RSS-Feed in Outlook einfügen

RSS-Feed in Outlook hinzufügen

Web-Feeds bzw. News-Feeds via RSS (.rss) sind aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken: Der Feed-Empfänger/-Abonnent empfängt automatisch neue News einer Website, eines Blogs etc. als vollständiger Beitrag oder als Übersicht im eigenen E-Mail-Postfach. So kann man sich sehr komfortabel aktuelles Wissen in das eigene Postfach laden und bekommt alle aktuellen News kompakt „auf dem Silbertablett“ serviert.

Wir möchten Ihnen in diesem Blog-Beitrag in kurzen Steps zeigen, wie Sie einen Really Simple Syndication-Feed in Ihrem Outlook hinzufügen können. In unserem Beispiel möchten wir den cojama-Blog als neuen RSS-Feed in Outlook 2010 hinzufügen.

Auf dem cojama-Blog findet sich der Link zum RSS-Feed neben dem RSS-Icon:

Blog-Abonnent via RSS-FeedNach dem Klick auf den Link, öffnet sich eine neue Seite, auf der man oben die genaue URL des Feeds angezeigt bekommt.

URL des Blog-FeedsDiese URL kopiert man sich durch Markieren der Zeile und durch bspw. die Tastenkombination Strg + C.

Wechseln Sie nun in Ihr Outlook und klicken Sie oben links auf „DATEI“.

Outlook 2013 Menü

Wählen Sie innerhalb des Menüpunktes „Informationen“ das Feld „Kontoeinstellungen“ aus.

Kontoeinstellungen Outlook

Nun öffnet sich die Kontoeinstellungen, in denen diverse Reiter zur Auswahl zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf den Reiter „RSS-Feeds“.

RSS-Feed-Reiter

Klicken Sie nun auf den Button „Neu“.

Button Neu

Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster „Neuer RSS-Feed“. In der leeren Zeile fügen Sie nun durch bspw. die Tastenkombination Strg + V die zuvor kopierte Feed-URL ein und klicken auf „Hinzufügen“.

Feed-URL einfügen

Im nächsten Schritt werden Ihnen die RSS-Feedoptionen angezeigt. Sie können bspw. den Feednamen beliebig benennen, den Speicherort des RSS-Feeds wechseln sowie weitere Download- und Update-Optionen wählen. Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit „OK“.

Feed-Optionen vornehmen

Der RSS-Feed – in unserem Beispiel der cojama-Blog – wir nun in der RSS-Feed-Liste angezeigt. Klicken Sie nun auf „Schließen“.

RSS-Feed erfolgreich eingefügtIn Outlook unter dem Ordner „RSS-Feeds“ > „cojama Blog“ werden Ihnen bereits veröffentlichte Blog-Artikel angezeigt. In diesem Ordner finden Sie auch zukünftig aktuelle Blog-Beiträge, die automatisch von Outlook in den Ordner hinzugefügt werden.

RSS-Feed in Outlook einfügen

Kalenderansicht Hosted Exchange

Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Was ist ein absolutes Muss im Outlook-Kalender eines jeden Angestellten? Die Feiertage!
Damit Sie alle gesetzlichen Feiertage im Blick haben, um eine gut durchdachte Urlaubsplanung unter optimaler Ausnutzung aller Brückentage vornehmen zu können, möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit wenigen Klicks die länderspezifischen Feiertage (gesetzliche Feiertage, nicht bundeslandspezifisch) in den Outlook 2013-Kalender importiert.

Klicken Sie in Outlook links oben auf „Datei“.

Feiertage in Outlook 2013

Wählen Sie dann auf der linken Seite „Optionen“.

Options-Menü in Outlook 2013

In den Outlook-Optionen klicken Sie dann auf den dritten Menüpunkt „Kalender“ (1.) und klicken rechts auf den Button „Feiertage hinzufügen“ (2.).

Feiertage kopieren Outlook 2013

Nun können Sie auswählen, welche Feiertage in den Kalender importiert werden sollen. In unserem Fall möchten wir lediglich die Feiertage von Deutschland einfügen und setzen entsprechend das Häkchen.

Länderliste Outlook 2013 Feiertage

Falls Sie die Feiertage von mehreren Ländern einfügen wollen, da Sie in mehreren Ländern tätig sind, so setzen Sie einfach bei den gewünschten Ländern das Häkchen (das cojama-Team möchte  Sie an dieser Stelle beglückwünschen – Sie sind ein beneidenswerter Glückspilz…).

Bestätigen Sie mit „OK“ und alle Feiertage werden von Outlook automatisch in Ihren Kalender kopiert. Nach erfolgreichem Kopiervorgang erscheint ein Info-Fenster, das Sie mit „OK“ bestätigen.

Feiertage wurden erfolgreich in Outlook Kalender kopiert

Die Feiertage werden Ihnen nun im Outlook-Kalender angezeigt.

 

Jetzt stellt sich noch die Frage: „Was tun, wenn ich versehentlich die Feiertage der dominikanischen Republik hinzugefügt habe?“ (Dies gilt natürlich auch für alle anderen länderspezifischen Feiertage).

Falsche Feiertage iin Outlook ausgewählt

Rufen Sie sich in Outlook Ihren Kalender auf und wählen Sie in der oberen Menüleiste „ANSICHT“ (1.). Wählen Sie dann „Ansicht ändern“ (2.) und ein Untermenü klappt auf (siehe übernächster Screenshot).

Kalenderansicht Hosted Exchange

Wählen Sie in dem aufgeklappten Kontext-Menü den Punkt „Liste“.

Listenansicht in Outlook 2013 auswählen

 

In der Listen-Ansicht können Sie sich alle Ereignisse bzw. Feiertage nach dem Ort filtern lassen. In der Regel sind die Ereignisse nach dem Ort alphabetisch sortiert, so dass Sie alle Ereignisse eines Landes kompakt sehen (siehe Screenshot).

Kategorie Ort in Listenansicht

Markieren Sie nun alle Einträge, die Sie löschen wollen und löschen Sie diese durch Drücken der „Entf-Taste“ auf Ihrer Tastatur oder durch Betätigen eines rechten Mausklicks auf einem der markierten Einträge und anklicken des Drop-Down-Menüfeldes „Löschen“ mit der linken Maustaste.

Feiertage löschen

Die selektierten Kalendereinträge wurden gelöscht und die Anzahl der Feiertage in Ihrem Kalender hat sich mit Sicherheit drastisch verringert. Schlecht für Sie, aber Ihren Arbeitgeber wird dies freuen.

 

Verwendete Versionen: Hosted Exchange 2013 und Outlook 2013

Link zum Video-Tutorial: Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Direkte Bearbeitung von SharePoint Dokumenten mit Office 2016 for Mac

Seit kurzem ist Office 2016 for Mac erhältlich. Diese Version bietet ein neues praktisches Feature: die SharePoint-Integration.

Damit ist es möglich, Dokumente auf dem SharePoint direkt in der jeweiligen Office App zu bearbeiten und zu verwalten oder neue Dokumente auf dem SharePoint zu erstellen, ohne sich über den Webbrowser am SharePoint anzumelden (die Anmeldedaten und der URL der SiteCollection müssen allerdings zuvor im Office hinterlegt werden). Auch die parallele online Bearbeitung eines Dokuments mit Anwendern anderer Office Versionen (Office 2010/2013/2016 für Windows) wird reibungslos unterstützt.

Eine Einschränkung dieser Funktion ist jedoch, dass leider immer nur Dateien mit der jeweiligen Dateiendung (z. B. .doc/.docx für Word oder .xlsx für Excel) bearbeitet werden können – wollen Sie verschiedene Dokumente wie Tabellen, Präsentationen oder Textdokumente bearbeiten, lassen sich diese also immer nur mit der jeweiligen Anwendung aufrufen.

Hierbei handelt es sich also lediglich um eine mögliche Alternative zur Online-Bearbeitung über die Schaltfläche „Dokument bearbeiten“ im SharePoint.

Zur Einbindung der SharePoint Bibliotheken in die jeweilige Office Anwendung gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie eine Office 2016 Anwendung (z. B. Word, Excel, PowerPoint, …)
und wählen Sie: Datei -> Öffnen

Office 2016 for Mac Datei Öffnen

Klicken Sie im sich öffnenden Fenster unten links auf das „+“ Symbol.

Hier können Sie neben den Cloud-Diensten OneDrive und OnDrive for Business auch SharePoint auswählen:

Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Im darauffolgenden Fenster geben Sie die URL Ihrer SharePoint Seite ein (z. B. https://cojama.system-hoster.com):

Office 2016 for Mac Site Url eingeben

Als nächstes werden Ihre Logindaten abgefragt (diese entsprechen der üblichen Eingabe im Webbrowser und müssen nur einmalig eingegeben werden und sind danach für alle Office-Anwendungen verfügbar)

Office 2016 for Mac Login eingeben

Damit haben Sie den SharePoint erfolgreich in die jeweilige Office-Anwendung eingebunden (leider ist es nötig diesen Schritt für alle benötigten Office-Anwendungen zu wiederholen).

 

Sie sehen nun die ausgewählte SiteCollection incl. Unterseiten und Bibliotheken.

Navigieren Sie nun in die gewünschte Dokumentenbibliothek, um die gewünschten Dokumente zu bearbeiten oder neue Dokumente in diesem Bereich zu erstellen.

Office 2016 for Mac Dokumentenbibliothek öffnen

Wenn Sie die Dokumente speichern, werden die Änderungen direkt am SharePoint übernommen.

Über einen Rechtsklick können Sie mit ausreichenden Berechtigungen Dokumente auch umbenennen oder vom SharePoint löschen.

Office 2016 for Mac - Achtung, beim löschen

Vorsicht an dieser Stelle:
Mit ausreichenden Berechtigungen können hier auch ganze Dokumentenbibliotheken versehentlich gelöscht werden!

 

In einigen Fällen kann Microsoft Office 2016 for Mac vom SharePoint nicht als Microsoft Foundation kompatible Anwendung erkannt werden.
Dieser Fehler lässt sich i.d.R. durch die Aktivierung des mitinstallierten Browserplugins beheben.

Die online Bearbeitung eines Dokuments nach Einbindung des SharePoints in die Office Anwendung, ist über den zuvor beschriebenen Weg auch trotz der Fehlermeldung im Webbrowser problemlos möglich.

 

vCard in Outlook importieren

vCard (.vcf) in öffentlichen Ordner einfügen

Eine elektronische Visitenkarte bzw. vCard (.vcf-Dateiformat) ist ein praktisches Hilfsmittel, um schnell sowie einfach Kontaktdaten in einem digitalen Adressbuch abzuspeichern. Gerade in Unternehmen und Organisationen kommen Outlook-Adressbücher als öffentlicher Ordner zum Einsatz, in denen die Mitarbeiter zentral für alle Angestellte zugängliche Geschäftskontakte abspeichern.

Wir möchten Ihnen diesen Vorgang gerne in der einfachsten Variante anhand eines XING-Kontaktes mit Nutzung des Mozilla Firefox-Browsers (Version 45.0.1), Hosted Exchange 2013 sowie Outlook 2013 beschreiben. (Zur Information: Aus Datenschutzgründen haben wir in den folgenden Screenshots sensible Daten wegretuschiert.)

XING-Profile bieten die Möglichkeit, über den Profilpunkt „Kontaktdaten“, digitale Visitenkarten abzuspeichern. Hierzu klickt man im gewünschten Profil des XING-Nutzers auf Kontaktdaten.
vCard in Outlook importieren

Nun öffnet sich ein kleines Fenster, in dem eine erste Übersicht der Kontaktdaten, die die vCard beinhaltet, erscheint. Über den Button vCard herunterladen kann man die vCard lokal auf seinen Rechner abspeichern.
vCard herunterladen

Wenn Sie im Firefox-Browser in den Einstellung unter Allgemein > Downloads > Jedes Mal nachfragen, wo eine Datei gespeichert werden soll eingestellt haben, werden Sie gefragt, wie Firefox mit der Datei verfahren soll. (Standardmäßig ist im Firefox unter dem Punkt Downloads die Option Alle Dateien in folgendem Ordner abspeichern mit dem Zielordner „Downloads“ ausgewählt.)

Wir wählen die Option Datei speichern und bestätigen mit OK.
Mozilla Thunderbird Datei speichern

Wir möchten unsere Datei auf dem Desktop speichern und wählen diesen entsprechend aus. Sie können der vCard einen individuellen Dateinamen vergeben. Standardmäßig lautet der Dateiname von XING-Kontakten: vcard-Vorname-Nachname. In unserem Beispiel nennen wir die Datei vcard und klicken auf Speichern.
Speicherort für vCard definieren

Die vCard-Datei befindet sich nun an dem ausgewählten Speicherort. In unserem Beispiel ist es der Desktop.
digitale Visitenkarte

Öffnen Sie nun Outlook und verkleinern Sie das Fenster durch Klicken auf das Verkleinern-Symbol rechts oben im Outlook-Fenster.
Outlook-Fenster verkleinern

Wählen Sie in Outlook unten links in den Favoriten den Menüpunkt „Personen“, um Ihre Kontakte bzw. die Adressbücher aufzurufen. Diese Ansicht kann sich von Ihrer Favoriten-Ansicht in Outlook unterscheiden.
Favoritenleiste in Outlook

Klicken Sie nun die vcard-Datei mit der linken Maustaste an und ziehen die Datei mit gedrückter Maustaste auf den öffentlichen Ordner. In unserem Beispiel heißt der öffentliche Ordner „Vertrieb“.
Import der vCard in Outlook

Wenn Sie die Datei auf dem öffentlichen Ordner platziert haben erscheint ein +Kopieren-Symbol. Lassen Sie die Maustaste los und die Datei wird in den öffentlichen Ordner bzw. in die Vertriebskontakte kopiert.
Visitenkarte in öffentliches Adressbuch speichern

Es öffnet sich nun ein neuer Kontakt mit den integrierten Kontaktinformationen der vCard. Sie können nun weitere Informationen in den einzelnen Feldern ergänzen.
Neuer Kontakt in Outlook-Adressuch

Im Notiz-Feld ist bereits eine Information bzgl. dem vCard-Download-Datum, der Download-Uhrzeit und der Quelle (hier: XING mit einem direkten Link zum XING-Profil des Kontaktes) eingetragen.
Notizfeld in Outlook-Kontakt

Wenn Sie den Kontakt fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern &schließen.
Outlook-Kontakt speichern

Wir haben ebenso ein kurzes Video-Tutorial zu dieser Thematik auf YouTube bereitgestellt: vCard in öffentlichen Ordner einfügen

PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Outlook-Datendatei Speicherort

Exportieren einer. PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

Outlook-Datendatei Speicherort

Bei einem Providerwechsel ist die Portierung der E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte etc. mit dem Umzug der Postfächer verbunden. Dies geschieht über den Export der PST-Datei in Outlook. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie den Export der Outlook-Datendatei (.PST) durchführen können.

1.Klicken Sie auf Datei.
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei
2. Dann auf Öffnen und exportieren sowie Importieren/Exportieren klicken.
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In eine Datei exportieren aus und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Import-Export-Assistent Outlook

4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (.pst) und dann auf Weiter.
Exportieren der pst-Datei in Outlook

5. Sie können nun das Konto, das Sie exportieren möchten, auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die E-Mail-Adresse bzw. den Namen (in diesem Beispiel @cojama.de – aus Vereinfachungsgründen haben wir von einem Namen abgesehen).

Durch das Setzen eines Häkchens bei Unterordner einbeziehen können Sie den gesamten Inhalt des Kontos, inklusive aller dazugehörigen E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben exportieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
E-Mail-Adresse für pst-Datei auswählen

6. Über Durchsuchen können Sie einen Speicherort für die .PST-Datei wählen und einen individuellen Dateinamen eingeben. In diesem Beispiel heißt unsere .PST-Datei backup.pst und wir haben den Desktop als Speicherort ausgewählt.

Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung, die primär von Bedeutung sind, wenn Sie die .PST-Datei schon zuvor unter dem gleichen Dateinamen abgespeichert haben und somit in die bereits vorhandene .PST-Datei exportieren möchten. Standardmäßig ist die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen gewählt, die Sie für das Exportieren nutzen sollten.

Wir möchten Ihnen die drei Optionen kurz erläutern:

  • Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen:
    Exportierte Elemente bzw. Daten (z. B. eine E-Mail) werden nur einmal in der .PST-Datei gespeichert und kommen somit nicht doppelt vor.
  • Erstellen von Duplikaten zulassen: Gleiche Daten werden mehrfach gespeichert, wenn Sie den Export-Vorgang wiederholen.
  • Keine Duplikate exportieren: Es werden ausschließlich Daten gespeichert, die seit dem letzten Export zusätzlich hinzugekommen sind.

Klicken Sie zum Fortfahren auf Fertig stellen.
Speicherort der pst-Datei wählen

7. Falls Sie zum ersten Mal eine Datendatei erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ein optionales Kennwort hinzuzufügen, um die Datei mit einem Kennwort zu schützen. Hierzu geben Sie in die Zeilen „Kennwort“ und „Kennwort bestätigen“ ein Kennwort ein und bestätigen Sie mit „OK“.

Wenn Sie kein Passwort erstellen möchten, lassen Sie die Kennwort-Zeilen frei und klicken auf OK.

Zur Information: Wenn Sie in eine vorhandene .PST-Datei exportieren, die Sie zuvor mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie das Kennwort im Dialogfenster eingeben und mit OK bestätigen.
Kennwort erstellen

8. Die .PST-Datei befindet sich nun an dem angegebenen Speicherort. In diesem Beispiel: Der Desktop.

Sie können nun die .PST-Datei auf einen Datenträger abspeichern oder uploaden, falls Sie diese an Ihren Provider im Rahmen der Migration übergeben möchten.
Outlook-Datendatei Speicherort

Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte in unserem Video-Tutorial auf YouTube zusammengefasst: Video-Tutorial „Exportieren einer .pst-Datei in Outlook

Filter-Funktion im Import/Export-Assistenten:

Abschließend möchten wir auf die Filter-Funktion, die Ihnen sowohl beim Export der .PST-Datei als auch beim Import zur Verfügung steht, eingehen. Der Export von Daten mit Hilfe eines Filters findet oft bei der Migration zu Hosted Exchange Anwendung:

Wenn ein Umzug der Konten durchgeführt werden soll und eine große Menge an Clients und Daten bestehen, bietet es sich an, vor der Umzug ältere Daten getrennt zu exportieren. Dadurch spart man Zeit und stört nicht die Arbeitsabläufe im normalen Berufsalltag. Wurde der erste Datensatz importiert und der Umzug erfolgreich abgeschlossen, werden die aktuelleren Daten aus dem Alt-System exportiert und in das neue System importiert, um so die Datensätze der einzelnen Clients wieder zu vervollständigen.

1.Um den Filter zu nutzen, klicken Sie im oben beschriebenen Schritt 5 auf Filter.
Filterfunktion für PST-Datei

2. Wählen Sie nun im Reiter Erweitert folgendes Feld aus: Feld > Datums-/Uhrzeitfelder > Geändert
Filter erweiter pst-Datei

3. Wählen Sie nun unter Bedingungen am oder vor aus.
Filterbedingung am vor

4. Geben Sie nun einen Wert ein (Datum), der angibt, bis zu welchem Änderungsdatum Dateien für den Export berücksichtigt werden sollen. Alle Dateien nach diesem Datum werden nicht exportiert.

Klicken Sie anschließend auf Zu Liste hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.
Export-Filter für pst-Datei
Fahren Sie nun mit dem oben beschriebenen Schritt 6 fort.

Die von Ihnen exportierte Outlook-Datendatei enthält nun somit alle Daten, die bis zum definierten Datum vorhanden sind. Dies ermöglicht Ihnen und Ihrem Provider mit dem ersten Step des Postfach-Umzugs zu beginnen, ohne tägliche Arbeitsabläufe zu stören.

 

 

 

Wussten Sie schon… wie Sie Ihre Daten besser schützen können?

Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger. Schützen Sie Ihre Daten!

Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger. Schützen Sie Ihre Daten!

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger.
Seitdem Hacker Angriffe und Datendiebstahl immer häufiger in den Medien thematisiert werden und die Möglichkeiten der Überwachung durch die NSA Affäre bekannt wurden, machen sich immer mehr Nutzer Gedanken über die Sicherheit Ihrer Daten.
Doch oft suchen Sie die Problemquellen nur beim Anbieter und lassen Ihre eigene Unachtsamkeit beim Datenschutz außer Acht. Wir informieren Sie rund ums Thema Datenschutz und zeigen Ihnen was Sie selbst für die Sicherheit Ihrer Daten tun können.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt zusammen mit den Datenschutzgesetzen der Länder und anderen bereichsspezifischen Regelungen den Umgang mit personenbezogenen Daten, die in Informations- und Kommunikationssystemen oder manuell verarbeitet werden, inkl. deren Übermittlung an Dritte. Es setzt die Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) um.
Dieses besagt zusammengefasst:

Es gel­ten die Grund­sätze der Daten­ver­mei­dung und der Daten­spar­sam­keit nach § 3a BDSG: mög­lichst keine oder so wenig wie mög­lich an per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten erhe­ben, ver­ar­bei­ten oder nutzen.

Ein wesent­li­cher Grund­satz des BDSG ist das sog. “Ver­bots­prin­zip mit Erlaub­nis­vor­be­halt”.
Die­ses besagt, dass die Erhe­bung, Ver­ar­bei­tung und Nut­zung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Prin­zip eigent­lich ver­bo­ten ist. Diese ist jedoch erlaubt, wenn ent­we­der gesetz­li­che Ver­pflich­tun­gen vor­lie­gen, sie zur Durch­füh­rung eines Ver­trags­ver­hält­nis­sen erfor­der­lich sind oder wenn die betrof­fene Per­son aus­drück­lich (zumeist schrift­lich) ihre Zustim­mung (§13 Abs.2 ff).

Die dann zum Ein­satz kom­men­den Ver­fah­ren der Ver­ar­bei­tung sind vom inter­nen oder exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu prü­fen, oder (wenn ein sol­cher nicht vor­han­den ist) bei der zustän­di­gen Auf­sichts­be­hörde anzei­ge­pflich­tig. Je nach Sen­si­ti­vi­tät der Daten hat eine Vor­ab­kon­trolle stattzufinden.

Datenschutz durch den Provider:

Jeder Provider in Deutschland hat sich an das BDSG zu halten.
Weiterhin bieten die meisten seriösen IT Dienstleister die Bereitstellung Ihrer Dienste über ein zertifiziertes Rechenzentrum nach Zertifikaten wie ISO 27001:2005 an. Diese Zertifikate gewährleisten höchste internationale Standards hinsichtlich Gebäudesicherheit, Brandschutz, Stromversorgung, Klimatisierung und Zuverlässigkeit der Prozesse.
Eine weitere, jedoch noch nicht so etablierte Möglichkeit, die Kundendaten zu schützen, besteht darin, für seine Dienstleistungen über das Internet verschlüsselte https–Verbindungen zu ermöglichen.
Weiterhin ist jedes Unternehmen, das mit personenbezogenen Daten arbeitet, nach dem BDSG verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu beschäftigen. Dieser kann als Mitarbeiter der Organisation oder als ein externer Datenschutzbeauftragter engagiert werden. Seine Aufgaben liegen darin zu prüfen, ob das BDSG eingehalten wird, sowie die Kontrolle und Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverabeitungsprogrammen.

Was können Sie selbst tun?

  1. Wichtigste Voraussetzung: Passwörter geheim halten
  2. Sichere Passwörter erstellen
  3. Passwörter regelmäßig ändern
  4. Aktuelle Antivirensoftware verwenden
  5. E-Mails verschlüsseln/signieren
  6. Verschlüsselungsprogramme wie PGP verwenden
  7. Regelmäßige Datensicherungen durchführen
  8. Bewusstes Surfen im Internet
  9. Bewusster Umgang mit Daten in sozialen Netzwerken

Wie erstelle ich ein sicheres Passwort?

Zum Erstellen eines sicheren Passworts gibt es ein paar übliche Methoden um es Angreifern erheblich zu erschweren ein Passwort zu knacken:

– Verwenden Sie keine echten Wörter, nicht einmal dann, wenn Sie etwa das „i“ durch eine „1“ oder das „E“ durch eine „3“ ersetzen
– Passwörter sollten mindestens aus acht Zeichen bestehen.
– Nicht verwenden sollte man Namen von Familienmitgliedern, Haustieren, Freunden, Lieblingsstars oder deren Geburtsdaten
– Ebenso ungeschickt sind Begriffe aus Wörterbüchern und gängigen Varianten und Wiederholungs- oder Tastaturmuster: also nicht „asdfgh“ (Tastenfolge auf der Tastatur), „1234abcd“ oder Ähnliches.
– Wenig Sinn hat auch das Anhängen einer Ziffer oder eines Sonderzeichens ans Ende eines im Übrigen unsicheren Kennwortes, also zum Beispiel „Schatzi4“.

Ein sicheres Passwort ist also: Mind. acht Zeichen lang, beinhaltet Umlaute, Sonderzeichen, Zahlen, sowie Groß- und Kleinschreibung. Dabei gilt es jedoch zu beachten, keine wirklichen Wörter zu verwenden.
Ein guter Tipp: Merken Sie sich einen Satz und setzen Sie das Passwort dann aus den ersten Buchstaben eines jeden Wortes zusammen.

Um Ihnen das Erstellen von sicheren Passwörter zu erleichtern gibt es verschiedene kostenlose Browserdienste wie z.B. https://www.passwort-generator.com, die Ihnen beim Erstellen helfen.
Natürlich ist es nicht einfach sich all die verschiedenen Passwörter zu merken, doch auch hierfür gibt es Programme wie „Password Safe“ oder „KeePass“, für die Sie sich nur ein einziges Passwort merken müssen.

Für cojama sind Datenschutz und Datensicherheit von Cloud-Diensten weit mehr als nur die Einhaltung rechtlicher Vorschriften.
Dazu gehören außerdem die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter, sowie die Auswahl unserer Partner und Lieferanten um ein hohes Niveau an Datensicherheit zu gewährleisten. Da uns die Sicherheit Ihrer Daten sehr wichtig ist, bieten für unsere Dienstleistungen, wie Hosted Exchange, Hosted SharePoint oder Hosted Terminalserver, sowie für unsere Homepage eine gesicherte https–Verbindung an.

Wussten Sie schon …,dass der Support für Microsoft 2003 Produkte beendet ist?

Exchange2003_logo

Seit dem 08. April 2014 ist der Support für Windows XP, Windows Server 2003, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Office 2003 und viele weitere Microsoft Produkte der 2003-er Serie beendet.
Für Anwender, die noch Office-2003-Programme benutzten, ist das Support-Ende eine schlechte Nachricht. Es bedeutet, dass das Verwenden betroffener Produkte nach dem Stichtag eventuell unsicher ist und neu auftretende Software-Fehler nicht mehr behebbar sind. Während die Programme nach dem 8. April auch weiterhin funktionieren, gibt es keine neuen Sicherheits-Updates mehr, die Schutz vor bösartiger Software wie Viren oder ähnlichem bieten.

 

Was bedeutet das Ende des Supports und welche Probleme kommen auf Unternehmen zu, die weiterhin Windows XP und Office 2003 verwenden?

1.    Sicherheitsrisiken
Ohne die wichtigen Sicherheitsupdates sind Ihre PCs und Ihre Daten möglicherweise durch Viren, Spyware und andere Schadsoftware gefährdet. Bislang wurden die „Schädlinge“ durch Sicherheitsupdates ausgebremst, die die Sicherheitslücken schließen. Anti-Viren-Software ist wichtig, wird aber keinen umfassenden Schutz mehr bieten, sobald der Support für Windows XP oder Windows Server 2003 eingestellt wird.

2.    Softwareprobleme
Viele Software- und Hardwareanbieter stellen ebenfalls den Support für die Microsoft Produkte der 2003-er Reihe ein, die unter Windows XP ausgeführt werden. Auch das neue Office 2013 nutzt beispielsweise alle Vorteile des neuen Windows-Betriebssystems und kann nicht unter Windows XP ausgeführt werden. Dieser Umstand gefährdet die einen professionellen und zuverlässigen Einsatz Ihrer IT.

3.    Kein Ansprechpartner
Treten Probleme auf, steht Ihnen oder Ihrem IT-Partner der technische Support von Microsoft leider nicht mehr zur Verfügung – weder online noch telefonisch.
Ohne technischen Support gibt es natürlich auch keine Ansprechpartner mehr, die Ihnen bei anspruchsvollen Fällen weiterhelfen können. Folglich Sie sind dann auf sich allein gestellt.

4.    Ausfälle
Software, die nicht mehr unterstützt wird, veraltete Hardware und die Einstellung des Supports erhöhen drastisch das Risiko von Systemfehlern und PC-Ausfällen.

Generell ist es auch weiterhin nicht sonderlich gefährlich für Ihr System mit den veralteten Versionen zu arbeiten, falls Sie lediglich Word, PowerPoint oder Excel verwenden und nur Dateien aus Quellen öffnen, die für Sie als sicher gelten.
Nutzen Sie allerdings das E-Mail-Programm Outlook, erhalten Sie keine weiteren Updates für den Junk-Mail-Filter. So kann es geschehen, dass Viren-verseuchte E-Mails nicht mehr von Outlook abgefangen werden, sondern auf Ihr System gelangen. Das stellt einen erheblichen Risikofaktor dar.
Wer das Risiko nicht eingehen möchte, ein veraltetes Programm zu verwenden und um diese Gefährdungen zu umgehen, dem bieten sich neben der Lösung eines Updates auch diverse Alternativen.

 

Im Folgenden sehen Sie ein Alternativ-Beispiel für Microsoft Exchange 2003:

Hosted Exchange

Möglichkeit 1: Upgrade auf Microsoft Exchange 2013
Microsoft Exchange 2003 ist mittlerweile in die Jahre gekommen – die 2013er-Version bietet zwar neue Features, allerdings ist es bei einem Wechsel zu Microsoft Exchange 2013 nicht mit einer einfachen Neuinstallation getan. Ein Upgrade von Exchange 2003 auf Exchange 2013 ist nicht direkt möglich, hier muss erst auf Exchange 2010 und dann auf Exchange 2013 aktualisiert werden. Das verdoppelt nicht nur den Aufwand, sondern erhöht auch das Risiko um ein Vielfaches, dass etwas schief geht. Des Weiteren ist mit signifikanten Investitionen in Server-Hardware und Betriebssysteme zu rechnen.

Möglichkeit 2: Umzug in die Cloud
Beispiele für die Cloud sind Office365 von Microsoft oder Lösungen wie Microsoft Hosted Exchange 2013 von cojama:
Eine solche Umstellung bietet geringere Einstiegskosten, als eine On-Premise-Lösung im eigenen Haus zu betreiben. Ob sich eine solche Lösung in Ihrem Unternehmen rentiert, ist kundenspezifisch zu entscheiden. Jedoch lohnt sich der Umstieg in den meisten Fällen sehr deutlich. Unternehmen und Organisationen verschiedenster Branchen können nicht nur Kosten einsparen sondern erhalten vor allem eine hohe Verfügbarkeit. Der Umzug in die Cloud bringt also für Ihr Unternehmen eine Menge Vorteile mit sich:
Hier z.B: Blog-Auszug https://www.cojama-hosting.com/blog/it-aus-der-cloud-den-sprung-wagen/

Allerdings müssen Sie sich auch im Klaren sein, wie wichtig Ihnen die Sicherung der Daten im deutschen Rechtsraum ist. Bei Office365 unterliegt die Nutzung Ihrer Daten letztendlich immer dem Patriot-Act. D.h. im Falle des Falles darf die USA-Regierung Ihre Daten einsehen und verwerten.

Wir als Hosting Anbieter möchten Ihnen gerne bei der Umstellung Ihrer Struktur helfen und bieten Ihnen folgende Alternativen zu Ihren bisherigen On-Premise Lösungen:

–    Hosted Exchange 2013
–    Hosted SharePoint 2013
–    Hosted Terminalserver
–    Dedizierte Server

 

Zum Schluss haben wir für Sie noch einmal eine Übersicht der ausgelaufenen Microsoft Support-Dienste zusammengefasst:

Supportende Office 2003 08.04.2014
Supportende SharePoint 2003 08.04.2014
Supportende Outlook 2003 08.04.2014
Supportende Exchange Server 2003 08.04.2014
Supportende Windows XP 08.04.2014
Supportende Windows Server 2003
(standard Support)
08.04.2014
Supportende Windows Server 2003
(erweiterter Support)
14.07.2015
Supportende Exchange 2010 SP2 08.04.2014

Die bekanntesten Programme von Office 2003 sind Excel 2003, Word 2003 sowie Outlook 2003 – das Support-Ende gilt aber auch für diverse andere Anwendungen wie Access 2003, OneNote 2003, PowerPoint 2003, Project 2003, Publisher 2003 und Visio 2003.
Falls Sie nicht sicher sind, welche Office-Produktreihe auf Ihrem PC installiert ist, folgen Sie Microsofts Anleitung zur Feststellung der Versionsnummer.

Wie Sie sich auch immer entscheiden werden, eine Umstellung wird mittelfristig unumgänglich sein. Daher empfehlen wir immer, eine Umstellung gründlich zu planen und einen zuverlässigen IT-Partner auszuwählen. Besonders bei Cloud-Computing Anbietern sollte dieser eine mehrjährige Erfahrung mitbringen.

 

Wussten Sie schon…wie Sie Ihr eigenes Exchange-Postfach Ihren Kollegen oder Ihrer Sekretärin freigeben können?

Typisches Problem: Ihre Sekretärin hat keine Einsicht in Ihren Kalender und kann während Ihrer Geschäfts- und Dienstreisen selbst keine Termine ändern, löschen und ergänzen. Oft ist es so, dass Ihre Sekretärin Sie anrufen muss, um Ihnen Terminänderungen oder neue Termine mitzuteilen. Nicht immer sind Sie erreichbar. Wenn Sie beispielsweise in einem Geschäftstermin sitzen, können Sie nicht ans Telefon gehen. Darüber hinaus rauben Ihnen diese Abstimmungsgespräche viel Zeit und erhöhen den Organisations-Stress für Sie und für Ihre Mitarbeiter.

Die Lösung:
Mit einem E-Mail-Postfach eines Exchange Servers können Sie Ihrer Sekretärin Ihren eigenen Kalender freigeben. Während Sie sich auf Geschäfts- und Dienstreisen befinden, kann Ihre Sekretärin selbstständig Ihre Termine ändern, löschen und ergänzen. Somit haben Sie als Vorgesetzter immer den aktuellsten Stand Ihrer Termine. Die Daten werden permanent synchronisiert. Folglich können Sie sehr schnell und flexibel reagieren, haben stets den Überblick über Ihre Termine und gewinnen wertvolle Zeit. Zusätzlich senken Sie den Stressfaktor für sich und für Ihre Mitarbeiter. Im folgenden Blog erfahren Sie, wie man diese Freigaben für einen Kalender oder gar für das ganze E-Mail-Postfach einrichtet:

Um einem anderen Benutzer aus der gleichen Organisation den Zugriff auf das eigene Hosted Exchange E-Mail-Postfach (oder Teile davon) zu gewähren, sind die nachfolgend beschriebenen Schritte durchzuführen.

Voraussetzung: Das E-Mail-Postfach muss in Microsoft Outlook eingerichtet sein.

Zunächst muss der Stammordner freigegeben werden.
Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in Ihrem Exchange-Postfach auf den Ordner der obersten Ebene und wählen „Freigabeberechtigungen ändern…“

Freigabeberechtigung ändern

 

Im folgenden Dialog wählen Sie bitte „Hinzufügen“:

Outlook_Postfach_hinzufügen

 

Danach ist der (sind die) Exchange-Benutzer auszuwählen, die Zugriff erhalten sollen.
Wichtig ist die Auswahl der Globalen Adressliste.
Outlook_Postfach_Benutzer_auswählen_globale_Adressliste

 

Im nächsten Schritt wird der gewünschte Umfang des Zugriffs eingestellt:

Outlook_Postfach_Eigenschaften

 

Die Freigabe des Stammordners ist damit abgeschlossen.

Die vorangegangenen Schritte sind für jeden Unterordner zu wiederholen, auf den der andere Benutzer Zugriff erhalten soll (z.B. Posteingang, Kalender, Kontakte, etc.).

 

Im Falle des Kalenders sind die Berechtigungsmöglichkeiten geringfügig abweichend:

Outlook_Postfach_Berechtigungsmöglichkeiten

 

Einbinden eines freigegebenen Exchange-Postfachs in Microsoft Outlook

Um das Exchange-Postfach eines anderen Benutzers, auf das man selbst Zugriff besitzt, dauerhaft in Outlook einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie “Extras” >>  “Kontoeinstellungen”:

Outlook_Postfach_dauerhafte_Freigabe

 

Markieren Sie dann das Exchange-Konto und gehen Sie auf „Ändern“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern

 

Es öffnet sich ein Formular. Wählen Sie dort bitte „Weitere Einstellungen“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern_weitere_Einstellungen

 

Auf der Registerkarte „Erweitert“haben Sie die Möglichkeit, ein Exchange-Postfach hinzuzufügen:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02

 

Geben Sie hier den Namen der Person ein:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Name_Person

 

Danach erscheint der Benutzer in der Liste:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Benutzer_Liste

 

Nachdem alle offenen Formulare mit OK oder Weiter bestätigt wurden, erscheint das Hosted Exchange Postfach links in der Ordnerliste:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_erscheint_Navigation