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RSS-Feed in Outlook einfügen

RSS-Feed in Outlook hinzufügen

Web-Feeds bzw. News-Feeds via RSS (.rss) sind aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken: Der Feed-Empfänger/-Abonnent empfängt automatisch neue News einer Website, eines Blogs etc. als vollständiger Beitrag oder als Übersicht im eigenen E-Mail-Postfach. So kann man sich sehr komfortabel aktuelles Wissen in das eigene Postfach laden und bekommt alle aktuellen News kompakt „auf dem Silbertablett“ serviert.

Wir möchten Ihnen in diesem Blog-Beitrag in kurzen Steps zeigen, wie Sie einen Really Simple Syndication-Feed in Ihrem Outlook hinzufügen können. In unserem Beispiel möchten wir den cojama-Blog als neuen RSS-Feed in Outlook 2010 hinzufügen.

Auf dem cojama-Blog findet sich der Link zum RSS-Feed neben dem RSS-Icon:

Blog-Abonnent via RSS-FeedNach dem Klick auf den Link, öffnet sich eine neue Seite, auf der man oben die genaue URL des Feeds angezeigt bekommt.

URL des Blog-FeedsDiese URL kopiert man sich durch Markieren der Zeile und durch bspw. die Tastenkombination Strg + C.

Wechseln Sie nun in Ihr Outlook und klicken Sie oben links auf „DATEI“.

Outlook 2013 Menü

Wählen Sie innerhalb des Menüpunktes „Informationen“ das Feld „Kontoeinstellungen“ aus.

Kontoeinstellungen Outlook

Nun öffnet sich die Kontoeinstellungen, in denen diverse Reiter zur Auswahl zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf den Reiter „RSS-Feeds“.

RSS-Feed-Reiter

Klicken Sie nun auf den Button „Neu“.

Button Neu

Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster „Neuer RSS-Feed“. In der leeren Zeile fügen Sie nun durch bspw. die Tastenkombination Strg + V die zuvor kopierte Feed-URL ein und klicken auf „Hinzufügen“.

Feed-URL einfügen

Im nächsten Schritt werden Ihnen die RSS-Feedoptionen angezeigt. Sie können bspw. den Feednamen beliebig benennen, den Speicherort des RSS-Feeds wechseln sowie weitere Download- und Update-Optionen wählen. Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit „OK“.

Feed-Optionen vornehmen

Der RSS-Feed – in unserem Beispiel der cojama-Blog – wir nun in der RSS-Feed-Liste angezeigt. Klicken Sie nun auf „Schließen“.

RSS-Feed erfolgreich eingefügtIn Outlook unter dem Ordner „RSS-Feeds“ > „cojama Blog“ werden Ihnen bereits veröffentlichte Blog-Artikel angezeigt. In diesem Ordner finden Sie auch zukünftig aktuelle Blog-Beiträge, die automatisch von Outlook in den Ordner hinzugefügt werden.

RSS-Feed in Outlook einfügen

Kalenderansicht Hosted Exchange

Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

Was ist ein absolutes Muss im Outlook-Kalender eines jeden Angestellten? Die Feiertage!
Damit Sie alle gesetzlichen Feiertage im Blick haben, um eine gut durchdachte Urlaubsplanung unter optimaler Ausnutzung aller Brückentage vornehmen zu können, möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit wenigen Klicks die länderspezifischen Feiertage (gesetzliche Feiertage, nicht bundeslandspezifisch) in den Outlook 2013-Kalender importiert.

Klicken Sie in Outlook links oben auf „Datei“.

Feiertage in Outlook 2013

Wählen Sie dann auf der linken Seite „Optionen“.

Options-Menü in Outlook 2013

In den Outlook-Optionen klicken Sie dann auf den dritten Menüpunkt „Kalender“ (1.) und klicken rechts auf den Button „Feiertage hinzufügen“ (2.).

Feiertage kopieren Outlook 2013

Nun können Sie auswählen, welche Feiertage in den Kalender importiert werden sollen. In unserem Fall möchten wir lediglich die Feiertage von Deutschland einfügen und setzen entsprechend das Häkchen.

Länderliste Outlook 2013 Feiertage

Falls Sie die Feiertage von mehreren Ländern einfügen wollen, da Sie in mehreren Ländern tätig sind, so setzen Sie einfach bei den gewünschten Ländern das Häkchen (das cojama-Team möchte  Sie an dieser Stelle beglückwünschen – Sie sind ein beneidenswerter Glückspilz…).

Bestätigen Sie mit „OK“ und alle Feiertage werden von Outlook automatisch in Ihren Kalender kopiert. Nach erfolgreichem Kopiervorgang erscheint ein Info-Fenster, das Sie mit „OK“ bestätigen.

Feiertage wurden erfolgreich in Outlook Kalender kopiert

Die Feiertage werden Ihnen nun im Outlook-Kalender angezeigt.

 

Jetzt stellt sich noch die Frage: „Was tun, wenn ich versehentlich die Feiertage der dominikanischen Republik hinzugefügt habe?“ (Dies gilt natürlich auch für alle anderen länderspezifischen Feiertage).

Falsche Feiertage iin Outlook ausgewählt

Rufen Sie sich in Outlook Ihren Kalender auf und wählen Sie in der oberen Menüleiste „ANSICHT“ (1.). Wählen Sie dann „Ansicht ändern“ (2.) und ein Untermenü klappt auf (siehe übernächster Screenshot).

Kalenderansicht Hosted Exchange

Wählen Sie in dem aufgeklappten Kontext-Menü den Punkt „Liste“.

Listenansicht in Outlook 2013 auswählen

 

In der Listen-Ansicht können Sie sich alle Ereignisse bzw. Feiertage nach dem Ort filtern lassen. In der Regel sind die Ereignisse nach dem Ort alphabetisch sortiert, so dass Sie alle Ereignisse eines Landes kompakt sehen (siehe Screenshot).

Kategorie Ort in Listenansicht

Markieren Sie nun alle Einträge, die Sie löschen wollen und löschen Sie diese durch Drücken der „Entf-Taste“ auf Ihrer Tastatur oder durch Betätigen eines rechten Mausklicks auf einem der markierten Einträge und anklicken des Drop-Down-Menüfeldes „Löschen“ mit der linken Maustaste.

Feiertage löschen

Die selektierten Kalendereinträge wurden gelöscht und die Anzahl der Feiertage in Ihrem Kalender hat sich mit Sicherheit drastisch verringert. Schlecht für Sie, aber Ihren Arbeitgeber wird dies freuen.

 

Verwendete Versionen: Hosted Exchange 2013 und Outlook 2013

Link zum Video-Tutorial: Feiertage in Outlook-Kalender einfügen

vCard in Outlook importieren

vCard (.vcf) in öffentlichen Ordner einfügen

Eine elektronische Visitenkarte bzw. vCard (.vcf-Dateiformat) ist ein praktisches Hilfsmittel, um schnell sowie einfach Kontaktdaten in einem digitalen Adressbuch abzuspeichern. Gerade in Unternehmen und Organisationen kommen Outlook-Adressbücher als öffentlicher Ordner zum Einsatz, in denen die Mitarbeiter zentral für alle Angestellte zugängliche Geschäftskontakte abspeichern.

Wir möchten Ihnen diesen Vorgang gerne in der einfachsten Variante anhand eines XING-Kontaktes mit Nutzung des Mozilla Firefox-Browsers (Version 45.0.1), Hosted Exchange 2013 sowie Outlook 2013 beschreiben. (Zur Information: Aus Datenschutzgründen haben wir in den folgenden Screenshots sensible Daten wegretuschiert.)

XING-Profile bieten die Möglichkeit, über den Profilpunkt „Kontaktdaten“, digitale Visitenkarten abzuspeichern. Hierzu klickt man im gewünschten Profil des XING-Nutzers auf Kontaktdaten.
vCard in Outlook importieren

Nun öffnet sich ein kleines Fenster, in dem eine erste Übersicht der Kontaktdaten, die die vCard beinhaltet, erscheint. Über den Button vCard herunterladen kann man die vCard lokal auf seinen Rechner abspeichern.
vCard herunterladen

Wenn Sie im Firefox-Browser in den Einstellung unter Allgemein > Downloads > Jedes Mal nachfragen, wo eine Datei gespeichert werden soll eingestellt haben, werden Sie gefragt, wie Firefox mit der Datei verfahren soll. (Standardmäßig ist im Firefox unter dem Punkt Downloads die Option Alle Dateien in folgendem Ordner abspeichern mit dem Zielordner „Downloads“ ausgewählt.)

Wir wählen die Option Datei speichern und bestätigen mit OK.
Mozilla Thunderbird Datei speichern

Wir möchten unsere Datei auf dem Desktop speichern und wählen diesen entsprechend aus. Sie können der vCard einen individuellen Dateinamen vergeben. Standardmäßig lautet der Dateiname von XING-Kontakten: vcard-Vorname-Nachname. In unserem Beispiel nennen wir die Datei vcard und klicken auf Speichern.
Speicherort für vCard definieren

Die vCard-Datei befindet sich nun an dem ausgewählten Speicherort. In unserem Beispiel ist es der Desktop.
digitale Visitenkarte

Öffnen Sie nun Outlook und verkleinern Sie das Fenster durch Klicken auf das Verkleinern-Symbol rechts oben im Outlook-Fenster.
Outlook-Fenster verkleinern

Wählen Sie in Outlook unten links in den Favoriten den Menüpunkt „Personen“, um Ihre Kontakte bzw. die Adressbücher aufzurufen. Diese Ansicht kann sich von Ihrer Favoriten-Ansicht in Outlook unterscheiden.
Favoritenleiste in Outlook

Klicken Sie nun die vcard-Datei mit der linken Maustaste an und ziehen die Datei mit gedrückter Maustaste auf den öffentlichen Ordner. In unserem Beispiel heißt der öffentliche Ordner „Vertrieb“.
Import der vCard in Outlook

Wenn Sie die Datei auf dem öffentlichen Ordner platziert haben erscheint ein +Kopieren-Symbol. Lassen Sie die Maustaste los und die Datei wird in den öffentlichen Ordner bzw. in die Vertriebskontakte kopiert.
Visitenkarte in öffentliches Adressbuch speichern

Es öffnet sich nun ein neuer Kontakt mit den integrierten Kontaktinformationen der vCard. Sie können nun weitere Informationen in den einzelnen Feldern ergänzen.
Neuer Kontakt in Outlook-Adressuch

Im Notiz-Feld ist bereits eine Information bzgl. dem vCard-Download-Datum, der Download-Uhrzeit und der Quelle (hier: XING mit einem direkten Link zum XING-Profil des Kontaktes) eingetragen.
Notizfeld in Outlook-Kontakt

Wenn Sie den Kontakt fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern &schließen.
Outlook-Kontakt speichern

Wir haben ebenso ein kurzes Video-Tutorial zu dieser Thematik auf YouTube bereitgestellt: vCard in öffentlichen Ordner einfügen

PST-Datei in Outlook exportieren

Importieren einer .PST-Datei bzw. Outlook-Datendatei in Outlook

PST-Datei in Outlook exportierenIm letzten Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. eines Postfachs in eine .PST-Datei exportieren.

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten diese Daten in Outlook mit Hilfe der Outlook-Datendatei bzw. .PST-Datei importieren können.

 

 

1. Klicken Sie in Outlook links oben auf Datei
Erster Schritt zum Exportieren der .PST-Datei

2. Wählen Sie Öffnen und exportieren und öffnen Sie den Import/Export-Assistent durch Klicken auf Improtieren/Exportieren
PST-Datei in Outlook exportieren

3. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren als Aktion auswählen und mit Weiter bestätigen
pst-Datei importieren

4. Wählen Sie nun Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken auf Weiter
Datei importieren in Outlook

5. Wählen Sie via Durchsuchen die zu importierende Datei aus. Falls Sie Ihrer .PST-Datei ein Kennwort zugewiesen hatten, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben, damit der Import durchgeführt werden kann. Nutzen Sie die standardmäßig eingestellte Option Duplikate durch importierende Elemente ersetzen oder wählen Sie eine der anderen Optionen. Die Optionen hatten wir im letzten Beitrag näher erläutert. Klicken Sie nun auf Weiter.
pst-Datei auswählen

6. Falls Sie keine weiteren Optionen vornehmen möchten, können Sie auf Fertigstellen klicken. Ansonsten können Sie vorher Optionen für den Import von Elementen festlegen.
Datendatei importieren

Die einzelnen Schritte haben wir auch in unserem Video-Tutorial beschrieben: Importieren einer .pst-Datei

Automatischer Download von Bildern in Microsoft Outlook von cojama

Aktivieren/Deaktivieren des automatischen Downloads von Bildern in Outlook 2010/2013

Oft enthalten E-Mails Hyperlinks zu externen Bildern, die in der Mail als unschöner Kasten mit einer Hinweismeldung dargestellt werden.

Herunterladen von externen Bildern in Outlook

Hierbei macht es keinen Unterschied, ob Outlook als Inhouse-Lösung von der eigenen IT gewartet wird oder ob dies extern durch einen Partner via Hosted Exchange geschieht.

Ganz unbegründet ist dieses standardmäßig eingestellte Verhalten nicht: Zum einen reduziert es die Größe der zu herunterladenden Daten der E-Mail, zum anderen nutzen Spammer Junk-Mails als Webbeacon und versuchen so zu verifizieren, ob es sich um eine gültige und aktive E-Mail-Adresse handelt.

Wenn Sie beim Öffnen dieser Junk-Mails also automatisch die verknüpften Inhalte herunterladen, liefern Sie unfreiwillig die Information an den Spammer, dass diese Adresse genutzt wird.

Wenn Sie trotz der Risiken diese Feature abstellen und sich Ihre E-Mails immer direkt inklusive Bilder darstellen lassen wollen, können Sie folgendermaßen verfahren:
Nehmen Sie in Outlook unter „Datei“ → „Optionen“ → „Trust Center“ oder „Sicherheitscenter“ → „Einstellungen für das Trust Center…“ → „Automatischer Download“ das Häkchen bei „Bilder in HTML-Nachrichten oder RSS-Elementen nicht automatisch herunterladen“ heraus.

Automatischer Download von Bildern in Outlook 2010 und Outlook 2013

Falls Sie aber auf dieses Sicherheitsfeature nicht verzichten wollen und sich in Zukunft Ihre E-Mails von bekannten Absendern direkt vollständig anzeigen lassen wollen, können Sie folgende Einstellungen in Ihrem Outlook vornehmen:
Fügen Sie einfach den Absender oder die Domäne des Absenders zu der Liste der sicheren Absender hinzu. Führen Sie dazu einen Rechtsklick auf einer E-Mail dieses Absenders aus und wählen Sie unter „Junk-E-Mail“ → „Absender nie sperren“ oder „Domäne des Absenders (@example.com) nie sperren“ aus.

Junk-E-Mail Optionen in Outlook 2010 und Outlook 2013

Ein Video-Tutorial zum Aktivieren/Deaktivieren des automatischen Downloads in Outlook haben wir Ihnen auf YouTube zur Verfügung gestellt: Zum Tutorial auf YouTube