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Warum Terminaldienste auch im Home Office immer beliebter werden

Arbeiten mit Terminaldiensten im Home Office

Immer mehr Unternehmen nutzen Terminaldienste wie Remotedesktopverbindungen im täglichen Arbeitsgeschehen. Durch die daraus resultierenden, neuen Möglichkeiten wird für viele Firmen auch das Arbeitsmodell „Home Office“ immer attraktiver.

Seit mit Windows NT erstmals die Terminaldienste als sogenannte Remotedesktopdienste vorgestellt wurden hat sich viel verändert.
Damals waren Netzwerke mit einem Datendurchsatz von 10 Mbits/s die Regel, welche schnell durch netzwerkintensive Anwendungen wie Terminaldienste ausgeschöpft waren.
Die heutigen Hardwarekonfigurationen sind sehr viel leistungsfähiger und über Netzwerkverbindungen ist ein viel höherer Datendurchsatz möglich.
Dies schafft natürlich auch viele neue Möglichkeiten und macht die Verwendung von Terminaldiensten zu einer attraktiven Alternative zu aufwändigen Inhouse Lösungen.

Natürlich wirkt sich diese Entwicklung auch auf das tägliche Arbeitsumfeld aus.
Die Desktop-Hardware wird nicht so ausgelastet, da die Verarbeitung auf dem Server läuft.
Dadurch können auch längere Lebenszeiten der Systeme erreicht werden, was natürlich Kosten bei der Neuanschaffung spart.
Außerdem besteht die Möglichkeit kostengünstigere Desktop-Hardware wie Thin-Clients oder mobile Endgeräte zu betreiben.

Insgesamt ist der Arbeitsplatz mit der Verwendung von Terminaldiensten sehr viel mobiler geworden. Man ist nun nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden, sondern die Mitarbeiter können sich bequem von überall auf den Server schalten und problemlos von unterwegs oder im Home Office arbeiten und auf Anwendungen wie Mail-Clients oder Office Programme zugreifen. Um diese zu ermöglichen wird oft eine Terminalserver-Struktur verwendet.

Dadurch, dass die Anwendungen oder Desktop Sitzungen auf dem zentralen Server laufen, kann viel Arbeit bei der Installation von Software gespart werden.
Dabei wird potenziellen Angreifen außerdem weniger Fläche geboten, da auf dem Client nur die nötigste Software wie das Betriebssystem und eine Antivirensoftware laufen müssen.
Fast alle relevanten Programme können problemlos über eine Remotesdesktopverbindung oder einen Terminal-Client aufgerufen werden. Lediglich bei graphisch anspruchsvollen oder sehr netzwerkintensiven Anwendungen kann es je nach Netzwerkauslastung zu Problemen kommen.

So wird auch das Thema Home Office für viele Unternehmen immer attraktiver.
Dies spart sowohl den Arbeitgebern, als auch den Angestellten viel Aufwand und oftmals eine Menge Ärger. Denn wenn die Mitarbeiter problemlos von Zuhause aus arbeiten können, spart sich der Arbeitgeber Kosten bei der Anschaffung der benötigten Arbeitsmaterialen und hohe Mietkosten für Büroräume. Die Arbeitnehmer hingegen profitieren von einem breiten Freiheitsspektrum und können in gewohnter heimatlicher Atmosphäre arbeiten. Dies geht bereits so weit, dass manche Arbeitgeber wie beispielsweise der US Großkonzern Microsoft das klassische Büro ganz abschaffen.
So dürfen die Microsoft Mitarbeiter nun selbst entscheiden, von wo aus sie arbeiten wollen und das klassische Büro wird eher zum Treffpunkt von Kunden, Partnern und Kollegen. Dadurch wird auch der klassische Einzelschreibtisch immer seltener genutzt.

Ganz gleich ob per Inhouse-Lösung oder vom Cloud-Provider, Terminaldienste werden schon heute in vielen Bereichen eingesetzt. Sie bilden mit stetigem technologischen Fortschritt und immer mehr neue Möglichkeiten, die Arbeitsumgebung der Zukunft mitzugestalten.

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Datenschutz bei BYOD und BYOC

BYOD & BYOC liegen im Trend

BYOD & BYOC liegen im Trend

Mit dem stets fortschreitenden digitalen Wandel eröffnen sich auch immer neue Möglichkeiten.
Der aktuelle Trend geht laut einer Studie der Beratungsgesellschaft Ernst & Young immer mehr in Richtung BYOD (BringYourOwnDevice) und auch BYOC (BringYourOwnCloud) und wird sich in den kommenden Jahren immer stärker etablieren.

Ob Notebook, Smartphone oder Tablet: Mit den stetig neu und weiterentwickelten Innovationen der IT Branche stellt sich auch für Unternehmen immer mehr das Thema BYOD in den Mittelpunkt.
Viele Mitarbeiter wünschen, mit ihren eigenen Endgeräten arbeiten zu können und auch temporäre Mitarbeiter oder Präsentatoren bringen oft ihre eigenen Geräte mit.
Diese müssen meist zumindest temporär ins Firmen Netzwerk aufgenommen werden, um alle relevanten Funktionen bereitstellen zu können.
Dies schafft jedoch natürlich auch Sicherheitslücken und stellt den Datenschutz vor große Herausforderungen.

BYOD hat sich etabliert

Dieses Prinzip wird schon seit einigen Jahren vor allem in Bildungseinrichtungen wie Schulen, Universitäten und anderen Institutionen mit ständig wechselnden Nutzern betrieben, um hohe Anschaffungskosten zu sparen.
Dabei gilt es, die privaten mobilen Endgeräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones möglichst einfach und sicher in die Netzwerke zu integrieren.

Laut der Studie „Privacy Trends 2014: Privacy protection in the age of technology“ von Ernst & Young wird schon im Jahr 2018 auch ein Großteil der Erwerbstätigen ihre privaten mobilen Endgeräte zu Arbeitszwecken nutzen.
Wenn die Angestellten ihr Arbeitswerkzeug selbst bereitstellen, spart dies natürlich Anschaffungskosten für den Arbeitgeber.

Außerdem können sie so, wenn nötig, auch jederzeit von unterwegs oder im Homeoffice aus arbeiten. Dieses sogenannte Bring Your Own Device – Prinzip stellt Unternehmen allerdings beim Thema Datenschutz auch vor Herausforderungen. So darf bei der Kontrolle der eingesetzten Endgeräte die Privatsphäre der Nutzer nicht verletzt werden.

Lösungen hierfür können z.B. ein extra dafür eingerichtetes Gast-Netzwerk oder ein strikt in privat und beruflich aufgeteiltes Mobilgerät mit getrennten Arbeitsoberflächen sein. In jedem Fall sollte s der Arbeitgeber klare Richtlinien zur Thematik erstellen, um seinen Mitarbeitern die gewünschten Möglichkeiten zu bieten und trotzdem rechtlich abgesichert zu sein.

Auch das Thema BYOC wird Unternehmen langfristig beschäftigen

Mit Bring Your Own Cloud (BYOC) ist es möglich, dass Mitarbeiter in persönlich erstellten Clouds Dateien an ihre Kollegen freigeben, um gemeinsam an Projekten arbeiten zu können.
Auch hier kann es schnell zu Problemen mit dem Datenschutz kommen, da bisher nur ein Viertel der Unternehmen gegen die damit einhergehenden datenschutzrechtlichen Risiken gewappnet sind.
Doch durch diese Arbeitsformen ergeben sich auch tolle Möglichkeiten.
Anstatt Bring-Your-Own-Cloud-Konzepte grundsätzlich zu verbieten, sollten Richtlinien für einen sicheren Umgang mit BYOC entwickelt werden.

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Möglichkeiten der Migration (Umzug) nach Hosted Exchange 2013

Bei einem Anbieterwechsel stellen sich Unternehmen und Organisationen oft die Frage, wie eine Migration ihrer eigenen E-Mail-Lösung zu Hosted Exchange 2013 vom Cloud Computing-Anbieter im Detail umgesetzt wird. Dabei fehlen ihnen oft die nötige Transparenz über den Prozess und wichtige Hintergrundinformationen, um die bevorstehenden Aktivitäten konkret einschätzen zu können. Dementsprechend verursacht der Gedanke an einen Umzug des E-Mail-Systems bei einigen Interessenten erstmal ein gewisses Unbehagen. Doch das muss nicht sein.

Häufig wird auch die Frage gestellt, ob man bei einem Wechsel seiner E-Mail-Lösung folglich auch seine Domain umziehen muss. Ein Umzug der Domain ist definitiv nicht notwendig, aber auf Wunsch möglich. Die große Mehrheit der Hosted Exchange-Kunden ändert einfach die MX-Records für die Domain beim aktuellen Provider. Eine andere, weniger elegante Lösung, ist die Einrichtung von Weiterleitungen.

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Organisationen und Unternehmen stehen innerhalb des Migrationsprozesses zwei mögliche Verfahrensweisen für den Umstieg auf Hosted Exchange 2013 zur Auswahl:
Der Umzug aller Anwender in einem Schritt oder der Umzug kleiner Anwendergruppen in mehreren Schritten.

Sowohl der Ablauf als auch die Vor- und Nachteile werden im Folgenden für jede Verfahrensweise beschrieben:


1. Umzug in einem Schritt

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Einrichtung der neuen Postfächer auf allen Outlook-Clients in einem neuen Profil
  • Bis zu dem Umzug wird mit dem alten Profil gearbeitet.
  • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
  • Information der Anwender über die bevorstehenden Änderungen
  • Am Umzugs-Wochenende:
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der gesamte Mailverkehr auf dem neuen System eingeht.
    • Export der Postfach-Inhalte in eine pst-Datei (serverseitig oder an den Clients)
    • Import der Postfach-Inhalte (sowohl an den Clients oder serverseitig möglich)
    • An den Clients das neue Profil als Standard konfigurieren
  • Einrichtung Mobiler Endgeräte
  • Vor-Ort Support am Tag nach dem Umzug

Der Vorteil beim Umzug in einem Schritt liegt darin, dass auf dem Altsystem keine Weiterleitungen für die umgestellten Anwender eingerichtet werden. Grund hierfür ist, dass der Mailverkehr für die gesamte E-Mail-Domain auf dem neuen System eingeht. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ordnerfreigaben, Adressbuchabfragen und die Terminsuche uneingeschränkt funktionieren, da sich bekanntlich alle Anwender in einer Organisation befinden.

Ein Nachteil dieser Vorgehensweise: Wenn die Anzahl der Postfächer und die Datenmengen bestimmte Größen überschreiten, kann ein Wochenende ggf. zu kurz für den Umzug der Clients und das Hochladen bzw. Synchronisieren der Postfach-Inhalte sein. Selbstverständlich kann die Migration auch während der Werktage stattfinden. Das betrifft z. B. Unternehmen wie etwa ein Online-Shop, bei dem am Wochenende ein deutlich höheres E-Mail-Aufkommen entsteht als werktags.


2. Umzug in mehreren Schritten

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Umzug von Anwendergruppen in mehreren Schritten:
    • Einrichtung der neuen Postfächer auf den Outlook-Clients
    • Einrichtung von Mail-Weiterleitungen für die betroffenen Benutzer
    • Migration der Postfach-Inhalte
    • Einrichtung Mobiler Endgeräte
    • Support / Nachbetreuung
  • Nach der Migration aller Postfächer:
    • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der Mailverkehr direkt auf dem neuen System eingeht

Soll der Umzug in mehreren Schritten stattfinden, bestehen die Vorteile darin, dass nur wenige Anwender von dem Umzug betroffen sind und Support benötigen. Ein Umzug kann ggfs. während den Geschäftszeiten erfolgen und zeitliche Engpässe beim Hochladen der Daten werden vermieden.

Nachteilig bei dieser Vorgehensweise: Für jedes umgestellte Postfach muss eine Weiterleitung auf dem Altsystem eingerichtet werden und die Mitwirkung des Betreibers des Altsystems ist erforderlich. Die Anwender arbeiten übergansweise in verschiedenen Systemumgebungen und bestimmte Teamfunktionen sind in dieser Zeit nicht möglich. Dies betrifft den Zugriff auf freigegebene Ordner, Kalender, Terminplanungs-Assistent, Verteilergruppen etc.

Fazit:

Eine Migration der E-Mail-Lösung einer Organisation bzw. eines Unternehmens, ganz gleich ob 10, 100 und mehr E-Mail-Postfächer betroffen sind, muss für einen professionellen Anbieter Routine sein. Diese muss geplant und ggfs. in den Einzelheiten im Vorfeld besprochen werden. Wichtig ist daher auch, dass man für die Migration einen festen Ansprechpartner zugewiesen bekommt. Wenn die Planung und Vorbereitung soweit stimmen, wird man der Migration entspannt entgegensehen und die Vorteile von Hosted Exchange 2013 in vollen Zügen genießen.

Als Exchange-Hoster beraten und unterstützen wir Sie gerne bei Ihrem Vorhaben. Besuchen Sie dazu bitte einfach unsere Website www.cojama-hosting.com .