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Wussten Sie schon…wie Sie Ihr eigenes Exchange-Postfach Ihren Kollegen oder Ihrer Sekretärin freigeben können?

Typisches Problem: Ihre Sekretärin hat keine Einsicht in Ihren Kalender und kann während Ihrer Geschäfts- und Dienstreisen selbst keine Termine ändern, löschen und ergänzen. Oft ist es so, dass Ihre Sekretärin Sie anrufen muss, um Ihnen Terminänderungen oder neue Termine mitzuteilen. Nicht immer sind Sie erreichbar. Wenn Sie beispielsweise in einem Geschäftstermin sitzen, können Sie nicht ans Telefon gehen. Darüber hinaus rauben Ihnen diese Abstimmungsgespräche viel Zeit und erhöhen den Organisations-Stress für Sie und für Ihre Mitarbeiter.

Die Lösung:
Mit einem E-Mail-Postfach eines Exchange Servers können Sie Ihrer Sekretärin Ihren eigenen Kalender freigeben. Während Sie sich auf Geschäfts- und Dienstreisen befinden, kann Ihre Sekretärin selbstständig Ihre Termine ändern, löschen und ergänzen. Somit haben Sie als Vorgesetzter immer den aktuellsten Stand Ihrer Termine. Die Daten werden permanent synchronisiert. Folglich können Sie sehr schnell und flexibel reagieren, haben stets den Überblick über Ihre Termine und gewinnen wertvolle Zeit. Zusätzlich senken Sie den Stressfaktor für sich und für Ihre Mitarbeiter. Im folgenden Blog erfahren Sie, wie man diese Freigaben für einen Kalender oder gar für das ganze E-Mail-Postfach einrichtet:

Um einem anderen Benutzer aus der gleichen Organisation den Zugriff auf das eigene Hosted Exchange E-Mail-Postfach (oder Teile davon) zu gewähren, sind die nachfolgend beschriebenen Schritte durchzuführen.

Voraussetzung: Das E-Mail-Postfach muss in Microsoft Outlook eingerichtet sein.

Zunächst muss der Stammordner freigegeben werden.
Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in Ihrem Exchange-Postfach auf den Ordner der obersten Ebene und wählen „Freigabeberechtigungen ändern…“

Freigabeberechtigung ändern

 

Im folgenden Dialog wählen Sie bitte „Hinzufügen“:

Outlook_Postfach_hinzufügen

 

Danach ist der (sind die) Exchange-Benutzer auszuwählen, die Zugriff erhalten sollen.
Wichtig ist die Auswahl der Globalen Adressliste.
Outlook_Postfach_Benutzer_auswählen_globale_Adressliste

 

Im nächsten Schritt wird der gewünschte Umfang des Zugriffs eingestellt:

Outlook_Postfach_Eigenschaften

 

Die Freigabe des Stammordners ist damit abgeschlossen.

Die vorangegangenen Schritte sind für jeden Unterordner zu wiederholen, auf den der andere Benutzer Zugriff erhalten soll (z.B. Posteingang, Kalender, Kontakte, etc.).

 

Im Falle des Kalenders sind die Berechtigungsmöglichkeiten geringfügig abweichend:

Outlook_Postfach_Berechtigungsmöglichkeiten

 

Einbinden eines freigegebenen Exchange-Postfachs in Microsoft Outlook

Um das Exchange-Postfach eines anderen Benutzers, auf das man selbst Zugriff besitzt, dauerhaft in Outlook einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie “Extras” >>  “Kontoeinstellungen”:

Outlook_Postfach_dauerhafte_Freigabe

 

Markieren Sie dann das Exchange-Konto und gehen Sie auf „Ändern“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern

 

Es öffnet sich ein Formular. Wählen Sie dort bitte „Weitere Einstellungen“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern_weitere_Einstellungen

 

Auf der Registerkarte „Erweitert“haben Sie die Möglichkeit, ein Exchange-Postfach hinzuzufügen:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02

 

Geben Sie hier den Namen der Person ein:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Name_Person

 

Danach erscheint der Benutzer in der Liste:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Benutzer_Liste

 

Nachdem alle offenen Formulare mit OK oder Weiter bestätigt wurden, erscheint das Hosted Exchange Postfach links in der Ordnerliste:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_erscheint_Navigation

 

 

 

 

 

 

Hosted Exchange 2013 – Migration bestehender Kunden

In Kürze werden die bestehenden Hosted Exchange Kunden von cojama automatisch auf Hosted Exchange 2013 umgestellt. Eine Unterstützung des kundenseitigen IT-Supports ist hierbei nur in Ausnahmefällen nötig.

In diesem Punkt zeigen sich die Vorteile der Public Cloud, auf die wir gern im Rahmen unseres Marketings häufiger hinweisen: Ein Versionsupgrade der Microsoft Exchange Anwendung erfordert keine Investitionen, keine aufwändigen „Operationen“ an der eigenen Serverumgebung mit entsprechenden Risiken für den Betrieb und bindet kein Personal.Migration-Hosted-Exchange-2013-cojama

Warum müssen meine Hosted Exchange Postfächer überhaupt umgestellt werden?

Ein Release-Wechsel ist bei Microsoft Exchange i.d.R. auch mit einem sog. Tech-Refresh verbunden. Dabei wird die Hardware der physikalischen Exchange Server ersetzt und ein aktuelles Server-Betriebssystem eingeführt. Dies zu unterlassen, führt mit der Zeit unweigerlich zu einer Reduzierung der Verfügbarkeit der gesamten Anwendung. Zudem bietet eine neue Exchange Serverplattform die Möglichkeit, mehr Speicherkapazität zu wirtschaftlich vertretbaren Bedingungen bereitzustellen. Auch der Produkt-Support für eine alte Exchange-Version ist seitens Microsoft zeitlich begrenzt.

Und letztlich ist auch für den Betreiber der Cloud-Anwendung der Betrieb von zwei Exchange Systemumgebungen nicht wirtschaftlich.

Die Migration auf Hosted Exchange 2013 ist in jedem Fall ein großer Vorteil für die Kunden. Das Gute dabei: Vieles sieht für den Anwender danach noch genauso aus wie zuvor.

 

Wie ist die Vorgehensweise bei der Migration der Hosted Exchange Postfächer?

Der Zeitpunkt der Umstellung wird individuell mit jedem Kunden im Vorfeld abgestimmt. Zunächst sollte sichergestellt sein, dass für alle Domains, die für Hosted Exchange Postfächer verwendet werden, der sog. Autodiscover-Eintrag im DNS des Domainproviders gesetzt ist. Dies ist die Voraussetzung für eine weitgehend automatische Umstellung aller Clients.

Microsoft Outlook ändert beim ersten Start nach der Umstellung der Exchange Server automatisch seine Einstellungen und informiert den Anwender mit einer entsprechenden Meldung. Danach muss Outlook neu gestartet werden.

Bei den meisten Smartphones und Tablet PCs vollzieht sich die Umstellung von Hosted Exchange ebenfalls unbemerkt im Hintergrund. Dort, wo dies nicht der Fall ist, muss der Anwender lediglich den Servernamen des Hosted Exchange Kontos anpassen.

Die Serveradressen für POP3-ssl, IMAP-ssl und SMTP bleiben unverändert bestehen. Auch die MX-Einträge für die eigene Domain müssen nicht geändert werden.

 

Wo ergeben sich Änderungen bei der Umstellung auf Hosted Exchange 2013?

Die URL für Outlook Web Access (OWA) ändert sich. Beim Versuch, sich über die alte OWA URL anzumelden, erscheint ein Hinweis auf die neue URL. Microsoft Outlook 2003 funktioniert mit Hosted Exchange 2013 nicht mehr.

Neben der Globalen Adressliste wird künftig eine zusätzliche Benutzer-Adressliste angeboten. Diese enthält nur die Postfach-User (keine Gruppen, Kontakte, etc.). Größere Organisationen können auf Wunsch weitere Adresslisten für Gruppen, Räume oder Öffentliche Ordner erhalten.

Öffentliche Ordner werden nach der Umstellung der Microsoft Exchange Server für eine gewisse Zeit nicht via OWA erreichbar sein. Erst nachdem die Migration aller Hosted Exchange Kunden abgeschlossen ist, können auch die Öffentlichen Ordner auf Hosted Exchange 2013 umgezogen werden. Erst dann ist der Zugriff über OWA wieder möglich.

Des Weiteren wird sich die URL der Exchange Web Services (EWS) ändern.

 

Wie ändert sich die Produktgestaltung von Hosted Exchange?

Die beiden verfügbaren Postfach-Typen Business und Basic bleiben mit ihren Merkmalen erhalten. Das Größenlimit wird allerdings deutlich herauf gesetzt (25 GB Business / 1 GB Basic). Bei individuell vereinbarten Preisen kann das Größenlimit abweichen.

cojama Hosted Exchange 2013

Welche Rolle spielt der Speicherplatz bei Hosted Exchange wirklich?

Noch vor ca. fünf Jahren, als Hosted Exchange begann, sich allmählich in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland durchzusetzen, galt eine Größenbeschränkung des E-Mail-Postfachs (Quota) von 2 GB  als überaus komfortabel. Nur in Ausnahmefällen war eine Erhöhung über diesen Wert hinaus notwendig.

Hosted Exchange

Wenn man sich heute den Markt der Business E-Mail-Lösungen aus der Cloud anschaut, so sind Angebote unterhalb von 8 GB eher eine Seltenheit. Die Standards reichen bis 25 GB oder z.T. sogar bis 50 GB Speicherplatz für ein Hosted Exchange-Postfach.

Ist der Größenbedarf in den letzten Jahren derart angestiegen?

Diese Frage kann sicher nicht mit einem generellen „Ja“ beantwortet werden.

Es hängt in erster Linie von der Arbeitsorganisation des einzelnen Anwenders ab:

Werden nicht mehr benötigte Nachrichten gelöscht, insbesondere nachdem große Anlagen an anderer Stelle gespeichert wurden?

Erfolgt eine Archivierung oder anders geartete Auslagerung älterer Nachrichten?

Wird aus Bequemlichkeit der E-Mail Weg für den Datenaustausch genutzt, wo ein anderer Weg ggf. effektiver für den Prozess wäre?

Fakt ist (unsere Auswertungen zeigen dies), dass auch heute der größte Teil der Hosted Exchange-Anwender mit einer Quota von 2 bis 4 GB gut zurechtkommt. In vielen großen Organisationen, die eine eigene E-Mail Infrastruktur betreiben, werden auch heute sehr restriktive Größenbeschränkungen beibehalten.

Der Schritt hin zu „Mega-Postfächern“ ist ein Trend im Cloud Computing-Markt, der z.T. von Kunden, vor allem aber von Anbieterseite getrieben wird. Wer als Cloud-Services-Provider erfolgreich Märkte erschließen will, kann sich diesem Trend nicht entziehen, auch wenn andere Merkmale wesentlich bedeutsamer sind. Daher haben auch wir unsere Leistungen in diesem Punkt deutlich angepasst.

Ist damit nun alles gut?

Nicht ganz – Die Probleme treten oft erst in der Praxis auf.

Nämlich vor allem dann, wenn die gesamte Mailbox bewegt werden muss: Sei es bei der Neueinrichtung des Outlook-Clients oder der Migration auf eine andere Infrastruktur. Auch die Synchronisation und die Erstellung des Such-Index auf dem Client nimmt mehr Zeit in Anspruch.

Daher legen viele „Admins“ unserer Kunden trotz der „eingekauften“ 25 GB großen Wert auf die Möglichkeit, eine geringere Quota einstellen zu können. Das ist auch der Grund, warum ein neu angelegtes Postfach bei uns zunächst nur auf 4 GB voreingestellt ist.

Um den Versand von Dokumenten an größere Empfänger-Gruppen per E-Mail zu umgehen, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf Hosted SharePoint als eine Browser basierte Lösung aus der Cloud. Dokumentenbibliotheken in der SharePoint Basis-Edition erlauben bereits das Abbilden von Berechtigungen, eine Versionsverwaltung für Dokumente und die Integration des Microsoft Office Clients.