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Kalenderansicht Hosted Exchange

Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Was ist ein absolutes Muss im Outlook-Kalender eines jeden Angestellten? Die Feiertage!
Damit Sie alle gesetzlichen Feiertage im Blick haben, um eine gut durchdachte Urlaubsplanung unter optimaler Ausnutzung aller Brückentage vornehmen zu können, möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit wenigen Klicks die länderspezifischen Feiertage (gesetzliche Feiertage, nicht bundeslandspezifisch) in den Outlook 2013-Kalender importiert.

Klicken Sie in Outlook links oben auf „Datei“.

Feiertage in Outlook 2013

Wählen Sie dann auf der linken Seite „Optionen“.

Options-Menü in Outlook 2013

In den Outlook-Optionen klicken Sie dann auf den dritten Menüpunkt „Kalender“ (1.) und klicken rechts auf den Button „Feiertage hinzufügen“ (2.).

Feiertage kopieren Outlook 2013

Nun können Sie auswählen, welche Feiertage in den Kalender importiert werden sollen. In unserem Fall möchten wir lediglich die Feiertage von Deutschland einfügen und setzen entsprechend das Häkchen.

Länderliste Outlook 2013 Feiertage

Falls Sie die Feiertage von mehreren Ländern einfügen wollen, da Sie in mehreren Ländern tätig sind, so setzen Sie einfach bei den gewünschten Ländern das Häkchen (das cojama-Team möchte  Sie an dieser Stelle beglückwünschen – Sie sind ein beneidenswerter Glückspilz…).

Bestätigen Sie mit „OK“ und alle Feiertage werden von Outlook automatisch in Ihren Kalender kopiert. Nach erfolgreichem Kopiervorgang erscheint ein Info-Fenster, das Sie mit „OK“ bestätigen.

Feiertage wurden erfolgreich in Outlook Kalender kopiert

Die Feiertage werden Ihnen nun im Outlook-Kalender angezeigt.

 

Jetzt stellt sich noch die Frage: „Was tun, wenn ich versehentlich die Feiertage der dominikanischen Republik hinzugefügt habe?“ (Dies gilt natürlich auch für alle anderen länderspezifischen Feiertage).

Falsche Feiertage iin Outlook ausgewählt

Rufen Sie sich in Outlook Ihren Kalender auf und wählen Sie in der oberen Menüleiste „ANSICHT“ (1.). Wählen Sie dann „Ansicht ändern“ (2.) und ein Untermenü klappt auf (siehe übernächster Screenshot).

Kalenderansicht Hosted Exchange

Wählen Sie in dem aufgeklappten Kontext-Menü den Punkt „Liste“.

Listenansicht in Outlook 2013 auswählen

 

In der Listen-Ansicht können Sie sich alle Ereignisse bzw. Feiertage nach dem Ort filtern lassen. In der Regel sind die Ereignisse nach dem Ort alphabetisch sortiert, so dass Sie alle Ereignisse eines Landes kompakt sehen (siehe Screenshot).

Kategorie Ort in Listenansicht

Markieren Sie nun alle Einträge, die Sie löschen wollen und löschen Sie diese durch Drücken der „Entf-Taste“ auf Ihrer Tastatur oder durch Betätigen eines rechten Mausklicks auf einem der markierten Einträge und anklicken des Drop-Down-Menüfeldes „Löschen“ mit der linken Maustaste.

Feiertage löschen

Die selektierten Kalendereinträge wurden gelöscht und die Anzahl der Feiertage in Ihrem Kalender hat sich mit Sicherheit drastisch verringert. Schlecht für Sie, aber Ihren Arbeitgeber wird dies freuen.

 

Verwendete Versionen: Hosted Exchange 2013 und Outlook 2013

Link zum Video-Tutorial: Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

vCard in Outlook importieren

vCard (.vcf) in öffentlichen Ordner einfügen

Eine elektronische Visitenkarte bzw. vCard (.vcf-Dateiformat) ist ein praktisches Hilfsmittel, um schnell sowie einfach Kontaktdaten in einem digitalen Adressbuch abzuspeichern. Gerade in Unternehmen und Organisationen kommen Outlook-Adressbücher als öffentlicher Ordner zum Einsatz, in denen die Mitarbeiter zentral für alle Angestellte zugängliche Geschäftskontakte abspeichern.

Wir möchten Ihnen diesen Vorgang gerne in der einfachsten Variante anhand eines XING-Kontaktes mit Nutzung des Mozilla Firefox-Browsers (Version 45.0.1), Hosted Exchange 2013 sowie Outlook 2013 beschreiben. (Zur Information: Aus Datenschutzgründen haben wir in den folgenden Screenshots sensible Daten wegretuschiert.)

XING-Profile bieten die Möglichkeit, über den Profilpunkt „Kontaktdaten“, digitale Visitenkarten abzuspeichern. Hierzu klickt man im gewünschten Profil des XING-Nutzers auf Kontaktdaten.
vCard in Outlook importieren

Nun öffnet sich ein kleines Fenster, in dem eine erste Übersicht der Kontaktdaten, die die vCard beinhaltet, erscheint. Über den Button vCard herunterladen kann man die vCard lokal auf seinen Rechner abspeichern.
vCard herunterladen

Wenn Sie im Firefox-Browser in den Einstellung unter Allgemein > Downloads > Jedes Mal nachfragen, wo eine Datei gespeichert werden soll eingestellt haben, werden Sie gefragt, wie Firefox mit der Datei verfahren soll. (Standardmäßig ist im Firefox unter dem Punkt Downloads die Option Alle Dateien in folgendem Ordner abspeichern mit dem Zielordner „Downloads“ ausgewählt.)

Wir wählen die Option Datei speichern und bestätigen mit OK.
Mozilla Thunderbird Datei speichern

Wir möchten unsere Datei auf dem Desktop speichern und wählen diesen entsprechend aus. Sie können der vCard einen individuellen Dateinamen vergeben. Standardmäßig lautet der Dateiname von XING-Kontakten: vcard-Vorname-Nachname. In unserem Beispiel nennen wir die Datei vcard und klicken auf Speichern.
Speicherort für vCard definieren

Die vCard-Datei befindet sich nun an dem ausgewählten Speicherort. In unserem Beispiel ist es der Desktop.
digitale Visitenkarte

Öffnen Sie nun Outlook und verkleinern Sie das Fenster durch Klicken auf das Verkleinern-Symbol rechts oben im Outlook-Fenster.
Outlook-Fenster verkleinern

Wählen Sie in Outlook unten links in den Favoriten den Menüpunkt „Personen“, um Ihre Kontakte bzw. die Adressbücher aufzurufen. Diese Ansicht kann sich von Ihrer Favoriten-Ansicht in Outlook unterscheiden.
Favoritenleiste in Outlook

Klicken Sie nun die vcard-Datei mit der linken Maustaste an und ziehen die Datei mit gedrückter Maustaste auf den öffentlichen Ordner. In unserem Beispiel heißt der öffentliche Ordner „Vertrieb“.
Import der vCard in Outlook

Wenn Sie die Datei auf dem öffentlichen Ordner platziert haben erscheint ein +Kopieren-Symbol. Lassen Sie die Maustaste los und die Datei wird in den öffentlichen Ordner bzw. in die Vertriebskontakte kopiert.
Visitenkarte in öffentliches Adressbuch speichern

Es öffnet sich nun ein neuer Kontakt mit den integrierten Kontaktinformationen der vCard. Sie können nun weitere Informationen in den einzelnen Feldern ergänzen.
Neuer Kontakt in Outlook-Adressuch

Im Notiz-Feld ist bereits eine Information bzgl. dem vCard-Download-Datum, der Download-Uhrzeit und der Quelle (hier: XING mit einem direkten Link zum XING-Profil des Kontaktes) eingetragen.
Notizfeld in Outlook-Kontakt

Wenn Sie den Kontakt fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern &schließen.
Outlook-Kontakt speichern

Wir haben ebenso ein kurzes Video-Tutorial zu dieser Thematik auf YouTube bereitgestellt: vCard in öffentlichen Ordner einfügen

PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Outlook-Datendatei Speicherort

Exportieren einer. PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

Outlook-Datendatei Speicherort

Bei einem Providerwechsel ist die Portierung der E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte etc. mit dem Umzug der Postfächer verbunden. Dies geschieht über den Export der PST-Datei in Outlook. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie den Export der Outlook-Datendatei (.PST) durchführen können.

1.Klicken Sie auf Datei.
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei
2. Dann auf Öffnen und exportieren sowie Importieren/Exportieren klicken.
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In eine Datei exportieren aus und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Import-Export-Assistent Outlook

4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (.pst) und dann auf Weiter.
Exportieren der pst-Datei in Outlook

5. Sie können nun das Konto, das Sie exportieren möchten, auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die E-Mail-Adresse bzw. den Namen (in diesem Beispiel @cojama.de – aus Vereinfachungsgründen haben wir von einem Namen abgesehen).

Durch das Setzen eines Häkchens bei Unterordner einbeziehen können Sie den gesamten Inhalt des Kontos, inklusive aller dazugehörigen E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben exportieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
E-Mail-Adresse für pst-Datei auswählen

6. Über Durchsuchen können Sie einen Speicherort für die .PST-Datei wählen und einen individuellen Dateinamen eingeben. In diesem Beispiel heißt unsere .PST-Datei backup.pst und wir haben den Desktop als Speicherort ausgewählt.

Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung, die primär von Bedeutung sind, wenn Sie die .PST-Datei schon zuvor unter dem gleichen Dateinamen abgespeichert haben und somit in die bereits vorhandene .PST-Datei exportieren möchten. Standardmäßig ist die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen gewählt, die Sie für das Exportieren nutzen sollten.

Wir möchten Ihnen die drei Optionen kurz erläutern:

  • Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen:
    Exportierte Elemente bzw. Daten (z. B. eine E-Mail) werden nur einmal in der .PST-Datei gespeichert und kommen somit nicht doppelt vor.
  • Erstellen von Duplikaten zulassen: Gleiche Daten werden mehrfach gespeichert, wenn Sie den Export-Vorgang wiederholen.
  • Keine Duplikate exportieren: Es werden ausschließlich Daten gespeichert, die seit dem letzten Export zusätzlich hinzugekommen sind.

Klicken Sie zum Fortfahren auf Fertig stellen.
Speicherort der pst-Datei wählen

7. Falls Sie zum ersten Mal eine Datendatei erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ein optionales Kennwort hinzuzufügen, um die Datei mit einem Kennwort zu schützen. Hierzu geben Sie in die Zeilen „Kennwort“ und „Kennwort bestätigen“ ein Kennwort ein und bestätigen Sie mit „OK“.

Wenn Sie kein Passwort erstellen möchten, lassen Sie die Kennwort-Zeilen frei und klicken auf OK.

Zur Information: Wenn Sie in eine vorhandene .PST-Datei exportieren, die Sie zuvor mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie das Kennwort im Dialogfenster eingeben und mit OK bestätigen.
Kennwort erstellen

8. Die .PST-Datei befindet sich nun an dem angegebenen Speicherort. In diesem Beispiel: Der Desktop.

Sie können nun die .PST-Datei auf einen Datenträger abspeichern oder uploaden, falls Sie diese an Ihren Provider im Rahmen der Migration übergeben möchten.
Outlook-Datendatei Speicherort

Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte in unserem Video-Tutorial auf YouTube zusammengefasst: Video-Tutorial „Exportieren einer .pst-Datei in Outlook

Filter-Funktion im Import/Export-Assistenten:

Abschließend möchten wir auf die Filter-Funktion, die Ihnen sowohl beim Export der .PST-Datei als auch beim Import zur Verfügung steht, eingehen. Der Export von Daten mit Hilfe eines Filters findet oft bei der Migration zu Hosted Exchange Anwendung:

Wenn ein Umzug der Konten durchgeführt werden soll und eine große Menge an Clients und Daten bestehen, bietet es sich an, vor der Umzug ältere Daten getrennt zu exportieren. Dadurch spart man Zeit und stört nicht die Arbeitsabläufe im normalen Berufsalltag. Wurde der erste Datensatz importiert und der Umzug erfolgreich abgeschlossen, werden die aktuelleren Daten aus dem Alt-System exportiert und in das neue System importiert, um so die Datensätze der einzelnen Clients wieder zu vervollständigen.

1.Um den Filter zu nutzen, klicken Sie im oben beschriebenen Schritt 5 auf Filter.
Filterfunktion für PST-Datei

2. Wählen Sie nun im Reiter Erweitert folgendes Feld aus: Feld > Datums-/Uhrzeitfelder > Geändert
Filter erweiter pst-Datei

3. Wählen Sie nun unter Bedingungen am oder vor aus.
Filterbedingung am vor

4. Geben Sie nun einen Wert ein (Datum), der angibt, bis zu welchem Änderungsdatum Dateien für den Export berücksichtigt werden sollen. Alle Dateien nach diesem Datum werden nicht exportiert.

Klicken Sie anschließend auf Zu Liste hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.
Export-Filter für pst-Datei
Fahren Sie nun mit dem oben beschriebenen Schritt 6 fort.

Die von Ihnen exportierte Outlook-Datendatei enthält nun somit alle Daten, die bis zum definierten Datum vorhanden sind. Dies ermöglicht Ihnen und Ihrem Provider mit dem ersten Step des Postfach-Umzugs zu beginnen, ohne tägliche Arbeitsabläufe zu stören.

 

 

 

Dedizierte Server

Was ist ein dedizierter Server?

Dedizierte Server

Bei einem dedizierten Server handelt es sich um einen Server, der für einen Netzwerkdienst oder mehrere dauerhaft betriebene Dienste vorgesehen ist und nicht für alltägliche Aufgaben genutzt wird.
Dieser kann für einen einzelnen Kunden beim Provider angemietet werden, wodurch ihm exklusiv die vereinbarte Leistung zur Verfügung steht. Der dedizierte Server kann je nach Anforderung, sowohl als eigenständiger physikalischer Server, als auch als virtueller Server in einem Cluster bereitgestellt werden.

Es gibt allgemein drei verschiedene Stufen von dedizierten Servern:

Housing:
Hierbei wird ein Server mit ins Rack des Hosters aufgenommen, der dem Kunden gehört. Der Kunde ist also bis hin zur Hardware selbst verantwortlich für den Server.

Root:
Hierbei handelt es sich um einen vom Hoster bereitgestellten Server, auf den der Kunde Root-Rechte besitzt. Der Kunde hat also vollen Zugriff auf die Administration des Servers.
Wichtigster Vorteil ist, dass er eigene Dienste wie z.B. einen Web- oder Applikationserver installieren kann. Ein Nachteil ist allerdings, dass sich der Hoster nicht um die Aktualität des Betriebssystems kümmert und oftmals auch keine Updates ausführt.

Managed:
Hierbei kümmert sich der Hoster neben der Hardware auch um das Betriebssystem und Updates. Hier gehen die angebotenen Möglichkeiten je nach Hoster weit auseinander. Dies reicht von der freigestellten Wahl eines Betriebssystems, bis hin zu Detailkonfigurationen (für Aufpreise). Teilweise übernimmt der Hosting-Partner auch den vollständigen Betrieb der Anwendungen.

Warum entscheidet man sich für einen dedizierten Server?

Wer sich für einen dedizierten Server entscheidet, hat meist bestimmte Erwartungen an die Leistung des Servers. Meist gibt es drei wesentliche Angaben zur Serverleistung:
– Prozessor
– Arbeitsspeicher
– Festplatten

Je nach Ausrichtung und Anwendungszweck ergeben sich hier individuelle Anforderungen, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Diese zeigen sich je nach Rechenaufwand in Form von verschieden starken Prozessoren, oder bei erhöhtem Arbeitsspeicher für Anwendungen die viel Zwischenspeichern müssen. Vor allem beim Leistungsmerkmal Festplatten gibt es viele Ausrichtungsmöglichkeiten. Je nach Bedarf muss hier die Art der Festplatten geprüft, oder die Wahl eines RAID-Systems getätigt werden. Wird eine hohe Lese-/Schreibgeschwindigkeit für schnelle Zugriffe benötigt, sollten SSDs verwendet werden. Geht es primär um die Sicherung der Daten und weniger um geringe Zugriffszeiten, sollte sich eher für langsamere HDDs in einem RAID 1 oder RAID 10 Verbund entschieden werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist jedoch auch die zur Verfügung gestellte Bandbreite.
Viele Hoster antworten auf die Kundenanforderungen an das Traffic-Volumen mit einer Flatrate um versteckte Kosten zu vermeiden. Allerdings ist hier auf die Details zu achten, da in der Praxis je nach Netzauslastung und verwendeten Switches, oft nur eine geringere Bandbreite erreicht werden kann.

Welche Möglichkeiten bietet cojama?

cojama bietet Ihnen für die bereitgestellten Dienstleistungen Hosted SharePoint und Hosted Exchange auch die Möglichkeit, diese auf einem eigenständigen dedizierten Server exklusiv für Ihr Unternehmen zu betreiben.
Mit einem dedizierten Server stehen Ihnen die gesamte Flexibilität und alle Leistungs-Ressourcen des Servers exklusiv zur Verfügung. Man muss also nicht teilen, wie bei einer „Shared Infrastructure“.

Ein dedizierter Server oder ein Verbund mehrerer Server kann von cojama bereitgestellt werden für die Dienste Microsoft SharePoint und Microsoft Exchange.
Auf Anfrage geht der Anbieter aber auch gern auf andere Individuelle Wünsche zur Gestaltung des Dedizierten Servers ein.

Wussten Sie schon …,dass der Support für Microsoft 2003 Produkte beendet ist?

Exchange2003_logo

Seit dem 08. April 2014 ist der Support für Windows XP, Windows Server 2003, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Office 2003 und viele weitere Microsoft Produkte der 2003-er Serie beendet.
Für Anwender, die noch Office-2003-Programme benutzten, ist das Support-Ende eine schlechte Nachricht. Es bedeutet, dass das Verwenden betroffener Produkte nach dem Stichtag eventuell unsicher ist und neu auftretende Software-Fehler nicht mehr behebbar sind. Während die Programme nach dem 8. April auch weiterhin funktionieren, gibt es keine neuen Sicherheits-Updates mehr, die Schutz vor bösartiger Software wie Viren oder ähnlichem bieten.

 

Was bedeutet das Ende des Supports und welche Probleme kommen auf Unternehmen zu, die weiterhin Windows XP und Office 2003 verwenden?

1.    Sicherheitsrisiken
Ohne die wichtigen Sicherheitsupdates sind Ihre PCs und Ihre Daten möglicherweise durch Viren, Spyware und andere Schadsoftware gefährdet. Bislang wurden die „Schädlinge“ durch Sicherheitsupdates ausgebremst, die die Sicherheitslücken schließen. Anti-Viren-Software ist wichtig, wird aber keinen umfassenden Schutz mehr bieten, sobald der Support für Windows XP oder Windows Server 2003 eingestellt wird.

2.    Softwareprobleme
Viele Software- und Hardwareanbieter stellen ebenfalls den Support für die Microsoft Produkte der 2003-er Reihe ein, die unter Windows XP ausgeführt werden. Auch das neue Office 2013 nutzt beispielsweise alle Vorteile des neuen Windows-Betriebssystems und kann nicht unter Windows XP ausgeführt werden. Dieser Umstand gefährdet die einen professionellen und zuverlässigen Einsatz Ihrer IT.

3.    Kein Ansprechpartner
Treten Probleme auf, steht Ihnen oder Ihrem IT-Partner der technische Support von Microsoft leider nicht mehr zur Verfügung – weder online noch telefonisch.
Ohne technischen Support gibt es natürlich auch keine Ansprechpartner mehr, die Ihnen bei anspruchsvollen Fällen weiterhelfen können. Folglich Sie sind dann auf sich allein gestellt.

4.    Ausfälle
Software, die nicht mehr unterstützt wird, veraltete Hardware und die Einstellung des Supports erhöhen drastisch das Risiko von Systemfehlern und PC-Ausfällen.

Generell ist es auch weiterhin nicht sonderlich gefährlich für Ihr System mit den veralteten Versionen zu arbeiten, falls Sie lediglich Word, PowerPoint oder Excel verwenden und nur Dateien aus Quellen öffnen, die für Sie als sicher gelten.
Nutzen Sie allerdings das E-Mail-Programm Outlook, erhalten Sie keine weiteren Updates für den Junk-Mail-Filter. So kann es geschehen, dass Viren-verseuchte E-Mails nicht mehr von Outlook abgefangen werden, sondern auf Ihr System gelangen. Das stellt einen erheblichen Risikofaktor dar.
Wer das Risiko nicht eingehen möchte, ein veraltetes Programm zu verwenden und um diese Gefährdungen zu umgehen, dem bieten sich neben der Lösung eines Updates auch diverse Alternativen.

 

Im Folgenden sehen Sie ein Alternativ-Beispiel für Microsoft Exchange 2003:

Hosted Exchange

Möglichkeit 1: Upgrade auf Microsoft Exchange 2013
Microsoft Exchange 2003 ist mittlerweile in die Jahre gekommen – die 2013er-Version bietet zwar neue Features, allerdings ist es bei einem Wechsel zu Microsoft Exchange 2013 nicht mit einer einfachen Neuinstallation getan. Ein Upgrade von Exchange 2003 auf Exchange 2013 ist nicht direkt möglich, hier muss erst auf Exchange 2010 und dann auf Exchange 2013 aktualisiert werden. Das verdoppelt nicht nur den Aufwand, sondern erhöht auch das Risiko um ein Vielfaches, dass etwas schief geht. Des Weiteren ist mit signifikanten Investitionen in Server-Hardware und Betriebssysteme zu rechnen.

Möglichkeit 2: Umzug in die Cloud
Beispiele für die Cloud sind Office365 von Microsoft oder Lösungen wie Microsoft Hosted Exchange 2013 von cojama:
Eine solche Umstellung bietet geringere Einstiegskosten, als eine On-Premise-Lösung im eigenen Haus zu betreiben. Ob sich eine solche Lösung in Ihrem Unternehmen rentiert, ist kundenspezifisch zu entscheiden. Jedoch lohnt sich der Umstieg in den meisten Fällen sehr deutlich. Unternehmen und Organisationen verschiedenster Branchen können nicht nur Kosten einsparen sondern erhalten vor allem eine hohe Verfügbarkeit. Der Umzug in die Cloud bringt also für Ihr Unternehmen eine Menge Vorteile mit sich:
Hier z.B: Blog-Auszug https://www.cojama-hosting.com/blog/it-aus-der-cloud-den-sprung-wagen/

Allerdings müssen Sie sich auch im Klaren sein, wie wichtig Ihnen die Sicherung der Daten im deutschen Rechtsraum ist. Bei Office365 unterliegt die Nutzung Ihrer Daten letztendlich immer dem Patriot-Act. D.h. im Falle des Falles darf die USA-Regierung Ihre Daten einsehen und verwerten.

Wir als Hosting Anbieter möchten Ihnen gerne bei der Umstellung Ihrer Struktur helfen und bieten Ihnen folgende Alternativen zu Ihren bisherigen On-Premise Lösungen:

–    Hosted Exchange 2013
–    Hosted SharePoint 2013
–    Hosted Terminalserver
–    Dedizierte Server

 

Zum Schluss haben wir für Sie noch einmal eine Übersicht der ausgelaufenen Microsoft Support-Dienste zusammengefasst:

Supportende Office 2003 08.04.2014
Supportende SharePoint 2003 08.04.2014
Supportende Outlook 2003 08.04.2014
Supportende Exchange Server 2003 08.04.2014
Supportende Windows XP 08.04.2014
Supportende Windows Server 2003
(standard Support)
08.04.2014
Supportende Windows Server 2003
(erweiterter Support)
14.07.2015
Supportende Exchange 2010 SP2 08.04.2014

Die bekanntesten Programme von Office 2003 sind Excel 2003, Word 2003 sowie Outlook 2003 – das Support-Ende gilt aber auch für diverse andere Anwendungen wie Access 2003, OneNote 2003, PowerPoint 2003, Project 2003, Publisher 2003 und Visio 2003.
Falls Sie nicht sicher sind, welche Office-Produktreihe auf Ihrem PC installiert ist, folgen Sie Microsofts Anleitung zur Feststellung der Versionsnummer.

Wie Sie sich auch immer entscheiden werden, eine Umstellung wird mittelfristig unumgänglich sein. Daher empfehlen wir immer, eine Umstellung gründlich zu planen und einen zuverlässigen IT-Partner auszuwählen. Besonders bei Cloud-Computing Anbietern sollte dieser eine mehrjährige Erfahrung mitbringen.

 

IT aus der Cloud – Den Sprung wagen

goldfish jumping out of the water - alliance concept

Immer mehr Unternehmen wollen ortsunabhängig und über verschiedene Medien bzw. Endgeräte auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen. Gerade in  Zeiten, wo die geschäftliche Zusammenarbeit über Unternehmens- und Landesgrenzen hinausgeht, entstehen damit neue Herausforderungen. Dabei muss die Unternehmens-IT nicht nur up-to-date sondern auch flexibel aufgestellt sein. All diese Voraussetzungen bringen IT-Lösungen aus der Cloud mit. Und dennoch stehen viele Verantwortliche und Geschäftsführer von Unternehmen und Organisationen vor der Entscheidung. Die Zeit, den Sprung zu wagen, ist für viele greifbarer denn je. Wer allerdings eine Cloud-Lösung einsetzt, muss sich auch mit den Themen Compliance und Zugriffsrechte auseinandersetzen.

 

Wer hat wann und was verändert?
Nutzen Teams in Unternehmen Cloud-Lösungen wie Hosted SharePoint oder Hosted Exchange, die einen hohen Datenschutz bieten, ist es daher umso wichtiger, dass Verhaltensregeln in die Teamarbeit integriert werden, um den Datenschutz weiterhin zu garantieren. Versendet ein Mitarbeiter sensible Daten via E-Mail an einen externen Empfänger, findet diese Datenschutzverletzung außerhalb des Einflussbereiches des Anbieters statt.
Der Trugschluss, dass ausschließlich der Cloud-Provider für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien verantwortlich ist, ist dennoch weit verbreitet. Verstoßen jedoch Mitarbeiter im Unternehmen bereits gegen die unternehmensinternen Datenschutzrichtlinien, kann die Verantwortung für dieses Fehlverhalten nicht auf den Anbieter abgewälzt werden.
Daher raten wir, dass Unternehmen und Organisationen Verhaltensregeln für die Nutzung von Cloud-Lösungen einführen. Diese werden oft als Cloud Compliance bezeichnet. Durch die Einführung von Regeln lässt sich über den Datenschutz hinaus auch eine effiziente Teamarbeit realisieren.
Hosted SharePoint von Microsoft ist z.B. eine geeignete Collaboration-Software mit Compliance Möglichkeiten. Denn hier kann man nicht nur beliebig viele und verschiedene Team-Rooms erstellen, sondern für die Benutzung dieser auch unterschiedliche Benutzergruppen anlegen. Dabei haben die Benutzer individuelle Zugriffsrechte und können – je nach Berechtigung – Dokumente nur lesen oder auch bearbeiten. Zudem kann man anhand der Versionierung erkennen, wer wann zuletzt was geändert hat. Wenn gewünscht, kann man sich sogar über die Änderungen per E-Mail benachteiligen lassen. Die Freigabe für Änderungen an Dokumenten erteilt man in SharePoint über angepasste Workflows.

 

Cloud Computing unterstützt die Einhaltung von Compliance
In der Realität sind gerade kleine und mittelständische Unternehmen mit dem Thema Compliance in den meisten Fällen überfordert. Das überrascht nicht, denn die Fülle von Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien macht es nicht einfacher. Folglich können oft nur Großunternehmen einen „Compliance-Fachmann“ oder einen “Chief Compliance Officer” bezahlen.

Die gute Nachricht für kleine und mittelständische Unternehmen ist also:
Wer sich für Cloud-Lösungen eines Cloud Computing Anbieters entscheidet, der reduziert seine Compliance-Arbeit und erhöht sein Sicherheitsniveau. Das liegt nicht nur daran, dass der Anbieter ein zertifiziertes Rechenzentrum nach ISO 27001 betreibt oder dieses für seine IT-Infrastruktur anmietet. Der Anbieter verfügt im Regelfall auch über ein Datenschutz-Konzept, welches von einem externen Datenschutzbeauftragten zwecks Einhaltung überwacht wird und hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit kompetent aufgestellt ist. Hinzu kommt die Tatsache, dass sich ein Cloud Computing Anbieter es nicht erlauben kann, wenn Sicherheitsprobleme auftauchen oder gar Daten verloren gehen. Dafür steht zu viel auf dem Spiel. Schlimmstenfalls kann der Anbieter seinen guten Ruf und seine Kunden verlieren. Das bedeutet also, dass das Geschäft des Anbieters auf die hohen Sicherheitsvorkehrungen aufbaut. Folglich achten die Anbieter penibel auf alle Einzelheiten und sorgen dafür, dass alle relevanten Compliance-Punkte „safe“ sind.

 

Fazit:
Cloud Lösungen sorgen einerseits dafür, dass gerade kleine und mittelständische Unternehmen die Datenschutzgesetze, Richtlinien und Verordnungen besser einhalten können. Andererseits können Unternehmen durch den Einsatz von Cloud Lösungen am Markt viel flexibler, effizienter und wettbewerbsfähiger agieren, weil sie ortsunabhängig, medienbruchfrei und stets die aktuellsten Softwareversionen einsetzen.

Send-as-Recht Hosted Exchange E-Mail

Versenden von E-Mails mit dem Send-As-Recht

Hosted Exchange bietet Benutzern die Möglichkeit mittels der „Senden-als“-Berechtigung das Postfach eines anderen Exchange-Nutzers zum Senden von E-Mails zu verwenden. Um im Namen eines anderen Benutzers eine E-Mail zu versenden, sind die nachfolgend beschriebenen Schritte durchzuführen:

Voraussetzungen:

  1. Das Postfach muss in MS Outlook eingerichtet sein
  2. Das Send-As-Recht muss bei cojama für das entsprechende Postfach beauftragt werden

Wenn das Send-As-Recht von cojama vergeben wurde, muss man sich zunächst das „Von“-Feld in der E-Mail anzeigen lassen. Hierfür klickt man in der geöffneten E-Mail auf Optionen, dann auf Felder und zum Schluss auf Anzeigen aus.

Hosted Exchange-Outlook-Anzeigen aus

Damit wird das „Von“-Feld aktiviert, über welches die E-Mail Adresse, mit der man senden möchte, ausgewählt werden kann.

Exchange-Microsoft Outlook

Durch Klicken auf das Von-Feld öffnet sich das globale Adressbuch, in dem man die E-Mail Adresse auswählt, für die man die Send-As Rechte besitzt und mit der man die E-Mail versenden möchte.

globales Adressbuch in Hosted ExchangeDie fertige E-Mail sieht dann folgendermaßen aus:

Send-as-Recht Hosted Exchange E-Mail

Und für den Empfänger sieht der Absender der erhaltenen E-Mail wie folgt aus:

Mit Senden-als E-Mails mit Hosted Exchange versenden

Die versendeten E-Mails werden nur in dem Postfach des Benutzers gespeichert, in dessen Namen man die E-Mail versendet hat. Da diese Einstellung von Exchange vorgegeben ist, kann diese nicht geändert werden.

Software-as-a-Service von cojama

Cloud-Wachstum durch E-Mail-Lösungen und Collaboration-Softwares

E-Mail-Lösungen wie Hosted Exchange 2013 als Software-as-a-Service (SaaS) sind mehr denn je ein wichtiges Diskussionsthema für Unternehmen und Organisationen. Auch Collaboration-Softwares wie Hosted SharePoint gelangen als Plattformen für Projektarbeiten, Intranet, Wiki oder einfach als zentrale Dateiablage immer mehr in den Fokus von Organisationen und Unternehmen.

Wir erkannten bereits in 2007 welch hohen Nutzen unsere Cloud-Lösungen zum täglichen Arbeiten in Unternehmen verschiedenster Größe und unabhängig von der Branche mitbrachten: Mitarbeitern im Außendienst bzw. Niederlassungen oder Projektteams jeglicher Art wird eine ortsungebundene und kostengünstige Kommunikation über die Cloud ermöglicht. Was in den Anfängen reine Pionierarbeit darstellte, hat sich zu einer Branche entwickelt, die stetig wächst und viele Möglichkeiten für alle Beteiligten offenhält. Wir freuen uns über diese Entwicklungen und fühlen uns in unseren damals sehr mutigen Annahmen bestätigt. Umso willkommener ist es, dass die aktuelle Studie „Cloud-Monitor 2014“ von KPMG und BITKOM die oben geschilderten Entwicklungen und cojamas Einschätzungen bestätigt:

Nutzung von Public Cloud-ComputingDie Public Cloud ist hinsichtlich ihrer Nutzung von 2011 bis 2013 um 9% gewachsen. Großunternehmen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern verzeichnen das größte Nutzungswachstum. Diese Entwicklung haben wir bereits in unserem vergangenen Beitrag „Fachabteilungen als Motivatoren für Investitionen beim Cloud Computing“ beschrieben.

Aktuelle und geplante Nutzung von SaaS

E-Mail-Komplettlösungen wie Hosted Exchange, die in dieser Studie als Groupware kategorisiert werden, nehmen mit Collaboration-Anwendungen die dominierende Spitze ein. Der Anteil der Unternehmen, die den Einsatz von SaaS-Anwendungen planen oder diskutieren, spiegelt sehr gut die aktuellen Verhältnisse wieder. In der Tat haben wir einen signifikanten Anstieg an Anfragen von Unternehmen diverser Unternehmensgrößen im Jahr 2013 und in diesem Frühjahr 2014 verzeichnen können

Bereitstellungsmodelle wie SaaS werden auch in Zukunft verstärkt in Unternehmen und Organisationen genutzt werden, da Geschäftsführer oder Verantwortungsträger den großen Nutzen zu vergleichsweisen geringen On-Demand-Kosten erkennen.

Studie: KPMG AG, Cloud-Monitor 2014, http://www.kpmg.com/DE/de/Documents/cloudmonitor-2014-kpmg.pdf

Manuelle Archivierung in Outlook

Manuelle Archivierung in Outlook

Im letzten Blog-Beitrag wurde die Einrichtung der AutoArchivierung näher beschrieben. Als Alternative zur automatisierten Archivierung kann ein Hosted Exchange-Benutzer eine manuelle Archivierung in Outlook durchführen. Dabei gelten die gleichen Argumente wie bei der automatisierten Archivierung: Verringerung der Postfachgröße und Erhalt der Übersichtlichkeit. Eine manuelle Archivierung kann in wenigen Schritten durchgeführt werden:

Im Outlook unter Datei → Informationen → Tools zum Aufräumen → Archivieren wählen:

Tools zum Aufräumen und Archivieren

 

 

Die Ordner auswählen, welche archiviert werden soll. Unter „Elemente archivieren, die älter sind als“ das Datum anpassen sowie den Speicherort der Archivdatei festlegen. Mit OK bestätigen.

Outlook manuell Archivieren

 

 

Der Outlook-Client beginnt sofort mit der Archivierung und legt automatisch einen Ordner im Outlook an, unter welchem die archivierten Daten gefunden werden können:

Manuell archivierte Elemente in Ordner-Liste