Projektmanagement mit SharePoint

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Viele Unternehmen setzen SharePoint als Dateiablage und zur vereinfachten Zusammenarbeit im Unternehmen ein. Doch oft ist man sich gar nicht bewusst, welche Einsatzmöglichkeiten SharePoint außerdem bietet.
Daher wird es meist nicht in dem Umfang genutzt, den es bieten könnte.
Dabei bietet SharePoint serienmäßig Tools mit denen der Aufwand für beispielsweise Projektarbeiten deutlich gesenkt werden kann. Wichtige Projektinformationen können damit geteilt und Dokumente zentral abgelegt werden.

Dabei bleibt der Administrationsauswand gering und es bietet die grundlegenden Möglichkeiten für Projektarbeit. Außerdem ist es möglich gleichzeitig von mehreren Stellen aus am selben Projekt zu arbeiten und Änderungen ohne umständliche Kommunikationswege direkt an die anderen Projektteilnehmer im laufenden Betrieb weiterzugeben. Dies spart erheblich Zeit und Kommunikationsaufwand. Einzige Voraussetzung sind Grundkenntnisse bei der Verwendung von SharePoint.

Oft stehen die Projektteilnehmer unter Zeitdruck, der durch umständliche Kommunikation zwischen verschiedenen Projektgruppen zwecks Statusabfragen und Bereitstellungsproblemen nur verstärkt wird.
Mit einem Tool wie SharePoint kann dieses Problem begrenzt werden.

Der Status der einzelnen Projektteile kann vom Projektmanager jederzeit direkt in der Zentralablage überprüft werden, und wichtige Dokumente können einfach abgelegt und unter den Teilnehmern ausgetauscht werden. So behalten die Teilnehmer einen besseren Überblick über den Projektfortschritt, und das Informationsmanagement wird stark optimiert.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Standard-Templates:

Templates.png

… unter anderem ein Template zur Verwaltung von Projektaufgaben:

Projektmanagament mit SharePoint Beispiel

…mit Terminen versehene Tasks werden direkt grafisch dargestellt und zu einem Workflow zusammengeführt.

Projektmanagement grafischer Workflow

Dieses bietet im Vergleich zu MS Project zwar nur einige grundlegende Funktionen, kann jedoch durch zusätzliche Webparts erweitert werden. Ein großer Vorteil dabei ist natürlich die einfache Einbindung von Excel-Tabellen und anderen Projektdokumenten.

Neben den Templates zur Projektarbeit und der Möglichkeit der zentralen Dateiablage bietet SharePoint noch weitere Features und kann unter anderem für folgende Tasks eingesetzt werden:

– Besprechungsraum
– Umfrageplattform
– Blogseite
– zentraler Terminkalender
– für Ankündigungen
– zur Aufgabenverwaltung

Fazit:
Auch wenn der Umfang der serienmäßig installierten Templates nur begrenzte Möglichkeiten zur Projektarbeit bietet, sollte man SharePoint als mögliche Plattform zur Vereinfachung der Zusammenarbeit bei Projekten in Betracht ziehen. Insbesondere sofern SharePoint bereits im Unternehmen eingesetzt wird, kann es damit, je nach benötigtem Umfang, eine günstige Alternative zu teurer Projektmanagement-Software bieten.

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