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SharePoint Versionierung

Versionsverwaltung in SharePoint – umfassende Kontrolle ohne Datenverlust

Was ist die Versionsverwaltung?

Mit der Versionierung legt SharePoint 2013 eine fortlaufende nummerierte Liste aller Änderungen eines Dokuments an und erlaubt den Benutzern somit Zugriff auf ältere Versionen, die nach Belieben eingesehen und wiederhergestellt werden können. Dies ist in den folgenden Fällen besonders hilfreich:

  1. Bei der Wiederherstellung älterer Kopien
    Sollte es Fehler in der Bearbeitung geben oder die aktuelle Version defekt sein, können Sie jederzeit auf eine ältere Version zurückgreifen und die aktuelle Version ersetzen. So haben Sie stets die volle Kontrolle über alle Daten und beugen somit unnötigem Datenverlust vor.
  2. Beim Anzeigen und Vergleichen
    Wenn Sie zwei Versionen miteinander vergleichen möchten, können Sie dies tun, ohne die aktuelle Version gleich zu ersetzen. Die Versionen lassen sich problemlos in einem beliebigen Microsoft Office Programm (Word, Excel etc.) öffnen und vergleichen.
  3. Um Änderungen nachzuvollziehen
    Sie wissen immerzu, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Auch verschiedene Metadaten wie Kommentare oder diverse Eigenschaften eines Dokuments lassen sich anzeigen. Sie haben daher jederzeit eine detaillierte Übersicht über den Bearbeitungsstatus eines Dokuments.

Wie funktioniert die Versionsverwaltung?

Um die Versionierung nutzen zu können, muss diese zuerst in der jeweiligen Dokumentbibliothek aktiviert werden. Hierzu gehen Sie bitte in die entsprechende Dokumentbibliothek, wählen dort die Bibliothektools aus und klicken auf Bibliothekeinstellungen. Navigieren Sie danach in die Versionsverwaltungseinstellungen.

Allgemeine Einstellungen Versionierung

Dort haben Sie nun verschiedene Einstellungsmöglichkeiten von Haupt- und Nebenversionen. Hauptversionen werden durch ganze Zahlen (z.B. 1.0) und Nebenversionen durch Dezimalzahlen (z.B. 1.1) gekennzeichnet.

Versionierung Dokument

Die Anzahl der Versionen, die gespeichert werden können, hängt zum einen von SharePoint 2013 und zum anderen von den individuellen Bibliothekseinstellungen ab. Nach Angaben von Microsoft bestehen bei SharePoint 2013 folgende Grenzen:

Hauptversionen: es wird empfohlen, nicht mehr als 400.000 Versionen zu speichern, da es danach zu Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen (Öffnen, Speichern etc.) kommen könnte. Bitte beachten Sie hierbei aber in jedem Fall den maximalen Speicherplatz Ihrer Hosted SharePoint 2013 Seite.

Nebenversionen: jede Hauptversion kann bis zu 511 Nebenversionen haben.

Wichtig: die ältesten Versionen werden unwiderruflich gelöscht, wenn in der Bibliothek ein maximaler Grenzwert für Versionen eingetragen wurde.

Wann wird eine neue Versionsnummer vergeben?

  1. Sobald eine neue Datei erstellt oder hochgeladen wird, vergibt SharePoint 2013 automatisch eine neue Versionsnummer.
  2. Wird eine Datei abgespeichert, erstellt SharePoint 2013 eine neue Version des Dokuments unter der nächsten Versionsnummer, ohne die alte Version zu überschreiben.
  3. Soll eine Datei mit dem gleichen Namen ersetzt werden und man bejaht dies beim Hochladen, wird ebenfalls eine neue Version angelegt.
  4. Während der gemeinsamen Dokumentbearbeitung. Arbeiten zwei Benutzer am selben Dokument, wird alle 30 Minuten eine neue Version erstellt.
  5. Wird eine Datei wieder eingecheckt, gibt es ebenfalls eine neue Version. Dies geschieht allerdings nur beim erfolgreichen Einchecken. Verwirft ein User das Einchecken, wird keine neue Version abgespeichert.

Wie kann man die Versionshistorie abrufen?

Es gibt zwei Wege, um auf die Versionierung zuzugreifen:

  1. Setzen Sie das Häkchen vor das entsprechende Dokument und wählen im Menüreiter „Dateien“ den Versionsverlauf aus.
    Versionierung Dokumentbibliothek
  2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem entsprechenden Dokument, dann erneut auf die drei Punkte und im Dropdown Menü auf „Versionsverlauf“.

Anzeigen des Versionsverlaufs

Was zeigt der Versionsverlauf an?

Erklärung Versionsverlauf

In der Übersicht sehen Sie zum einen die fortlaufenden Versionsnummern (1), hier in unserem Beispiel als Hauptversionen ohne Nebenversionen. Daneben wird das Datum der Erstellung inklusive Zeitstempel (2) angezeigt und unter Punkt (3) der bearbeitende Benutzer. Zudem wird die Größe des Dokuments gespeichert (4). Die Kommentare (5), die beim Einchecken hinterlassen werden können, sind in SharePoint 2013 auf 1023 Zeichen begrenzt. Weiter oben haben Sie die Möglichkeit, alle Versionen auf einmal zu löschen (6). Diese landen dann im Papierkorb der SharePoint Webseite und können von dort aus jederzeit wiederhergestellt werden.

Klicken Sie auf das Dropdown Menü einer beliebigen Version, so können Sie sich die Metadaten der Version anzeigen lassen (7), die Version selbst wiederherstellen (8), wodurch Sie die alte Version zur aktuellen Version machen oder Sie können die Version mittels Löschen (9) in den Papierkorb der SharePoint Seite verschieben. Wenn Sie die Version direkt öffnen möchten, klicken Sie hierzu einfach auf das Datum (2).

Wie Sie sehen, ist die Versionierung ein nützliches Tool, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dabei Datenverlust zu riskieren. Sie haben permanent die volle Kontrolle über den Lebenszyklus einer Datei und dessen Historie, ohne dabei auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen zu sein.

Eingenes SP Design erstellen

Erstellen einer eigenen Designvorlage für SharePoint 2013

Wie beim Vorgänger SharePoint 2010 besteht auch in SharePoint 2013 die Möglichkeit eigene Designtemplates zu erstellen und diese im SharePoint einzubinden. Allerdings hat sich bei der Vorgehensweise einiges geändert.

Erstellen eines eigenen SharePoint-Designs:

Ein SharePoint 2013 Design basiert auf hautpsächlich drei Files:

  • Das Masterpage-Template „.master“ wird von SharePoint vorgegeben und kann durch die beiden anderen Dateien modifiziert werden.
  • Das Color-Design-Template als „.spcolor“-Datei legt die Designfarben für Hintergründe, Schriften, Links, Linien, etc. fest
  • Über das Font-Template als „.spfont“-Datei können eigene Schriftarten verwendet werden (hier gilt ausprobieren, viele – aber nicht alle – Schriften können je nach Webbrowser im SharePoint dargestellt werden)

Erstellen eines Color-Design-Templates:

Hierfür bietet Microsoft im offiziellen Downloadbereich das SharePoint Color Palette Tool v1.00 an:

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=38182

Laden Sie dieses herunter und installieren Sie es (Das Tool gibt es leider aktuell nur auf Englisch).

SharePoint Color Palette Tool

Öffnen Sie das Tool:

SharePoint Color Palette Tool

Im Bereich Layout können Sie die beiden Default-Layouts „oslo“ (Navigation oben) oder „seatle“ (Navigation links) auswählen. Als Standardtemplate wird cojama‘s Hosted SharePoint 2013 im Layout „seatle“ mit der Navigation auf der linken Seitenleiste bereitgestellt.

Um die Begrifflichkeiten besser zuordnen zu können, sollte die Ansicht auf „ui groups“ geändert werden:

Umschalten auf die uigroups Anischt

Im rechten Hautpfenster sehen Sie eine Vorschau des neuen Designs im aktuellen Farbschema.
Mit Änderung des Farbcodes für einen Bereich wird die Vorschau enstprechend aktualsiert:

SharePoint Color Palette Tool Vorschau

Sie können die Farbcodes aus einer öffentlichen Farbtabelle verwenden oder über einen Klick auf das Quadrat vor den Codes den „Color Picker“ öffnen. Hier besteht über den „Eye Droper“ auch die Möglichkeit den Farbcode aus einer bestehenden Grafik (z.B. Firmenlogo) zu übernehmen.

Farbpalette und eye picker

Nachdem die Anpassungen abgeschlossen wurden, lässt sich das Template über File -> Save als „.spcolor“ Datei an einem beliebigen Pfad abspeichern.

Die Designdatei ".spcolor"

Bitte beachten Sie, dass es natürlich abhängig von Ihren Anpassungen mehrere Versuche in Anspruch nehmen kann, bis Sie endgültig das gewünschte Designergebnis erzielen.

Erstellen eines Font-Templates:

Zum Erstellen des Font-Templates verwenden Sie am Besten eine Kopie der bereits in den Standard-Templates verwendeten „.spfont“-Dateien.

Hierfür navigieren Sie im SharePoint über   Rad-Symbol -> Websiteeinstellungen in den Bereich „Web-Designer-Kataloge -> Durchkomponierte Looks“ indem später auch Ihr eigenes Designtemplate erstellt wird.

Durchkomponierte Looks

Speichern Sie eine lokale Kopie der „.spfont“-Datei und öffne Sie diese mit einem Texeditor.

Bearbeiten der .spfont Datei

Innerhalb der Datei können Sie sich an den Bereichsbezeichnungen orientieren.

Im europäischen Sprachraum sollten Browser standardmäßig die in der Zeile <s:latin> festgelegten Schriftart verwenden.

 

Speichern Sie die Datei als „.spfont“-Datei ab.

(Achten Sie bitte darauf, dass Sie entweder lokal oder unter einem alternativen Dateinamen speichern um das Standardtemplate am SharePoint nicht zu überschreiben!)

Uploaden des eigenen Designs:

 Navigieren Sie innerhalb des SharePoints über die URL-Zeile zu
https://IhreSiteUrl.orga-cloud.de/_catalogs/theme/15/ um zum Designkatalog/15  zu gelangen.

Hier uploaden Sie Ihre „.spfont“ und „.spcolor“-Dateien.

mydesign

Nachdem die Dateien im SharePoint abgelegt wurden navigieren Sie wieder in den Bereich „Websiteeinstellungen -> Web-Designer-Kataloge -> Durchkomponierte Looks“

Durchkomponierte Looks

Erstellen des neuen Designs:

Liste der Designvorlagen

Entweder über „+ Neues Element“: (für einzelne Desings)

Neues Design erstellen

* Beschreibungen sind optional und ersetzen in der Designliste die einzelnen Pfade

oder durch direkte Bearbeitung in der QuickEdit-Ansicht über „bearbeiten“:
(besser geeignet beim Erstellen mehrerer Designvorlagen)

Um in der Quick-Edit Ansicht speichern zu können muss zuvor eine weitere Spalte „Titel“ hinzugefügt werden. -> „…“  -> Anischt ändern -> Titel anhaken und an Position 1 setzten.

Titelspalte anhaken

Ansonsten erscheint beim Speichern des Datensatzes die folgende Fehlermeldung:

Fehlermeldung

Nachdem die Spalte Titel hinzugefügt wurde können Zeilen in der QuickEdit-Anischt einfach kopiert und darunter eingefügt werden. Nun müssen nur noch die einzelnen Dateipfade angepasst werden.

Eigenes Design erstellen

Auswählen des eigenen Designs als Vorlage:

Nun kann das eigene Design im Bereich Websiteeinstellungen -> Aussehen ändern als Vorlage verwendet werden.

Eigenes Design auswählen

Wie üblich lässt sich über „testen“ nochmal eine Vorschau des neuen Designs anzeigen, bevor die Änderungen endgültig angewendet werden.

Fehler beim Upload

Fehler beim Upload bei der gemeinsamen online Bearbeitung in SharePoint mit Word 2016

Fehlerbeschreibung:

Wenn Sie Microsoft Word 2016 für das gemeinsame Verfassen von Dokumenten in einer lokalen Instanz von Microsoft SharePoint 2010/2013 verwenden, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Fehler beim Upload

Gemeinsam bearbeitete Dateien können vom Client mit Office 2016 nicht mehr auf den SharePoint synchronisiert/hochgeladen werden und es wird auch nicht die aktuelle Version der Datei geöffnet, selbst wenn Sie sich zwischenzeitig vom SharePoint abgemeldet haben.
(Die Inhalte werden lokal im Cache gespeichert)

Work-Around:

! Anmerkung: Durch den nachfolgenden Vorgang wird die Echtzeit-Synchronisation von Word 2016 deaktiviert. Inhalte die bei gemeinsamer Bearbeitung seit dem letzten synchronisieren bearbeitet wurden, werden nun nicht mehr direkt eingeblendet. Über das manuelle ausführen des Sichern/Synchronisieren Buttons werden Inhalte jedoch weiterhin synchronisiert und mit den Dateien der anderen Bearbeiter zusammengeführt. Bei sich überschneidenden Änderungen seit der letzten Synchronisation wird weiterhin abgefragt, wie mit diesen Änderungen umgegangen werden soll und im Anschluss synchronisiert!

Durch Hinzufügen eines Registry-Keys, lässt sich das Problem umgehen.

regedit aufrufen unter Windows

! Achtung: Es können schwerwiegende Probleme auftreten, wenn Sie falsche Änderungen in der Registry vornehmen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie diese Schritte sorgfältig ausführen und fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator oder IT-Verantwortlichen bevor Sie Änderungen vornehmen.

 

Vorgehensweise:

Öffnen Sie die Registry indem Sie im Suchfeld „regedit“ eingeben und den Befehl ausführen
Navigieren Sie im Verzeichnisbaum in folgendes Verzeichnis:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\FileIO

Registry Pfad

Und erstellen Sie über Rechtsklick – Neu -> DWORD-Wert (32-Bit) einen neuen Eintrag

Regsitry Eintrag erstellen

Benennen Sie den neuen Eintrag um in EnableRealtimeChannel und prüfen Sie das der Wert auf „0“ (Null) steht:

EnableRealtimeChannel Eintrag

Danach schließen Sie den Registrierungs-Editor.

Um weitere Caching-Probleme auszuschließen melden Sie sich am SharePoint ab und leeren Sie den Browsercache.
(Im Internet Explorer -> Internetoptionen -> Browserverlauf löschen).
Schließen Sie Word und beenden Sie die Prozesse für den „Microsoft Office Document Cache“ und das „Microsoft Office Upload Center“ über den Task Manager, falls diese weiterhin aktiv sind:

Prozesse im Task Manager

Ein Neustart des Computers sollte nicht benötigt werden.

Im Anschluss können Sie sich wieder am SharePoint einloggen – je nach Einstellungen werden nun durch die Bereinigung des Caches Ihre Login Daten abgefragt.
Sie sollten nun Dokumente wieder normal über die Online bearbeiten Funktion (auch gleichzeitig) bearbeiten können. Ggf. ist es möglich, dass ein Fehler angezeigt wird, dass sich überschneidende Änderungen am Dokument vorgenommen wurden. Akzeptieren Sie hier die Änderungen anderer User, sodass Sie wieder mit der aktuellen Datei auf dem SharePoint arbeiten.
Zu diesem Thema gibt es auch einen offiziellen Microsoft Artikel:
https://support.microsoft.com/de-de/kb/3100925

 

Ausblick:

Langfristig soll das Problem laut Microsoft erst durch einen Hotfix im Oktober 2016 behoben werden:

This problem is scheduled to be fixed in build 4229.1032 and later versions of Office 365.
This problem is also scheduled to be fixed in the October update for Office 2016.
Microsoft is researching this problem in Microsoft Word 2016 and will post more information when the information becomes available.   Quelle: https://support.microsoft.com/en-us/kb/3100925

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Viele Unternehmen setzen SharePoint als Dateiablage und zur vereinfachten Zusammenarbeit im Unternehmen ein. Doch oft ist man sich gar nicht bewusst, welche Einsatzmöglichkeiten SharePoint außerdem bietet.
Daher wird es meist nicht in dem Umfang genutzt, den es bieten könnte.
Dabei bietet SharePoint serienmäßig Tools mit denen der Aufwand für beispielsweise Projektarbeiten deutlich gesenkt werden kann. Wichtige Projektinformationen können damit geteilt und Dokumente zentral abgelegt werden.

Dabei bleibt der Administrationsauswand gering und es bietet die grundlegenden Möglichkeiten für Projektarbeit. Außerdem ist es möglich gleichzeitig von mehreren Stellen aus am selben Projekt zu arbeiten und Änderungen ohne umständliche Kommunikationswege direkt an die anderen Projektteilnehmer im laufenden Betrieb weiterzugeben. Dies spart erheblich Zeit und Kommunikationsaufwand. Einzige Voraussetzung sind Grundkenntnisse bei der Verwendung von SharePoint.

Oft stehen die Projektteilnehmer unter Zeitdruck, der durch umständliche Kommunikation zwischen verschiedenen Projektgruppen zwecks Statusabfragen und Bereitstellungsproblemen nur verstärkt wird.
Mit einem Tool wie SharePoint kann dieses Problem begrenzt werden.

Der Status der einzelnen Projektteile kann vom Projektmanager jederzeit direkt in der Zentralablage überprüft werden, und wichtige Dokumente können einfach abgelegt und unter den Teilnehmern ausgetauscht werden. So behalten die Teilnehmer einen besseren Überblick über den Projektfortschritt, und das Informationsmanagement wird stark optimiert.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Standard-Templates:

Templates.png

… unter anderem ein Template zur Verwaltung von Projektaufgaben:

Projektmanagament mit SharePoint Beispiel

…mit Terminen versehene Tasks werden direkt grafisch dargestellt und zu einem Workflow zusammengeführt.

Projektmanagement grafischer Workflow

Dieses bietet im Vergleich zu MS Project zwar nur einige grundlegende Funktionen, kann jedoch durch zusätzliche Webparts erweitert werden. Ein großer Vorteil dabei ist natürlich die einfache Einbindung von Excel-Tabellen und anderen Projektdokumenten.

Neben den Templates zur Projektarbeit und der Möglichkeit der zentralen Dateiablage bietet SharePoint noch weitere Features und kann unter anderem für folgende Tasks eingesetzt werden:

– Besprechungsraum
– Umfrageplattform
– Blogseite
– zentraler Terminkalender
– für Ankündigungen
– zur Aufgabenverwaltung

Fazit:
Auch wenn der Umfang der serienmäßig installierten Templates nur begrenzte Möglichkeiten zur Projektarbeit bietet, sollte man SharePoint als mögliche Plattform zur Vereinfachung der Zusammenarbeit bei Projekten in Betracht ziehen. Insbesondere sofern SharePoint bereits im Unternehmen eingesetzt wird, kann es damit, je nach benötigtem Umfang, eine günstige Alternative zu teurer Projektmanagement-Software bieten.