Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Möglichkeiten der Migration (Umzug) nach Hosted Exchange 2013

Bei einem Anbieterwechsel stellen sich Unternehmen und Organisationen oft die Frage, wie eine Migration ihrer eigenen E-Mail-Lösung zu Hosted Exchange 2013 vom Cloud Computing-Anbieter im Detail umgesetzt wird. Dabei fehlen ihnen oft die nötige Transparenz über den Prozess und wichtige Hintergrundinformationen, um die bevorstehenden Aktivitäten konkret einschätzen zu können. Dementsprechend verursacht der Gedanke an einen Umzug des E-Mail-Systems bei einigen Interessenten erstmal ein gewisses Unbehagen. Doch das muss nicht sein.

Häufig wird auch die Frage gestellt, ob man bei einem Wechsel seiner E-Mail-Lösung folglich auch seine Domain umziehen muss. Ein Umzug der Domain ist definitiv nicht notwendig, aber auf Wunsch möglich. Die große Mehrheit der Hosted Exchange-Kunden ändert einfach die MX-Records für die Domain beim aktuellen Provider. Eine andere, weniger elegante Lösung, ist die Einrichtung von Weiterleitungen.

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Organisationen und Unternehmen stehen innerhalb des Migrationsprozesses zwei mögliche Verfahrensweisen für den Umstieg auf Hosted Exchange 2013 zur Auswahl:
Der Umzug aller Anwender in einem Schritt oder der Umzug kleiner Anwendergruppen in mehreren Schritten.

Sowohl der Ablauf als auch die Vor- und Nachteile werden im Folgenden für jede Verfahrensweise beschrieben:


1. Umzug in einem Schritt

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Einrichtung der neuen Postfächer auf allen Outlook-Clients in einem neuen Profil
  • Bis zu dem Umzug wird mit dem alten Profil gearbeitet.
  • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
  • Information der Anwender über die bevorstehenden Änderungen
  • Am Umzugs-Wochenende:
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der gesamte Mailverkehr auf dem neuen System eingeht.
    • Export der Postfach-Inhalte in eine pst-Datei (serverseitig oder an den Clients)
    • Import der Postfach-Inhalte (sowohl an den Clients oder serverseitig möglich)
    • An den Clients das neue Profil als Standard konfigurieren
  • Einrichtung Mobiler Endgeräte
  • Vor-Ort Support am Tag nach dem Umzug

Der Vorteil beim Umzug in einem Schritt liegt darin, dass auf dem Altsystem keine Weiterleitungen für die umgestellten Anwender eingerichtet werden. Grund hierfür ist, dass der Mailverkehr für die gesamte E-Mail-Domain auf dem neuen System eingeht. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ordnerfreigaben, Adressbuchabfragen und die Terminsuche uneingeschränkt funktionieren, da sich bekanntlich alle Anwender in einer Organisation befinden.

Ein Nachteil dieser Vorgehensweise: Wenn die Anzahl der Postfächer und die Datenmengen bestimmte Größen überschreiten, kann ein Wochenende ggf. zu kurz für den Umzug der Clients und das Hochladen bzw. Synchronisieren der Postfach-Inhalte sein. Selbstverständlich kann die Migration auch während der Werktage stattfinden. Das betrifft z. B. Unternehmen wie etwa ein Online-Shop, bei dem am Wochenende ein deutlich höheres E-Mail-Aufkommen entsteht als werktags.


2. Umzug in mehreren Schritten

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Umzug von Anwendergruppen in mehreren Schritten:
    • Einrichtung der neuen Postfächer auf den Outlook-Clients
    • Einrichtung von Mail-Weiterleitungen für die betroffenen Benutzer
    • Migration der Postfach-Inhalte
    • Einrichtung Mobiler Endgeräte
    • Support / Nachbetreuung
  • Nach der Migration aller Postfächer:
    • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der Mailverkehr direkt auf dem neuen System eingeht

Soll der Umzug in mehreren Schritten stattfinden, bestehen die Vorteile darin, dass nur wenige Anwender von dem Umzug betroffen sind und Support benötigen. Ein Umzug kann ggfs. während den Geschäftszeiten erfolgen und zeitliche Engpässe beim Hochladen der Daten werden vermieden.

Nachteilig bei dieser Vorgehensweise: Für jedes umgestellte Postfach muss eine Weiterleitung auf dem Altsystem eingerichtet werden und die Mitwirkung des Betreibers des Altsystems ist erforderlich. Die Anwender arbeiten übergansweise in verschiedenen Systemumgebungen und bestimmte Teamfunktionen sind in dieser Zeit nicht möglich. Dies betrifft den Zugriff auf freigegebene Ordner, Kalender, Terminplanungs-Assistent, Verteilergruppen etc.

Fazit:

Eine Migration der E-Mail-Lösung einer Organisation bzw. eines Unternehmens, ganz gleich ob 10, 100 und mehr E-Mail-Postfächer betroffen sind, muss für einen professionellen Anbieter Routine sein. Diese muss geplant und ggfs. in den Einzelheiten im Vorfeld besprochen werden. Wichtig ist daher auch, dass man für die Migration einen festen Ansprechpartner zugewiesen bekommt. Wenn die Planung und Vorbereitung soweit stimmen, wird man der Migration entspannt entgegensehen und die Vorteile von Hosted Exchange 2013 in vollen Zügen genießen.

Als Exchange-Hoster beraten und unterstützen wir Sie gerne bei Ihrem Vorhaben. Besuchen Sie dazu bitte einfach unsere Website www.cojama-hosting.com .

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