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Outlook Konten werden bei Upgrade auf Windows 10 übernommen

Windows 10 Logo

Seit kurzem ist für Nutzer von Windows 7, Windows 8(.1) und Windows Phone 8.1 das kostenlose Upgrade auf Windows 10 verfügbar. Doch stellt sich vor allem vielen Business Usern die Frage, ob im Falle eines Upgrades auch die bisher konfigurierten Einstellungen für wichtige Office Anwendungen wie z.B. Outlook Profile übernommen werden, oder ob diese erst erneut mühselig eingerichtet werden müssen? Wir haben das Upgrade von Windows 7 auf Windows 10 getestet und für Sie geprüft, ob die eingerichteten Outlook Konfigurationen auch nach dem Upgrade nahtlos in Windows 10 übernommen werden.

Die unter Windows 7 eingerichteten Email-Konten vor dem Upgrade:

Profileuwin7

Nach dem Upgrade auf Windows 10 werden die vorhandenen Einstellungen importiert, sobald Sie Outlook zum ersten Mal starten:

ConfWin10Outlook

Nach einer kurzen Wartezeit sind die unter Windows 7 eingereichten Konten auch unter Windows 10 problemlos verfügbar.

Win10 konto

Fazit:

Bei einem Upgrade auf Windows 10 entsteht für Sie also kein weiterer Aufwand und Sie können nach einer kurzen Synchronisation direkt auf dem neuen Betriebssystem mit den gewohnten Einstellungen weiterarbeiten.

Einziger Unterschied:

Wenn Sie ein neues Outlook Profil einrichten möchten, finden Sie den bisher bekannten Punkt E-Mail (32-Bit) nicht über die im Startmenü direkt zugänglichen Einstellungen.
Klicken Sie dafür mit einem Rechtsklick auf den Start Button um hier die bekannte Systemsteuerung aufzurufen.
Die Einrichtung funktioniert ansonsten gleich (Auf Anfrage lassen wir unseren Kunden auch gerne eine entsprechende Anleitung zukommen).

 

E-Mails bei Hosted Exchange mit S/MIME verschlüsseln und signieren

E-Mails bei Hosted Exchange mit S/MIME-Zertifikat sicher verschlüsseln und signieren

Das sichere Übermitteln von Daten wird in der heutigen Zeit immer wichtiger. Natürlich sollte auch besonders bei der E-Mail-Kommunikation wie z.B. mit Microsoft Hosted Exchange die Verschlüsselung und sichere Übermittlung der Inhalte garantiert sein. Hierfür gibt es verschiedene Methoden. Eine davon ist die Einbindung eines sogenannten S/MIME-Zertifikats in den Outlook Client. S/Mime ist ein Standard zur Verschlüsselung und Signatur von MIME-gekapselten E-Mails. Mit dem Erwerb eines S/MIME-Zertifikats können Benutzer E-Mails digital signieren und verschlüsseln. Dies gewährleistet den Datenschutz von sensiblen Daten, weist die Herkunft nach und vermeidet Manipulation. Dieses Verfahren können Sie folglich auch mit Microsoft Hosted Exchange von cojama nutzen.
Nach der Installation des S/MIME-Zertifikats können im Outlook Client E-Mails signiert und verschlüsselt werden.

Wie signiere ich eine E-Mail?
1. Zum Testen der Signatur öffnen Sie eine neue E-Mail.
2. Klicken Sie auf die Reiterkarte “Optionen”.
3. Im Outlook-Ribbon sehen Sie nun zwei Icons zur E-Mail-Sicherheit.
4. Ein Icon lässt Sie die Signierung einer E-Mail durchführen, das andere dient zu Verschlüsselung.

 

E-Mails bei Hosted Exchange mit S/MIME verschlüsseln und signieren

E-Mails bei Hosted Exchange mit S/MIME verschlüsseln und signieren

Über Ihre digitale Signatur kann der Empfänger die Echtheit der Nachricht prüfen. Durch das Signieren erhält der Nachrichtenempfänger zudem Ihren Public Key, mit dem er zukünftige Nachrichten an Sie verschlüsseln kann.

Wie verschlüssele ich eine E-Mail?
Um Nachrichten zu verschlüsseln benötigen Sie den Public Key des Nachrichtenempfängers. Es gibt mehrere Wege, den Public Key des Nachrichtenempfängers zu erhalten:
1.    Er schickt Ihnen eine signierte E-Mail:
Sie können nun den Public Key des Empfängers in Ihrer Kontaktliste abspeichern. Dazu fügen Sie den Nachrichtenempfänger einfach zu Ihren Outlook Kontakten hinzu.
2.    Sie suchen nach dem Public Key in einem öffentlichen Verzeichnis
3.    Sie haben den Public Key auf einem Datenträger (z.B. durch persönliche Übergabe oder per Post) erhalten. Fügen Sie nun den Public Key zum Empfänger in Ihren Kontakten hinzu. Wählen Sie dafür unter „Kontakt-Details“ den Reiter „Zertifikate“ um den Public Key zu importieren.

 

Das Icon „Verschlüsseln“ lässt Sie die Verschlüsselung der E-Mail durchführen. Geben Sie dafür den Public Key des Nachrichtenempfängers ein oder wählen Sie ihn aus Ihren bereits bestehenden Kontakten.

 

Wichtige Kriterien und Leistungen bei der Wahl des Cloud-Providers

Anforderungen an Cloud Computing-Anbieter steigen

Die Tatsache, dass viele Unternehmen nach den Abhör- und Datenschutzskandalen Cloud Computing-Lösungen kritischer gegenüberstehen, ist keine Neuigkeit. Interessenten fordern verständlicherweise eine höhere Transparenz in datenschutzrechtlichen und prozessspezifischen Aspekten. Laut der aktuellen KPMG-Studie „Cloud-Monitor 2014“ ist das Vertrauen der Unternehmen in ihre Dienstleister seit den Datenschutzskandalen gesunken. Diese Entwicklung können wir aus eigenen Beobachtungen nicht bestätigen. Keiner unserer Kunden löste aus datenschutzrechtlichen Gründen das Vertragsverhältnis auf oder äußerte Bedenken. Auch der Wert von 61 % erscheint uns, verglichen mit den IT-Dienstleistern und TK-Providern, als zu hoch.

Vertrauen in Cloud-Anbieter

Fakt ist jedoch, dass die Anforderungen an Cloud-Provider in den nächsten Jahren immer weiter steigen werden. Laut dem Cloud-Monitor 2014 sind aktuell für Unternehmen vor allem der Standortfaktor, die Integrationsfähigkeit und die rechtlichen Aspekte von enormer Bedeutung.

Wichtige Kriterien und Leistungen bei der Wahl des Cloud-Providers

Dass der in der Umfrage genannte angebliche Vertrauensverlust von uns nicht festgestellt wurde, kann dadurch begründet werden, dass cojama mit seiner 100 % Deutschland-Strategie alle für Unternehmen wichtigen Kriterien und Leistungen erfüllt:

  • Der Sitz der cojama Infosystems GmbH ist in Deutschland.
  • Das Rechenzentrum befindet sich in Frankfurt am Main und damit ausschließlich in Deutschland.
  • Die IT-Infrastruktur im Rechenzentrum ist im Besitz von cojama und wird von cojama selbst betrieben.
  • Alle Datenschutz-Maßnahmen unterliegen zu 100 % den deutschen Datenschutzgesetzen. Alle Datenschutzunterlagen sind jederzeit verfügbar. Der Vertrag für Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gehört bei cojama zum Tagesgeschäft.
  • Die Cloud-Lösungen wie Hosted Exchange 2013, Hosted SharePoint, Hosted Terminalserver oder Dedizierter Server können an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen oder Organisationen angepasst werden.
  • cojama gibt keine auf ihren Systemen gespeicherten Kundendaten ohne richterlichen Beschluss an Dritte weiter.

Die Entwicklung der steigenden Anforderungen betrachten wir positiv und sehen die NSA-Vorfälle als Chance, dass ein besserer Datenschutz-Standard deutschlandweit etabliert wird. Als Cloud Computing-Anbieter sind wir sehr gespannt, wie sich das deutsche Datenschutzniveau und die Anforderungen der Unternehmen in den nächsten Jahren national entwickeln werden. Um auch unseren Beitrag für diese Datenschutz-Entwicklung zu leisten und unseren Interessenten etwaige Bedenken zu nehmen, arbeiten wir eng mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammen und engagieren uns innerhalb unserer GDD-Mitgliedschaft.

Automatischer Download von Bildern in Microsoft Outlook von cojama

Aktivieren/Deaktivieren des automatischen Downloads von Bildern in Outlook 2010/2013

Oft enthalten E-Mails Hyperlinks zu externen Bildern, die in der Mail als unschöner Kasten mit einer Hinweismeldung dargestellt werden.

Herunterladen von externen Bildern in Outlook

Hierbei macht es keinen Unterschied, ob Outlook als Inhouse-Lösung von der eigenen IT gewartet wird oder ob dies extern durch einen Partner via Hosted Exchange geschieht.

Ganz unbegründet ist dieses standardmäßig eingestellte Verhalten nicht: Zum einen reduziert es die Größe der zu herunterladenden Daten der E-Mail, zum anderen nutzen Spammer Junk-Mails als Webbeacon und versuchen so zu verifizieren, ob es sich um eine gültige und aktive E-Mail-Adresse handelt.

Wenn Sie beim Öffnen dieser Junk-Mails also automatisch die verknüpften Inhalte herunterladen, liefern Sie unfreiwillig die Information an den Spammer, dass diese Adresse genutzt wird.

Wenn Sie trotz der Risiken diese Feature abstellen und sich Ihre E-Mails immer direkt inklusive Bilder darstellen lassen wollen, können Sie folgendermaßen verfahren:
Nehmen Sie in Outlook unter „Datei“ → „Optionen“ → „Trust Center“ oder „Sicherheitscenter“ → „Einstellungen für das Trust Center…“ → „Automatischer Download“ das Häkchen bei „Bilder in HTML-Nachrichten oder RSS-Elementen nicht automatisch herunterladen“ heraus.

Automatischer Download von Bildern in Outlook 2010 und Outlook 2013

Falls Sie aber auf dieses Sicherheitsfeature nicht verzichten wollen und sich in Zukunft Ihre E-Mails von bekannten Absendern direkt vollständig anzeigen lassen wollen, können Sie folgende Einstellungen in Ihrem Outlook vornehmen:
Fügen Sie einfach den Absender oder die Domäne des Absenders zu der Liste der sicheren Absender hinzu. Führen Sie dazu einen Rechtsklick auf einer E-Mail dieses Absenders aus und wählen Sie unter „Junk-E-Mail“ → „Absender nie sperren“ oder „Domäne des Absenders (@example.com) nie sperren“ aus.

Junk-E-Mail Optionen in Outlook 2010 und Outlook 2013

Ein Video-Tutorial zum Aktivieren/Deaktivieren des automatischen Downloads in Outlook haben wir Ihnen auf YouTube zur Verfügung gestellt: Zum Tutorial auf YouTube

cojama-Leitfaden zum sicheren Umgang mit Zugangsdaten

Wussten Sie schon,… wie man sich durch sicheren Umgang mit Zugangsdaten vor unberechtigten Zugriffen schützen kann?

Wie die Tagesschau bereits am Mittwoch, den 22.01.2014, berichtete, war dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bereits seit Dezember 2013 der Diebstahl von Online-Zugangsdaten bekannt. Das BSI entdeckte laut eigener Auskunft 16 Millionen gestohlene digitale Identitäten und bietet einen Sicherheitstest auf der eigenen Webseite an. Mit diesem BSI-Sicherheitstest kann festgestellt werden, ob die eigene E-Mail-Adresse vom Datenklau betroffen ist.

Cloud-Dienste sind meist weltweit über das Internet erreichbar. Dies macht sie so attraktiv und flexibel nutzbar. Allerdings erfordert diese Tatsache auch ein gewisses Sicherheitsbewusstsein bei der Anwendung. Der Schutz der Informationen, die z.B. in Hosted Exchange-Postfächern, SharePoint-Arbeitsbereichen oder anderen Systemen gespeichert sind, hängt in erster Linie vom richtigen Umgang mit Ihren Zugangsdaten ab. Durch den richtigen Umgang können Sie sich vor unberechtigten Zugriffen schützen.

cojama-Leitfaden zum sicheren Umgang mit Zugangsdaten

Die folgenden Regeln sollen Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden und das Ihrige dazu beizutragen, zu jedem Zeitpunkt ein hohes Sicherheitsniveau zu halten:

 

Umgang mit Zugangsdaten

Der Benutzername (E-Mail-Adresse) ist die Identität des Anwenders. Er ist also fest mit der Person des Anwenders verknüpft. Das bedeutet, dass ein Benutzername auch nur von einem Anwender verwendet werden sollte. Die Weitergabe des Kennwortes an andere Personen sollte in jedem Fall vermieden werden.

Darüber hinaus empfehlen wir, spätestens nach sechs Monaten das Kennwort zu ändern. Ein neues Kennwort sollte sich ausreichend stark vom alten unterscheiden (z.B. nicht nur durch Erhöhung einer Ziffer geändert werden).

Des Weiteren darf das persönliche Kennwort in keinem Falle auf Anfragen von außen hin herausgegeben werden. Sollten Sie per E-Mail dazu aufgefordert werden, beispielsweise Ihr Hosted Exchange-Kennwort herauszugeben, so tun Sie dies bitte in keinem Fall. Es handelt sich hier um einen sog. Phishing-Angriff.

 

Gestaltung von Kennwörtern

Die Länge und Komplexität des verwendeten Kennworts entscheidet darüber, wie lang es dauert, dieses durch automatisiertes „Ausprobieren“ von Zeichenfolgen zu knacken. Bei der Einhaltung der folgenden Empfehlung kann es mit den aktuellen technischen Möglichkeiten unter Realbedingungen als nahezu unmöglich angesehen werden, das Kennwort in einer angemessenen Zeit zu ermitteln.

Dabei wurde noch nicht berücksichtig, dass sich der Benutzer nach mehrmaliger Falscheingabe des Passworts automatisch für eine gewisse Zeit sperrt.

  • Verwenden Sie eine Länge von zehn, besser mehr Zeichen
  • Kombinieren Sie Groß- / Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen
  • Vermeiden Sie triviale Zeichenfolgen (z.B. Test123)

 

Mobile Endgeräte

Da auf Smartphones das Kennwort für den Abruf des bspw. Exchange-Postfachs gespeichert wird, sollte nach einem Verlust des Gerätes das Postfach-Kennwort zeitnah geändert werden. Nutzen Sie Apps von anderen Anbietern, sollten Sie gleichermaßen vorgehen.

ActiveSync, der Kommunikationsstandard für die Anbindung mobiler Endgeräte an Exchange, bietet zudem die Möglichkeit, das Smartphone über das Mobilfunknetz zu löschen. Diese Funktion wird von vielen Handheld-Betriebssystemen unterstützt und kann über Outlook Web App (OWA) ausgeführt werden.

 

Bereitstellung von Lösungen für Anwendergruppen

Beim Rollout von zentral gehosteten Lösungen für Anwendergruppen ist vorab zu planen, wie die Benutzer ihre neuen Zugangsdaten erhalten sollen. Im Hinblick auf die Sicherheit sollte folgendes beachtet werden:

Nachdem Daten in neu angelegte Postfächer oder SharePoint-Seiten migriert wurden, sollten weder allgemeine noch trivialen Kennworte mehr verwendet werden.

Sofern nicht von Anfang an individuelle komplexe Passwörter konfiguriert wurden, sollten die Anwender vor dem ersten Einfügen von Daten ihr Kennwort ändern.

Wussten Sie schon, dass… gelöschte Elemente nicht für immer verloren sind, sondern wiederhergestellt werden können?

Schnell kann es passieren, dass wichtige E-Mail-Nachrichten aus Versehen gelöscht worden sind. Dies bedeutet für Sie zum Glück nicht, dass diese Nachrichten für immer verloren sind. Ohne großen Aufwand können sowohl Nachrichten als auch Kontakte, Termine und Notizen bis zu 30 Tage, nachdem Sie gelöscht worden sind, wiederhergestellt werden. Dieses gilt auch für Elemente, die aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ bzw. mit der Tastenkombination „Umschalten + ENTF“ gelöscht wurden.

1. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie das Element wiederherstellen möchten und klicken Sie im oberen Reiter auf „Ordner“ → „Gelöschte Elemente wiederherstellen“.

Exchange-gelöschte Elemente wiederherstellen

2. Im folgenden Fenster klicken Sie bitte das Element, welches Sie wiederherstellen möchten an und bestätigen mit dem Button „Ausgewählte Elemente wiederherstellen“. Falls Sie mehrere Elemente gleichzeitig wiederherstellen möchten, können Sie diese mit gedrückter STRG-Taste auswählen.

Diese Funktion ist nur in Verbindung mit einem Microsoft Exchange-Konto verfügbar und funktioniert nicht mit POP3- oder IMAP-Konten.

Wir haben Ihnen die oben genannten Schritte auch in einem kurzen Video-Tutorial zusammengefasst: Gelöschte Outlook-Elemente wiederherstellen

Öffentliche Ordner bei Hosted Exchange

Öffentliche Ordner unter Hosted Exchange 2013 – Änderungen und Besonderheiten bei der Migration

Für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams sind Öffentliche Ordner seit langem ein überaus leistungsstarkes und vielseitiges Feature von Hosted Exchange. Viele Unternehmen nutzen es, um Nachrichten, die über zentrale E-Mail Adressen eingehen, in einem Team zu bearbeiten. Andere stellen in Öffentlichen Ordnern Terminkalender oder Adressbücher für Anwendergruppen oder das gesamte Unternehmen bereit. Umso erfreulicher ist es, dass Microsoft mit Einführung von Exchange 2013 die Öffentlichen Ordner aufgewertet hat, nachdem man im Vorfeld der beiden letzten Exchange-Releases schon fast befürchten musste, dass das Feature komplett wegfällt.

Eine Aufwertung haben die Öffentlichen Ordner vor allem dadurch erfahren, dass sie jetzt mit der gleichen Hochverfügbarkeits-Technologie betrieben werden können, die auch für Postfächer zum Einsatz kommt, der Database-Availability-Groups (DAG). Es gibt keinen eigenen Datenbank-Typus mehr, sondern Public Folder werden wie Postfächer in Postfach-Datenbanken gespeichert.

Öffentliche Ordner bei Hosted Exchange

Bei der Migration von älteren Exchange-Versionen (2007 oder 2010) sind einige Besonderheiten bzw. Einschränkungen zu beachten:

Der wichtigste Punkt für die Planung ist sicherlich, dass die Öffentlichen Ordner erst dann auf Exchange 2013 migriert werden können, nachdem alle Postfächer umgezogen wurden.

Zudem kann die Migration der Öffentlichen Ordner nur in einem Schritt vollzogen werden. Es ist also nicht möglich, mit einem verteilten Bestand der Öffentlichen Ordner (alt / neu) zu arbeiten.

Da die Technologie der Öffentlichen Ordner-Bereitstellung erheblich verändert wurde, erlauben die alten Exchange-Versionen keinen Zugriff auf Öffentliche Ordner unter Exchange 2013 – umgekehrt allerdings schon.

In Outlook Web App 2013 (OWA) werden die Öffentlichen Ordner, auf die Zugriffsberechtigungen bestehen, nicht mehr automatisch angezeigt. Man muss jeden einzelnen Ordner manuell als Favoriten einblenden. Dies funktioniert nach unserer Erfahrung nicht, solange die Public Folder noch auf einer Altversion liegen. Weiterhin muss mindestens das Exchange-Update CU1 installiert sein, damit der Zugriff via OWA funktioniert.

cojama Hosted Exchange 2013

Welche Rolle spielt der Speicherplatz bei Hosted Exchange wirklich?

Noch vor ca. fünf Jahren, als Hosted Exchange begann, sich allmählich in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland durchzusetzen, galt eine Größenbeschränkung des E-Mail-Postfachs (Quota) von 2 GB  als überaus komfortabel. Nur in Ausnahmefällen war eine Erhöhung über diesen Wert hinaus notwendig.

Hosted Exchange

Wenn man sich heute den Markt der Business E-Mail-Lösungen aus der Cloud anschaut, so sind Angebote unterhalb von 8 GB eher eine Seltenheit. Die Standards reichen bis 25 GB oder z.T. sogar bis 50 GB Speicherplatz für ein Hosted Exchange-Postfach.

Ist der Größenbedarf in den letzten Jahren derart angestiegen?

Diese Frage kann sicher nicht mit einem generellen „Ja“ beantwortet werden.

Es hängt in erster Linie von der Arbeitsorganisation des einzelnen Anwenders ab:

Werden nicht mehr benötigte Nachrichten gelöscht, insbesondere nachdem große Anlagen an anderer Stelle gespeichert wurden?

Erfolgt eine Archivierung oder anders geartete Auslagerung älterer Nachrichten?

Wird aus Bequemlichkeit der E-Mail Weg für den Datenaustausch genutzt, wo ein anderer Weg ggf. effektiver für den Prozess wäre?

Fakt ist (unsere Auswertungen zeigen dies), dass auch heute der größte Teil der Hosted Exchange-Anwender mit einer Quota von 2 bis 4 GB gut zurechtkommt. In vielen großen Organisationen, die eine eigene E-Mail Infrastruktur betreiben, werden auch heute sehr restriktive Größenbeschränkungen beibehalten.

Der Schritt hin zu „Mega-Postfächern“ ist ein Trend im Cloud Computing-Markt, der z.T. von Kunden, vor allem aber von Anbieterseite getrieben wird. Wer als Cloud-Services-Provider erfolgreich Märkte erschließen will, kann sich diesem Trend nicht entziehen, auch wenn andere Merkmale wesentlich bedeutsamer sind. Daher haben auch wir unsere Leistungen in diesem Punkt deutlich angepasst.

Ist damit nun alles gut?

Nicht ganz – Die Probleme treten oft erst in der Praxis auf.

Nämlich vor allem dann, wenn die gesamte Mailbox bewegt werden muss: Sei es bei der Neueinrichtung des Outlook-Clients oder der Migration auf eine andere Infrastruktur. Auch die Synchronisation und die Erstellung des Such-Index auf dem Client nimmt mehr Zeit in Anspruch.

Daher legen viele „Admins“ unserer Kunden trotz der „eingekauften“ 25 GB großen Wert auf die Möglichkeit, eine geringere Quota einstellen zu können. Das ist auch der Grund, warum ein neu angelegtes Postfach bei uns zunächst nur auf 4 GB voreingestellt ist.

Um den Versand von Dokumenten an größere Empfänger-Gruppen per E-Mail zu umgehen, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf Hosted SharePoint als eine Browser basierte Lösung aus der Cloud. Dokumentenbibliotheken in der SharePoint Basis-Edition erlauben bereits das Abbilden von Berechtigungen, eine Versionsverwaltung für Dokumente und die Integration des Microsoft Office Clients.