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SharePoint Bibliotheken als Laufwerk einbinden

 

Dateien über die Explorer Ansicht in SharePoint zu verwalten ist eine einfache und in vielen Unternehmen beliebte Methode um mehrere Dateien gleichzeitig in eine SharePoint Dokumentenbibliothek hoch- oder herunterzuladen. Insbesondere bei SharePoint 2010 sind hier die Möglichkeiten über die Browseransicht leider noch eher begrenzt. Auch bei SharePoint 2013 lässt sich das gleichzeitige Herunterladen vieler Dateien am besten über die Windows Explorer Ansicht durchführen, welche jedoch nur im IE verfügbar ist. Daher empfiehlt es sich zum Vereinfachen der Dateiverwaltung im SharePoint die Bibliotheken als lokales Netzlaufwerk einzubinden.

Im nachfolgenden möchten wir Ihnen drei einfache Möglichkeiten vorstellen um eine SharePoint Bibliothek als Netzlaufwerk einzubinden:

 

Für Anwender – Einbindung via Explorer:

Öffnen Sie einen Dateiexplorer und wählen Sie „Netzlaufwerk verbinden“:

Netzlaufwerk verbinden

Geben Sie im Anschluss die URL der Dokumentenbibliothek ein, welche Sie als Freigabe einbinden möchten und wählen Sie einen freien Laufwerkbuchstaben:

Netzwerkordner zuordnen

Klicken Sie auf „Fertig stellen“ um den Vorgang abzuschließen.
Nun müssen Sie sich am SharePoint mit Ihren normalen Login Daten authentifizieren.

SharePoint Login

Im Anschluss wird Ihnen direkt der Inhalt der Bibliothek in der Explorer Ansicht angezeigt.
Unter dem Punkt Netzwerklaufwerke sehen Sie nun die Freigabe der SharePoint Bibliothek:

Datei-Explorer

Mit Rechtsklick -> „Trennen“ können Sie die Freigabe wieder entfernen.

 

Für Administratoren und IT-Verantwortliche – Einmalige Einbindung via Eingabeaufforderung:

Möchten Sie die SharePoint-Bibliothek nur kurzzeitig einbinden gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie eine Kommandozeile: (Start -> „cmd“ eingeben)

Personalisieren Sie den folgenden Befehl und geben Sie Ihn anschließend in der Kommandozeile ein:

*Bitte prüfen Sie zuvor im Explorer ob der gewünschte Laufwerkbuchstabe noch frei ist

Beispiel:

net use Z: https://sharepoint2013.orga-cloud.de/Testbibliothek /user:max.mustermann@syshoster.net

CMD_Netzlaufwerk_verbinden_via_net_use

Erläuterung:

net use <freier Laufwerkbuchstabe>: <Url der einzubindenden SharePoint-Bibliothek> /user:<Ihr Username>

Im Anschluss werden Sie aufgefordert Ihr Kennwort einzugeben. Ist die Authentifizierung erfolgreich erscheint im Dateiexplorer die SharePoint-Bibliothek als Freigabe (siehe oben).

Beim nächsten Neustart muss dieser Schritt erneut ausgeführt werden um die SharePoint Bibliothek als Netzlaufwerk einzubinden.

 

Als .bat-Datei zur automatischen Einbindung

Erstellen Sie hierfür eine neue Textdatei mit beliebigem Namen und fügen Sie den im zuvor beschriebenen Schritt erstellten Befehl ein:

Einbinden einer SharePoint Bibliothek als lokales Laufwerk via .Bat-Datei

Speichern Sie die Datei ab und ändern Sie die Dateiendung von „.txt“ auf „.bat“.

*Hierfür müssen Sie ggf. zuerst die Dateiendung einblenden (Explorer -> Ansicht -> Dateinamenserweiterungen anhaken)

Dateiendungen einblenden

Im Anschluss sehen sie die Dateiendung des Testdokuments als „Name.txt“.

Ändern Sie diese nun in „.bat“ (Hierdurch wird die Datei ausführbar)

Desktopicon der erstellten .Bat-Datei

Um die Datei auszuführen doppelklicken Sie auf die Datei
-> Es öffnet sich eine Kommandozeile und Sie müssen Ihr Kennwort eingeben.

Alternativ können Sie das Kennwort auch in der Textdatei über den zusätzlichen Parameter „password:IhrPasswort“ hinterlegen.

Textdokument mit hinterlegtem Passwort zur automatischen Einbindung

Bitte beachten Sie jedoch, dass dies ein Sicherheitsrisiko darstellt, da das Passwort hierbei im Klartext hinterlegt wird und jeder mit Zugriff auf die Datei dieses durch editieren der Datei anzeigen lassen kann.

Automatisch einbinden:

Über die Systemeigene Aufgabenplanung von Windows Betriebssystemen ist es auch möglich die Datei automatisch beim Systemstart als Aufgabe ausführen zu lassen um die SharePoint Bibliothek als Freigabe bereitzustellen sobald sich der User anmeldet.

Standard-Webparts in SharePoint 2010

Wussten Sie schon,… welche Webparts bei Hosted SharePoint 2010 eingebunden und benutzt werden können?

Hosted SharePoint bietet Nutzern die Möglichkeit, Webparts einzubinden und zu benutzen. SharePoint besteht aus Websites, die jeweils Listen und Bibliotheken enthalten. Diese Listen und Bibliotheken sind die eigentlichen Datenspeicher. Auch einzelne Webseiten liegen in Bibliotheken. Ein Webpart dagegen ist lediglich ein Oberflächenelement.

Auf einer Webpart-Seite können beliebig viele Webparts angelegt werden, die dann die unterschiedlichsten Funktionen bereitstellen. Die meisten Webparts dienen der Anzeige von Daten aus SharePoint-Bibliotheken oder –Listen. Webparts ermöglichen die Darstellung von mehreren Daten wie bspw. Listen, Webseiten etc. auf einer Seite. Dies ist vor allem hilfreich, wenn mehrere Informationen auf einem Blick zur Verfügung stehen sollen. Somit können Benutzer mit Webparts den Inhalt der SharePoint-Seite an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Eine Übersicht der Standard-Webparts finden Sie unter Websiteaktionen → Websiteeinstellungen → Webparts:

Webparts-SharePoint-2010

Dort können Sie folgende Aktionen vornehmen:

  • Klicken Sie auf „Neues Dokument“, um der Sammlung neue Webparts hinzuzufügen.
  • Klicken Sie auf „Dokumentupload“, um ein Webpart mithilfe einer DWP- oder WEBPART-Datei hochzuladen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben dem Namen des Webparts, um die Eigenschaften für ein bestimmtes Webpart zu bearbeiten.

Weitere Webparts, sogenannte Sandbox Solutions, finden Sie unter Websiteaktionen → Websiteeinstellungen Lösungen:

Webparts und Sandbox-Solutions-SharePoint

Dort können Sie unter „Lösung hochladen“ Solutions hinzufügen und aktivieren / deaktivieren. Im Standard sind verschiedene Richtlinien definiert, nach denen Sandbox Solutions automatisch deaktiviert werden.

Für den Einsatz von Solutions beachten Sie bitte: Möglich sind ausschließlich Webparts, die nur auf eine Site-Collection (Webseiten-Sammlung) beschränkt und Sandbox Solution-fähig sind, d.h. kein farmweites Deployment benötigt. Zudem müssen Sie für SharePoint Foundation 2010 entwickelt sein.

Wenn Sie ein Webpart benutzen möchten, müssen Sie – je nach Art des Webparts – in den Bearbeitungsmodus Ihrer SharePoint Seite wechseln:

Hinzufügen von Webparts in Hosted SharePoint 2010

Markieren Sie danach die Stelle, an welcher das Webpart eingefügt werden soll und klicken bitte in der Navigation auf Bearbeitungstools → Einfügen → Webpart:

Webparts in SharePoint 2010 einfach bearbeiten

Danach öffnet sich eine Übersicht der verschiedenen Webparts, die Ihnen derzeit zur Verfügung stehen. Wählen Sie bitte das entsprechende Webpart aus und klicken auf „hinzufügen“. Danach wird das Webpart an die von Ihnen gewünschte Stelle platziert. Zudem gibt es Webparts, die als Vorlage für neue Webseiten dienen. Diese können Sie auswählen, indem Sie unter Websiteaktionen → neue Website klicken. Wurde Ihr Webpart erfolgreich hochgeladen und aktiviert, steht es Ihnen dort zur Verfügung.

Folgende Webparts stehen Ihnen im Standard bei Hosted SharePoint Foundation 2010 zur Verfügung:

Listen und Bibliotheken

Ankündigungen – Verwenden Sie diese Liste, um anstehende Ereignisse, Statusaktualisierungen oder andere Teamneuigkeiten zu verfolgen.

Kalender – Verwenden Sie die Liste ‚Kalender‘, um über bevorstehende Besprechungen, Termine und andere wichtige Ereignisse informiert zu sein.

Links – Mithilfe der Hyperlinkliste können Sie Hyperlinks zu Webseiten verwalten, die für Ihre Teammitglieder interessant oder nützlich sind.

Freigegebene Dokumente – Verwenden Sie ein Dokument gemeinsam im Team, indem Sie es dieser Dokumentbibliothek hinzufügen.

Websiteobjekte – Verwenden Sie diese Bibliothek, um Dateien zu speichern, die auf Seiten in dieser Website enthalten sind, z. B. Bilder auf Wiki-Seiten.

Websiteseiten – Verwenden Sie diese Bibliothek, um Seiten auf dieser Website zu erstellen und zu speichern.

Aufgaben – Mithilfe der Aufgabenliste können Sie über Ihre ausstehenden Aufgaben, oder die Ihrer Gruppe, auf dem Laufenden bleiben.

Teamdiskussion – In der Teamdiskussionsliste können Sie Diskussionen im Newsgroupstil zu Themen speichern, die für Ihr Team interessant sind.

Inhaltsrollup

Relevante Dokumente – Zeigt Dokumente an, die für den aktuellen Benutzer relevant sind.

XML Viewer – Transformiert XML-Daten mithilfe von XSL und zeigt die Ergebnisse an.

Formulare

HTML Form Web Part – Verbindet einfache Formularsteuerelemente mit anderen Webparts.

Medien und Inhalt

Inhalts-Editor – Ermöglicht Autoren die Eingabe von Rich-Text-Inhalt.

Image Viewer – Zeigt ein angegebenes Bilder an.

Seiten-Viewer – Zeigt eine andere Webseite auf dieser Webseite an. Die andere Website wird in einem IFrame dargestellt.

Webpart ‚Bildbibliothek-Bildschirmpräsentation‘ – Zeigt eine Bildschirmpräsentation von Bildern und Fotos aus einer Bildbibliothek an.

SilverLight Web Part – Ein Webpart zum Anzeigen einer Silverlight-Anwendung.

Social Collaboration

Websitebenutzer – Mithilfe des Websitebenutzer-Webparts können Sie eine Liste der Websitebenutzer und deren Onlinestatus sehen.

Benutzeraufgaben – Zeigt Aufgaben an, die dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind.

Webpart-Übersicht

Eine Übersicht, welche Webpart-Arten in welcher SharePoint Version zur Verfügung stehen, finden Sie hier: Webpart-Übersicht. Bitte beachten Sie, dass es sich bei Hosted SharePoint um die Foundation Version handelt.

 

SharePoint und OneNote Online von cojama

Verwenden von Office Online in SharePoint

Webbasierte Collaboration-Softwares wie Hosted SharePoint ermöglichen Mitarbeitern in Unternehmen einen komfortablen Zugriff auf Dokumente von beliebigen Standorten. Durch die Server-Anwendung Office Online – ehemals Office Web Apps – können Mitarbeiter in Verbindung mit SharePoint von überall auf ihre Office-Dokumente zugreifen, diese einsehen und bearbeiten.

Office Web Apps-cojama

Selbst wenn Mitarbeiter bspw. Microsoft Office nicht auf ihrem Notebook o.ä. installiert haben, können diese problemlos auf die Dokumente in der SharePoint-Bibliothek zugreifen. Wurde ein Dokument bearbeitet, kann dieses wieder in die Bibliothek gespeichert werden.

Der Vorteil von Office Online in SharePoint liegt zum einen darin, dass Dokumente in einer vertrauten Tool-Umgebung von überall bearbeitet werden können. Darüber hinaus ist es egal, mit welcher Microsoft Office-Version ein Teamkollege Dateien öffnet und bearbeitet.

Office Online kann in üblichen Browsern wie Windows Internet Explorer 7 und höher, Safari 4 für Mac sowie Firefox 3.5 für Windows, Mac und Linux genutzt werden.

 

Word Online

Vor dem wichtigen Meeting beim Kunden vor Ort einen Rechtschreibfehler im Word-Dokument entdeckt? Aus Eile eine Grafik vergessen einzufügen? Mitarbeiter im Außendienst müssen oft spontan Änderungen an Word-Dokumenten vornehmen. Word-Online erlaubt es, von unterwegs Word-Dokumente schnell zu ändern. Dabei liefert die Server-Anwendung bewährte Tools wie bspw. Rechtschreibprüfung, Schriftart- und Absatzformatierung, AutoKorrektur etc. Auch Tabellen und Grafiken können direkt über den Browser eingefügt werden.

Word Onlien und SharePoint von cojama

 

Excel Online

Excel Online eignet sich perfekt für Budgetplanungen, Kalkulationen, Auswertung oder Erfassung von Projektfortschritten – Dokumente, die oft im Team erstellt und gepflegt werden. Arbeitsmappen können von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden und um Diagramme, Spalten, Formeln usw. ergänzt werden.

SharePoint und Excel Online von cojama

 

PowerPoint Online

Präsentationstermin beim Kunden? Oft fallen Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten erst kurz vor Beginn einer Präsentation auf. Hier erlaubt PowerPoint Online Änderungen direkt via Webbrowser vorzunehmen. Die bekannten PowerPoint-Features wie z.B. Hinzufügen oder Löschen von Folien, Schriftart- und Absatzformatierung, Hinzufügen und Bearbeiten von Bildern, Erstellen von Diagrammen oder Organigrammen usw. sind standardmäßig vorhanden.

Office Online und PowerPoint Online mit cojamas SharePoint

 

OneNote Online

Ideen oder wichtige Informationen werden innerhalb von Projektteams oft in Form von Notizen dezentral erfasst. Daher kann es vorkommen, dass nicht jedes Teammitglied gleichermaßen Zugriff auf diese Informationen hat und nicht ausreichend mit den aktuellsten Infos versorgt ist.

Mit OneNote Online können Projektteams ihre Informationen oder Brainstorming-Ideen zentral abspeichern und aufbewahren. Jedes Teammitglied kann von jedem beliebigen Ort auf den Onlinespeicher zugreifen und freigegebene Notizbücher einsehen und bearbeiten. Teams können ihre Daten z. B. durch Kategorien und Tags übersichtlich strukturieren und sofort erkennen, welches Teammitglied die letzte Änderung vorgenommen hat. OneNote Online bietet aber auch die standardisierten Features wie Textformatvorlagen, Rechtschreibprüfung, AutoKorrektur etc. an.

SharePoint und OneNote Online von cojama