cojama Hosted Exchange 2013

Welche Rolle spielt der Speicherplatz bei Hosted Exchange wirklich?

Noch vor ca. fünf Jahren, als Hosted Exchange begann, sich allmählich in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland durchzusetzen, galt eine Größenbeschränkung des E-Mail-Postfachs (Quota) von 2 GB  als überaus komfortabel. Nur in Ausnahmefällen war eine Erhöhung über diesen Wert hinaus notwendig.

Hosted Exchange

Wenn man sich heute den Markt der Business E-Mail-Lösungen aus der Cloud anschaut, so sind Angebote unterhalb von 8 GB eher eine Seltenheit. Die Standards reichen bis 25 GB oder z.T. sogar bis 50 GB Speicherplatz für ein Hosted Exchange-Postfach.

Ist der Größenbedarf in den letzten Jahren derart angestiegen?

Diese Frage kann sicher nicht mit einem generellen „Ja“ beantwortet werden.

Es hängt in erster Linie von der Arbeitsorganisation des einzelnen Anwenders ab:

Werden nicht mehr benötigte Nachrichten gelöscht, insbesondere nachdem große Anlagen an anderer Stelle gespeichert wurden?

Erfolgt eine Archivierung oder anders geartete Auslagerung älterer Nachrichten?

Wird aus Bequemlichkeit der E-Mail Weg für den Datenaustausch genutzt, wo ein anderer Weg ggf. effektiver für den Prozess wäre?

Fakt ist (unsere Auswertungen zeigen dies), dass auch heute der größte Teil der Hosted Exchange-Anwender mit einer Quota von 2 bis 4 GB gut zurechtkommt. In vielen großen Organisationen, die eine eigene E-Mail Infrastruktur betreiben, werden auch heute sehr restriktive Größenbeschränkungen beibehalten.

Der Schritt hin zu „Mega-Postfächern“ ist ein Trend im Cloud Computing-Markt, der z.T. von Kunden, vor allem aber von Anbieterseite getrieben wird. Wer als Cloud-Services-Provider erfolgreich Märkte erschließen will, kann sich diesem Trend nicht entziehen, auch wenn andere Merkmale wesentlich bedeutsamer sind. Daher haben auch wir unsere Leistungen in diesem Punkt deutlich angepasst.

Ist damit nun alles gut?

Nicht ganz – Die Probleme treten oft erst in der Praxis auf.

Nämlich vor allem dann, wenn die gesamte Mailbox bewegt werden muss: Sei es bei der Neueinrichtung des Outlook-Clients oder der Migration auf eine andere Infrastruktur. Auch die Synchronisation und die Erstellung des Such-Index auf dem Client nimmt mehr Zeit in Anspruch.

Daher legen viele „Admins“ unserer Kunden trotz der „eingekauften“ 25 GB großen Wert auf die Möglichkeit, eine geringere Quota einstellen zu können. Das ist auch der Grund, warum ein neu angelegtes Postfach bei uns zunächst nur auf 4 GB voreingestellt ist.

Um den Versand von Dokumenten an größere Empfänger-Gruppen per E-Mail zu umgehen, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf Hosted SharePoint als eine Browser basierte Lösung aus der Cloud. Dokumentenbibliotheken in der SharePoint Basis-Edition erlauben bereits das Abbilden von Berechtigungen, eine Versionsverwaltung für Dokumente und die Integration des Microsoft Office Clients.

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