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Rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service nutzen

E-Mail-Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet das Hosting einer E-Mail-Archivierung zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar (revisionssicher) aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen. Mit einer gehosteten Archivierungslösung können Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail Archivierungslösung umgehen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten eingehen zu müssen.

 

 

Welche Vorteile bietet cojama‘s Archivierungslösung?

Ein wesentlicher Vorteil einer E-Mail Archivierung ist die rechtliche Sicherheit, denn jede E-Mail, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Zudem kann mit Compliance Archive das Risiko von Datenverlust, das durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien oder das Löschen von E-Mails besteht, ausgeschlossen werden. Darüber hinaus stellt das stetig wachsende E-Mail Volumen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT. Durch die Auslagerung von E-Mails in Compliance Archive kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

Als Archivierungslösung besonders macht Compliance Archive der schnelle und komfortable Zugriff auf E-Mails aufgrund der Suchfunktion und des One-Click-Restores. D.h. alle Microsoft-Anwender können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Außerdem ist Compliance Archive keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

 

Welche Leistungen übernimmt cojama für Sie?

cojama begleitet Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernimmt fortan für Sie den Betrieb des Archive als Managed Service. Hierunter fällt:

  • Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails nach GoBD
  • Anlage der Exchange-Benutzer im Archivsystem
  • 24-Stunden-Überwachung aller Dienste und Kommunikationswege
  • Technischer Support per E-Mail und telefonisch Mo-Fr von 9.00 bis 18.00 Uhr – kostenfrei

 

Welche Funktionen stellen wir Ihnen zur Verfügung?

  • Archiv-Zugriff via Outlook-PlugIn, Webbrowser oder Client-Software
  • Schnelle Volltextsuche innerhalb des Archivs
  • Wiederherstellung von E-Mails mit einem Click
  • SSL verschlüsselter Zugriff mit der Identität des Exchange-Postfachs
  • Festlegung der Aufbewahrungsdauer für die Organisation
  • Administrator-Zugang zur Verwaltung des Archivs
  • Vergabe von Berechtigungen auf Benutzer-Archive
  • Auditor Zugang für eine Archivübergreifende Suche
  • Import vorhandener Daten, z. B. in Form von PST-Dateien
  • Mac-User können Compliance Archive über den Web Access plattformunabhängig verwenden

 

Nutzen Sie die Möglichkeit, und lassen Sie sich noch heute ausführlich und unverbindlich von unserem Support-Team beraten.

0661/ 90 249 222 | hosting@cojama.com

Manuelle Archivierung in Outlook

Manuelle Archivierung in Outlook

Im letzten Blog-Beitrag wurde die Einrichtung der AutoArchivierung näher beschrieben. Als Alternative zur automatisierten Archivierung kann ein Hosted Exchange-Benutzer eine manuelle Archivierung in Outlook durchführen. Dabei gelten die gleichen Argumente wie bei der automatisierten Archivierung: Verringerung der Postfachgröße und Erhalt der Übersichtlichkeit. Eine manuelle Archivierung kann in wenigen Schritten durchgeführt werden:

Im Outlook unter Datei → Informationen → Tools zum Aufräumen → Archivieren wählen:

Tools zum Aufräumen und Archivieren

 

 

Die Ordner auswählen, welche archiviert werden soll. Unter „Elemente archivieren, die älter sind als“ das Datum anpassen sowie den Speicherort der Archivdatei festlegen. Mit OK bestätigen.

Outlook manuell Archivieren

 

 

Der Outlook-Client beginnt sofort mit der Archivierung und legt automatisch einen Ordner im Outlook an, unter welchem die archivierten Daten gefunden werden können:

Manuell archivierte Elemente in Ordner-Liste

automatische Archivierung in Outlook einrichten

Einrichtung der AutoArchivierung in Outlook

Mit der automatischen Archivierung in Microsoft Outlook können Hosted Exchange-Nutzer wichtige aber im Alltag nur noch selten genutzte Elemente wie E-Mails, Kalender, Notizen, Kontakte usw. archivieren. Bei der Archivierung nutzt Outlook eine Archivdatei, in den bestimmte Elemente nach einem definierten Zeitraum (z. B. sechs Monate) automatisch verschoben werden. Zweck einer AutoArchivierung ist z.B. die Verkleinerung des Postfachs, damit das Limit der Postfachgröße nicht überschritten wird. Des Weiteren kann eine Archivierung dabei helfen, nicht den Überblick über das eigene Postfach zu verlieren.

Die automatische Archivierung ist seit Outlook 2010 standardmäßig deaktiviert. Wir möchten daher beschreiben, wie man in drei einfachen Schritten die AutoArchivierung in Outlook einrichtet:

1. In Outlook unter Datei  Optionen wählen.

Einstellungen in Microsoft Outlook von cojama

 

2. Unter Erweitert auf Einstellungen für AutoArchivierung… klicken

Einstellungen für AutoArchivierung

 

3. Einstellungen entsprechend vornehmen und mit OK bestätigen. Die automatische Archivierung ist nun aktiviert.

alte Elemente mit AutoArchivierung archivieren

Im Abschnitt „Elemente löschen, wenn älter als…“ kann man zwischen zwei Optionen wählen: Alte Elemente verschieben nach oder Alte Elemente endgültig löschen.

Die Option „Alte Elemente verschieben nach“ ist die normale Archivierung, bei der die alten Elemente aus dem Postfach in die Archivdatei verschoben werden. Die Option „Alte Elemente endgültig löschen“ sollte nur gewählt werden, wenn Elemente nicht archiviert sondern endgültig aus dem Postfach gelöscht werden sollen.

In der Ordnerliste wird, falls in den Einstellungen „Archivordner in der Ordnerliste anzeigen“ ein Haken gesetzt wurde, ein Archivordner angelegt, unter dem die archivierten Daten gefunden werden können.

Archivordner in Ordnerliste

Wie man die manuelle Archivierung in Outlook durchführt, beschreiben wir im nächsten Beitrag.