Wussten Sie schon…wie Sie Ihr eigenes Exchange-Postfach Ihren Kollegen oder Ihrer Sekretärin freigeben können?

Typisches Problem: Ihre Sekretärin hat keine Einsicht in Ihren Kalender und kann während Ihrer Geschäfts- und Dienstreisen selbst keine Termine ändern, löschen und ergänzen. Oft ist es so, dass Ihre Sekretärin Sie anrufen muss, um Ihnen Terminänderungen oder neue Termine mitzuteilen. Nicht immer sind Sie erreichbar. Wenn Sie beispielsweise in einem Geschäftstermin sitzen, können Sie nicht ans Telefon gehen. Darüber hinaus rauben Ihnen diese Abstimmungsgespräche viel Zeit und erhöhen den Organisations-Stress für Sie und für Ihre Mitarbeiter.

Die Lösung:
Mit einem E-Mail-Postfach eines Exchange Servers können Sie Ihrer Sekretärin Ihren eigenen Kalender freigeben. Während Sie sich auf Geschäfts- und Dienstreisen befinden, kann Ihre Sekretärin selbstständig Ihre Termine ändern, löschen und ergänzen. Somit haben Sie als Vorgesetzter immer den aktuellsten Stand Ihrer Termine. Die Daten werden permanent synchronisiert. Folglich können Sie sehr schnell und flexibel reagieren, haben stets den Überblick über Ihre Termine und gewinnen wertvolle Zeit. Zusätzlich senken Sie den Stressfaktor für sich und für Ihre Mitarbeiter. Im folgenden Blog erfahren Sie, wie man diese Freigaben für einen Kalender oder gar für das ganze E-Mail-Postfach einrichtet:

Um einem anderen Benutzer aus der gleichen Organisation den Zugriff auf das eigene Hosted Exchange E-Mail-Postfach (oder Teile davon) zu gewähren, sind die nachfolgend beschriebenen Schritte durchzuführen.

Voraussetzung: Das E-Mail-Postfach muss in Microsoft Outlook eingerichtet sein.

Zunächst muss der Stammordner freigegeben werden.
Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in Ihrem Exchange-Postfach auf den Ordner der obersten Ebene und wählen „Freigabeberechtigungen ändern…“

Freigabeberechtigung ändern

 

Im folgenden Dialog wählen Sie bitte „Hinzufügen“:

Outlook_Postfach_hinzufügen

 

Danach ist der (sind die) Exchange-Benutzer auszuwählen, die Zugriff erhalten sollen.
Wichtig ist die Auswahl der Globalen Adressliste.
Outlook_Postfach_Benutzer_auswählen_globale_Adressliste

 

Im nächsten Schritt wird der gewünschte Umfang des Zugriffs eingestellt:

Outlook_Postfach_Eigenschaften

 

Die Freigabe des Stammordners ist damit abgeschlossen.

Die vorangegangenen Schritte sind für jeden Unterordner zu wiederholen, auf den der andere Benutzer Zugriff erhalten soll (z.B. Posteingang, Kalender, Kontakte, etc.).

 

Im Falle des Kalenders sind die Berechtigungsmöglichkeiten geringfügig abweichend:

Outlook_Postfach_Berechtigungsmöglichkeiten

 

Einbinden eines freigegebenen Exchange-Postfachs in Microsoft Outlook

Um das Exchange-Postfach eines anderen Benutzers, auf das man selbst Zugriff besitzt, dauerhaft in Outlook einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie “Extras” >>  “Kontoeinstellungen”:

Outlook_Postfach_dauerhafte_Freigabe

 

Markieren Sie dann das Exchange-Konto und gehen Sie auf „Ändern“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern

 

Es öffnet sich ein Formular. Wählen Sie dort bitte „Weitere Einstellungen“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern_weitere_Einstellungen

 

Auf der Registerkarte „Erweitert“haben Sie die Möglichkeit, ein Exchange-Postfach hinzuzufügen:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02

 

Geben Sie hier den Namen der Person ein:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Name_Person

 

Danach erscheint der Benutzer in der Liste:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Benutzer_Liste

 

Nachdem alle offenen Formulare mit OK oder Weiter bestätigt wurden, erscheint das Hosted Exchange Postfach links in der Ordnerliste:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_erscheint_Navigation

 

 

 

 

 

 

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