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Outlook signieren

Einbindung eines S/MIME Zertifikats in Outlook

Was ist S/MIME?

S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) ist ein Standard zur E-Mail-Verschlüsselung, über den sichergestellt wird, dass die gesendete E-Mail tatsächlich von Ihnen stammt und nicht manipuliert wurde. Dies gewährleistet den Datenschutz der versendeten E-Mails und verhindert, dass Unbefugte an Ihre sensiblen Daten gelangen können. Um Ihre E-Mails zu verschlüsseln, benötigen Sie ein S/MIME-Zertifikat. Wie Sie dieses erfolgreich in Outlook einbinden können, zeigen wir Ihnen in unserem neuen Blogbeitrag.

Exportieren des Zertifikats via Firefox:

Nachdem Sie Ihr Zertifikat erfolgreich heruntergeladen und installiert haben, gehen Sie bitte wie folgt vor, um dieses aus dem Browser zu exportieren.

Firefox Einstellungen öffnen  Firefox Datenschutz Sicherheit

Wählen Sie „Einstellungen -> Datenschutz & Sicherheit -> Zertifikate anzeigen…“.

Firefox Zertifikat exportieren

Wählen Sie hier das S/MIME-Zertifikat aus und sichern Sie dieses in einen beliebigen Ordner auf Ihrem PC.

Bitte notieren Sie sich das beim Export vergebe Kennwort, dieses wird in einem späteren Schritt noch einmal benötigt.

Einbindung des Zertifikats in Outlook:

Wählen Sie in Outlook „Datei => Optionen => Trust Center => Einstellungen für das Trust Center…“:

Outlook Optionen Outlook Trust Center

Im Bereich „E-Mail-Sicherheit“ finden Sie im Abschnitt „Digitale IDs“ den Punkt „Importieren/Exportieren…“:

Outlook Import Export

Bitte wählen Sie hier das neue S/MIME-Zertifikat aus und geben das Passwort ein, welches Sie während des Exportvorgangs in Firefox vergeben haben:

Outlook SMIME

Nachdem das Zertifikat nun erfolgreich in Outlook importiert wurde, können Sie dieses im Bereich „Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten“ unter dem Punkt „Einstellungen“ hinterlegen:

Outlook Einstellungen

Sollten Sie mehrere S/MIME-Zertifikate besitzen, können Sie an dieser Stelle festlegen, welches Zertifikat standardmäßig hinterlegt werden soll:

Outlook Zertifikate

Vergeben Sie einen passenden Namen, um das Zertifikat leichter zuordnen zu können, und wählen Sie dann als Signaturzertifikat das importierte Zertifikat aus:

Zertifikat Name

Damit ist Ihr S/MIME-Zertifikat erfolgreich in Outlook hinterlegt, und ausgehenden Nachrichten werden fortan verschlüsselt und digital signiert versendet.

Möchten Sie eine Nachricht von einer anderen Adresse versenden, für die Sie kein gültiges S/MIME-Zertifikat hinterlegt haben, können Sie die Signatur im Bereich „Optionen => Berechtigung => Signieren“ entfernen:

Outlook signieren

Beim Empfänger wird eine mit S/MIME signierte Mail mit einem Signaturzeichen– Symbol gekennzeichnet und mit dem Textbezug „Signiert von …“ versehen:

SMIME Kennzeichnung

Kalenderansicht Hosted Exchange

Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Was ist ein absolutes Muss im Outlook-Kalender eines jeden Angestellten? Die Feiertage!
Damit Sie alle gesetzlichen Feiertage im Blick haben, um eine gut durchdachte Urlaubsplanung unter optimaler Ausnutzung aller Brückentage vornehmen zu können, möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit wenigen Klicks die länderspezifischen Feiertage (gesetzliche Feiertage, nicht bundeslandspezifisch) in den Outlook 2013-Kalender importiert.

Klicken Sie in Outlook links oben auf „Datei“.

Feiertage in Outlook 2013

Wählen Sie dann auf der linken Seite „Optionen“.

Options-Menü in Outlook 2013

In den Outlook-Optionen klicken Sie dann auf den dritten Menüpunkt „Kalender“ (1.) und klicken rechts auf den Button „Feiertage hinzufügen“ (2.).

Feiertage kopieren Outlook 2013

Nun können Sie auswählen, welche Feiertage in den Kalender importiert werden sollen. In unserem Fall möchten wir lediglich die Feiertage von Deutschland einfügen und setzen entsprechend das Häkchen.

Länderliste Outlook 2013 Feiertage

Falls Sie die Feiertage von mehreren Ländern einfügen wollen, da Sie in mehreren Ländern tätig sind, so setzen Sie einfach bei den gewünschten Ländern das Häkchen (das cojama-Team möchte  Sie an dieser Stelle beglückwünschen – Sie sind ein beneidenswerter Glückspilz…).

Bestätigen Sie mit „OK“ und alle Feiertage werden von Outlook automatisch in Ihren Kalender kopiert. Nach erfolgreichem Kopiervorgang erscheint ein Info-Fenster, das Sie mit „OK“ bestätigen.

Feiertage wurden erfolgreich in Outlook Kalender kopiert

Die Feiertage werden Ihnen nun im Outlook-Kalender angezeigt.

 

Jetzt stellt sich noch die Frage: „Was tun, wenn ich versehentlich die Feiertage der dominikanischen Republik hinzugefügt habe?“ (Dies gilt natürlich auch für alle anderen länderspezifischen Feiertage).

Falsche Feiertage iin Outlook ausgewählt

Rufen Sie sich in Outlook Ihren Kalender auf und wählen Sie in der oberen Menüleiste „ANSICHT“ (1.). Wählen Sie dann „Ansicht ändern“ (2.) und ein Untermenü klappt auf (siehe übernächster Screenshot).

Kalenderansicht Hosted Exchange

Wählen Sie in dem aufgeklappten Kontext-Menü den Punkt „Liste“.

Listenansicht in Outlook 2013 auswählen

 

In der Listen-Ansicht können Sie sich alle Ereignisse bzw. Feiertage nach dem Ort filtern lassen. In der Regel sind die Ereignisse nach dem Ort alphabetisch sortiert, so dass Sie alle Ereignisse eines Landes kompakt sehen (siehe Screenshot).

Kategorie Ort in Listenansicht

Markieren Sie nun alle Einträge, die Sie löschen wollen und löschen Sie diese durch Drücken der „Entf-Taste“ auf Ihrer Tastatur oder durch Betätigen eines rechten Mausklicks auf einem der markierten Einträge und anklicken des Drop-Down-Menüfeldes „Löschen“ mit der linken Maustaste.

Feiertage löschen

Die selektierten Kalendereinträge wurden gelöscht und die Anzahl der Feiertage in Ihrem Kalender hat sich mit Sicherheit drastisch verringert. Schlecht für Sie, aber Ihren Arbeitgeber wird dies freuen.

 

Verwendete Versionen: Hosted Exchange 2013 und Outlook 2013

Link zum Video-Tutorial: Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Outlook-Datendatei Speicherort

Exportieren einer. PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

Outlook-Datendatei Speicherort

Bei einem Providerwechsel ist die Portierung der E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte etc. mit dem Umzug der Postfächer verbunden. Dies geschieht über den Export der PST-Datei in Outlook. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie den Export der Outlook-Datendatei (.PST) durchführen können.

1.Klicken Sie auf Datei.
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei
2. Dann auf Öffnen und exportieren sowie Importieren/Exportieren klicken.
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In eine Datei exportieren aus und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Import-Export-Assistent Outlook

4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (.pst) und dann auf Weiter.
Exportieren der pst-Datei in Outlook

5. Sie können nun das Konto, das Sie exportieren möchten, auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die E-Mail-Adresse bzw. den Namen (in diesem Beispiel @cojama.de – aus Vereinfachungsgründen haben wir von einem Namen abgesehen).

Durch das Setzen eines Häkchens bei Unterordner einbeziehen können Sie den gesamten Inhalt des Kontos, inklusive aller dazugehörigen E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben exportieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
E-Mail-Adresse für pst-Datei auswählen

6. Über Durchsuchen können Sie einen Speicherort für die .PST-Datei wählen und einen individuellen Dateinamen eingeben. In diesem Beispiel heißt unsere .PST-Datei backup.pst und wir haben den Desktop als Speicherort ausgewählt.

Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung, die primär von Bedeutung sind, wenn Sie die .PST-Datei schon zuvor unter dem gleichen Dateinamen abgespeichert haben und somit in die bereits vorhandene .PST-Datei exportieren möchten. Standardmäßig ist die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen gewählt, die Sie für das Exportieren nutzen sollten.

Wir möchten Ihnen die drei Optionen kurz erläutern:

  • Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen:
    Exportierte Elemente bzw. Daten (z. B. eine E-Mail) werden nur einmal in der .PST-Datei gespeichert und kommen somit nicht doppelt vor.
  • Erstellen von Duplikaten zulassen: Gleiche Daten werden mehrfach gespeichert, wenn Sie den Export-Vorgang wiederholen.
  • Keine Duplikate exportieren: Es werden ausschließlich Daten gespeichert, die seit dem letzten Export zusätzlich hinzugekommen sind.

Klicken Sie zum Fortfahren auf Fertig stellen.
Speicherort der pst-Datei wählen

7. Falls Sie zum ersten Mal eine Datendatei erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ein optionales Kennwort hinzuzufügen, um die Datei mit einem Kennwort zu schützen. Hierzu geben Sie in die Zeilen „Kennwort“ und „Kennwort bestätigen“ ein Kennwort ein und bestätigen Sie mit „OK“.

Wenn Sie kein Passwort erstellen möchten, lassen Sie die Kennwort-Zeilen frei und klicken auf OK.

Zur Information: Wenn Sie in eine vorhandene .PST-Datei exportieren, die Sie zuvor mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie das Kennwort im Dialogfenster eingeben und mit OK bestätigen.
Kennwort erstellen

8. Die .PST-Datei befindet sich nun an dem angegebenen Speicherort. In diesem Beispiel: Der Desktop.

Sie können nun die .PST-Datei auf einen Datenträger abspeichern oder uploaden, falls Sie diese an Ihren Provider im Rahmen der Migration übergeben möchten.
Outlook-Datendatei Speicherort

Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte in unserem Video-Tutorial auf YouTube zusammengefasst: Video-Tutorial „Exportieren einer .pst-Datei in Outlook

Filter-Funktion im Import/Export-Assistenten:

Abschließend möchten wir auf die Filter-Funktion, die Ihnen sowohl beim Export der .PST-Datei als auch beim Import zur Verfügung steht, eingehen. Der Export von Daten mit Hilfe eines Filters findet oft bei der Migration zu Hosted Exchange Anwendung:

Wenn ein Umzug der Konten durchgeführt werden soll und eine große Menge an Clients und Daten bestehen, bietet es sich an, vor der Umzug ältere Daten getrennt zu exportieren. Dadurch spart man Zeit und stört nicht die Arbeitsabläufe im normalen Berufsalltag. Wurde der erste Datensatz importiert und der Umzug erfolgreich abgeschlossen, werden die aktuelleren Daten aus dem Alt-System exportiert und in das neue System importiert, um so die Datensätze der einzelnen Clients wieder zu vervollständigen.

1.Um den Filter zu nutzen, klicken Sie im oben beschriebenen Schritt 5 auf Filter.
Filterfunktion für PST-Datei

2. Wählen Sie nun im Reiter Erweitert folgendes Feld aus: Feld > Datums-/Uhrzeitfelder > Geändert
Filter erweiter pst-Datei

3. Wählen Sie nun unter Bedingungen am oder vor aus.
Filterbedingung am vor

4. Geben Sie nun einen Wert ein (Datum), der angibt, bis zu welchem Änderungsdatum Dateien für den Export berücksichtigt werden sollen. Alle Dateien nach diesem Datum werden nicht exportiert.

Klicken Sie anschließend auf Zu Liste hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.
Export-Filter für pst-Datei
Fahren Sie nun mit dem oben beschriebenen Schritt 6 fort.

Die von Ihnen exportierte Outlook-Datendatei enthält nun somit alle Daten, die bis zum definierten Datum vorhanden sind. Dies ermöglicht Ihnen und Ihrem Provider mit dem ersten Step des Postfach-Umzugs zu beginnen, ohne tägliche Arbeitsabläufe zu stören.

 

 

 

Virus in .zip-Datei Bewerbung

Bedrohlicher Virus in Form eines Bewerbungsschreibens

Virus in .zip-Datei Bewerbung

Aus aktuellem Anlass möchten wir Sie darüber informieren, dass seit Kurzem ein besonders bedrohlicher Virus im Umlauf ist.

Der Virus wird via E-Mail-Adresse (z. B. Joachim.Grunwald@t-online.de) verbreitet und ist in Form eines Bewerbungsschreibens getarnt.

Der Virus wird über eine angehängte .zip-Datei, die in vielen Fällen den Dateinamen „Lebenslauf.zip“ hat, verbreitet. Er verschlüsselt alle auf dem PC vorhandenen Daten und verhindert den Zugriff.

Da der Virus noch sehr neu ist, bitten wir unsere Exchange-Kunden trotz der vorgeschalteten Anti-Spam-Appliance verdächtige Dateianhänge nicht zu öffnen, falls Sie derartige E-Mails erhalten sollten.

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich zur Verfügung.

Mobile Mail Apps im Vergleich – der cojama Testbericht

Mail App Tetsbericht

Das Thema E-Mail ist trotz der Verbreitung von WhatsApp, Facebook und Twitter nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationsdienste auf Mobilen Endgeräten.

Hosted Exchange auf mobilen Endgeräten:

Mit einem cojama Hosted Exchange Business Postfach können Mails neben OWA (OutlookWebApp) und Outlook auch über diverse mobile Applikationen abgerufen und versendet werden.
Oft bieten die bereits vorinstallierten Mailing Apps auf Smartphone oder Tablet jedoch nicht den gewünschten Funktionsumfang. Viele Entwickler haben das Thema aufgegriffen, sodass inzwischen eine Vielzahl an Mailing Applikationen für Android und IOS Geräte angeboten werden.

Leistungsumfang:

Der Leistungsumfang der sowohl kostenfreien, als auch kostenpflichtigen Apps reicht dabei von „aufs wesentliche reduziert“, bis hin zu „spezielleren Features“ wie z.B. die Verknüpfung mit Diensten wie Todolist, OneNote oder Evernote.

Je nach Nutzungsverhalten reichen für viele Anwender die vorinstallierten Mail Apps von iOS, Windows Phone und Android nicht aus, um alle Anforderungen komfortabel abzudecken.
Wir haben für Sie eine Auswahl der bekanntesten Mailing Apps für Android und IOS unter die Lupe genommen und einen kurzen Testbericht zu den einzelnen Apps verfasst, sodass Sie sich einen praxisnahen Überblick verschaffen können.

Leistungskriterien:

Wichtig waren dabei u.a. die Fragen, welche Zusatzfunktionen angeboten werden, ob Kosten entstehen und inwieweit die getesteten Apps die Anbindung von Microsoft Exchange unterstützen.

Download:

Den kompletten Bericht finden Sie hier zum Download. Viel Spaß beim Lesen.

Verschlüsselte E-Mail Kommunikation dank StartTLS

Sichere Verschlüsselung dank StartTLS

Der Wunsch nach einem verschlüsselten E-Mail Austausch ist nicht neu und erhält auf Grund der zurückliegenden Enthüllungen geheimdienstlicher Aktivitäten im IT-Bereich zusätzliche Dynamik.

Gleichzeitig verlangen Anwender und Unternehmen nach Lösungen, die keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich bringen und die Funktionalität der E-Mail Kommunikation in keiner Weise einschränken.

Hier bietet das StartTLS Verfahren einen sicheren und zugleich praxistauglichen Ansatz.

Im Gegensatz zu einer End-zu-End Verschlüsselung, wie sie das PGP-Verfahren oder S/MIME bieten, wird beim Start-TLS Verfahren nur die Server-zu-Server Kommunikation verschlüsselt. Daher sind an den E-Mail bzw. Groupware-Clients keine Konfigurationsänderungen oder Software-Installationen erforderlich.

Wie funktioniert StartTLS?

StartTLS wird von den meisten E-Mail Servern unterstützt und muss lediglich aktiviert werden. Weiterhin ist ein Verschlüsselungs-Zertifikat erforderlich, wie es auch für den verschlüsselten Zugriff auf Webseiten (https://) genutzt wird. Das Zertifikat sollte von einer vertrauenswürdigen und verbreiteten Certification Authority (CA) stammen, damit es von allen Gegenstellen akzeptiert wird. Umgekehrt sollte der SMTP-Server auch nur Verbindungen mit Zertifikaten von vertrauenswürdigen öffentlichen CAs akzeptieren.

Bei einem selbst signierten Zertifikat besteht grundsätzlich das Risiko eines Man-in-the-Middle Angriffs. Mit einem gewissen technischen Aufwand könnte eine Instanz im Netz eines der beteiligten Internet-Provider vortäuschen, der Server des Nachrichtenempfängers zu sein und die Kommunikation entschlüsseln. Diese Gefahr ist bei einer vertrauenswürdigen CA – also einem gekauften Zertifikat – äußerst gering.

Damit die Nachrichtenübertragung auch tatsächlich verschlüsselt erfolgt, müssen die Mailserver des Senders und des Empfängers StartTLS unterstützen. Tut einer dies nicht oder gelingt der Aufbau einer sicheren Verbindung aus einem anderen Grund nicht, werden die Nachrichten über eine unverschlüsselte SMTP-Verbindung übertragen.

Für den Benutzer ist im Vorfeld nicht erkennbar, ob der Versand verschlüsselt erfolgt. Dies kann erst in der empfangenen Nachricht anhand des Mail-Headers festgestellt werden.

Mandatory TLS

Da die Verschlüsselung über StartTLS nur funktioniert, wenn beide Partner mitspielen, gehen größere Organisationen, die Wert auf Datensicherheit legen, mittlerweile dazu über, verschlüsselten E-Mail Verkehr von und zu Ihren Geschäftspartnern zu erzwingen.

Man spricht hier auch vom Mandatory TLS Verfahren. Die SMTP-Gateways des Mailsystems werden so konfiguriert, dass die SMTP-Kommunikation an bestimmte Ziel-Domains ausschließlich TLS-verschlüsselt erfolgt. Gelingt es nicht, einen verschlüsselten Kanal aufzubauen, werden die betreffenden Nachrichten nicht versandt, sondern bleiben für eine gewisse Zeit in der Ausgang-Warteschlange stehen. Die Partnerunternehmen werden meist im Rahmen eines standardisierten Prozesses eingebunden und müssen Ihre Systeme entsprechend konfigurieren.

Hat das Unternehmen einen Serviceprovider mit dem Betrieb des Groupware-Systems beauftragt oder nutzt einen Dienst aus der Cloud, wie z. B. Hosted Exchange, so kümmert sich der Outsourcing Partner um alle notwendigen Schritte.

Das Thema Transport Layer Security (TLS) im Zusammenhang mit der E-Mail Kommunikation wurde in der Vergangenheit von Unternehmen aus dem Automotive-Bereich stark vorangetrieben. Wer als Geschäftspartner die geforderten Standards nicht umsetzen kann, verliert gegenüber großen Auftraggebern schnell an Attraktivität.

Unterschiede zu einer End-zu-End Verschlüsselung

Im Gegensatz zu einer End-zu-End Verschlüsselung bleiben die E-Mail Nachrichten beim TLS-Verfahren unverschlüsselt in den Postfächern der Anwender liegen. Ein Angreifer, der sich Zugang zu den Mailservern verschafft, auf denen die Postfächer untergebracht sind, kann daher alle Inhalte lesen.

Beim PGP oder S/MIME Verfahren können die Nachrichteninhalte nur gelesen werden, wenn die genutzten Clients mit einer entsprechenden Software, bzw. einem persönlichen Zertifikat ausgestattet sind.

Dies ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand und Kosten verbunden. Auch nach einem Austausch der Clients müssen die alten Zertifikate (S/MIME) oder Schlüsselpaare (PGP) wieder eingebunden werden, um ältere verschlüsselte Nachrichten lesen zu können.
Da man nicht (mehr) davon ausgehen kann, dass Daten, die über das Internet zwischen zwei Systemen im Inland übertragen werden, nur die Systeme der Netz-Provider durchlaufen und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind, sollten E-Mails mit vertraulichem Inhalt oder personenbezogenen Daten heute nicht mehr unverschlüsselt versandt werden. Das TLS-Verfahren bietet hierfür eine sichere und zuverlässige Basis.

Als Anbieter von Microsoft Exchange aus der Cloud unterstützt cojama seit mehr als sechs Jahren auf seiner Infrastruktur das StartTLS Verfahren.

 

 

Migration E-Mail-Server und Daten von Tobit David nach Microsoft Hosted Exchange

Der folgende Blog beschäftigt sich mit der Situation eines Unternehmens oder einer Organisation, die Tobit David als E-Mail-Lösung im Einsatz hat, aber zu einem Microsoft Hosted Exchange wechseln möchte. Damit sich ein Administrator bzw. die verantwortlichen IT-Mitarbeiter dieser anspruchsvollen Aufgabe zuwenden können, werden im Vorfeld einige Fragen zu klären sein. Gibt es bewährte Migrationsmethoden? Wenn ja, wie und vor allem wie gut und schnell funktionieren sie?

IT Consultant überwacht Server im Rechenzentrum

Widmet man sich der ersten Frage „Gibt es bewährte Migrationsmethoden von Tobit David zu Microsoft Exchange?“, so kann man Folgende Punkte festmachen:
Es gibt mehrere Anbieter, die sich auf Migrationen zwischen verschiedenen E-Mail-Lösungen spezialisiert haben. Dazu haben einige dieser Anbieter diverse Tools entwickelt, um die Migration einfacher und zuverlässiger durchführen zu können. Logischerweise hängt es auch davon ab, wie viele Nutzer umgezogen werden müssen und wie anspruchsvoll die aktuelle Umgebung aufgebaut ist, sprich sind public folder oder Ressourcenpostfächer im Spiel, sind Freigabe-Berechtigungen auf Kalender und Postfächer eingerichtet usw.?

Um die zweite Frage „Wenn ja, wie funktioniert das?“ zu beantworten, haben wir als Beispiel einen der Anbieter ausgewählt. Im Folgenden ist ein Auszug der Planung von audriga über eine anstehende Migration zusammengestellt:
Aktuell ist audriga in der Lage, E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben zu migrieren. Bei vorhandenen Freigaben und Public Folder/Shared Mailboxen muss man je nach System die Machbarkeit prüfen und die Mappings definieren.

Voraussetzung zur Migration mit audriga:
•    Der Server ist aus dem Internet erreichbar (Schnittstellen gemäß einer Matrix sind freigeschaltet)
•    Ausreichende Bandbreite im Verhältnis zum Datenvolumen steht zur Verfügung

  • 1 Mbit max. 10 GB insgesamt
  • 6 Mbit max. 100 GB insgesamt

•    Ziel-Postfächer müssen angelegt sein
•    Zugangsdaten für die einzelnen Postfächer sind bekannt oder es existiert ein Admin Account mit Vollzugriff auf die einzelnen Postfächer

  • Admin Zugriff bei Exchange, Zimbra und Google
  • Bei Admin Zugriff müssen Throttling-Einstellung beachtet bzw. ausgeschaltet werden.

Besonderheiten bei Tobit Migrationen:
•    Tobit stellt über IMAP auch Kontakte und Kalenderordner zur Verfügung, die bei der Migration mit audriga ausgeklammert werden.
•    Verwendete Attribute bei Kontakten (z.B. bei E-Mail Adressen) können zwischen Benutzern abweichen, audriga kann hier bei Bedarf die Mappings auf Benutzerebene anpassen.
•    Je nach Last auf dem Server werden teilweise nicht alle Daten geliefert. Da bereits übertragene Daten vom audriga Umzugsdienst erkannt werden, kann die Migration mehrmals angestoßen werden, bis alle Daten migriert sind.

Die letzte Frage „Wie gut und schnell funktioniert die Migration?“ ist für den Administrator bzw. IT-Verantwortlichen deshalb wichtig, weil er nicht nur den Zeitaufwand abschätzen möchte, sondern vor allem seine Risiken. Denn am Ende trägt er die Verantwortung, wenn Daten verloren gehen, Systeme nicht mehr funktionieren und im schlechtesten Fall dadurch die Kollegen und der Chef mit dem neuen System unzufrieden sind.

Da Tobit David die o.g. Besonderheiten mitbringt, empfiehlt audriga eine betreute Migration:
Bei einer betreuten Migration führt audriga vorausgehend eine Testmigration zur Prüfung der Machbarkeit durch, da hier meistens zusätzliche Vorbereitungen am System getroffen werden müssen.  Ein Projekt läuft dann wie folgt ab:
Der Admin muss audriga 1-2 Konten auf der Quell- und Zielplattform bereitstellen und die benötigten Vorarbeiten durchführen. audriga führt damit einen Testumzug durch, um die Machbarkeit zu prüfen (z.B. sind die Schnittstellen über das Internet erreichbar, wurden alle Vorarbeiten abgeschlossen etc.).
Wenn dem Umzug nichts entgegenspricht, wird der Migrations-Anbieter 10-20 produktive Accounts testweise umziehen. Da hier die Daten nur kopiert werden, können die Accounts während des Umzugs problemlos weitergenutzt werden.
Im Anschluss daran wird audriga dem Kunden einen detaillierten Migrationsplan vorstellen und eine Aufwandsabschätzung erstellen.

Zum Thema Zeitaufwand schreibt audriga:
„Je nach Anbieter/Server werden 1-5 parallele Verbindungen pro Postfach gleichzeitig durchgeführt. Abhängig von der Leistungsfähigkeit des Quell- und Zielservers, ziehen wir im Schnitt je Postfach 0,3-1,0 GB pro Stunde um. Mehrere Postfächer werden parallel umgezogen. Wir empfehlen beim Umzug von mehreren Postfächern vorab einen Testumzug mit einem Postfach zu machen.“

Fazit:
Eine Migration von Tobit David zu Hosted Exchange ist für spezialisierte Anbieter eine Routine-Aufgabe. Gerade bei einer größeren Organisation ist es jedoch wichtig, im Vorfeld einen Testlauf zu machen, und erst dann final die Livedaten umzuziehen. Dabei sollte man die betreute Migration in Betracht ziehen. Mit einem Spezialisten an der Seite wird Ihr Projekt sauber und reibungslos über die Bühne gehen.

PS: Wenn Sie mit Ihrem Tobit David zu cojamas Hosted Exchange wechseln, übernimmt cojama unter bestimmten Voraussetzungen die kompletten Migrationskosten und unterstützt Sie während der gesamten Laufzeit kostenfrei. Fragen Sie einfach bei cojama nach, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen.

Problem: E-Mails werden im Posteingang als [Entwurf] angezeigt

[Entwurf]

Sie nutzen Hosted Exchange und haben in Outlook oder OWA das Problem, dass (zeitweise) Nachrichten nicht beantwortet werden können, weil Sie im Posteingang als [Entwurf] angezeigt werden?
Dieses Problem entsteht wahrscheinlich durch ein aktiviertes Add-In Ihres Virenscanners in Outlook und beeinflusst auch die Darstellung im OWA.

Zum Lösen des Problems führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf den Reiter „Datei“:
(Die Darstellung kann in älteren Outlook Versionen abweichen)

Outlook [Entwurf] 1

 

2. Wählen Sie „Optionen“:

Outlook [Entwurf] 2

3. Wählen Sie hier Add-Ins und suchen Sie in der Liste der Aktivierten Add-Ins nach dem Add-In Ihres Virenscanners und deaktivieren Sie dieses. Klicken Sie auf „OK“ um die Einstellungen zu speichern.

Nun sollte das Problem in Outlook und OWA nicht mehr auftreten.

Es ist allerdings möglich, das sich das Add-In nach einer Aktualisierung von selbst wieder einschaltet.

In diesem Falle müssen Sie es entweder erneut manuell ausschalten oder notfalls zu einem anderen Virenscanner wechseln.

Dedizierte Server

Was ist ein dedizierter Server?

Dedizierte Server

Bei einem dedizierten Server handelt es sich um einen Server, der für einen Netzwerkdienst oder mehrere dauerhaft betriebene Dienste vorgesehen ist und nicht für alltägliche Aufgaben genutzt wird.
Dieser kann für einen einzelnen Kunden beim Provider angemietet werden, wodurch ihm exklusiv die vereinbarte Leistung zur Verfügung steht. Der dedizierte Server kann je nach Anforderung, sowohl als eigenständiger physikalischer Server, als auch als virtueller Server in einem Cluster bereitgestellt werden.

Es gibt allgemein drei verschiedene Stufen von dedizierten Servern:

Housing:
Hierbei wird ein Server mit ins Rack des Hosters aufgenommen, der dem Kunden gehört. Der Kunde ist also bis hin zur Hardware selbst verantwortlich für den Server.

Root:
Hierbei handelt es sich um einen vom Hoster bereitgestellten Server, auf den der Kunde Root-Rechte besitzt. Der Kunde hat also vollen Zugriff auf die Administration des Servers.
Wichtigster Vorteil ist, dass er eigene Dienste wie z.B. einen Web- oder Applikationserver installieren kann. Ein Nachteil ist allerdings, dass sich der Hoster nicht um die Aktualität des Betriebssystems kümmert und oftmals auch keine Updates ausführt.

Managed:
Hierbei kümmert sich der Hoster neben der Hardware auch um das Betriebssystem und Updates. Hier gehen die angebotenen Möglichkeiten je nach Hoster weit auseinander. Dies reicht von der freigestellten Wahl eines Betriebssystems, bis hin zu Detailkonfigurationen (für Aufpreise). Teilweise übernimmt der Hosting-Partner auch den vollständigen Betrieb der Anwendungen.

Warum entscheidet man sich für einen dedizierten Server?

Wer sich für einen dedizierten Server entscheidet, hat meist bestimmte Erwartungen an die Leistung des Servers. Meist gibt es drei wesentliche Angaben zur Serverleistung:
– Prozessor
– Arbeitsspeicher
– Festplatten

Je nach Ausrichtung und Anwendungszweck ergeben sich hier individuelle Anforderungen, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Diese zeigen sich je nach Rechenaufwand in Form von verschieden starken Prozessoren, oder bei erhöhtem Arbeitsspeicher für Anwendungen die viel Zwischenspeichern müssen. Vor allem beim Leistungsmerkmal Festplatten gibt es viele Ausrichtungsmöglichkeiten. Je nach Bedarf muss hier die Art der Festplatten geprüft, oder die Wahl eines RAID-Systems getätigt werden. Wird eine hohe Lese-/Schreibgeschwindigkeit für schnelle Zugriffe benötigt, sollten SSDs verwendet werden. Geht es primär um die Sicherung der Daten und weniger um geringe Zugriffszeiten, sollte sich eher für langsamere HDDs in einem RAID 1 oder RAID 10 Verbund entschieden werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist jedoch auch die zur Verfügung gestellte Bandbreite.
Viele Hoster antworten auf die Kundenanforderungen an das Traffic-Volumen mit einer Flatrate um versteckte Kosten zu vermeiden. Allerdings ist hier auf die Details zu achten, da in der Praxis je nach Netzauslastung und verwendeten Switches, oft nur eine geringere Bandbreite erreicht werden kann.

Welche Möglichkeiten bietet cojama?

cojama bietet Ihnen für die bereitgestellten Dienstleistungen Hosted SharePoint und Hosted Exchange auch die Möglichkeit, diese auf einem eigenständigen dedizierten Server exklusiv für Ihr Unternehmen zu betreiben.
Mit einem dedizierten Server stehen Ihnen die gesamte Flexibilität und alle Leistungs-Ressourcen des Servers exklusiv zur Verfügung. Man muss also nicht teilen, wie bei einer „Shared Infrastructure“.

Ein dedizierter Server oder ein Verbund mehrerer Server kann von cojama bereitgestellt werden für die Dienste Microsoft SharePoint und Microsoft Exchange.
Auf Anfrage geht der Anbieter aber auch gern auf andere Individuelle Wünsche zur Gestaltung des Dedizierten Servers ein.