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Kalenderansicht Hosted Exchange

Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Was ist ein absolutes Muss im Outlook-Kalender eines jeden Angestellten? Die Feiertage!
Damit Sie alle gesetzlichen Feiertage im Blick haben, um eine gut durchdachte Urlaubsplanung unter optimaler Ausnutzung aller Brückentage vornehmen zu können, möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit wenigen Klicks die länderspezifischen Feiertage (gesetzliche Feiertage, nicht bundeslandspezifisch) in den Outlook 2013-Kalender importiert.

Klicken Sie in Outlook links oben auf „Datei“.

Feiertage in Outlook 2013

Wählen Sie dann auf der linken Seite „Optionen“.

Options-Menü in Outlook 2013

In den Outlook-Optionen klicken Sie dann auf den dritten Menüpunkt „Kalender“ (1.) und klicken rechts auf den Button „Feiertage hinzufügen“ (2.).

Feiertage kopieren Outlook 2013

Nun können Sie auswählen, welche Feiertage in den Kalender importiert werden sollen. In unserem Fall möchten wir lediglich die Feiertage von Deutschland einfügen und setzen entsprechend das Häkchen.

Länderliste Outlook 2013 Feiertage

Falls Sie die Feiertage von mehreren Ländern einfügen wollen, da Sie in mehreren Ländern tätig sind, so setzen Sie einfach bei den gewünschten Ländern das Häkchen (das cojama-Team möchte  Sie an dieser Stelle beglückwünschen – Sie sind ein beneidenswerter Glückspilz…).

Bestätigen Sie mit „OK“ und alle Feiertage werden von Outlook automatisch in Ihren Kalender kopiert. Nach erfolgreichem Kopiervorgang erscheint ein Info-Fenster, das Sie mit „OK“ bestätigen.

Feiertage wurden erfolgreich in Outlook Kalender kopiert

Die Feiertage werden Ihnen nun im Outlook-Kalender angezeigt.

 

Jetzt stellt sich noch die Frage: „Was tun, wenn ich versehentlich die Feiertage der dominikanischen Republik hinzugefügt habe?“ (Dies gilt natürlich auch für alle anderen länderspezifischen Feiertage).

Falsche Feiertage iin Outlook ausgewählt

Rufen Sie sich in Outlook Ihren Kalender auf und wählen Sie in der oberen Menüleiste „ANSICHT“ (1.). Wählen Sie dann „Ansicht ändern“ (2.) und ein Untermenü klappt auf (siehe übernächster Screenshot).

Kalenderansicht Hosted Exchange

Wählen Sie in dem aufgeklappten Kontext-Menü den Punkt „Liste“.

Listenansicht in Outlook 2013 auswählen

 

In der Listen-Ansicht können Sie sich alle Ereignisse bzw. Feiertage nach dem Ort filtern lassen. In der Regel sind die Ereignisse nach dem Ort alphabetisch sortiert, so dass Sie alle Ereignisse eines Landes kompakt sehen (siehe Screenshot).

Kategorie Ort in Listenansicht

Markieren Sie nun alle Einträge, die Sie löschen wollen und löschen Sie diese durch Drücken der „Entf-Taste“ auf Ihrer Tastatur oder durch Betätigen eines rechten Mausklicks auf einem der markierten Einträge und anklicken des Drop-Down-Menüfeldes „Löschen“ mit der linken Maustaste.

Feiertage löschen

Die selektierten Kalendereinträge wurden gelöscht und die Anzahl der Feiertage in Ihrem Kalender hat sich mit Sicherheit drastisch verringert. Schlecht für Sie, aber Ihren Arbeitgeber wird dies freuen.

 

Verwendete Versionen: Hosted Exchange 2013 und Outlook 2013

Link zum Video-Tutorial: Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Wussten Sie schon…wie Sie Ihr eigenes Exchange-Postfach Ihren Kollegen oder Ihrer Sekretärin freigeben können?

Typisches Problem: Ihre Sekretärin hat keine Einsicht in Ihren Kalender und kann während Ihrer Geschäfts- und Dienstreisen selbst keine Termine ändern, löschen und ergänzen. Oft ist es so, dass Ihre Sekretärin Sie anrufen muss, um Ihnen Terminänderungen oder neue Termine mitzuteilen. Nicht immer sind Sie erreichbar. Wenn Sie beispielsweise in einem Geschäftstermin sitzen, können Sie nicht ans Telefon gehen. Darüber hinaus rauben Ihnen diese Abstimmungsgespräche viel Zeit und erhöhen den Organisations-Stress für Sie und für Ihre Mitarbeiter.

Die Lösung:
Mit einem E-Mail-Postfach eines Exchange Servers können Sie Ihrer Sekretärin Ihren eigenen Kalender freigeben. Während Sie sich auf Geschäfts- und Dienstreisen befinden, kann Ihre Sekretärin selbstständig Ihre Termine ändern, löschen und ergänzen. Somit haben Sie als Vorgesetzter immer den aktuellsten Stand Ihrer Termine. Die Daten werden permanent synchronisiert. Folglich können Sie sehr schnell und flexibel reagieren, haben stets den Überblick über Ihre Termine und gewinnen wertvolle Zeit. Zusätzlich senken Sie den Stressfaktor für sich und für Ihre Mitarbeiter. Im folgenden Blog erfahren Sie, wie man diese Freigaben für einen Kalender oder gar für das ganze E-Mail-Postfach einrichtet:

Um einem anderen Benutzer aus der gleichen Organisation den Zugriff auf das eigene Hosted Exchange E-Mail-Postfach (oder Teile davon) zu gewähren, sind die nachfolgend beschriebenen Schritte durchzuführen.

Voraussetzung: Das E-Mail-Postfach muss in Microsoft Outlook eingerichtet sein.

Zunächst muss der Stammordner freigegeben werden.
Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in Ihrem Exchange-Postfach auf den Ordner der obersten Ebene und wählen „Freigabeberechtigungen ändern…“

Freigabeberechtigung ändern

 

Im folgenden Dialog wählen Sie bitte „Hinzufügen“:

Outlook_Postfach_hinzufügen

 

Danach ist der (sind die) Exchange-Benutzer auszuwählen, die Zugriff erhalten sollen.
Wichtig ist die Auswahl der Globalen Adressliste.
Outlook_Postfach_Benutzer_auswählen_globale_Adressliste

 

Im nächsten Schritt wird der gewünschte Umfang des Zugriffs eingestellt:

Outlook_Postfach_Eigenschaften

 

Die Freigabe des Stammordners ist damit abgeschlossen.

Die vorangegangenen Schritte sind für jeden Unterordner zu wiederholen, auf den der andere Benutzer Zugriff erhalten soll (z.B. Posteingang, Kalender, Kontakte, etc.).

 

Im Falle des Kalenders sind die Berechtigungsmöglichkeiten geringfügig abweichend:

Outlook_Postfach_Berechtigungsmöglichkeiten

 

Einbinden eines freigegebenen Exchange-Postfachs in Microsoft Outlook

Um das Exchange-Postfach eines anderen Benutzers, auf das man selbst Zugriff besitzt, dauerhaft in Outlook einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie “Extras” >>  “Kontoeinstellungen”:

Outlook_Postfach_dauerhafte_Freigabe

 

Markieren Sie dann das Exchange-Konto und gehen Sie auf „Ändern“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern

 

Es öffnet sich ein Formular. Wählen Sie dort bitte „Weitere Einstellungen“:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_ändern_weitere_Einstellungen

 

Auf der Registerkarte „Erweitert“haben Sie die Möglichkeit, ein Exchange-Postfach hinzuzufügen:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02

 

Geben Sie hier den Namen der Person ein:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Name_Person

 

Danach erscheint der Benutzer in der Liste:

Outlook_Postfach_hinzufügen_02_Benutzer_Liste

 

Nachdem alle offenen Formulare mit OK oder Weiter bestätigt wurden, erscheint das Hosted Exchange Postfach links in der Ordnerliste:

Outlook_Postfach_Exchange_Konto_erscheint_Navigation