Beiträge

SharePoint Versionierung

Versionsverwaltung in SharePoint – umfassende Kontrolle ohne Datenverlust

Was ist die Versionsverwaltung?

Mit der Versionierung legt SharePoint 2013 eine fortlaufende nummerierte Liste aller Änderungen eines Dokuments an und erlaubt den Benutzern somit Zugriff auf ältere Versionen, die nach Belieben eingesehen und wiederhergestellt werden können. Dies ist in den folgenden Fällen besonders hilfreich:

  1. Bei der Wiederherstellung älterer Kopien
    Sollte es Fehler in der Bearbeitung geben oder die aktuelle Version defekt sein, können Sie jederzeit auf eine ältere Version zurückgreifen und die aktuelle Version ersetzen. So haben Sie stets die volle Kontrolle über alle Daten und beugen somit unnötigem Datenverlust vor.
  2. Beim Anzeigen und Vergleichen
    Wenn Sie zwei Versionen miteinander vergleichen möchten, können Sie dies tun, ohne die aktuelle Version gleich zu ersetzen. Die Versionen lassen sich problemlos in einem beliebigen Microsoft Office Programm (Word, Excel etc.) öffnen und vergleichen.
  3. Um Änderungen nachzuvollziehen
    Sie wissen immerzu, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Auch verschiedene Metadaten wie Kommentare oder diverse Eigenschaften eines Dokuments lassen sich anzeigen. Sie haben daher jederzeit eine detaillierte Übersicht über den Bearbeitungsstatus eines Dokuments.

Wie funktioniert die Versionsverwaltung?

Um die Versionierung nutzen zu können, muss diese zuerst in der jeweiligen Dokumentbibliothek aktiviert werden. Hierzu gehen Sie bitte in die entsprechende Dokumentbibliothek, wählen dort die Bibliothektools aus und klicken auf Bibliothekeinstellungen. Navigieren Sie danach in die Versionsverwaltungseinstellungen.

Allgemeine Einstellungen Versionierung

Dort haben Sie nun verschiedene Einstellungsmöglichkeiten von Haupt- und Nebenversionen. Hauptversionen werden durch ganze Zahlen (z.B. 1.0) und Nebenversionen durch Dezimalzahlen (z.B. 1.1) gekennzeichnet.

Versionierung Dokument

Die Anzahl der Versionen, die gespeichert werden können, hängt zum einen von SharePoint 2013 und zum anderen von den individuellen Bibliothekseinstellungen ab. Nach Angaben von Microsoft bestehen bei SharePoint 2013 folgende Grenzen:

Hauptversionen: es wird empfohlen, nicht mehr als 400.000 Versionen zu speichern, da es danach zu Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen (Öffnen, Speichern etc.) kommen könnte. Bitte beachten Sie hierbei aber in jedem Fall den maximalen Speicherplatz Ihrer Hosted SharePoint 2013 Seite.

Nebenversionen: jede Hauptversion kann bis zu 511 Nebenversionen haben.

Wichtig: die ältesten Versionen werden unwiderruflich gelöscht, wenn in der Bibliothek ein maximaler Grenzwert für Versionen eingetragen wurde.

Wann wird eine neue Versionsnummer vergeben?

  1. Sobald eine neue Datei erstellt oder hochgeladen wird, vergibt SharePoint 2013 automatisch eine neue Versionsnummer.
  2. Wird eine Datei abgespeichert, erstellt SharePoint 2013 eine neue Version des Dokuments unter der nächsten Versionsnummer, ohne die alte Version zu überschreiben.
  3. Soll eine Datei mit dem gleichen Namen ersetzt werden und man bejaht dies beim Hochladen, wird ebenfalls eine neue Version angelegt.
  4. Während der gemeinsamen Dokumentbearbeitung. Arbeiten zwei Benutzer am selben Dokument, wird alle 30 Minuten eine neue Version erstellt.
  5. Wird eine Datei wieder eingecheckt, gibt es ebenfalls eine neue Version. Dies geschieht allerdings nur beim erfolgreichen Einchecken. Verwirft ein User das Einchecken, wird keine neue Version abgespeichert.

Wie kann man die Versionshistorie abrufen?

Es gibt zwei Wege, um auf die Versionierung zuzugreifen:

  1. Setzen Sie das Häkchen vor das entsprechende Dokument und wählen im Menüreiter „Dateien“ den Versionsverlauf aus.
    Versionierung Dokumentbibliothek
  2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem entsprechenden Dokument, dann erneut auf die drei Punkte und im Dropdown Menü auf „Versionsverlauf“.

Anzeigen des Versionsverlaufs

Was zeigt der Versionsverlauf an?

Erklärung Versionsverlauf

In der Übersicht sehen Sie zum einen die fortlaufenden Versionsnummern (1), hier in unserem Beispiel als Hauptversionen ohne Nebenversionen. Daneben wird das Datum der Erstellung inklusive Zeitstempel (2) angezeigt und unter Punkt (3) der bearbeitende Benutzer. Zudem wird die Größe des Dokuments gespeichert (4). Die Kommentare (5), die beim Einchecken hinterlassen werden können, sind in SharePoint 2013 auf 1023 Zeichen begrenzt. Weiter oben haben Sie die Möglichkeit, alle Versionen auf einmal zu löschen (6). Diese landen dann im Papierkorb der SharePoint Webseite und können von dort aus jederzeit wiederhergestellt werden.

Klicken Sie auf das Dropdown Menü einer beliebigen Version, so können Sie sich die Metadaten der Version anzeigen lassen (7), die Version selbst wiederherstellen (8), wodurch Sie die alte Version zur aktuellen Version machen oder Sie können die Version mittels Löschen (9) in den Papierkorb der SharePoint Seite verschieben. Wenn Sie die Version direkt öffnen möchten, klicken Sie hierzu einfach auf das Datum (2).

Wie Sie sehen, ist die Versionierung ein nützliches Tool, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dabei Datenverlust zu riskieren. Sie haben permanent die volle Kontrolle über den Lebenszyklus einer Datei und dessen Historie, ohne dabei auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen zu sein.

Erstellen eines Formulars mit InfoPath

Erstellen und Veröffentlichen eines Formulars in SharePoint 2013 mit InfoPath

In vielen Bereichen werden heutzutage Formulare verwendet, um Informationen gesammelt zu übermitteln. Über das Programm Microsoft InfoPath bietet SharePoint die Möglichkeit Formulare innerhalb der Site Collection zu veröffentlichen und gleichzeitig die übermittelten Daten als Dateien in einer Dokumentenbibliothek abzulegen.

Im nachfolgenden erläutern wir die Vorgehensweise ein Formular mit InfoPath zu erstellen und dieses im SharePoint zu veröffentlichen. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:
Erstellen eines Formulars mit InfoPath:

Starten Sie den InfoPath Designer und erstellen Sie eine neue SharePoint-Formularbibliothek:

Erstellen eines Formulars mit InfoPath

Wählen Sie hier auf der rechten Seite „Formular entwerfen“

Es öffnet sich der Formulareditor mit einem Standardformular. Dieses können Sie nun beliebig bearbeiten und erweitern. Um eigene Formularfelder zu definieren, können Sie auf der rechten Seite im Bereich „Felder“ über „Hinzufügen“ neue Felder definieren.

Formulareditor

Hier können Sie neue Formularfelder definieren:

Feld oder Gruppe hinzufügen

Über das Häkchen bei „Darf nicht leer gelassen werden (*)“ können Sie einstellen, dass dieses Feld immer ausgefüllt sein muss. Um die erstellten Felder im Formular zu verwenden, ziehen Sie einfach das erstellte Feldobjekt aus dem Bereich „Felder“ in die gewünschte Position in Ihrem Formular.

Erstellen Sie So ein beliebiges Formular, welches Sie später auf Ihrer SharePoint-Site veröffentlichen wollen.

Formular

 

Sie können ausgefüllte Formulare auch direkt als Datei in einer SharePoint Formularbibliothek ablegen lassen. Konfigurieren Sie hierfür im Bereich (Start) Steuerelemente z.B. eine neue Schaltfläche.

Über Rechtsklick „Eigenschaften für Schaltflächen“ auf das Objekt können Sie dessen Eigenschaften bearbeiten:

Eigenschaften für Schaltfläche

Wählen Sie hier als Aktion „Absenden“

Unter Absenderoptionen wählen Sie als Ziel eine SharePoint-Dokumentenbibliothek und erstellen über „Hinzufügen“ eine Verbindung zur zuvor erstellten Dokumentenbibliothek in der die ausgefüllten Formulare abgelegt werden sollen:

Absendeoptionen

Geben Sie hier die URL ihrer zuvor erstellten Dokumentenbibliothek an:

Datenverbindungs-Assistent

Als Dateiname wählen Sie eine Variable. Klicken Sie hierfür auf das fx-Feld und konfigurieren Sie eine Formel zur Bildung des Dateinamens z.B. „verketten(Projekttitel, Vorname, Nachname)“

Das ausgefüllte Dokument wird dann unter dem variablen Namen in der Dokumentenbibliothek abgelegt.

Bestätigen Sie die Fenster. Damit ist die Konfiguration Ihres Formulars abgeschlossen.

 

Veröffentlichen des Formulars im SharePoint:

Im nächsten Schritt müssen Sie das erstellte Formular auf dem SharePoint veröffentlichen.

Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

Veröffentlichen des Formulars im SharePoint

Wählen Sie „Veröffentlichen“ und dann „SharePoint Server“.

Geben Sie hier die allgemeine URL Ihres SharePoint Servers an (z.B. https://sharepoint2013.orga-cloud.de)

Veröffentlichungs-Assistent

Wählen Sie im nachfolgenden Veröffentlichungsassistenten die Option „Formularbibliothek“

*Wichtig: An dieser Stelle muss das Häkchen bei „Ausfüllen des Formulars im Browser ermöglichen“ aktiviert sein, damit Sie dieses später auch in der Browseransicht öffnen können ohne ein lokal Installiertes InfoPath zu benötigen. (Dies ist ein exklusives Feature der Enterprise Edition)

Option Formularbibliothek

Im nächsten Schritt können Sie auswählen ob Sie das Formular in einer neu erstellten Formularbibliothek, oder eine bestehende Bibliothek verwenden möchten:

Neue Formularbibliothek erstellen

Sobald Sie eine Bibliothek erstellt bzw. eine bestehende ausgewählt haben können Sie das Formular veröffentlichen:

Formular veröffentlichen

 

Ergebnis im SharePoint:

Navigieren Sie nun im SharePoint in die neu erstellte Formularbibliothek.

Wenn Sie hier ein neues Dokument erstellen, öffnet sich nun automatisch Ihr zuvor erstelltes Formular:

Ergebnis im SharePoint

Ausgefüllte Formulare landen, wie zuvor festgelegt, in der angegebenen Dokumentenbibliothek:

Ausgefüllte Formulare

Datei-Explorer

SharePoint Bibliotheken als Laufwerk einbinden

 

Dateien über die Explorer Ansicht in SharePoint zu verwalten ist eine einfache und in vielen Unternehmen beliebte Methode um mehrere Dateien gleichzeitig in eine SharePoint Dokumentenbibliothek hoch- oder herunterzuladen. Insbesondere bei SharePoint 2010 sind hier die Möglichkeiten über die Browseransicht leider noch eher begrenzt. Auch bei SharePoint 2013 lässt sich das gleichzeitige Herunterladen vieler Dateien am besten über die Windows Explorer Ansicht durchführen, welche jedoch nur im IE verfügbar ist. Daher empfiehlt es sich zum Vereinfachen der Dateiverwaltung im SharePoint die Bibliotheken als lokales Netzlaufwerk einzubinden.

Im nachfolgenden möchten wir Ihnen drei einfache Möglichkeiten vorstellen um eine SharePoint Bibliothek als Netzlaufwerk einzubinden:

 

Für Anwender – Einbindung via Explorer:

Öffnen Sie einen Dateiexplorer und wählen Sie „Netzlaufwerk verbinden“:

Netzlaufwerk verbinden

Geben Sie im Anschluss die URL der Dokumentenbibliothek ein, welche Sie als Freigabe einbinden möchten und wählen Sie einen freien Laufwerkbuchstaben:

Netzwerkordner zuordnen

Klicken Sie auf „Fertig stellen“ um den Vorgang abzuschließen.
Nun müssen Sie sich am SharePoint mit Ihren normalen Login Daten authentifizieren.

SharePoint Login

Im Anschluss wird Ihnen direkt der Inhalt der Bibliothek in der Explorer Ansicht angezeigt.
Unter dem Punkt Netzwerklaufwerke sehen Sie nun die Freigabe der SharePoint Bibliothek:

Datei-Explorer

Mit Rechtsklick -> „Trennen“ können Sie die Freigabe wieder entfernen.

 

Für Administratoren und IT-Verantwortliche – Einmalige Einbindung via Eingabeaufforderung:

Möchten Sie die SharePoint-Bibliothek nur kurzzeitig einbinden gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie eine Kommandozeile: (Start -> „cmd“ eingeben)

Personalisieren Sie den folgenden Befehl und geben Sie Ihn anschließend in der Kommandozeile ein:

*Bitte prüfen Sie zuvor im Explorer ob der gewünschte Laufwerkbuchstabe noch frei ist

Beispiel:

net use Z: https://sharepoint2013.orga-cloud.de/Testbibliothek /user:max.mustermann@syshoster.net

CMD_Netzlaufwerk_verbinden_via_net_use

Erläuterung:

net use <freier Laufwerkbuchstabe>: <Url der einzubindenden SharePoint-Bibliothek> /user:<Ihr Username>

Im Anschluss werden Sie aufgefordert Ihr Kennwort einzugeben. Ist die Authentifizierung erfolgreich erscheint im Dateiexplorer die SharePoint-Bibliothek als Freigabe (siehe oben).

Beim nächsten Neustart muss dieser Schritt erneut ausgeführt werden um die SharePoint Bibliothek als Netzlaufwerk einzubinden.

 

Als .bat-Datei zur automatischen Einbindung

Erstellen Sie hierfür eine neue Textdatei mit beliebigem Namen und fügen Sie den im zuvor beschriebenen Schritt erstellten Befehl ein:

Einbinden einer SharePoint Bibliothek als lokales Laufwerk via .Bat-Datei

Speichern Sie die Datei ab und ändern Sie die Dateiendung von „.txt“ auf „.bat“.

*Hierfür müssen Sie ggf. zuerst die Dateiendung einblenden (Explorer -> Ansicht -> Dateinamenserweiterungen anhaken)

Dateiendungen einblenden

Im Anschluss sehen sie die Dateiendung des Testdokuments als „Name.txt“.

Ändern Sie diese nun in „.bat“ (Hierdurch wird die Datei ausführbar)

Desktopicon der erstellten .Bat-Datei

Um die Datei auszuführen doppelklicken Sie auf die Datei
-> Es öffnet sich eine Kommandozeile und Sie müssen Ihr Kennwort eingeben.

Alternativ können Sie das Kennwort auch in der Textdatei über den zusätzlichen Parameter „password:IhrPasswort“ hinterlegen.

Textdokument mit hinterlegtem Passwort zur automatischen Einbindung

Bitte beachten Sie jedoch, dass dies ein Sicherheitsrisiko darstellt, da das Passwort hierbei im Klartext hinterlegt wird und jeder mit Zugriff auf die Datei dieses durch editieren der Datei anzeigen lassen kann.

Automatisch einbinden:

Über die Systemeigene Aufgabenplanung von Windows Betriebssystemen ist es auch möglich die Datei automatisch beim Systemstart als Aufgabe ausführen zu lassen um die SharePoint Bibliothek als Freigabe bereitzustellen sobald sich der User anmeldet.

Fehler beim Upload

Fehler beim Upload bei der gemeinsamen online Bearbeitung in SharePoint mit Word 2016

Fehlerbeschreibung:

Wenn Sie Microsoft Word 2016 für das gemeinsame Verfassen von Dokumenten in einer lokalen Instanz von Microsoft SharePoint 2010/2013 verwenden, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Fehler beim Upload

Gemeinsam bearbeitete Dateien können vom Client mit Office 2016 nicht mehr auf den SharePoint synchronisiert/hochgeladen werden und es wird auch nicht die aktuelle Version der Datei geöffnet, selbst wenn Sie sich zwischenzeitig vom SharePoint abgemeldet haben.
(Die Inhalte werden lokal im Cache gespeichert)

Work-Around:

! Anmerkung: Durch den nachfolgenden Vorgang wird die Echtzeit-Synchronisation von Word 2016 deaktiviert. Inhalte die bei gemeinsamer Bearbeitung seit dem letzten synchronisieren bearbeitet wurden, werden nun nicht mehr direkt eingeblendet. Über das manuelle ausführen des Sichern/Synchronisieren Buttons werden Inhalte jedoch weiterhin synchronisiert und mit den Dateien der anderen Bearbeiter zusammengeführt. Bei sich überschneidenden Änderungen seit der letzten Synchronisation wird weiterhin abgefragt, wie mit diesen Änderungen umgegangen werden soll und im Anschluss synchronisiert!

Durch Hinzufügen eines Registry-Keys, lässt sich das Problem umgehen.

regedit aufrufen unter Windows

! Achtung: Es können schwerwiegende Probleme auftreten, wenn Sie falsche Änderungen in der Registry vornehmen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie diese Schritte sorgfältig ausführen und fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator oder IT-Verantwortlichen bevor Sie Änderungen vornehmen.

 

Vorgehensweise:

Öffnen Sie die Registry indem Sie im Suchfeld „regedit“ eingeben und den Befehl ausführen
Navigieren Sie im Verzeichnisbaum in folgendes Verzeichnis:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\FileIO

Registry Pfad

Und erstellen Sie über Rechtsklick – Neu -> DWORD-Wert (32-Bit) einen neuen Eintrag

Regsitry Eintrag erstellen

Benennen Sie den neuen Eintrag um in EnableRealtimeChannel und prüfen Sie das der Wert auf „0“ (Null) steht:

EnableRealtimeChannel Eintrag

Danach schließen Sie den Registrierungs-Editor.

Um weitere Caching-Probleme auszuschließen melden Sie sich am SharePoint ab und leeren Sie den Browsercache.
(Im Internet Explorer -> Internetoptionen -> Browserverlauf löschen).
Schließen Sie Word und beenden Sie die Prozesse für den „Microsoft Office Document Cache“ und das „Microsoft Office Upload Center“ über den Task Manager, falls diese weiterhin aktiv sind:

Prozesse im Task Manager

Ein Neustart des Computers sollte nicht benötigt werden.

Im Anschluss können Sie sich wieder am SharePoint einloggen – je nach Einstellungen werden nun durch die Bereinigung des Caches Ihre Login Daten abgefragt.
Sie sollten nun Dokumente wieder normal über die Online bearbeiten Funktion (auch gleichzeitig) bearbeiten können. Ggf. ist es möglich, dass ein Fehler angezeigt wird, dass sich überschneidende Änderungen am Dokument vorgenommen wurden. Akzeptieren Sie hier die Änderungen anderer User, sodass Sie wieder mit der aktuellen Datei auf dem SharePoint arbeiten.
Zu diesem Thema gibt es auch einen offiziellen Microsoft Artikel:
https://support.microsoft.com/de-de/kb/3100925

 

Ausblick:

Langfristig soll das Problem laut Microsoft erst durch einen Hotfix im Oktober 2016 behoben werden:

This problem is scheduled to be fixed in build 4229.1032 and later versions of Office 365.
This problem is also scheduled to be fixed in the October update for Office 2016.
Microsoft is researching this problem in Microsoft Word 2016 and will post more information when the information becomes available.   Quelle: https://support.microsoft.com/en-us/kb/3100925

Upload Multiple Pictures

Mehrfachupload/Mehrfachdownload in SharePoint 2010 Bildbibliotheken

Um die volle Funktionalität mit allen Optionen der SharePoint 2010 Bildbibliotheken nutzen zu können, wird ein Client benötigt auf dem nur Office 2010 installiert ist (insbesondere geht es dabei um den MS Office Picture Manager).

Nur wenn kein anderes Office Paket installiert ist, erkennt der SharePoint 2010 die volle Kompatibilität und zeigt die erweiterten Optionen wie Mehrfachupload, Download und Öffnen im Windows Explorer an.

Werden neben einer bestehenden Office 2013/2016 Variante wie im nachfolgenden Beitrag beschrieben, die Office Tools von Office 2010 installiert ist immerhin auch der Mehrfachupload über einen Link möglich.

Mehrfachupload in ein SharePoint 2010 Bildbibliothek nur mit Office 2010:

Upload Multiple Pictures

Die Schaltfläche für Mehrfachupload wird nur in Kombination mit Office 2010 angezeigt.

Mehrfachupload in eine SharePoint 2010 Bildbibliothek mit Office 2010 Tools neben einer Office 2013/2016 Installation:

Mehrfachdateiupload über Link

Werden der MS Office Picture Manager und die SharePoint Integration Tools (von Office 2010) neben einer bestehenden Office 2013/2016 Variante installiert, ist der Mehrfachupload über einen Link unter „Hochladen“ möglich.

Die nötigen Tools von Office 2010 können Sie während der Installation einzeln auswählen, sodass Sie nicht das komplette Office 2010 installieren müssen:

Benötigte Komponenten von Office 2010

Benötigte Komponenten von Office 2010 - Office Tools aufgeklappt

Hier müssen lediglich der Microsoft Office Picture Manger und die Unterstützung für MS SharePoint Foundation installiert werden.

Office 2010 Picture Manager

Ob die Installation erfolgreich war, können Sie unter „Alle Programme“ -> Microsoft Office -> Microsoft Office 2010 Tools nachprüfen. Hier sollte nun der Microsoft Office Picture Manager angezeigt werden.

Mehrfachupload über den MS Office Picture Manager

Der Microsoft Office Picture Manager bietet die Möglichkeit gleichzeitig mehrere Bilddateien auf den SharePoint zu laden.

 

Workaround zum Mehrfachdownload in ein SharePoint 2010 Bildbibliothek nur mit Office 2010 über den Windows Explorer:

Erweiterte Optionsansicht im SharePoint wenn nur Office 2010 installiert ist

Auch im Bereich „Aktionen“ werden weit mehr Optionen angeboten, wenn nur Office 2010 installiert ist. Über den Windows Explorer können wie auch aus normalen Dokumentenbibliotheken mehrere Dateien gleichzeitig vom SharePoint heruntergeladen werden.

Allgemein gesehen ist der Weg über eine Office 2010 Installation natürlich etwas umständlich und hinsichtlich der vorgeschrittenen Office Entwicklung (inzwischen wird der Standard von Office 2013 wahrscheinlich bereits bald durch Office 2016 abgelöst) nicht wirklich als zeitgemäß zu betrachten. Dies scheint jedoch vom Entwickler Microsoft so beabsichtigt zu sein um neuere Produkte mit der verbesserten Kompatibilität zwischen SharePoint und der jeweiligen Office Version attraktiv zu machen.

Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Direkte Bearbeitung von SharePoint Dokumenten mit Office 2016 for Mac

Seit kurzem ist Office 2016 for Mac erhältlich. Diese Version bietet ein neues praktisches Feature: die SharePoint-Integration.

Damit ist es möglich, Dokumente auf dem SharePoint direkt in der jeweiligen Office App zu bearbeiten und zu verwalten oder neue Dokumente auf dem SharePoint zu erstellen, ohne sich über den Webbrowser am SharePoint anzumelden (die Anmeldedaten und der URL der SiteCollection müssen allerdings zuvor im Office hinterlegt werden). Auch die parallele online Bearbeitung eines Dokuments mit Anwendern anderer Office Versionen (Office 2010/2013/2016 für Windows) wird reibungslos unterstützt.

Eine Einschränkung dieser Funktion ist jedoch, dass leider immer nur Dateien mit der jeweiligen Dateiendung (z. B. .doc/.docx für Word oder .xlsx für Excel) bearbeitet werden können – wollen Sie verschiedene Dokumente wie Tabellen, Präsentationen oder Textdokumente bearbeiten, lassen sich diese also immer nur mit der jeweiligen Anwendung aufrufen.

Hierbei handelt es sich also lediglich um eine mögliche Alternative zur Online-Bearbeitung über die Schaltfläche „Dokument bearbeiten“ im SharePoint.

Zur Einbindung der SharePoint Bibliotheken in die jeweilige Office Anwendung gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie eine Office 2016 Anwendung (z. B. Word, Excel, PowerPoint, …)
und wählen Sie: Datei -> Öffnen

Office 2016 for Mac Datei Öffnen

Klicken Sie im sich öffnenden Fenster unten links auf das „+“ Symbol.

Hier können Sie neben den Cloud-Diensten OneDrive und OnDrive for Business auch SharePoint auswählen:

Office 2016 for Mac SharePoint einbinden

Im darauffolgenden Fenster geben Sie die URL Ihrer SharePoint Seite ein (z. B. https://cojama.system-hoster.com):

Office 2016 for Mac Site Url eingeben

Als nächstes werden Ihre Logindaten abgefragt (diese entsprechen der üblichen Eingabe im Webbrowser und müssen nur einmalig eingegeben werden und sind danach für alle Office-Anwendungen verfügbar)

Office 2016 for Mac Login eingeben

Damit haben Sie den SharePoint erfolgreich in die jeweilige Office-Anwendung eingebunden (leider ist es nötig diesen Schritt für alle benötigten Office-Anwendungen zu wiederholen).

 

Sie sehen nun die ausgewählte SiteCollection incl. Unterseiten und Bibliotheken.

Navigieren Sie nun in die gewünschte Dokumentenbibliothek, um die gewünschten Dokumente zu bearbeiten oder neue Dokumente in diesem Bereich zu erstellen.

Office 2016 for Mac Dokumentenbibliothek öffnen

Wenn Sie die Dokumente speichern, werden die Änderungen direkt am SharePoint übernommen.

Über einen Rechtsklick können Sie mit ausreichenden Berechtigungen Dokumente auch umbenennen oder vom SharePoint löschen.

Office 2016 for Mac - Achtung, beim löschen

Vorsicht an dieser Stelle:
Mit ausreichenden Berechtigungen können hier auch ganze Dokumentenbibliotheken versehentlich gelöscht werden!

 

In einigen Fällen kann Microsoft Office 2016 for Mac vom SharePoint nicht als Microsoft Foundation kompatible Anwendung erkannt werden.
Dieser Fehler lässt sich i.d.R. durch die Aktivierung des mitinstallierten Browserplugins beheben.

Die online Bearbeitung eines Dokuments nach Einbindung des SharePoints in die Office Anwendung, ist über den zuvor beschriebenen Weg auch trotz der Fehlermeldung im Webbrowser problemlos möglich.

 

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint

Viele Unternehmen setzen SharePoint als Dateiablage und zur vereinfachten Zusammenarbeit im Unternehmen ein. Doch oft ist man sich gar nicht bewusst, welche Einsatzmöglichkeiten SharePoint außerdem bietet.
Daher wird es meist nicht in dem Umfang genutzt, den es bieten könnte.
Dabei bietet SharePoint serienmäßig Tools mit denen der Aufwand für beispielsweise Projektarbeiten deutlich gesenkt werden kann. Wichtige Projektinformationen können damit geteilt und Dokumente zentral abgelegt werden.

Dabei bleibt der Administrationsauswand gering und es bietet die grundlegenden Möglichkeiten für Projektarbeit. Außerdem ist es möglich gleichzeitig von mehreren Stellen aus am selben Projekt zu arbeiten und Änderungen ohne umständliche Kommunikationswege direkt an die anderen Projektteilnehmer im laufenden Betrieb weiterzugeben. Dies spart erheblich Zeit und Kommunikationsaufwand. Einzige Voraussetzung sind Grundkenntnisse bei der Verwendung von SharePoint.

Oft stehen die Projektteilnehmer unter Zeitdruck, der durch umständliche Kommunikation zwischen verschiedenen Projektgruppen zwecks Statusabfragen und Bereitstellungsproblemen nur verstärkt wird.
Mit einem Tool wie SharePoint kann dieses Problem begrenzt werden.

Der Status der einzelnen Projektteile kann vom Projektmanager jederzeit direkt in der Zentralablage überprüft werden, und wichtige Dokumente können einfach abgelegt und unter den Teilnehmern ausgetauscht werden. So behalten die Teilnehmer einen besseren Überblick über den Projektfortschritt, und das Informationsmanagement wird stark optimiert.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Standard-Templates:

Templates.png

… unter anderem ein Template zur Verwaltung von Projektaufgaben:

Projektmanagament mit SharePoint Beispiel

…mit Terminen versehene Tasks werden direkt grafisch dargestellt und zu einem Workflow zusammengeführt.

Projektmanagement grafischer Workflow

Dieses bietet im Vergleich zu MS Project zwar nur einige grundlegende Funktionen, kann jedoch durch zusätzliche Webparts erweitert werden. Ein großer Vorteil dabei ist natürlich die einfache Einbindung von Excel-Tabellen und anderen Projektdokumenten.

Neben den Templates zur Projektarbeit und der Möglichkeit der zentralen Dateiablage bietet SharePoint noch weitere Features und kann unter anderem für folgende Tasks eingesetzt werden:

– Besprechungsraum
– Umfrageplattform
– Blogseite
– zentraler Terminkalender
– für Ankündigungen
– zur Aufgabenverwaltung

Fazit:
Auch wenn der Umfang der serienmäßig installierten Templates nur begrenzte Möglichkeiten zur Projektarbeit bietet, sollte man SharePoint als mögliche Plattform zur Vereinfachung der Zusammenarbeit bei Projekten in Betracht ziehen. Insbesondere sofern SharePoint bereits im Unternehmen eingesetzt wird, kann es damit, je nach benötigtem Umfang, eine günstige Alternative zu teurer Projektmanagement-Software bieten.

Einschränkungen für SharePoint-Seitennamen

SharePoint 2013 bietet als webbasierte Cloud-Lösung viele Vorteile für die Zusammenarbeit in Teams - unabhängig vom Standort

SharePoint 2013 bietet als webbasierte Cloud-Lösung viele Vorteile für die Zusammenarbeit in Teams – unabhängig vom Standort

Beim Erstellen einer neuen SharePoint Seite gilt es, mehrere Faktoren zu beachten.

Unter anderem sollten Sie versuchen, den Seitennamen möglichst kurz zu halten. Denn sonst kann es zu Problemen mit der URL-Pfadlängenbeschränkung kommen, wenn zu viele Unterseiten mit langem Namen aneinander gereiht werden.
Insgesamt darf die maximale URL-Pfadlänge von 255 Zeichen nicht überschritten werden.

 

Die Gesamtlänge einer SharePoint-URL setzt sich wie folgt zusammen:
– Länge des Ordner- oder Dateipfads (einschließlich des Protokoll- und Servernamens und des Ordner oder Dateinamens)
– alle Parameter, die als Bestandteil der URL enthalten sind.

 

Die Formel sieht folgendermaßen aus:

URL = Protokoll + Servername + Ordner- oder Dateipfad + Ordner- oder Dateiname + Parameter

Beispiel:

https://www.musterfirma.com/Seiten/Vertrieb/Dokumente/Gemeinsame%20Dateien/Marketing/Liste%20Partner01.xlsx

 

Außerdem gibt es bei Microsoft SharePoint Einschränkungen für zulässige Zeichen:

–          Folgende Zeichen dürfen im Seitennamen nicht verwendet werden:

Ungültige Zeichen

–          Ein Seitenname darf nicht mit (_) oder (.) beginnen.

–          Es dürfen keine bereits verwendeten Seitennamen (auch nicht für Unterseiten) verwendet werden.

–          Keine fortlaufende Verwendung von (.) innerhalb des Seitennamens.

–          Keine Verwendung von (.) am Ende eines Seitennamens.

 

Hier noch ein paar Tipps zum Verkürzen von Seitennamen bei Microsoft SharePoint:

–          Versuchen Sie die Ordner und Dateinamen kurz zu halten und schreiben Sie stattdessen eine ausführlichere Beschreibung ins Titelfeld (dieses ist nicht Teil der URL).

–          Verwenden Sie keine Freiräume in Ordner oder Dateinamen (diese werden im URL als `%20` angezeigt)

–          Verwenden Sie `-` und `_` als Trennzeichen.

–          Verwenden Sie keine ungültigen Webzeichen wie `.`, `/`, `&`, etc

–          Verwenden Sie nicht mehr als 3 Ordnerebenen

–          Verwenden Sie die Kurzversion des URL, wenn Sie diesen versenden wollen

 

Dieses Problem wird oft erst bemerkt, wenn das Limit von 255 Zeichen schon erreicht ist. Achten Sie also am Besten gleich beim Erstellen Ihrer Hosted SharePoint Seite darauf, die Seiten-, Ordner- und Dateinamen möglichst kurz zu halten.

Sie interessieren sich für Hosted SharePoint oder wollen die Lösung kostenfrei testen? Gerne beraten wir Sie kostenfrei unter 0661-90 249 222 oder schreiben Sie uns an unter hosting@cojama.com. Wir freuen uns auf Sie.

Dedizierte Server

Was ist ein dedizierter Server?

Dedizierte Server

Bei einem dedizierten Server handelt es sich um einen Server, der für einen Netzwerkdienst oder mehrere dauerhaft betriebene Dienste vorgesehen ist und nicht für alltägliche Aufgaben genutzt wird.
Dieser kann für einen einzelnen Kunden beim Provider angemietet werden, wodurch ihm exklusiv die vereinbarte Leistung zur Verfügung steht. Der dedizierte Server kann je nach Anforderung, sowohl als eigenständiger physikalischer Server, als auch als virtueller Server in einem Cluster bereitgestellt werden.

Es gibt allgemein drei verschiedene Stufen von dedizierten Servern:

Housing:
Hierbei wird ein Server mit ins Rack des Hosters aufgenommen, der dem Kunden gehört. Der Kunde ist also bis hin zur Hardware selbst verantwortlich für den Server.

Root:
Hierbei handelt es sich um einen vom Hoster bereitgestellten Server, auf den der Kunde Root-Rechte besitzt. Der Kunde hat also vollen Zugriff auf die Administration des Servers.
Wichtigster Vorteil ist, dass er eigene Dienste wie z.B. einen Web- oder Applikationserver installieren kann. Ein Nachteil ist allerdings, dass sich der Hoster nicht um die Aktualität des Betriebssystems kümmert und oftmals auch keine Updates ausführt.

Managed:
Hierbei kümmert sich der Hoster neben der Hardware auch um das Betriebssystem und Updates. Hier gehen die angebotenen Möglichkeiten je nach Hoster weit auseinander. Dies reicht von der freigestellten Wahl eines Betriebssystems, bis hin zu Detailkonfigurationen (für Aufpreise). Teilweise übernimmt der Hosting-Partner auch den vollständigen Betrieb der Anwendungen.

Warum entscheidet man sich für einen dedizierten Server?

Wer sich für einen dedizierten Server entscheidet, hat meist bestimmte Erwartungen an die Leistung des Servers. Meist gibt es drei wesentliche Angaben zur Serverleistung:
– Prozessor
– Arbeitsspeicher
– Festplatten

Je nach Ausrichtung und Anwendungszweck ergeben sich hier individuelle Anforderungen, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Diese zeigen sich je nach Rechenaufwand in Form von verschieden starken Prozessoren, oder bei erhöhtem Arbeitsspeicher für Anwendungen die viel Zwischenspeichern müssen. Vor allem beim Leistungsmerkmal Festplatten gibt es viele Ausrichtungsmöglichkeiten. Je nach Bedarf muss hier die Art der Festplatten geprüft, oder die Wahl eines RAID-Systems getätigt werden. Wird eine hohe Lese-/Schreibgeschwindigkeit für schnelle Zugriffe benötigt, sollten SSDs verwendet werden. Geht es primär um die Sicherung der Daten und weniger um geringe Zugriffszeiten, sollte sich eher für langsamere HDDs in einem RAID 1 oder RAID 10 Verbund entschieden werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist jedoch auch die zur Verfügung gestellte Bandbreite.
Viele Hoster antworten auf die Kundenanforderungen an das Traffic-Volumen mit einer Flatrate um versteckte Kosten zu vermeiden. Allerdings ist hier auf die Details zu achten, da in der Praxis je nach Netzauslastung und verwendeten Switches, oft nur eine geringere Bandbreite erreicht werden kann.

Welche Möglichkeiten bietet cojama?

cojama bietet Ihnen für die bereitgestellten Dienstleistungen Hosted SharePoint und Hosted Exchange auch die Möglichkeit, diese auf einem eigenständigen dedizierten Server exklusiv für Ihr Unternehmen zu betreiben.
Mit einem dedizierten Server stehen Ihnen die gesamte Flexibilität und alle Leistungs-Ressourcen des Servers exklusiv zur Verfügung. Man muss also nicht teilen, wie bei einer „Shared Infrastructure“.

Ein dedizierter Server oder ein Verbund mehrerer Server kann von cojama bereitgestellt werden für die Dienste Microsoft SharePoint und Microsoft Exchange.
Auf Anfrage geht der Anbieter aber auch gern auf andere Individuelle Wünsche zur Gestaltung des Dedizierten Servers ein.

Wussten Sie schon… wie Sie Ihre Daten besser schützen können?

Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger. Schützen Sie Ihre Daten!

Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger. Schützen Sie Ihre Daten!

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger.
Seitdem Hacker Angriffe und Datendiebstahl immer häufiger in den Medien thematisiert werden und die Möglichkeiten der Überwachung durch die NSA Affäre bekannt wurden, machen sich immer mehr Nutzer Gedanken über die Sicherheit Ihrer Daten.
Doch oft suchen Sie die Problemquellen nur beim Anbieter und lassen Ihre eigene Unachtsamkeit beim Datenschutz außer Acht. Wir informieren Sie rund ums Thema Datenschutz und zeigen Ihnen was Sie selbst für die Sicherheit Ihrer Daten tun können.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt zusammen mit den Datenschutzgesetzen der Länder und anderen bereichsspezifischen Regelungen den Umgang mit personenbezogenen Daten, die in Informations- und Kommunikationssystemen oder manuell verarbeitet werden, inkl. deren Übermittlung an Dritte. Es setzt die Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) um.
Dieses besagt zusammengefasst:

Es gel­ten die Grund­sätze der Daten­ver­mei­dung und der Daten­spar­sam­keit nach § 3a BDSG: mög­lichst keine oder so wenig wie mög­lich an per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten erhe­ben, ver­ar­bei­ten oder nutzen.

Ein wesent­li­cher Grund­satz des BDSG ist das sog. “Ver­bots­prin­zip mit Erlaub­nis­vor­be­halt”.
Die­ses besagt, dass die Erhe­bung, Ver­ar­bei­tung und Nut­zung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Prin­zip eigent­lich ver­bo­ten ist. Diese ist jedoch erlaubt, wenn ent­we­der gesetz­li­che Ver­pflich­tun­gen vor­lie­gen, sie zur Durch­füh­rung eines Ver­trags­ver­hält­nis­sen erfor­der­lich sind oder wenn die betrof­fene Per­son aus­drück­lich (zumeist schrift­lich) ihre Zustim­mung (§13 Abs.2 ff).

Die dann zum Ein­satz kom­men­den Ver­fah­ren der Ver­ar­bei­tung sind vom inter­nen oder exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu prü­fen, oder (wenn ein sol­cher nicht vor­han­den ist) bei der zustän­di­gen Auf­sichts­be­hörde anzei­ge­pflich­tig. Je nach Sen­si­ti­vi­tät der Daten hat eine Vor­ab­kon­trolle stattzufinden.

Datenschutz durch den Provider:

Jeder Provider in Deutschland hat sich an das BDSG zu halten.
Weiterhin bieten die meisten seriösen IT Dienstleister die Bereitstellung Ihrer Dienste über ein zertifiziertes Rechenzentrum nach Zertifikaten wie ISO 27001:2005 an. Diese Zertifikate gewährleisten höchste internationale Standards hinsichtlich Gebäudesicherheit, Brandschutz, Stromversorgung, Klimatisierung und Zuverlässigkeit der Prozesse.
Eine weitere, jedoch noch nicht so etablierte Möglichkeit, die Kundendaten zu schützen, besteht darin, für seine Dienstleistungen über das Internet verschlüsselte https–Verbindungen zu ermöglichen.
Weiterhin ist jedes Unternehmen, das mit personenbezogenen Daten arbeitet, nach dem BDSG verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu beschäftigen. Dieser kann als Mitarbeiter der Organisation oder als ein externer Datenschutzbeauftragter engagiert werden. Seine Aufgaben liegen darin zu prüfen, ob das BDSG eingehalten wird, sowie die Kontrolle und Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverabeitungsprogrammen.

Was können Sie selbst tun?

  1. Wichtigste Voraussetzung: Passwörter geheim halten
  2. Sichere Passwörter erstellen
  3. Passwörter regelmäßig ändern
  4. Aktuelle Antivirensoftware verwenden
  5. E-Mails verschlüsseln/signieren
  6. Verschlüsselungsprogramme wie PGP verwenden
  7. Regelmäßige Datensicherungen durchführen
  8. Bewusstes Surfen im Internet
  9. Bewusster Umgang mit Daten in sozialen Netzwerken

Wie erstelle ich ein sicheres Passwort?

Zum Erstellen eines sicheren Passworts gibt es ein paar übliche Methoden um es Angreifern erheblich zu erschweren ein Passwort zu knacken:

– Verwenden Sie keine echten Wörter, nicht einmal dann, wenn Sie etwa das „i“ durch eine „1“ oder das „E“ durch eine „3“ ersetzen
– Passwörter sollten mindestens aus acht Zeichen bestehen.
– Nicht verwenden sollte man Namen von Familienmitgliedern, Haustieren, Freunden, Lieblingsstars oder deren Geburtsdaten
– Ebenso ungeschickt sind Begriffe aus Wörterbüchern und gängigen Varianten und Wiederholungs- oder Tastaturmuster: also nicht „asdfgh“ (Tastenfolge auf der Tastatur), „1234abcd“ oder Ähnliches.
– Wenig Sinn hat auch das Anhängen einer Ziffer oder eines Sonderzeichens ans Ende eines im Übrigen unsicheren Kennwortes, also zum Beispiel „Schatzi4“.

Ein sicheres Passwort ist also: Mind. acht Zeichen lang, beinhaltet Umlaute, Sonderzeichen, Zahlen, sowie Groß- und Kleinschreibung. Dabei gilt es jedoch zu beachten, keine wirklichen Wörter zu verwenden.
Ein guter Tipp: Merken Sie sich einen Satz und setzen Sie das Passwort dann aus den ersten Buchstaben eines jeden Wortes zusammen.

Um Ihnen das Erstellen von sicheren Passwörter zu erleichtern gibt es verschiedene kostenlose Browserdienste wie z.B. https://www.passwort-generator.com, die Ihnen beim Erstellen helfen.
Natürlich ist es nicht einfach sich all die verschiedenen Passwörter zu merken, doch auch hierfür gibt es Programme wie „Password Safe“ oder „KeePass“, für die Sie sich nur ein einziges Passwort merken müssen.

Für cojama sind Datenschutz und Datensicherheit von Cloud-Diensten weit mehr als nur die Einhaltung rechtlicher Vorschriften.
Dazu gehören außerdem die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter, sowie die Auswahl unserer Partner und Lieferanten um ein hohes Niveau an Datensicherheit zu gewährleisten. Da uns die Sicherheit Ihrer Daten sehr wichtig ist, bieten für unsere Dienstleistungen, wie Hosted Exchange, Hosted SharePoint oder Hosted Terminalserver, sowie für unsere Homepage eine gesicherte https–Verbindung an.