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PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Outlook-Datendatei Speicherort

Exportieren einer. PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

Outlook-Datendatei Speicherort

Bei einem Providerwechsel ist die Portierung der E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte etc. mit dem Umzug der Postfächer verbunden. Dies geschieht über den Export der PST-Datei in Outlook. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie den Export der Outlook-Datendatei (.PST) durchführen können.

1.Klicken Sie auf Datei.
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei
2. Dann auf Öffnen und exportieren sowie Importieren/Exportieren klicken.
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In eine Datei exportieren aus und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Import-Export-Assistent Outlook

4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (.pst) und dann auf Weiter.
Exportieren der pst-Datei in Outlook

5. Sie können nun das Konto, das Sie exportieren möchten, auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die E-Mail-Adresse bzw. den Namen (in diesem Beispiel @cojama.de – aus Vereinfachungsgründen haben wir von einem Namen abgesehen).

Durch das Setzen eines Häkchens bei Unterordner einbeziehen können Sie den gesamten Inhalt des Kontos, inklusive aller dazugehörigen E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben exportieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
E-Mail-Adresse für pst-Datei auswählen

6. Über Durchsuchen können Sie einen Speicherort für die .PST-Datei wählen und einen individuellen Dateinamen eingeben. In diesem Beispiel heißt unsere .PST-Datei backup.pst und wir haben den Desktop als Speicherort ausgewählt.

Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung, die primär von Bedeutung sind, wenn Sie die .PST-Datei schon zuvor unter dem gleichen Dateinamen abgespeichert haben und somit in die bereits vorhandene .PST-Datei exportieren möchten. Standardmäßig ist die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen gewählt, die Sie für das Exportieren nutzen sollten.

Wir möchten Ihnen die drei Optionen kurz erläutern:

  • Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen:
    Exportierte Elemente bzw. Daten (z. B. eine E-Mail) werden nur einmal in der .PST-Datei gespeichert und kommen somit nicht doppelt vor.
  • Erstellen von Duplikaten zulassen: Gleiche Daten werden mehrfach gespeichert, wenn Sie den Export-Vorgang wiederholen.
  • Keine Duplikate exportieren: Es werden ausschließlich Daten gespeichert, die seit dem letzten Export zusätzlich hinzugekommen sind.

Klicken Sie zum Fortfahren auf Fertig stellen.
Speicherort der pst-Datei wählen

7. Falls Sie zum ersten Mal eine Datendatei erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ein optionales Kennwort hinzuzufügen, um die Datei mit einem Kennwort zu schützen. Hierzu geben Sie in die Zeilen „Kennwort“ und „Kennwort bestätigen“ ein Kennwort ein und bestätigen Sie mit „OK“.

Wenn Sie kein Passwort erstellen möchten, lassen Sie die Kennwort-Zeilen frei und klicken auf OK.

Zur Information: Wenn Sie in eine vorhandene .PST-Datei exportieren, die Sie zuvor mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie das Kennwort im Dialogfenster eingeben und mit OK bestätigen.
Kennwort erstellen

8. Die .PST-Datei befindet sich nun an dem angegebenen Speicherort. In diesem Beispiel: Der Desktop.

Sie können nun die .PST-Datei auf einen Datenträger abspeichern oder uploaden, falls Sie diese an Ihren Provider im Rahmen der Migration übergeben möchten.
Outlook-Datendatei Speicherort

Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte in unserem Video-Tutorial auf YouTube zusammengefasst: Video-Tutorial „Exportieren einer .pst-Datei in Outlook

Filter-Funktion im Import/Export-Assistenten:

Abschließend möchten wir auf die Filter-Funktion, die Ihnen sowohl beim Export der .PST-Datei als auch beim Import zur Verfügung steht, eingehen. Der Export von Daten mit Hilfe eines Filters findet oft bei der Migration zu Hosted Exchange Anwendung:

Wenn ein Umzug der Konten durchgeführt werden soll und eine große Menge an Clients und Daten bestehen, bietet es sich an, vor der Umzug ältere Daten getrennt zu exportieren. Dadurch spart man Zeit und stört nicht die Arbeitsabläufe im normalen Berufsalltag. Wurde der erste Datensatz importiert und der Umzug erfolgreich abgeschlossen, werden die aktuelleren Daten aus dem Alt-System exportiert und in das neue System importiert, um so die Datensätze der einzelnen Clients wieder zu vervollständigen.

1.Um den Filter zu nutzen, klicken Sie im oben beschriebenen Schritt 5 auf Filter.
Filterfunktion für PST-Datei

2. Wählen Sie nun im Reiter Erweitert folgendes Feld aus: Feld > Datums-/Uhrzeitfelder > Geändert
Filter erweiter pst-Datei

3. Wählen Sie nun unter Bedingungen am oder vor aus.
Filterbedingung am vor

4. Geben Sie nun einen Wert ein (Datum), der angibt, bis zu welchem Änderungsdatum Dateien für den Export berücksichtigt werden sollen. Alle Dateien nach diesem Datum werden nicht exportiert.

Klicken Sie anschließend auf Zu Liste hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.
Export-Filter für pst-Datei
Fahren Sie nun mit dem oben beschriebenen Schritt 6 fort.

Die von Ihnen exportierte Outlook-Datendatei enthält nun somit alle Daten, die bis zum definierten Datum vorhanden sind. Dies ermöglicht Ihnen und Ihrem Provider mit dem ersten Step des Postfach-Umzugs zu beginnen, ohne tägliche Arbeitsabläufe zu stören.

 

 

 

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Möglichkeiten der Migration (Umzug) nach Hosted Exchange 2013

Bei einem Anbieterwechsel stellen sich Unternehmen und Organisationen oft die Frage, wie eine Migration ihrer eigenen E-Mail-Lösung zu Hosted Exchange 2013 vom Cloud Computing-Anbieter im Detail umgesetzt wird. Dabei fehlen ihnen oft die nötige Transparenz über den Prozess und wichtige Hintergrundinformationen, um die bevorstehenden Aktivitäten konkret einschätzen zu können. Dementsprechend verursacht der Gedanke an einen Umzug des E-Mail-Systems bei einigen Interessenten erstmal ein gewisses Unbehagen. Doch das muss nicht sein.

Häufig wird auch die Frage gestellt, ob man bei einem Wechsel seiner E-Mail-Lösung folglich auch seine Domain umziehen muss. Ein Umzug der Domain ist definitiv nicht notwendig, aber auf Wunsch möglich. Die große Mehrheit der Hosted Exchange-Kunden ändert einfach die MX-Records für die Domain beim aktuellen Provider. Eine andere, weniger elegante Lösung, ist die Einrichtung von Weiterleitungen.

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Organisationen und Unternehmen stehen innerhalb des Migrationsprozesses zwei mögliche Verfahrensweisen für den Umstieg auf Hosted Exchange 2013 zur Auswahl:
Der Umzug aller Anwender in einem Schritt oder der Umzug kleiner Anwendergruppen in mehreren Schritten.

Sowohl der Ablauf als auch die Vor- und Nachteile werden im Folgenden für jede Verfahrensweise beschrieben:


1. Umzug in einem Schritt

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Einrichtung der neuen Postfächer auf allen Outlook-Clients in einem neuen Profil
  • Bis zu dem Umzug wird mit dem alten Profil gearbeitet.
  • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
  • Information der Anwender über die bevorstehenden Änderungen
  • Am Umzugs-Wochenende:
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der gesamte Mailverkehr auf dem neuen System eingeht.
    • Export der Postfach-Inhalte in eine pst-Datei (serverseitig oder an den Clients)
    • Import der Postfach-Inhalte (sowohl an den Clients oder serverseitig möglich)
    • An den Clients das neue Profil als Standard konfigurieren
  • Einrichtung Mobiler Endgeräte
  • Vor-Ort Support am Tag nach dem Umzug

Der Vorteil beim Umzug in einem Schritt liegt darin, dass auf dem Altsystem keine Weiterleitungen für die umgestellten Anwender eingerichtet werden. Grund hierfür ist, dass der Mailverkehr für die gesamte E-Mail-Domain auf dem neuen System eingeht. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ordnerfreigaben, Adressbuchabfragen und die Terminsuche uneingeschränkt funktionieren, da sich bekanntlich alle Anwender in einer Organisation befinden.

Ein Nachteil dieser Vorgehensweise: Wenn die Anzahl der Postfächer und die Datenmengen bestimmte Größen überschreiten, kann ein Wochenende ggf. zu kurz für den Umzug der Clients und das Hochladen bzw. Synchronisieren der Postfach-Inhalte sein. Selbstverständlich kann die Migration auch während der Werktage stattfinden. Das betrifft z. B. Unternehmen wie etwa ein Online-Shop, bei dem am Wochenende ein deutlich höheres E-Mail-Aufkommen entsteht als werktags.


2. Umzug in mehreren Schritten

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Umzug von Anwendergruppen in mehreren Schritten:
    • Einrichtung der neuen Postfächer auf den Outlook-Clients
    • Einrichtung von Mail-Weiterleitungen für die betroffenen Benutzer
    • Migration der Postfach-Inhalte
    • Einrichtung Mobiler Endgeräte
    • Support / Nachbetreuung
  • Nach der Migration aller Postfächer:
    • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der Mailverkehr direkt auf dem neuen System eingeht

Soll der Umzug in mehreren Schritten stattfinden, bestehen die Vorteile darin, dass nur wenige Anwender von dem Umzug betroffen sind und Support benötigen. Ein Umzug kann ggfs. während den Geschäftszeiten erfolgen und zeitliche Engpässe beim Hochladen der Daten werden vermieden.

Nachteilig bei dieser Vorgehensweise: Für jedes umgestellte Postfach muss eine Weiterleitung auf dem Altsystem eingerichtet werden und die Mitwirkung des Betreibers des Altsystems ist erforderlich. Die Anwender arbeiten übergansweise in verschiedenen Systemumgebungen und bestimmte Teamfunktionen sind in dieser Zeit nicht möglich. Dies betrifft den Zugriff auf freigegebene Ordner, Kalender, Terminplanungs-Assistent, Verteilergruppen etc.

Fazit:

Eine Migration der E-Mail-Lösung einer Organisation bzw. eines Unternehmens, ganz gleich ob 10, 100 und mehr E-Mail-Postfächer betroffen sind, muss für einen professionellen Anbieter Routine sein. Diese muss geplant und ggfs. in den Einzelheiten im Vorfeld besprochen werden. Wichtig ist daher auch, dass man für die Migration einen festen Ansprechpartner zugewiesen bekommt. Wenn die Planung und Vorbereitung soweit stimmen, wird man der Migration entspannt entgegensehen und die Vorteile von Hosted Exchange 2013 in vollen Zügen genießen.