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PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Migration E-Mail-Server und Daten von Tobit David nach Microsoft Hosted Exchange

Der folgende Blog beschäftigt sich mit der Situation eines Unternehmens oder einer Organisation, die Tobit David als E-Mail-Lösung im Einsatz hat, aber zu einem Microsoft Hosted Exchange wechseln möchte. Damit sich ein Administrator bzw. die verantwortlichen IT-Mitarbeiter dieser anspruchsvollen Aufgabe zuwenden können, werden im Vorfeld einige Fragen zu klären sein. Gibt es bewährte Migrationsmethoden? Wenn ja, wie und vor allem wie gut und schnell funktionieren sie?

IT Consultant überwacht Server im Rechenzentrum

Widmet man sich der ersten Frage „Gibt es bewährte Migrationsmethoden von Tobit David zu Microsoft Exchange?“, so kann man Folgende Punkte festmachen:
Es gibt mehrere Anbieter, die sich auf Migrationen zwischen verschiedenen E-Mail-Lösungen spezialisiert haben. Dazu haben einige dieser Anbieter diverse Tools entwickelt, um die Migration einfacher und zuverlässiger durchführen zu können. Logischerweise hängt es auch davon ab, wie viele Nutzer umgezogen werden müssen und wie anspruchsvoll die aktuelle Umgebung aufgebaut ist, sprich sind public folder oder Ressourcenpostfächer im Spiel, sind Freigabe-Berechtigungen auf Kalender und Postfächer eingerichtet usw.?

Um die zweite Frage „Wenn ja, wie funktioniert das?“ zu beantworten, haben wir als Beispiel einen der Anbieter ausgewählt. Im Folgenden ist ein Auszug der Planung von audriga über eine anstehende Migration zusammengestellt:
Aktuell ist audriga in der Lage, E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben zu migrieren. Bei vorhandenen Freigaben und Public Folder/Shared Mailboxen muss man je nach System die Machbarkeit prüfen und die Mappings definieren.

Voraussetzung zur Migration mit audriga:
•    Der Server ist aus dem Internet erreichbar (Schnittstellen gemäß einer Matrix sind freigeschaltet)
•    Ausreichende Bandbreite im Verhältnis zum Datenvolumen steht zur Verfügung

  • 1 Mbit max. 10 GB insgesamt
  • 6 Mbit max. 100 GB insgesamt

•    Ziel-Postfächer müssen angelegt sein
•    Zugangsdaten für die einzelnen Postfächer sind bekannt oder es existiert ein Admin Account mit Vollzugriff auf die einzelnen Postfächer

  • Admin Zugriff bei Exchange, Zimbra und Google
  • Bei Admin Zugriff müssen Throttling-Einstellung beachtet bzw. ausgeschaltet werden.

Besonderheiten bei Tobit Migrationen:
•    Tobit stellt über IMAP auch Kontakte und Kalenderordner zur Verfügung, die bei der Migration mit audriga ausgeklammert werden.
•    Verwendete Attribute bei Kontakten (z.B. bei E-Mail Adressen) können zwischen Benutzern abweichen, audriga kann hier bei Bedarf die Mappings auf Benutzerebene anpassen.
•    Je nach Last auf dem Server werden teilweise nicht alle Daten geliefert. Da bereits übertragene Daten vom audriga Umzugsdienst erkannt werden, kann die Migration mehrmals angestoßen werden, bis alle Daten migriert sind.

Die letzte Frage „Wie gut und schnell funktioniert die Migration?“ ist für den Administrator bzw. IT-Verantwortlichen deshalb wichtig, weil er nicht nur den Zeitaufwand abschätzen möchte, sondern vor allem seine Risiken. Denn am Ende trägt er die Verantwortung, wenn Daten verloren gehen, Systeme nicht mehr funktionieren und im schlechtesten Fall dadurch die Kollegen und der Chef mit dem neuen System unzufrieden sind.

Da Tobit David die o.g. Besonderheiten mitbringt, empfiehlt audriga eine betreute Migration:
Bei einer betreuten Migration führt audriga vorausgehend eine Testmigration zur Prüfung der Machbarkeit durch, da hier meistens zusätzliche Vorbereitungen am System getroffen werden müssen.  Ein Projekt läuft dann wie folgt ab:
Der Admin muss audriga 1-2 Konten auf der Quell- und Zielplattform bereitstellen und die benötigten Vorarbeiten durchführen. audriga führt damit einen Testumzug durch, um die Machbarkeit zu prüfen (z.B. sind die Schnittstellen über das Internet erreichbar, wurden alle Vorarbeiten abgeschlossen etc.).
Wenn dem Umzug nichts entgegenspricht, wird der Migrations-Anbieter 10-20 produktive Accounts testweise umziehen. Da hier die Daten nur kopiert werden, können die Accounts während des Umzugs problemlos weitergenutzt werden.
Im Anschluss daran wird audriga dem Kunden einen detaillierten Migrationsplan vorstellen und eine Aufwandsabschätzung erstellen.

Zum Thema Zeitaufwand schreibt audriga:
„Je nach Anbieter/Server werden 1-5 parallele Verbindungen pro Postfach gleichzeitig durchgeführt. Abhängig von der Leistungsfähigkeit des Quell- und Zielservers, ziehen wir im Schnitt je Postfach 0,3-1,0 GB pro Stunde um. Mehrere Postfächer werden parallel umgezogen. Wir empfehlen beim Umzug von mehreren Postfächern vorab einen Testumzug mit einem Postfach zu machen.“

Fazit:
Eine Migration von Tobit David zu Hosted Exchange ist für spezialisierte Anbieter eine Routine-Aufgabe. Gerade bei einer größeren Organisation ist es jedoch wichtig, im Vorfeld einen Testlauf zu machen, und erst dann final die Livedaten umzuziehen. Dabei sollte man die betreute Migration in Betracht ziehen. Mit einem Spezialisten an der Seite wird Ihr Projekt sauber und reibungslos über die Bühne gehen.

PS: Wenn Sie mit Ihrem Tobit David zu cojamas Hosted Exchange wechseln, übernimmt cojama unter bestimmten Voraussetzungen die kompletten Migrationskosten und unterstützt Sie während der gesamten Laufzeit kostenfrei. Fragen Sie einfach bei cojama nach, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen.

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Möglichkeiten der Migration (Umzug) nach Hosted Exchange 2013

Bei einem Anbieterwechsel stellen sich Unternehmen und Organisationen oft die Frage, wie eine Migration ihrer eigenen E-Mail-Lösung zu Hosted Exchange 2013 vom Cloud Computing-Anbieter im Detail umgesetzt wird. Dabei fehlen ihnen oft die nötige Transparenz über den Prozess und wichtige Hintergrundinformationen, um die bevorstehenden Aktivitäten konkret einschätzen zu können. Dementsprechend verursacht der Gedanke an einen Umzug des E-Mail-Systems bei einigen Interessenten erstmal ein gewisses Unbehagen. Doch das muss nicht sein.

Häufig wird auch die Frage gestellt, ob man bei einem Wechsel seiner E-Mail-Lösung folglich auch seine Domain umziehen muss. Ein Umzug der Domain ist definitiv nicht notwendig, aber auf Wunsch möglich. Die große Mehrheit der Hosted Exchange-Kunden ändert einfach die MX-Records für die Domain beim aktuellen Provider. Eine andere, weniger elegante Lösung, ist die Einrichtung von Weiterleitungen.

Migration nach Hosted Exchange 2013 von cojama

Organisationen und Unternehmen stehen innerhalb des Migrationsprozesses zwei mögliche Verfahrensweisen für den Umstieg auf Hosted Exchange 2013 zur Auswahl:
Der Umzug aller Anwender in einem Schritt oder der Umzug kleiner Anwendergruppen in mehreren Schritten.

Sowohl der Ablauf als auch die Vor- und Nachteile werden im Folgenden für jede Verfahrensweise beschrieben:


1. Umzug in einem Schritt

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Einrichtung der neuen Postfächer auf allen Outlook-Clients in einem neuen Profil
  • Bis zu dem Umzug wird mit dem alten Profil gearbeitet.
  • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
  • Information der Anwender über die bevorstehenden Änderungen
  • Am Umzugs-Wochenende:
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der gesamte Mailverkehr auf dem neuen System eingeht.
    • Export der Postfach-Inhalte in eine pst-Datei (serverseitig oder an den Clients)
    • Import der Postfach-Inhalte (sowohl an den Clients oder serverseitig möglich)
    • An den Clients das neue Profil als Standard konfigurieren
  • Einrichtung Mobiler Endgeräte
  • Vor-Ort Support am Tag nach dem Umzug

Der Vorteil beim Umzug in einem Schritt liegt darin, dass auf dem Altsystem keine Weiterleitungen für die umgestellten Anwender eingerichtet werden. Grund hierfür ist, dass der Mailverkehr für die gesamte E-Mail-Domain auf dem neuen System eingeht. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ordnerfreigaben, Adressbuchabfragen und die Terminsuche uneingeschränkt funktionieren, da sich bekanntlich alle Anwender in einer Organisation befinden.

Ein Nachteil dieser Vorgehensweise: Wenn die Anzahl der Postfächer und die Datenmengen bestimmte Größen überschreiten, kann ein Wochenende ggf. zu kurz für den Umzug der Clients und das Hochladen bzw. Synchronisieren der Postfach-Inhalte sein. Selbstverständlich kann die Migration auch während der Werktage stattfinden. Das betrifft z. B. Unternehmen wie etwa ein Online-Shop, bei dem am Wochenende ein deutlich höheres E-Mail-Aufkommen entsteht als werktags.


2. Umzug in mehreren Schritten

Ablauf:

  • Anlegen aller Postfächer in der neuen Umgebung
  • Umzug von Anwendergruppen in mehreren Schritten:
    • Einrichtung der neuen Postfächer auf den Outlook-Clients
    • Einrichtung von Mail-Weiterleitungen für die betroffenen Benutzer
    • Migration der Postfach-Inhalte
    • Einrichtung Mobiler Endgeräte
    • Support / Nachbetreuung
  • Nach der Migration aller Postfächer:
    • Einrichtung von Freigaben auf Ordner, Kalender etc.
    • Änderung der Domänen-Einstellung, so dass der Mailverkehr direkt auf dem neuen System eingeht

Soll der Umzug in mehreren Schritten stattfinden, bestehen die Vorteile darin, dass nur wenige Anwender von dem Umzug betroffen sind und Support benötigen. Ein Umzug kann ggfs. während den Geschäftszeiten erfolgen und zeitliche Engpässe beim Hochladen der Daten werden vermieden.

Nachteilig bei dieser Vorgehensweise: Für jedes umgestellte Postfach muss eine Weiterleitung auf dem Altsystem eingerichtet werden und die Mitwirkung des Betreibers des Altsystems ist erforderlich. Die Anwender arbeiten übergansweise in verschiedenen Systemumgebungen und bestimmte Teamfunktionen sind in dieser Zeit nicht möglich. Dies betrifft den Zugriff auf freigegebene Ordner, Kalender, Terminplanungs-Assistent, Verteilergruppen etc.

Fazit:

Eine Migration der E-Mail-Lösung einer Organisation bzw. eines Unternehmens, ganz gleich ob 10, 100 und mehr E-Mail-Postfächer betroffen sind, muss für einen professionellen Anbieter Routine sein. Diese muss geplant und ggfs. in den Einzelheiten im Vorfeld besprochen werden. Wichtig ist daher auch, dass man für die Migration einen festen Ansprechpartner zugewiesen bekommt. Wenn die Planung und Vorbereitung soweit stimmen, wird man der Migration entspannt entgegensehen und die Vorteile von Hosted Exchange 2013 in vollen Zügen genießen.

Hosted Exchange 2013 – Migration bestehender Kunden

In Kürze werden die bestehenden Hosted Exchange Kunden von cojama automatisch auf Hosted Exchange 2013 umgestellt. Eine Unterstützung des kundenseitigen IT-Supports ist hierbei nur in Ausnahmefällen nötig.

In diesem Punkt zeigen sich die Vorteile der Public Cloud, auf die wir gern im Rahmen unseres Marketings häufiger hinweisen: Ein Versionsupgrade der Microsoft Exchange Anwendung erfordert keine Investitionen, keine aufwändigen „Operationen“ an der eigenen Serverumgebung mit entsprechenden Risiken für den Betrieb und bindet kein Personal.Migration-Hosted-Exchange-2013-cojama

Warum müssen meine Hosted Exchange Postfächer überhaupt umgestellt werden?

Ein Release-Wechsel ist bei Microsoft Exchange i.d.R. auch mit einem sog. Tech-Refresh verbunden. Dabei wird die Hardware der physikalischen Exchange Server ersetzt und ein aktuelles Server-Betriebssystem eingeführt. Dies zu unterlassen, führt mit der Zeit unweigerlich zu einer Reduzierung der Verfügbarkeit der gesamten Anwendung. Zudem bietet eine neue Exchange Serverplattform die Möglichkeit, mehr Speicherkapazität zu wirtschaftlich vertretbaren Bedingungen bereitzustellen. Auch der Produkt-Support für eine alte Exchange-Version ist seitens Microsoft zeitlich begrenzt.

Und letztlich ist auch für den Betreiber der Cloud-Anwendung der Betrieb von zwei Exchange Systemumgebungen nicht wirtschaftlich.

Die Migration auf Hosted Exchange 2013 ist in jedem Fall ein großer Vorteil für die Kunden. Das Gute dabei: Vieles sieht für den Anwender danach noch genauso aus wie zuvor.

 

Wie ist die Vorgehensweise bei der Migration der Hosted Exchange Postfächer?

Der Zeitpunkt der Umstellung wird individuell mit jedem Kunden im Vorfeld abgestimmt. Zunächst sollte sichergestellt sein, dass für alle Domains, die für Hosted Exchange Postfächer verwendet werden, der sog. Autodiscover-Eintrag im DNS des Domainproviders gesetzt ist. Dies ist die Voraussetzung für eine weitgehend automatische Umstellung aller Clients.

Microsoft Outlook ändert beim ersten Start nach der Umstellung der Exchange Server automatisch seine Einstellungen und informiert den Anwender mit einer entsprechenden Meldung. Danach muss Outlook neu gestartet werden.

Bei den meisten Smartphones und Tablet PCs vollzieht sich die Umstellung von Hosted Exchange ebenfalls unbemerkt im Hintergrund. Dort, wo dies nicht der Fall ist, muss der Anwender lediglich den Servernamen des Hosted Exchange Kontos anpassen.

Die Serveradressen für POP3-ssl, IMAP-ssl und SMTP bleiben unverändert bestehen. Auch die MX-Einträge für die eigene Domain müssen nicht geändert werden.

 

Wo ergeben sich Änderungen bei der Umstellung auf Hosted Exchange 2013?

Die URL für Outlook Web Access (OWA) ändert sich. Beim Versuch, sich über die alte OWA URL anzumelden, erscheint ein Hinweis auf die neue URL. Microsoft Outlook 2003 funktioniert mit Hosted Exchange 2013 nicht mehr.

Neben der Globalen Adressliste wird künftig eine zusätzliche Benutzer-Adressliste angeboten. Diese enthält nur die Postfach-User (keine Gruppen, Kontakte, etc.). Größere Organisationen können auf Wunsch weitere Adresslisten für Gruppen, Räume oder Öffentliche Ordner erhalten.

Öffentliche Ordner werden nach der Umstellung der Microsoft Exchange Server für eine gewisse Zeit nicht via OWA erreichbar sein. Erst nachdem die Migration aller Hosted Exchange Kunden abgeschlossen ist, können auch die Öffentlichen Ordner auf Hosted Exchange 2013 umgezogen werden. Erst dann ist der Zugriff über OWA wieder möglich.

Des Weiteren wird sich die URL der Exchange Web Services (EWS) ändern.

 

Wie ändert sich die Produktgestaltung von Hosted Exchange?

Die beiden verfügbaren Postfach-Typen Business und Basic bleiben mit ihren Merkmalen erhalten. Das Größenlimit wird allerdings deutlich herauf gesetzt (25 GB Business / 1 GB Basic). Bei individuell vereinbarten Preisen kann das Größenlimit abweichen.

Öffentliche Ordner bei Hosted Exchange

Öffentliche Ordner unter Hosted Exchange 2013 – Änderungen und Besonderheiten bei der Migration

Für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams sind Öffentliche Ordner seit langem ein überaus leistungsstarkes und vielseitiges Feature von Hosted Exchange. Viele Unternehmen nutzen es, um Nachrichten, die über zentrale E-Mail Adressen eingehen, in einem Team zu bearbeiten. Andere stellen in Öffentlichen Ordnern Terminkalender oder Adressbücher für Anwendergruppen oder das gesamte Unternehmen bereit. Umso erfreulicher ist es, dass Microsoft mit Einführung von Exchange 2013 die Öffentlichen Ordner aufgewertet hat, nachdem man im Vorfeld der beiden letzten Exchange-Releases schon fast befürchten musste, dass das Feature komplett wegfällt.

Eine Aufwertung haben die Öffentlichen Ordner vor allem dadurch erfahren, dass sie jetzt mit der gleichen Hochverfügbarkeits-Technologie betrieben werden können, die auch für Postfächer zum Einsatz kommt, der Database-Availability-Groups (DAG). Es gibt keinen eigenen Datenbank-Typus mehr, sondern Public Folder werden wie Postfächer in Postfach-Datenbanken gespeichert.

Öffentliche Ordner bei Hosted Exchange

Bei der Migration von älteren Exchange-Versionen (2007 oder 2010) sind einige Besonderheiten bzw. Einschränkungen zu beachten:

Der wichtigste Punkt für die Planung ist sicherlich, dass die Öffentlichen Ordner erst dann auf Exchange 2013 migriert werden können, nachdem alle Postfächer umgezogen wurden.

Zudem kann die Migration der Öffentlichen Ordner nur in einem Schritt vollzogen werden. Es ist also nicht möglich, mit einem verteilten Bestand der Öffentlichen Ordner (alt / neu) zu arbeiten.

Da die Technologie der Öffentlichen Ordner-Bereitstellung erheblich verändert wurde, erlauben die alten Exchange-Versionen keinen Zugriff auf Öffentliche Ordner unter Exchange 2013 – umgekehrt allerdings schon.

In Outlook Web App 2013 (OWA) werden die Öffentlichen Ordner, auf die Zugriffsberechtigungen bestehen, nicht mehr automatisch angezeigt. Man muss jeden einzelnen Ordner manuell als Favoriten einblenden. Dies funktioniert nach unserer Erfahrung nicht, solange die Public Folder noch auf einer Altversion liegen. Weiterhin muss mindestens das Exchange-Update CU1 installiert sein, damit der Zugriff via OWA funktioniert.