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Verbindungsprobleme von Outlook zu Hosted Exchange Servern über T-Online DSL-Anschlüsse

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Das Symptom:
Obwohl die Einrichtung des Postfachs problemlos funktioniert und alle Einstellungen korrekt sind, kann Outlook keine Verbindung zum Exchange Server aufbauen. Es erscheint die Meldung „trying to connect“ oder Outlook reagiert bei den verschiedensten Aktionen nicht mehr.

Das Problem tritt nur beim externen Zugriff auf Exchange über das „RPC over http Protokoll“ (Outlook Anywhere) auf, wie es in der Regel von Exchange Hosting Anbietern genutzt wird.
Häufig vermutet der Anwender eine Störung auf Seiten des Hosted Exchange Anbieters, da der Zugriff auf andere Exchange-E-Mailkonten bzw. von anderen Clients im gleichen Netz (mit ggf. anderer Outlook-Version) problemlos funktioniert.
Ursache hierfür ist die sogenannte T-Online „Navigationshilfe“. Outlook versucht zuerst den internen Hostnamen im Internet aufzulösen, was natürlich nicht funktionieren kann. Jedoch löst in diesem Fall der Telekom-DNS Server den internen Namen auf, für den sonst keine Adresse zurückkommen würde. Der Client erhält jetzt die Adresse eines Telekom-Servers. Das verhindert Outlook daran, andere externe Hostnamen anzusprechen, die uns dann zu dem richtigen Server führen würden. Outlook verbindet sich zu dem Telekom-Server. Dieser antwortet jedoch nicht und es kommt zu mehreren Timeouts, bis Outlook auf die HTTPS-Proxy Verbindung umschaltet. Das Problem tritt in Abhängigkeit von Outlook- und Windows-Version sowie ggf. installierten Updates auf.

 

Die Lösung:
Unter https://kundencenter.telekom.de/kundencenter/kundendaten/navigationshilfe/ die Navigationshilfe deaktivieren. Der Telekom-DNS liefert danach keine „falschen“ Ergebnisse mehr und Outlook kann sich problemlos mit dem richtigen Microsoft Exchange Server verbinden.
Wenn man sicher gehen will, ob die Navigationshilfe tatsächlich aktiv ist, hilft ein Test mit Hilfe des Befehlszeilen-Tools Nslookup. Geben Sie dazu in einer DOS-Eingabeaufforderung den Befehl „nslookup“ gefolgt von einem ungültigen Domainnamen ein (z.B. „nslookup sdfsdfas.dsdafsd.abc“). Werden hier eine oder mehrere IP-Adressen zurückgegeben, so hat die Navigationshilfe „zugeschlagen“.

Manuelle Archivierung in Outlook

Manuelle Archivierung in Outlook

Im letzten Blog-Beitrag wurde die Einrichtung der AutoArchivierung näher beschrieben. Als Alternative zur automatisierten Archivierung kann ein Hosted Exchange-Benutzer eine manuelle Archivierung in Outlook durchführen. Dabei gelten die gleichen Argumente wie bei der automatisierten Archivierung: Verringerung der Postfachgröße und Erhalt der Übersichtlichkeit. Eine manuelle Archivierung kann in wenigen Schritten durchgeführt werden:

Im Outlook unter Datei → Informationen → Tools zum Aufräumen → Archivieren wählen:

Tools zum Aufräumen und Archivieren

 

 

Die Ordner auswählen, welche archiviert werden soll. Unter „Elemente archivieren, die älter sind als“ das Datum anpassen sowie den Speicherort der Archivdatei festlegen. Mit OK bestätigen.

Outlook manuell Archivieren

 

 

Der Outlook-Client beginnt sofort mit der Archivierung und legt automatisch einen Ordner im Outlook an, unter welchem die archivierten Daten gefunden werden können:

Manuell archivierte Elemente in Ordner-Liste

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Möglichkeiten der Migration (Umzug) nach Hosted Exchange 2013

Bei einem Anbieterwechsel stellen sich Unternehmen und Organisationen oft die Frage, wie eine Migration ihrer eigenen E-Mail-Lösung zu Hosted Exchange 2013 vom Cloud Computing-Anbieter im Detail umgesetzt wird. Dabei fehlen ihnen oft die nötige Transparenz über den Prozess und wichtige Hintergrundinformationen, um die bevorstehenden Aktivitäten konkret einschätzen zu können. Dementsprechend verursacht der Gedanke an einen Umzug des E-Mail-Systems bei einigen Interessenten erstmal ein gewisses Unbehagen. Doch das muss nicht sein.

Häufig wird auch die Frage gestellt, ob man bei einem Wechsel seiner E-Mail-Lösung folglich auch seine Domain umziehen muss. Ein Umzug der Domain ist definitiv nicht notwendig, aber auf Wunsch möglich. Die große Mehrheit der Hosted Exchange-Kunden ändert einfach die MX-Records für die Domain beim aktuellen Provider. Eine andere, weniger elegante Lösung, ist die Einrichtung von Weiterleitungen.

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Organisationen und Unternehmen stehen innerhalb des Migrationsprozesses zwei mögliche Verfahrensweisen für den Umstieg auf Hosted Exchange 2013 zur Auswahl:
Der Umzug aller Anwender in einem Schritt oder der Umzug kleiner Anwendergruppen in mehreren Schritten.

Sowohl der Ablauf als auch die Vor- und Nachteile werden im Folgenden für jede Verfahrensweise beschrieben:


1. Umzug in einem Schritt

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Einrichtung der neuen Postfächer auf allen Outlook-Clients in einem neuen Profil
  • Bis zu dem Umzug wird mit dem alten Profil gearbeitet.
  • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
  • Information der Anwender über die bevorstehenden Änderungen
  • Am Umzugs-Wochenende:
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der gesamte Mailverkehr auf dem neuen System eingeht.
    • Export der Postfach-Inhalte in eine pst-Datei (serverseitig oder an den Clients)
    • Import der Postfach-Inhalte (sowohl an den Clients oder serverseitig möglich)
    • An den Clients das neue Profil als Standard konfigurieren
  • Einrichtung Mobiler Endgeräte
  • Vor-Ort Support am Tag nach dem Umzug

Der Vorteil beim Umzug in einem Schritt liegt darin, dass auf dem Altsystem keine Weiterleitungen für die umgestellten Anwender eingerichtet werden. Grund hierfür ist, dass der Mailverkehr für die gesamte E-Mail-Domain auf dem neuen System eingeht. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ordnerfreigaben, Adressbuchabfragen und die Terminsuche uneingeschränkt funktionieren, da sich bekanntlich alle Anwender in einer Organisation befinden.

Ein Nachteil dieser Vorgehensweise: Wenn die Anzahl der Postfächer und die Datenmengen bestimmte Größen überschreiten, kann ein Wochenende ggf. zu kurz für den Umzug der Clients und das Hochladen bzw. Synchronisieren der Postfach-Inhalte sein. Selbstverständlich kann die Migration auch während der Werktage stattfinden. Das betrifft z. B. Unternehmen wie etwa ein Online-Shop, bei dem am Wochenende ein deutlich höheres E-Mail-Aufkommen entsteht als werktags.


2. Umzug in mehreren Schritten

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Umzug von Anwendergruppen in mehreren Schritten:
    • Einrichtung der neuen Postfächer auf den Outlook-Clients
    • Einrichtung von Mail-Weiterleitungen für die betroffenen Benutzer
    • Migration der Postfach-Inhalte
    • Einrichtung Mobiler Endgeräte
    • Support / Nachbetreuung
  • Nach der Migration aller Postfächer:
    • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der Mailverkehr direkt auf dem neuen System eingeht

Soll der Umzug in mehreren Schritten stattfinden, bestehen die Vorteile darin, dass nur wenige Anwender von dem Umzug betroffen sind und Support benötigen. Ein Umzug kann ggfs. während den Geschäftszeiten erfolgen und zeitliche Engpässe beim Hochladen der Daten werden vermieden.

Nachteilig bei dieser Vorgehensweise: Für jedes umgestellte Postfach muss eine Weiterleitung auf dem Altsystem eingerichtet werden und die Mitwirkung des Betreibers des Altsystems ist erforderlich. Die Anwender arbeiten übergansweise in verschiedenen Systemumgebungen und bestimmte Teamfunktionen sind in dieser Zeit nicht möglich. Dies betrifft den Zugriff auf freigegebene Ordner, Kalender, Terminplanungs-Assistent, Verteilergruppen etc.

Fazit:

Eine Migration der E-Mail-Lösung einer Organisation bzw. eines Unternehmens, ganz gleich ob 10, 100 und mehr E-Mail-Postfächer betroffen sind, muss für einen professionellen Anbieter Routine sein. Diese muss geplant und ggfs. in den Einzelheiten im Vorfeld besprochen werden. Wichtig ist daher auch, dass man für die Migration einen festen Ansprechpartner zugewiesen bekommt. Wenn die Planung und Vorbereitung soweit stimmen, wird man der Migration entspannt entgegensehen und die Vorteile von Hosted Exchange 2013 in vollen Zügen genießen.