die Auslagerung von E-Mails in Compliance Archive kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

Als Archivierungslösung besonders macht Compliance Archive der schnelle und komfortable Zugriff auf E-Mails aufgrund der Suchfunktion und des One-Click-Restores. D.h. alle Microsoft-Anwender können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Außerdem ist Compliance Archive keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

 

Welche Leistungen übernimmt cojama für Sie?

cojama begleitet Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernimmt fortan für Sie den Betrieb des Archive als Managed Service. Hierunter fällt:

  • Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails nach GoBD
  • Anlage der Exchange-Benutzer im Archivsystem
  • 24-Stunden-Überwachung aller Dienste und Kommunikationswege
  • Technischer Support per E-Mail und telefonisch Mo-Fr von 9.00 bis 18.00 Uhr – kostenfrei

 

Welche Funktionen stellen wir Ihnen zur Verfügung?

  • Archiv-Zugriff via Outlook-PlugIn, Webbrowser oder Client-Software
  • Schnelle Volltextsuche innerhalb des Archivs
  • Wiederherstellung von E-Mails mit einem Click
  • SSL verschlüsselter Zugriff mit der Identität des Exchange-Postfachs
  • Festlegung der Aufbewahrungsdauer für die Organisation
  • Administrator-Zugang zur Verwaltung des Archivs
  • Vergabe von Berechtigungen auf Benutzer-Archive
  • Auditor Zugang für eine Archivübergreifende Suche
  • Import vorhandener Daten, z. B. in Form von PST-Dateien
  • Mac-User können Compliance Archive über den Web Access plattformunabhängig verwenden

 

Nutzen Sie die Möglichkeit, und lassen Sie sich noch heute ausführlich und unverbindlich von unserem Support-Team beraten.

0661/ 90 249 222 | hosting@cojama.com

Outlook signieren

Einbindung eines S/MIME Zertifikats in Outlook

Was ist S/MIME?

S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) ist ein Standard zur E-Mail-Verschlüsselung, über den sichergestellt wird, dass die gesendete E-Mail tatsächlich von Ihnen stammt und nicht manipuliert wurde. Dies gewährleistet den Datenschutz der versendeten E-Mails und verhindert, dass Unbefugte an Ihre sensiblen Daten gelangen können. Um Ihre E-Mails zu verschlüsseln, benötigen Sie ein S/MIME-Zertifikat. Wie Sie dieses erfolgreich in Outlook einbinden können, zeigen wir Ihnen in unserem neuen Blogbeitrag.

Exportieren des Zertifikats via Firefox:

Nachdem Sie Ihr Zertifikat erfolgreich heruntergeladen und installiert haben, gehen Sie bitte wie folgt vor, um dieses aus dem Browser zu exportieren.

Firefox Einstellungen öffnen  Firefox Datenschutz Sicherheit

Wählen Sie „Einstellungen -> Datenschutz & Sicherheit -> Zertifikate anzeigen…“.

Firefox Zertifikat exportieren

Wählen Sie hier das S/MIME-Zertifikat aus und sichern Sie dieses in einen beliebigen Ordner auf Ihrem PC.

Bitte notieren Sie sich das beim Export vergebe Kennwort, dieses wird in einem späteren Schritt noch einmal benötigt.

Einbindung des Zertifikats in Outlook:

Wählen Sie in Outlook „Datei => Optionen => Trust Center => Einstellungen für das Trust Center…“:

Outlook Optionen Outlook Trust Center

Im Bereich „E-Mail-Sicherheit“ finden Sie im Abschnitt „Digitale IDs“ den Punkt „Importieren/Exportieren…“:

Outlook Import Export

Bitte wählen Sie hier das neue S/MIME-Zertifikat aus und geben das Passwort ein, welches Sie während des Exportvorgangs in Firefox vergeben haben:

Outlook SMIME

Nachdem das Zertifikat nun erfolgreich in Outlook importiert wurde, können Sie dieses im Bereich „Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten“ unter dem Punkt „Einstellungen“ hinterlegen:

Outlook Einstellungen

Sollten Sie mehrere S/MIME-Zertifikate besitzen, können Sie an dieser Stelle festlegen, welches Zertifikat standardmäßig hinterlegt werden soll:

Outlook Zertifikate

Vergeben Sie einen passenden Namen, um das Zertifikat leichter zuordnen zu können, und wählen Sie dann als Signaturzertifikat das importierte Zertifikat aus:

Zertifikat Name

Damit ist Ihr S/MIME-Zertifikat erfolgreich in Outlook hinterlegt, und ausgehenden Nachrichten werden fortan verschlüsselt und digital signiert versendet.

Möchten Sie eine Nachricht von einer anderen Adresse versenden, für die Sie kein gültiges S/MIME-Zertifikat hinterlegt haben, können Sie die Signatur im Bereich „Optionen => Berechtigung => Signieren“ entfernen:

Outlook signieren

Beim Empfänger wird eine mit S/MIME signierte Mail mit einem Signaturzeichen– Symbol gekennzeichnet und mit dem Textbezug „Signiert von …“ versehen:

SMIME Kennzeichnung

Fehlermeldung 0x800700DF

Erhöhen der maximalen Dateigröße beim Download von Daten über den Windows Explorer von einem Online-Speicher

Wie bereits in unserem Blogbeitrag zum Thema SharePoint Bibliotheken als Laufwerk einbinden beschrieben, können Sie SharePoint Bibliotheken und andere Datenspeicher wie z.B. Microsoft One Drive neben der Browservariante auch direkt über den Windows File-Explorer aufrufen, um komplexe Ordnerstrukturen und Dateien einfacher zu verwalten.

Möchten Sie allerdings größere Dateien mit mehr als 47 MB auf diesem Wege herunterladen erhalten Sie die folgende Fehlermeldung:

Fehlermeldung 0x800700DF

Diese Meldung ensteht durch eine in Windows standardmäßig aktivierte Begrenzung für den Download über das zuständige WebDav Protokoll, welcher die mögliche Dateigröße auf 47MB (50.000.000 Byte) begrenzt.

Die Lösung:

Sie können diese Begrenzung erhöhen, indem Sie den zuständigen Wert in der Windows Registry anpassen.
*Bitte beachten Sie, dass es bei unbedachten Änderungen in der Registry zu schwerwiegenden Systemfehlern kommen kann. Halten Sie sich daher bitte genau an die Anleitung oder fragen Sie Ihren IT-Administrator.

Um den zuständigen Wert in der Windows Registry zu erhöhen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1)  Geben Sie im Windows Suchfeld „regedit“ ein um die Windows Registry zu öffnen

regedit ausführen

2)  Navigieren Sie im Registierungs-Editor zum Punkt HKEY_LOCAL_MACHINE / SYSTEM / CurrentControlSet / Services / WebClient / Parameters

3)  Bearbeiten Sie hier den Eintrag für das REG_DWORD FileSizeLimitInBytes durch Rechtsklick -> Ändern…

4)  Wechseln Sie in der Darstellung auf Dezimal und tragen Sie hier 4294967295 als Wert ein. Dies entspricht der protokollbedingten Maximalgröße von 4 GB und dem Hexadezimalwert FFFFFFFF.

FileSizeLimitInBytes anpassen

5)  Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie den Registrierungs-Editor. Anschließend muss der PC neugestartet werden, damit die Änderungen aktiv werden.

Nun sollte die Fehlermeldung nicht mehr auftreten, sodass Sie bis zu 4GB große Dateien über den Windows Explorer von einem Online Speicher wie Microsoft SharePoint oder Microsoft One Drive herunterladen können.

 

 

CEO-Fraud

Betrugsmasche CEO Fraud – BSI warnt vor akuter Gefährdung von Unternehmen

Derzeit versuchen Cyber-Kriminelle, Mitarbeiter durch gefälschte E-Mails dazu zu bewegen, hohe Überweisungen im Auftrag der Geschäftsführung vorzunehmen. Bei dieser Betrugsmasche sind überwiegend Mitarbeiter der Buchhaltung oder des Rechnungswesens betroffen. Die Opfer werden per E-Mail dazu aufgefordert hohe Summen vom Geschäftskonto zu überweisen. Aufgrund dieser Betrugsmasche hat cojama Infosystems bereits mehrere Anfragen zum Schutz vor gefälschten E-Mails solcher Art erhalten.

Das cojama Support-Team weist darauf hin, dass das Risiko für einen CEO Fraud durch die Erstellung eines sogenannten SPF Record für die E-Mail Domain abgefangen werden kann. Sollte dieser vom Empfängersystem abgefragt werden, kann damit sichergestellt werden, dass nur E-Mails angenommen werden, welche auch von einem im SPF-Record hinterlegten Absenderserver stammen. Stammt eine eingehende Email unter der Domain, für die ein SPF-Record hinterlegt wurde, nicht von einem der im Record hinterlegten IP-Adressen, wird die Nachricht abgewiesen und somit nicht ins Postfach des Empfängers zugestellt.

Gerne erhalten Sie von uns auf Anfrage die nötigen Informationen zur Einrichtung des SPF-Records für unsere Systeme. Bitte kontaktieren Sie hierfür unseren technischen Support hosting@cojama.com

Zusätzlich empfehlen wir Ihnen die allgemeinen Handlungsempfehlungen des BSI zu befolgen.
Des Weiteren hat das Bundeskriminalamt einen CEO-Fraud Warnhinweis, der zum Schutz vor der Betrugsmasche dient, veröffentlicht.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

SharePoint Versionierung

Versionsverwaltung in SharePoint – umfassende Kontrolle ohne Datenverlust

Was ist die Versionsverwaltung?

Mit der Versionierung legt SharePoint 2013 eine fortlaufende nummerierte Liste aller Änderungen eines Dokuments an und erlaubt den Benutzern somit Zugriff auf ältere Versionen, die nach Belieben eingesehen und wiederhergestellt werden können. Dies ist in den folgenden Fällen besonders hilfreich:

  1. Bei der Wiederherstellung älterer Kopien
    Sollte es Fehler in der Bearbeitung geben oder die aktuelle Version defekt sein, können Sie jederzeit auf eine ältere Version zurückgreifen und die aktuelle Version ersetzen. So haben Sie stets die volle Kontrolle über alle Daten und beugen somit unnötigem Datenverlust vor.
  2. Beim Anzeigen und Vergleichen
    Wenn Sie zwei Versionen miteinander vergleichen möchten, können Sie dies tun, ohne die aktuelle Version gleich zu ersetzen. Die Versionen lassen sich problemlos in einem beliebigen Microsoft Office Programm (Word, Excel etc.) öffnen und vergleichen.
  3. Um Änderungen nachzuvollziehen
    Sie wissen immerzu, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Auch verschiedene Metadaten wie Kommentare oder diverse Eigenschaften eines Dokuments lassen sich anzeigen. Sie haben daher jederzeit eine detaillierte Übersicht über den Bearbeitungsstatus eines Dokuments.

Wie funktioniert die Versionsverwaltung?

Um die Versionierung nutzen zu können, muss diese zuerst in der jeweiligen Dokumentbibliothek aktiviert werden. Hierzu gehen Sie bitte in die entsprechende Dokumentbibliothek, wählen dort die Bibliothektools aus und klicken auf Bibliothekeinstellungen. Navigieren Sie danach in die Versionsverwaltungseinstellungen.

Allgemeine Einstellungen Versionierung

Dort haben Sie nun verschiedene Einstellungsmöglichkeiten von Haupt- und Nebenversionen. Hauptversionen werden durch ganze Zahlen (z.B. 1.0) und Nebenversionen durch Dezimalzahlen (z.B. 1.1) gekennzeichnet.

Versionierung Dokument

Die Anzahl der Versionen, die gespeichert werden können, hängt zum einen von SharePoint 2013 und zum anderen von den individuellen Bibliothekseinstellungen ab. Nach Angaben von Microsoft bestehen bei SharePoint 2013 folgende Grenzen:

Hauptversionen: es wird empfohlen, nicht mehr als 400.000 Versionen zu speichern, da es danach zu Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen (Öffnen, Speichern etc.) kommen könnte. Bitte beachten Sie hierbei aber in jedem Fall den maximalen Speicherplatz Ihrer Hosted SharePoint 2013 Seite.

Nebenversionen: jede Hauptversion kann bis zu 511 Nebenversionen haben.

Wichtig: die ältesten Versionen werden unwiderruflich gelöscht, wenn in der Bibliothek ein maximaler Grenzwert für Versionen eingetragen wurde.

Wann wird eine neue Versionsnummer vergeben?

  1. Sobald eine neue Datei erstellt oder hochgeladen wird, vergibt SharePoint 2013 automatisch eine neue Versionsnummer.
  2. Wird eine Datei abgespeichert, erstellt SharePoint 2013 eine neue Version des Dokuments unter der nächsten Versionsnummer, ohne die alte Version zu überschreiben.
  3. Soll eine Datei mit dem gleichen Namen ersetzt werden und man bejaht dies beim Hochladen, wird ebenfalls eine neue Version angelegt.
  4. Während der gemeinsamen Dokumentbearbeitung. Arbeiten zwei Benutzer am selben Dokument, wird alle 30 Minuten eine neue Version erstellt.
  5. Wird eine Datei wieder eingecheckt, gibt es ebenfalls eine neue Version. Dies geschieht allerdings nur beim erfolgreichen Einchecken. Verwirft ein User das Einchecken, wird keine neue Version abgespeichert.

Wie kann man die Versionshistorie abrufen?

Es gibt zwei Wege, um auf die Versionierung zuzugreifen:

  1. Setzen Sie das Häkchen vor das entsprechende Dokument und wählen im Menüreiter „Dateien“ den Versionsverlauf aus.
    Versionierung Dokumentbibliothek
  2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem entsprechenden Dokument, dann erneut auf die drei Punkte und im Dropdown Menü auf „Versionsverlauf“.

Anzeigen des Versionsverlaufs

Was zeigt der Versionsverlauf an?

Erklärung Versionsverlauf

In der Übersicht sehen Sie zum einen die fortlaufenden Versionsnummern (1), hier in unserem Beispiel als Hauptversionen ohne Nebenversionen. Daneben wird das Datum der Erstellung inklusive Zeitstempel (2) angezeigt und unter Punkt (3) der bearbeitende Benutzer. Zudem wird die Größe des Dokuments gespeichert (4). Die Kommentare (5), die beim Einchecken hinterlassen werden können, sind in SharePoint 2013 auf 1023 Zeichen begrenzt. Weiter oben haben Sie die Möglichkeit, alle Versionen auf einmal zu löschen (6). Diese landen dann im Papierkorb der SharePoint Webseite und können von dort aus jederzeit wiederhergestellt werden.

Klicken Sie auf das Dropdown Menü einer beliebigen Version, so können Sie sich die Metadaten der Version anzeigen lassen (7), die Version selbst wiederherstellen (8), wodurch Sie die alte Version zur aktuellen Version machen oder Sie können die Version mittels Löschen (9) in den Papierkorb der SharePoint Seite verschieben. Wenn Sie die Version direkt öffnen möchten, klicken Sie hierzu einfach auf das Datum (2).

Wie Sie sehen, ist die Versionierung ein nützliches Tool, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dabei Datenverlust zu riskieren. Sie haben permanent die volle Kontrolle über den Lebenszyklus einer Datei und dessen Historie, ohne dabei auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen zu sein.

Wie Ihnen der Wechsel in die Cloud problemlos gelingt

Cloud technology concept: computer keyboard with Cloud Whis Padlock icon on enter button background, selected focus, 3d render

Der Einstieg in die Cloud ist nicht nur für große Unternehmen von Vorteil, auch für kleine und mittelständische Unternehmen bietet die Cloud viele Vorzüge. Harry Zorn, Head of IT-Security bei Konica Minolta Solutions, erklärt in seinem Artikel auf internetworld.de worauf es beim Wechsel in die Cloud ankommt und wie der Wechsel problemlos gelingt.

Inzwischen setzen bereits 63% der Unternehmen in Deutschland auf private oder öffentliche Cloud-Anwendungen (IDC). Die Vorbehalte gegenüber der Cloud haben sich bereits wesentlich verringert, trotzdem bestehen bei den meisten Unternehmen Sicherheitsbedenken. Viele befürchten den unberechtigten Zugriff auf Unternehmensdaten. Ebenso befürchtet ist der Verlust von Daten, weswegen diese vorzugsweise intern gehalten werden.

„Doch angesichts mobiler Geräte, Online-Apps und der zunehmenden Kooperation mit externen Partnern gilt dieser Ansatz heute nicht mehr. Die Daten befinden sich praktisch überall. Um einen aktuellen, umfassenden Sicherheitsansatz zu entwickeln und umzusetzen, fehlen vielen mittelständischen Unternehmen aber Know-how und Zeit“, so Zorn. Dabei gibt es mittlerweile mehrere Cloud-Anbieter, die einfach anwendbare, sichere und individuelle Lösungen bereitstellen.

 

Doch was macht einen guten Cloud Provider aus?

 

Zunächst können Sicherheitszertifizierungen des Cloud-Anbieters Aufschluss über den sicheren Umgang und Schutz der Unternehmensdaten geben. Auch der Support sollte persönlich sein. Wichtig ist, dass sich die Cloud-Lösungen wie beispielsweise E-Mail Systeme auch ohne Weiteres wieder auf andere Lösungen übertragen oder in das eigene Rechenzentrum zurückholen lassen. Auch wenn die meisten Provider rein technische Anforderungen oft leicht erfüllen können, sollten diese trotzdem genauestens überprüft werden. Gerade für Finanzunternehmen, öffentliche Institutionen und Unternehmen der Gesundheitsbranche ist der Standort der Rechenzentren in Deutschland oder Europa ein wichtiges Kriterium. Das ungute Gefühl, was den Wechsel in die Cloud betrifft, ist meist unbegründet. Die Daten in der Cloud sind oft sicherer als im eigenen Rechenzentrum, da durch hohe „Zugangsschranken“ und Sicherheitsvorkehrungen Hackern der Zugriff auf Unternehmensdaten erschwert wird. Sollten trotzdem Sicherheitsbedrohungen auftreten, können die Anbieter meist sehr schnell reagieren.

 

Weitere Vorteile sind:

  • Schnellere Einführung neuer Anwendungen
  • Geschäftsprozesse können flexibler an Marktänderungen angepasst werden
  • Sinkende Kosten für Updates
  • Einsparung von Aufwand, Ressourcen und Geld
  • Viele Prozesse werden in der Cloud automatisch bereitgestellt (die im eigenen RZ manuell oder gar nicht durchgeführt werden) Bsp.: Nutzungsanalysen, Abrechnungsprozesse, Nachverfolgen von Sicherheitsvorfällen

 

Zorn empfiehlt ein „hybrides System aus bewährten Anwendungen im eigenen Rechenzentrum und Cloud-Angeboten kombiniert das Beste aus beiden Welten.“ Hierbei sollte beachtet werden, dass die betriebsinternen Systeme mit den Cloud-Lösungen kombinierbar sind. Außerdem empfiehlt es sich Cloud-Lösungen Schritt für Schritt einzuführen, indem neue Lösungen in der Cloud zur Verfügung gestellt werden und die bestehenden Lösungen nach und nach abgelöst werden.

Fazit von Zorn ist: „Unternehmen, die sichere, einheitliche und für Unternehmen konzipierte Cloud-Anwendungen nutzen, sind effizienter und flexibler und verfügen im heutigen dynamischen Markt über einen großen Wettbewerbsvorteil. Das heißt umgekehrt: Wer sich der Cloud verweigert, verschlechtert seine Marktposition und riskiert in letzter Konsequenz sogar den Fortbestand des Unternehmens. Dabei lassen sich Cloud-Anwendungen heute mit wenig Aufwand einführen und in Geschäftsprozesse integrieren. Mit den richtigen Beratern und Anbietern ist die Cloud kein Hexenwerk.“

 

Quelle: http://www.internetworld.de/technik/cloud/so-gelingt-kmus-einstieg-in-cloud-1187128.html

RSS-Feed in Outlook einfügen

RSS-Feed in Outlook hinzufügen

Web-Feeds bzw. News-Feeds via RSS (.rss) sind aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken: Der Feed-Empfänger/-Abonnent empfängt automatisch neue News einer Website, eines Blogs etc. als vollständiger Beitrag oder als Übersicht im eigenen E-Mail-Postfach. So kann man sich sehr komfortabel aktuelles Wissen in das eigene Postfach laden und bekommt alle aktuellen News kompakt „auf dem Silbertablett“ serviert.

Wir möchten Ihnen in diesem Blog-Beitrag in kurzen Steps zeigen, wie Sie einen Really Simple Syndication-Feed in Ihrem Outlook hinzufügen können. In unserem Beispiel möchten wir den cojama-Blog als neuen RSS-Feed in Outlook 2010 hinzufügen.

Auf dem cojama-Blog findet sich der Link zum RSS-Feed neben dem RSS-Icon:

Blog-Abonnent via RSS-FeedNach dem Klick auf den Link, öffnet sich eine neue Seite, auf der man oben die genaue URL des Feeds angezeigt bekommt.

URL des Blog-FeedsDiese URL kopiert man sich durch Markieren der Zeile und durch bspw. die Tastenkombination Strg + C.

Wechseln Sie nun in Ihr Outlook und klicken Sie oben links auf „DATEI“.

Outlook 2013 Menü

Wählen Sie innerhalb des Menüpunktes „Informationen“ das Feld „Kontoeinstellungen“ aus.

Kontoeinstellungen Outlook

Nun öffnet sich die Kontoeinstellungen, in denen diverse Reiter zur Auswahl zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf den Reiter „RSS-Feeds“.

RSS-Feed-Reiter

Klicken Sie nun auf den Button „Neu“.

Button Neu

Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster „Neuer RSS-Feed“. In der leeren Zeile fügen Sie nun durch bspw. die Tastenkombination Strg + V die zuvor kopierte Feed-URL ein und klicken auf „Hinzufügen“.

Feed-URL einfügen

Im nächsten Schritt werden Ihnen die RSS-Feedoptionen angezeigt. Sie können bspw. den Feednamen beliebig benennen, den Speicherort des RSS-Feeds wechseln sowie weitere Download- und Update-Optionen wählen. Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit „OK“.

Feed-Optionen vornehmen

Der RSS-Feed – in unserem Beispiel der cojama-Blog – wir nun in der RSS-Feed-Liste angezeigt. Klicken Sie nun auf „Schließen“.

RSS-Feed erfolgreich eingefügtIn Outlook unter dem Ordner „RSS-Feeds“ > „cojama Blog“ werden Ihnen bereits veröffentlichte Blog-Artikel angezeigt. In diesem Ordner finden Sie auch zukünftig aktuelle Blog-Beiträge, die automatisch von Outlook in den Ordner hinzugefügt werden.

RSS-Feed in Outlook einfügen

Kalenderansicht Hosted Exchange

Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Was ist ein absolutes Muss im Outlook-Kalender eines jeden Angestellten? Die Feiertage!
Damit Sie alle gesetzlichen Feiertage im Blick haben, um eine gut durchdachte Urlaubsplanung unter optimaler Ausnutzung aller Brückentage vornehmen zu können, möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit wenigen Klicks die länderspezifischen Feiertage (gesetzliche Feiertage, nicht bundeslandspezifisch) in den Outlook 2013-Kalender importiert.

Klicken Sie in Outlook links oben auf „Datei“.

Feiertage in Outlook 2013

Wählen Sie dann auf der linken Seite „Optionen“.

Options-Menü in Outlook 2013

In den Outlook-Optionen klicken Sie dann auf den dritten Menüpunkt „Kalender“ (1.) und klicken rechts auf den Button „Feiertage hinzufügen“ (2.).

Feiertage kopieren Outlook 2013

Nun können Sie auswählen, welche Feiertage in den Kalender importiert werden sollen. In unserem Fall möchten wir lediglich die Feiertage von Deutschland einfügen und setzen entsprechend das Häkchen.

Länderliste Outlook 2013 Feiertage

Falls Sie die Feiertage von mehreren Ländern einfügen wollen, da Sie in mehreren Ländern tätig sind, so setzen Sie einfach bei den gewünschten Ländern das Häkchen (das cojama-Team möchte  Sie an dieser Stelle beglückwünschen – Sie sind ein beneidenswerter Glückspilz…).

Bestätigen Sie mit „OK“ und alle Feiertage werden von Outlook automatisch in Ihren Kalender kopiert. Nach erfolgreichem Kopiervorgang erscheint ein Info-Fenster, das Sie mit „OK“ bestätigen.

Feiertage wurden erfolgreich in Outlook Kalender kopiert

Die Feiertage werden Ihnen nun im Outlook-Kalender angezeigt.

 

Jetzt stellt sich noch die Frage: „Was tun, wenn ich versehentlich die Feiertage der dominikanischen Republik hinzugefügt habe?“ (Dies gilt natürlich auch für alle anderen länderspezifischen Feiertage).

Falsche Feiertage iin Outlook ausgewählt

Rufen Sie sich in Outlook Ihren Kalender auf und wählen Sie in der oberen Menüleiste „ANSICHT“ (1.). Wählen Sie dann „Ansicht ändern“ (2.) und ein Untermenü klappt auf (siehe übernächster Screenshot).

Kalenderansicht Hosted Exchange

Wählen Sie in dem aufgeklappten Kontext-Menü den Punkt „Liste“.

Listenansicht in Outlook 2013 auswählen

 

In der Listen-Ansicht können Sie sich alle Ereignisse bzw. Feiertage nach dem Ort filtern lassen. In der Regel sind die Ereignisse nach dem Ort alphabetisch sortiert, so dass Sie alle Ereignisse eines Landes kompakt sehen (siehe Screenshot).

Kategorie Ort in Listenansicht

Markieren Sie nun alle Einträge, die Sie löschen wollen und löschen Sie diese durch Drücken der „Entf-Taste“ auf Ihrer Tastatur oder durch Betätigen eines rechten Mausklicks auf einem der markierten Einträge und anklicken des Drop-Down-Menüfeldes „Löschen“ mit der linken Maustaste.

Feiertage löschen

Die selektierten Kalendereinträge wurden gelöscht und die Anzahl der Feiertage in Ihrem Kalender hat sich mit Sicherheit drastisch verringert. Schlecht für Sie, aber Ihren Arbeitgeber wird dies freuen.

 

Verwendete Versionen: Hosted Exchange 2013 und Outlook 2013

Link zum Video-Tutorial: Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Direkte Bearbeitung von SharePoint Dokumenten mit Office 2016 for Mac

Seit kurzem ist Office 2016 for Mac erhältlich. Diese Version bietet ein neues praktisches Feature: die SharePoint-Integration.

Damit ist es möglich, Dokumente auf dem SharePoint direkt in der jeweiligen Office App zu bearbeiten und zu verwalten oder neue Dokumente auf dem SharePoint zu erstellen, ohne sich über den Webbrowser am SharePoint anzumelden (die Anmeldedaten und der URL der SiteCollection müssen allerdings zuvor im Office hinterlegt werden). Auch die parallele online Bearbeitung eines Dokuments mit Anwendern anderer Office Versionen (Office 2010/2013/2016 für Windows) wird reibungslos unterstützt.

Eine Einschränkung dieser Funktion ist jedoch, dass leider immer nur Dateien mit der jeweiligen Dateiendung (z. B. .doc/.docx für Word oder .xlsx für Excel) bearbeitet werden können – wollen Sie verschiedene Dokumente wie Tabellen, Präsentationen oder Textdokumente bearbeiten, lassen sich diese also immer nur mit der jeweiligen Anwendung aufrufen.

Hierbei handelt es sich also lediglich um eine mögliche Alternative zur Online-Bearbeitung über die Schaltfläche „Dokument bearbeiten“ im SharePoint.

Zur Einbindung der SharePoint Bibliotheken in die jeweilige Office Anwendung gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie eine Office 2016 Anwendung (z. B. Word, Excel, PowerPoint, …)
und wählen Sie: Datei -> Öffnen

Office 2016 for Mac Datei Öffnen

Klicken Sie im sich öffnenden Fenster unten links auf das „+“ Symbol.

Hier können Sie neben den Cloud-Diensten OneDrive und OnDrive for Business auch SharePoint auswählen:

Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Im darauffolgenden Fenster geben Sie die URL Ihrer SharePoint Seite ein (z. B. https://cojama.system-hoster.com):

Office 2016 for Mac Site Url eingeben

Als nächstes werden Ihre Logindaten abgefragt (diese entsprechen der üblichen Eingabe im Webbrowser und müssen nur einmalig eingegeben werden und sind danach für alle Office-Anwendungen verfügbar)

Office 2016 for Mac Login eingeben

Damit haben Sie den SharePoint erfolgreich in die jeweilige Office-Anwendung eingebunden (leider ist es nötig diesen Schritt für alle benötigten Office-Anwendungen zu wiederholen).

 

Sie sehen nun die ausgewählte SiteCollection incl. Unterseiten und Bibliotheken.

Navigieren Sie nun in die gewünschte Dokumentenbibliothek, um die gewünschten Dokumente zu bearbeiten oder neue Dokumente in diesem Bereich zu erstellen.

Office 2016 for Mac Dokumentenbibliothek öffnen

Wenn Sie die Dokumente speichern, werden die Änderungen direkt am SharePoint übernommen.

Über einen Rechtsklick können Sie mit ausreichenden Berechtigungen Dokumente auch umbenennen oder vom SharePoint löschen.

Office 2016 for Mac - Achtung, beim löschen

Vorsicht an dieser Stelle:
Mit ausreichenden Berechtigungen können hier auch ganze Dokumentenbibliotheken versehentlich gelöscht werden!

 

In einigen Fällen kann Microsoft Office 2016 for Mac vom SharePoint nicht als Microsoft Foundation kompatible Anwendung erkannt werden.
Dieser Fehler lässt sich i.d.R. durch die Aktivierung des mitinstallierten Browserplugins beheben.

Die online Bearbeitung eines Dokuments nach Einbindung des SharePoints in die Office Anwendung, ist über den zuvor beschriebenen Weg auch trotz der Fehlermeldung im Webbrowser problemlos möglich.

 

vCard in Outlook importieren

vCard (.vcf) in öffentlichen Ordner einfügen

Eine elektronische Visitenkarte bzw. vCard (.vcf-Dateiformat) ist ein praktisches Hilfsmittel, um schnell sowie einfach Kontaktdaten in einem digitalen Adressbuch abzuspeichern. Gerade in Unternehmen und Organisationen kommen Outlook-Adressbücher als öffentlicher Ordner zum Einsatz, in denen die Mitarbeiter zentral für alle Angestellte zugängliche Geschäftskontakte abspeichern.

Wir möchten Ihnen diesen Vorgang gerne in der einfachsten Variante anhand eines XING-Kontaktes mit Nutzung des Mozilla Firefox-Browsers (Version 45.0.1), Hosted Exchange 2013 sowie Outlook 2013 beschreiben. (Zur Information: Aus Datenschutzgründen haben wir in den folgenden Screenshots sensible Daten wegretuschiert.)

XING-Profile bieten die Möglichkeit, über den Profilpunkt „Kontaktdaten“, digitale Visitenkarten abzuspeichern. Hierzu klickt man im gewünschten Profil des XING-Nutzers auf Kontaktdaten.
vCard in Outlook importieren

Nun öffnet sich ein kleines Fenster, in dem eine erste Übersicht der Kontaktdaten, die die vCard beinhaltet, erscheint. Über den Button vCard herunterladen kann man die vCard lokal auf seinen Rechner abspeichern.
vCard herunterladen

Wenn Sie im Firefox-Browser in den Einstellung unter Allgemein > Downloads > Jedes Mal nachfragen, wo eine Datei gespeichert werden soll eingestellt haben, werden Sie gefragt, wie Firefox mit der Datei verfahren soll. (Standardmäßig ist im Firefox unter dem Punkt Downloads die Option Alle Dateien in folgendem Ordner abspeichern mit dem Zielordner „Downloads“ ausgewählt.)

Wir wählen die Option Datei speichern und bestätigen mit OK.
Mozilla Thunderbird Datei speichern

Wir möchten unsere Datei auf dem Desktop speichern und wählen diesen entsprechend aus. Sie können der vCard einen individuellen Dateinamen vergeben. Standardmäßig lautet der Dateiname von XING-Kontakten: vcard-Vorname-Nachname. In unserem Beispiel nennen wir die Datei vcard und klicken auf Speichern.
Speicherort für vCard definieren

Die vCard-Datei befindet sich nun an dem ausgewählten Speicherort. In unserem Beispiel ist es der Desktop.
digitale Visitenkarte

Öffnen Sie nun Outlook und verkleinern Sie das Fenster durch Klicken auf das Verkleinern-Symbol rechts oben im Outlook-Fenster.
Outlook-Fenster verkleinern

Wählen Sie in Outlook unten links in den Favoriten den Menüpunkt „Personen“, um Ihre Kontakte bzw. die Adressbücher aufzurufen. Diese Ansicht kann sich von Ihrer Favoriten-Ansicht in Outlook unterscheiden.
Favoritenleiste in Outlook

Klicken Sie nun die vcard-Datei mit der linken Maustaste an und ziehen die Datei mit gedrückter Maustaste auf den öffentlichen Ordner. In unserem Beispiel heißt der öffentliche Ordner „Vertrieb“.
Import der vCard in Outlook

Wenn Sie die Datei auf dem öffentlichen Ordner platziert haben erscheint ein +Kopieren-Symbol. Lassen Sie die Maustaste los und die Datei wird in den öffentlichen Ordner bzw. in die Vertriebskontakte kopiert.
Visitenkarte in öffentliches Adressbuch speichern

Es öffnet sich nun ein neuer Kontakt mit den integrierten Kontaktinformationen der vCard. Sie können nun weitere Informationen in den einzelnen Feldern ergänzen.
Neuer Kontakt in Outlook-Adressuch

Im Notiz-Feld ist bereits eine Information bzgl. dem vCard-Download-Datum, der Download-Uhrzeit und der Quelle (hier: XING mit einem direkten Link zum XING-Profil des Kontaktes) eingetragen.
Notizfeld in Outlook-Kontakt

Wenn Sie den Kontakt fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern &schließen.
Outlook-Kontakt speichern

Wir haben ebenso ein kurzes Video-Tutorial zu dieser Thematik auf YouTube bereitgestellt: vCard in öffentlichen Ordner einfügen