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Eingenes SP Design erstellen

Erstellen einer eigenen Designvorlage für SharePoint 2013

Wie beim Vorgänger SharePoint 2010 besteht auch in SharePoint 2013 die Möglichkeit eigene Designtemplates zu erstellen und diese im SharePoint einzubinden. Allerdings hat sich bei der Vorgehensweise einiges geändert.

Erstellen eines eigenen SharePoint-Designs:

Ein SharePoint 2013 Design basiert auf hautpsächlich drei Files:

  • Das Masterpage-Template „.master“ wird von SharePoint vorgegeben und kann durch die beiden anderen Dateien modifiziert werden.
  • Das Color-Design-Template als „.spcolor“-Datei legt die Designfarben für Hintergründe, Schriften, Links, Linien, etc. fest
  • Über das Font-Template als „.spfont“-Datei können eigene Schriftarten verwendet werden (hier gilt ausprobieren, viele – aber nicht alle – Schriften können je nach Webbrowser im SharePoint dargestellt werden)

Erstellen eines Color-Design-Templates:

Hierfür bietet Microsoft im offiziellen Downloadbereich das SharePoint Color Palette Tool v1.00 an:

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=38182

Laden Sie dieses herunter und installieren Sie es (Das Tool gibt es leider aktuell nur auf Englisch).

SharePoint Color Palette Tool

Öffnen Sie das Tool:

SharePoint Color Palette Tool

Im Bereich Layout können Sie die beiden Default-Layouts „oslo“ (Navigation oben) oder „seatle“ (Navigation links) auswählen. Als Standardtemplate wird cojama‘s Hosted SharePoint 2013 im Layout „seatle“ mit der Navigation auf der linken Seitenleiste bereitgestellt.

Um die Begrifflichkeiten besser zuordnen zu können, sollte die Ansicht auf „ui groups“ geändert werden:

Umschalten auf die uigroups Anischt

Im rechten Hautpfenster sehen Sie eine Vorschau des neuen Designs im aktuellen Farbschema.
Mit Änderung des Farbcodes für einen Bereich wird die Vorschau enstprechend aktualsiert:

SharePoint Color Palette Tool Vorschau

Sie können die Farbcodes aus einer öffentlichen Farbtabelle verwenden oder über einen Klick auf das Quadrat vor den Codes den „Color Picker“ öffnen. Hier besteht über den „Eye Droper“ auch die Möglichkeit den Farbcode aus einer bestehenden Grafik (z.B. Firmenlogo) zu übernehmen.

Farbpalette und eye picker

Nachdem die Anpassungen abgeschlossen wurden, lässt sich das Template über File -> Save als „.spcolor“ Datei an einem beliebigen Pfad abspeichern.

Die Designdatei ".spcolor"

Bitte beachten Sie, dass es natürlich abhängig von Ihren Anpassungen mehrere Versuche in Anspruch nehmen kann, bis Sie endgültig das gewünschte Designergebnis erzielen.

Erstellen eines Font-Templates:

Zum Erstellen des Font-Templates verwenden Sie am Besten eine Kopie der bereits in den Standard-Templates verwendeten „.spfont“-Dateien.

Hierfür navigieren Sie im SharePoint über   Rad-Symbol -> Websiteeinstellungen in den Bereich „Web-Designer-Kataloge -> Durchkomponierte Looks“ indem später auch Ihr eigenes Designtemplate erstellt wird.

Durchkomponierte Looks

Speichern Sie eine lokale Kopie der „.spfont“-Datei und öffne Sie diese mit einem Texeditor.

Bearbeiten der .spfont Datei

Innerhalb der Datei können Sie sich an den Bereichsbezeichnungen orientieren.

Im europäischen Sprachraum sollten Browser standardmäßig die in der Zeile <s:latin> festgelegten Schriftart verwenden.

 

Speichern Sie die Datei als „.spfont“-Datei ab.

(Achten Sie bitte darauf, dass Sie entweder lokal oder unter einem alternativen Dateinamen speichern um das Standardtemplate am SharePoint nicht zu überschreiben!)

Uploaden des eigenen Designs:

 Navigieren Sie innerhalb des SharePoints über die URL-Zeile zu
https://IhreSiteUrl.orga-cloud.de/_catalogs/theme/15/ um zum Designkatalog/15  zu gelangen.

Hier uploaden Sie Ihre „.spfont“ und „.spcolor“-Dateien.

mydesign

Nachdem die Dateien im SharePoint abgelegt wurden navigieren Sie wieder in den Bereich „Websiteeinstellungen -> Web-Designer-Kataloge -> Durchkomponierte Looks“

Durchkomponierte Looks

Erstellen des neuen Designs:

Liste der Designvorlagen

Entweder über „+ Neues Element“: (für einzelne Desings)

Neues Design erstellen

* Beschreibungen sind optional und ersetzen in der Designliste die einzelnen Pfade

oder durch direkte Bearbeitung in der QuickEdit-Ansicht über „bearbeiten“:
(besser geeignet beim Erstellen mehrerer Designvorlagen)

Um in der Quick-Edit Ansicht speichern zu können muss zuvor eine weitere Spalte „Titel“ hinzugefügt werden. -> „…“  -> Anischt ändern -> Titel anhaken und an Position 1 setzten.

Titelspalte anhaken

Ansonsten erscheint beim Speichern des Datensatzes die folgende Fehlermeldung:

Fehlermeldung

Nachdem die Spalte Titel hinzugefügt wurde können Zeilen in der QuickEdit-Anischt einfach kopiert und darunter eingefügt werden. Nun müssen nur noch die einzelnen Dateipfade angepasst werden.

Eigenes Design erstellen

Auswählen des eigenen Designs als Vorlage:

Nun kann das eigene Design im Bereich Websiteeinstellungen -> Aussehen ändern als Vorlage verwendet werden.

Eigenes Design auswählen

Wie üblich lässt sich über „testen“ nochmal eine Vorschau des neuen Designs anzeigen, bevor die Änderungen endgültig angewendet werden.

Upload Multiple Pictures

Mehrfachupload/Mehrfachdownload in SharePoint 2010 Bildbibliotheken

Um die volle Funktionalität mit allen Optionen der SharePoint 2010 Bildbibliotheken nutzen zu können, wird ein Client benötigt auf dem nur Office 2010 installiert ist (insbesondere geht es dabei um den MS Office Picture Manager).

Nur wenn kein anderes Office Paket installiert ist, erkennt der SharePoint 2010 die volle Kompatibilität und zeigt die erweiterten Optionen wie Mehrfachupload, Download und Öffnen im Windows Explorer an.

Werden neben einer bestehenden Office 2013/2016 Variante wie im nachfolgenden Beitrag beschrieben, die Office Tools von Office 2010 installiert ist immerhin auch der Mehrfachupload über einen Link möglich.

Mehrfachupload in ein SharePoint 2010 Bildbibliothek nur mit Office 2010:

Upload Multiple Pictures

Die Schaltfläche für Mehrfachupload wird nur in Kombination mit Office 2010 angezeigt.

Mehrfachupload in eine SharePoint 2010 Bildbibliothek mit Office 2010 Tools neben einer Office 2013/2016 Installation:

Mehrfachdateiupload über Link

Werden der MS Office Picture Manager und die SharePoint Integration Tools (von Office 2010) neben einer bestehenden Office 2013/2016 Variante installiert, ist der Mehrfachupload über einen Link unter „Hochladen“ möglich.

Die nötigen Tools von Office 2010 können Sie während der Installation einzeln auswählen, sodass Sie nicht das komplette Office 2010 installieren müssen:

Benötigte Komponenten von Office 2010

Benötigte Komponenten von Office 2010 - Office Tools aufgeklappt

Hier müssen lediglich der Microsoft Office Picture Manger und die Unterstützung für MS SharePoint Foundation installiert werden.

Office 2010 Picture Manager

Ob die Installation erfolgreich war, können Sie unter „Alle Programme“ -> Microsoft Office -> Microsoft Office 2010 Tools nachprüfen. Hier sollte nun der Microsoft Office Picture Manager angezeigt werden.

Mehrfachupload über den MS Office Picture Manager

Der Microsoft Office Picture Manager bietet die Möglichkeit gleichzeitig mehrere Bilddateien auf den SharePoint zu laden.

 

Workaround zum Mehrfachdownload in ein SharePoint 2010 Bildbibliothek nur mit Office 2010 über den Windows Explorer:

Erweiterte Optionsansicht im SharePoint wenn nur Office 2010 installiert ist

Auch im Bereich „Aktionen“ werden weit mehr Optionen angeboten, wenn nur Office 2010 installiert ist. Über den Windows Explorer können wie auch aus normalen Dokumentenbibliotheken mehrere Dateien gleichzeitig vom SharePoint heruntergeladen werden.

Allgemein gesehen ist der Weg über eine Office 2010 Installation natürlich etwas umständlich und hinsichtlich der vorgeschrittenen Office Entwicklung (inzwischen wird der Standard von Office 2013 wahrscheinlich bereits bald durch Office 2016 abgelöst) nicht wirklich als zeitgemäß zu betrachten. Dies scheint jedoch vom Entwickler Microsoft so beabsichtigt zu sein um neuere Produkte mit der verbesserten Kompatibilität zwischen SharePoint und der jeweiligen Office Version attraktiv zu machen.

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Viele Unternehmen setzen SharePoint als Dateiablage und zur vereinfachten Zusammenarbeit im Unternehmen ein. Doch oft ist man sich gar nicht bewusst, welche Einsatzmöglichkeiten SharePoint außerdem bietet.
Daher wird es meist nicht in dem Umfang genutzt, den es bieten könnte.
Dabei bietet SharePoint serienmäßig Tools mit denen der Aufwand für beispielsweise Projektarbeiten deutlich gesenkt werden kann. Wichtige Projektinformationen können damit geteilt und Dokumente zentral abgelegt werden.

Dabei bleibt der Administrationsauswand gering und es bietet die grundlegenden Möglichkeiten für Projektarbeit. Außerdem ist es möglich gleichzeitig von mehreren Stellen aus am selben Projekt zu arbeiten und Änderungen ohne umständliche Kommunikationswege direkt an die anderen Projektteilnehmer im laufenden Betrieb weiterzugeben. Dies spart erheblich Zeit und Kommunikationsaufwand. Einzige Voraussetzung sind Grundkenntnisse bei der Verwendung von SharePoint.

Oft stehen die Projektteilnehmer unter Zeitdruck, der durch umständliche Kommunikation zwischen verschiedenen Projektgruppen zwecks Statusabfragen und Bereitstellungsproblemen nur verstärkt wird.
Mit einem Tool wie SharePoint kann dieses Problem begrenzt werden.

Der Status der einzelnen Projektteile kann vom Projektmanager jederzeit direkt in der Zentralablage überprüft werden, und wichtige Dokumente können einfach abgelegt und unter den Teilnehmern ausgetauscht werden. So behalten die Teilnehmer einen besseren Überblick über den Projektfortschritt, und das Informationsmanagement wird stark optimiert.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Standard-Templates:

Templates.png

… unter anderem ein Template zur Verwaltung von Projektaufgaben:

Projektmanagament mit SharePoint Beispiel

…mit Terminen versehene Tasks werden direkt grafisch dargestellt und zu einem Workflow zusammengeführt.

Projektmanagement grafischer Workflow

Dieses bietet im Vergleich zu MS Project zwar nur einige grundlegende Funktionen, kann jedoch durch zusätzliche Webparts erweitert werden. Ein großer Vorteil dabei ist natürlich die einfache Einbindung von Excel-Tabellen und anderen Projektdokumenten.

Neben den Templates zur Projektarbeit und der Möglichkeit der zentralen Dateiablage bietet SharePoint noch weitere Features und kann unter anderem für folgende Tasks eingesetzt werden:

– Besprechungsraum
– Umfrageplattform
– Blogseite
– zentraler Terminkalender
– für Ankündigungen
– zur Aufgabenverwaltung

Fazit:
Auch wenn der Umfang der serienmäßig installierten Templates nur begrenzte Möglichkeiten zur Projektarbeit bietet, sollte man SharePoint als mögliche Plattform zur Vereinfachung der Zusammenarbeit bei Projekten in Betracht ziehen. Insbesondere sofern SharePoint bereits im Unternehmen eingesetzt wird, kann es damit, je nach benötigtem Umfang, eine günstige Alternative zu teurer Projektmanagement-Software bieten.

Websiteaktionen und Websiteeinstellungen in SharePoint von cojama

Anpassung der Schnellstartleiste in Hosted SharePoint

Die Schnellstartleiste stellt ein sehr beliebtes Feature in Hosted SharePoint dar und bietet eine komfortable Möglichkeit für einen schnellen Zugriff auf einzelne SharePoint-Seiten oder auch externe Webseiten. In diesem Beitrag möchten wir beschreiben, wie man die Schnellstartleiste nach eigenen Bedürfnissen anpasst.

Zunächst ruft man in SharePoint unter Websiteaktionen  Websiteeinstellungen  Aussehen und Verhalten den PunktSchnellstart“ auf.

Websiteaktionen und Websiteeinstellungen in SharePoint von cojamaJetzt hat man drei Anpassungsoptionen zur Auswahl: Neuer Navigationslink,  Neue Überschrift und Reihenfolge ändern.
Mit einem Klick auf „Neuer Navigationslink“ wird ein neuer Link für die Navigationsleiste erstellt.

Neuer Navigationslink in Hosted SharePoint hinzufügenNach dem Eintragen der Zieladresse unter „URL“ vergibt man eine Beschreibung. Die Beschreibung ist die Bezeichnung, die später in der Schnellstartleiste angezeigt wird. Danach wählt man die Kategorie unter „Überschrift“ aus, unter welcher der neue Link erscheinen soll.

Neuer Navigationslink in Schnellstartleiste

In diesem Beispiel haben wir uns hinsichtlich der Zuordnung des neuen Navigationslinks mit Bezeichnung „Suchmaschine“ – wie in der Abbildung zu sehen ist – für die Kateogrie bzw. Überschrift „Websites“ entschieden. Durch das Bestätigen mit „OK“ erscheint der neue Link in der Navigationsleiste:

Hosted SharePoint Navigationsleiste mit neuem LinkÜber „Neue Überschrift“ wird eine neue Kategorie erstellt. Auch hier trägt man unter „URL“ die Zieladresse der neuen Überschrift ein und gibt eine Beschreibung (Bezeichnung) an.

Kategorie in cojamas Hosted SharePoint erstellen

Nach dem Bestätigen mit „OK“ erscheint die neue Überschrift in der Navigationsleiste (siehe Markierungen).

Navigationsleiste mit neuen ÜberschriftenNun kann man beispielsweise neue Navigationslinks unterhalb der neuen Überschrift erstellen:

Neue Navigationslinks unterhalb der ÜberschriftMöchte man einen Link bearbeiten oder löschen, klickt man einfach auf das kleine Symbol neben dem entsprechenden Punkt:
Links in SharePoint bearbeiten und entfernenDes Weiteren kann die Reihenfolge der Überschriften und Links in Hosted SharePoint verwaltet werden. Dadurch können sehr häufig genutzte oder sehr relevante Kategorien und Links in der Schnellstartleiste nach oben verschoben werden.

Links in Hosted SharePoint anordnenSobald man die Reihenfolge eines Punktes verändert, werden die übrigen (Unter-)Punkte automatisch angepasst.

Automatische Anpassung in Hosted SharePoint

Standard-Webparts in SharePoint 2010

Wussten Sie schon,… welche Webparts bei Hosted SharePoint 2010 eingebunden und benutzt werden können?

Hosted SharePoint bietet Nutzern die Möglichkeit, Webparts einzubinden und zu benutzen. SharePoint besteht aus Websites, die jeweils Listen und Bibliotheken enthalten. Diese Listen und Bibliotheken sind die eigentlichen Datenspeicher. Auch einzelne Webseiten liegen in Bibliotheken. Ein Webpart dagegen ist lediglich ein Oberflächenelement.

Auf einer Webpart-Seite können beliebig viele Webparts angelegt werden, die dann die unterschiedlichsten Funktionen bereitstellen. Die meisten Webparts dienen der Anzeige von Daten aus SharePoint-Bibliotheken oder –Listen. Webparts ermöglichen die Darstellung von mehreren Daten wie bspw. Listen, Webseiten etc. auf einer Seite. Dies ist vor allem hilfreich, wenn mehrere Informationen auf einem Blick zur Verfügung stehen sollen. Somit können Benutzer mit Webparts den Inhalt der SharePoint-Seite an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Eine Übersicht der Standard-Webparts finden Sie unter Websiteaktionen → Websiteeinstellungen → Webparts:

Webparts-SharePoint-2010

Dort können Sie folgende Aktionen vornehmen:

  • Klicken Sie auf „Neues Dokument“, um der Sammlung neue Webparts hinzuzufügen.
  • Klicken Sie auf „Dokumentupload“, um ein Webpart mithilfe einer DWP- oder WEBPART-Datei hochzuladen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben dem Namen des Webparts, um die Eigenschaften für ein bestimmtes Webpart zu bearbeiten.

Weitere Webparts, sogenannte Sandbox Solutions, finden Sie unter Websiteaktionen → Websiteeinstellungen Lösungen:

Webparts und Sandbox-Solutions-SharePoint

Dort können Sie unter „Lösung hochladen“ Solutions hinzufügen und aktivieren / deaktivieren. Im Standard sind verschiedene Richtlinien definiert, nach denen Sandbox Solutions automatisch deaktiviert werden.

Für den Einsatz von Solutions beachten Sie bitte: Möglich sind ausschließlich Webparts, die nur auf eine Site-Collection (Webseiten-Sammlung) beschränkt und Sandbox Solution-fähig sind, d.h. kein farmweites Deployment benötigt. Zudem müssen Sie für SharePoint Foundation 2010 entwickelt sein.

Wenn Sie ein Webpart benutzen möchten, müssen Sie – je nach Art des Webparts – in den Bearbeitungsmodus Ihrer SharePoint Seite wechseln:

Hinzufügen von Webparts in Hosted SharePoint 2010

Markieren Sie danach die Stelle, an welcher das Webpart eingefügt werden soll und klicken bitte in der Navigation auf Bearbeitungstools → Einfügen → Webpart:

Webparts in SharePoint 2010 einfach bearbeiten

Danach öffnet sich eine Übersicht der verschiedenen Webparts, die Ihnen derzeit zur Verfügung stehen. Wählen Sie bitte das entsprechende Webpart aus und klicken auf „hinzufügen“. Danach wird das Webpart an die von Ihnen gewünschte Stelle platziert. Zudem gibt es Webparts, die als Vorlage für neue Webseiten dienen. Diese können Sie auswählen, indem Sie unter Websiteaktionen → neue Website klicken. Wurde Ihr Webpart erfolgreich hochgeladen und aktiviert, steht es Ihnen dort zur Verfügung.

Folgende Webparts stehen Ihnen im Standard bei Hosted SharePoint Foundation 2010 zur Verfügung:

Listen und Bibliotheken

Ankündigungen – Verwenden Sie diese Liste, um anstehende Ereignisse, Statusaktualisierungen oder andere Teamneuigkeiten zu verfolgen.

Kalender – Verwenden Sie die Liste ‚Kalender‘, um über bevorstehende Besprechungen, Termine und andere wichtige Ereignisse informiert zu sein.

Links – Mithilfe der Hyperlinkliste können Sie Hyperlinks zu Webseiten verwalten, die für Ihre Teammitglieder interessant oder nützlich sind.

Freigegebene Dokumente – Verwenden Sie ein Dokument gemeinsam im Team, indem Sie es dieser Dokumentbibliothek hinzufügen.

Websiteobjekte – Verwenden Sie diese Bibliothek, um Dateien zu speichern, die auf Seiten in dieser Website enthalten sind, z. B. Bilder auf Wiki-Seiten.

Websiteseiten – Verwenden Sie diese Bibliothek, um Seiten auf dieser Website zu erstellen und zu speichern.

Aufgaben – Mithilfe der Aufgabenliste können Sie über Ihre ausstehenden Aufgaben, oder die Ihrer Gruppe, auf dem Laufenden bleiben.

Teamdiskussion – In der Teamdiskussionsliste können Sie Diskussionen im Newsgroupstil zu Themen speichern, die für Ihr Team interessant sind.

Inhaltsrollup

Relevante Dokumente – Zeigt Dokumente an, die für den aktuellen Benutzer relevant sind.

XML Viewer – Transformiert XML-Daten mithilfe von XSL und zeigt die Ergebnisse an.

Formulare

HTML Form Web Part – Verbindet einfache Formularsteuerelemente mit anderen Webparts.

Medien und Inhalt

Inhalts-Editor – Ermöglicht Autoren die Eingabe von Rich-Text-Inhalt.

Image Viewer – Zeigt ein angegebenes Bilder an.

Seiten-Viewer – Zeigt eine andere Webseite auf dieser Webseite an. Die andere Website wird in einem IFrame dargestellt.

Webpart ‚Bildbibliothek-Bildschirmpräsentation‘ – Zeigt eine Bildschirmpräsentation von Bildern und Fotos aus einer Bildbibliothek an.

SilverLight Web Part – Ein Webpart zum Anzeigen einer Silverlight-Anwendung.

Social Collaboration

Websitebenutzer – Mithilfe des Websitebenutzer-Webparts können Sie eine Liste der Websitebenutzer und deren Onlinestatus sehen.

Benutzeraufgaben – Zeigt Aufgaben an, die dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind.

Webpart-Übersicht

Eine Übersicht, welche Webpart-Arten in welcher SharePoint Version zur Verfügung stehen, finden Sie hier: Webpart-Übersicht. Bitte beachten Sie, dass es sich bei Hosted SharePoint um die Foundation Version handelt.