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Mobile Mail Apps im Vergleich – der cojama Testbericht

Mail App Tetsbericht

Das Thema E-Mail ist trotz der Verbreitung von WhatsApp, Facebook und Twitter nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationsdienste auf Mobilen Endgeräten.

Hosted Exchange auf mobilen Endgeräten:

Mit einem cojama Hosted Exchange Business Postfach können Mails neben OWA (OutlookWebApp) und Outlook auch über diverse mobile Applikationen abgerufen und versendet werden.
Oft bieten die bereits vorinstallierten Mailing Apps auf Smartphone oder Tablet jedoch nicht den gewünschten Funktionsumfang. Viele Entwickler haben das Thema aufgegriffen, sodass inzwischen eine Vielzahl an Mailing Applikationen für Android und IOS Geräte angeboten werden.

Leistungsumfang:

Der Leistungsumfang der sowohl kostenfreien, als auch kostenpflichtigen Apps reicht dabei von „aufs wesentliche reduziert“, bis hin zu „spezielleren Features“ wie z.B. die Verknüpfung mit Diensten wie Todolist, OneNote oder Evernote.

Je nach Nutzungsverhalten reichen für viele Anwender die vorinstallierten Mail Apps von iOS, Windows Phone und Android nicht aus, um alle Anforderungen komfortabel abzudecken.
Wir haben für Sie eine Auswahl der bekanntesten Mailing Apps für Android und IOS unter die Lupe genommen und einen kurzen Testbericht zu den einzelnen Apps verfasst, sodass Sie sich einen praxisnahen Überblick verschaffen können.

Leistungskriterien:

Wichtig waren dabei u.a. die Fragen, welche Zusatzfunktionen angeboten werden, ob Kosten entstehen und inwieweit die getesteten Apps die Anbindung von Microsoft Exchange unterstützen.

Download:

Den kompletten Bericht finden Sie hier zum Download. Viel Spaß beim Lesen.

Problem: E-Mails werden im Posteingang als [Entwurf] angezeigt

[Entwurf]

Sie nutzen Hosted Exchange und haben in Outlook oder OWA das Problem, dass (zeitweise) Nachrichten nicht beantwortet werden können, weil Sie im Posteingang als [Entwurf] angezeigt werden?
Dieses Problem entsteht wahrscheinlich durch ein aktiviertes Add-In Ihres Virenscanners in Outlook und beeinflusst auch die Darstellung im OWA.

Zum Lösen des Problems führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf den Reiter „Datei“:
(Die Darstellung kann in älteren Outlook Versionen abweichen)

Outlook [Entwurf] 1

 

2. Wählen Sie „Optionen“:

Outlook [Entwurf] 2

3. Wählen Sie hier Add-Ins und suchen Sie in der Liste der Aktivierten Add-Ins nach dem Add-In Ihres Virenscanners und deaktivieren Sie dieses. Klicken Sie auf „OK“ um die Einstellungen zu speichern.

Nun sollte das Problem in Outlook und OWA nicht mehr auftreten.

Es ist allerdings möglich, das sich das Add-In nach einer Aktualisierung von selbst wieder einschaltet.

In diesem Falle müssen Sie es entweder erneut manuell ausschalten oder notfalls zu einem anderen Virenscanner wechseln.

Hosted Exchange 2013 – Migration bestehender Kunden

In Kürze werden die bestehenden Hosted Exchange Kunden von cojama automatisch auf Hosted Exchange 2013 umgestellt. Eine Unterstützung des kundenseitigen IT-Supports ist hierbei nur in Ausnahmefällen nötig.

In diesem Punkt zeigen sich die Vorteile der Public Cloud, auf die wir gern im Rahmen unseres Marketings häufiger hinweisen: Ein Versionsupgrade der Microsoft Exchange Anwendung erfordert keine Investitionen, keine aufwändigen „Operationen“ an der eigenen Serverumgebung mit entsprechenden Risiken für den Betrieb und bindet kein Personal.Migration-Hosted-Exchange-2013-cojama

Warum müssen meine Hosted Exchange Postfächer überhaupt umgestellt werden?

Ein Release-Wechsel ist bei Microsoft Exchange i.d.R. auch mit einem sog. Tech-Refresh verbunden. Dabei wird die Hardware der physikalischen Exchange Server ersetzt und ein aktuelles Server-Betriebssystem eingeführt. Dies zu unterlassen, führt mit der Zeit unweigerlich zu einer Reduzierung der Verfügbarkeit der gesamten Anwendung. Zudem bietet eine neue Exchange Serverplattform die Möglichkeit, mehr Speicherkapazität zu wirtschaftlich vertretbaren Bedingungen bereitzustellen. Auch der Produkt-Support für eine alte Exchange-Version ist seitens Microsoft zeitlich begrenzt.

Und letztlich ist auch für den Betreiber der Cloud-Anwendung der Betrieb von zwei Exchange Systemumgebungen nicht wirtschaftlich.

Die Migration auf Hosted Exchange 2013 ist in jedem Fall ein großer Vorteil für die Kunden. Das Gute dabei: Vieles sieht für den Anwender danach noch genauso aus wie zuvor.

 

Wie ist die Vorgehensweise bei der Migration der Hosted Exchange Postfächer?

Der Zeitpunkt der Umstellung wird individuell mit jedem Kunden im Vorfeld abgestimmt. Zunächst sollte sichergestellt sein, dass für alle Domains, die für Hosted Exchange Postfächer verwendet werden, der sog. Autodiscover-Eintrag im DNS des Domainproviders gesetzt ist. Dies ist die Voraussetzung für eine weitgehend automatische Umstellung aller Clients.

Microsoft Outlook ändert beim ersten Start nach der Umstellung der Exchange Server automatisch seine Einstellungen und informiert den Anwender mit einer entsprechenden Meldung. Danach muss Outlook neu gestartet werden.

Bei den meisten Smartphones und Tablet PCs vollzieht sich die Umstellung von Hosted Exchange ebenfalls unbemerkt im Hintergrund. Dort, wo dies nicht der Fall ist, muss der Anwender lediglich den Servernamen des Hosted Exchange Kontos anpassen.

Die Serveradressen für POP3-ssl, IMAP-ssl und SMTP bleiben unverändert bestehen. Auch die MX-Einträge für die eigene Domain müssen nicht geändert werden.

 

Wo ergeben sich Änderungen bei der Umstellung auf Hosted Exchange 2013?

Die URL für Outlook Web Access (OWA) ändert sich. Beim Versuch, sich über die alte OWA URL anzumelden, erscheint ein Hinweis auf die neue URL. Microsoft Outlook 2003 funktioniert mit Hosted Exchange 2013 nicht mehr.

Neben der Globalen Adressliste wird künftig eine zusätzliche Benutzer-Adressliste angeboten. Diese enthält nur die Postfach-User (keine Gruppen, Kontakte, etc.). Größere Organisationen können auf Wunsch weitere Adresslisten für Gruppen, Räume oder Öffentliche Ordner erhalten.

Öffentliche Ordner werden nach der Umstellung der Microsoft Exchange Server für eine gewisse Zeit nicht via OWA erreichbar sein. Erst nachdem die Migration aller Hosted Exchange Kunden abgeschlossen ist, können auch die Öffentlichen Ordner auf Hosted Exchange 2013 umgezogen werden. Erst dann ist der Zugriff über OWA wieder möglich.

Des Weiteren wird sich die URL der Exchange Web Services (EWS) ändern.

 

Wie ändert sich die Produktgestaltung von Hosted Exchange?

Die beiden verfügbaren Postfach-Typen Business und Basic bleiben mit ihren Merkmalen erhalten. Das Größenlimit wird allerdings deutlich herauf gesetzt (25 GB Business / 1 GB Basic). Bei individuell vereinbarten Preisen kann das Größenlimit abweichen.

cojama-Leitfaden zum sicheren Umgang mit Zugangsdaten

Wussten Sie schon,… wie man sich durch sicheren Umgang mit Zugangsdaten vor unberechtigten Zugriffen schützen kann?

Wie die Tagesschau bereits am Mittwoch, den 22.01.2014, berichtete, war dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bereits seit Dezember 2013 der Diebstahl von Online-Zugangsdaten bekannt. Das BSI entdeckte laut eigener Auskunft 16 Millionen gestohlene digitale Identitäten und bietet einen Sicherheitstest auf der eigenen Webseite an. Mit diesem BSI-Sicherheitstest kann festgestellt werden, ob die eigene E-Mail-Adresse vom Datenklau betroffen ist.

Cloud-Dienste sind meist weltweit über das Internet erreichbar. Dies macht sie so attraktiv und flexibel nutzbar. Allerdings erfordert diese Tatsache auch ein gewisses Sicherheitsbewusstsein bei der Anwendung. Der Schutz der Informationen, die z.B. in Hosted Exchange-Postfächern, SharePoint-Arbeitsbereichen oder anderen Systemen gespeichert sind, hängt in erster Linie vom richtigen Umgang mit Ihren Zugangsdaten ab. Durch den richtigen Umgang können Sie sich vor unberechtigten Zugriffen schützen.

cojama-Leitfaden zum sicheren Umgang mit Zugangsdaten

Die folgenden Regeln sollen Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden und das Ihrige dazu beizutragen, zu jedem Zeitpunkt ein hohes Sicherheitsniveau zu halten:

 

Umgang mit Zugangsdaten

Der Benutzername (E-Mail-Adresse) ist die Identität des Anwenders. Er ist also fest mit der Person des Anwenders verknüpft. Das bedeutet, dass ein Benutzername auch nur von einem Anwender verwendet werden sollte. Die Weitergabe des Kennwortes an andere Personen sollte in jedem Fall vermieden werden.

Darüber hinaus empfehlen wir, spätestens nach sechs Monaten das Kennwort zu ändern. Ein neues Kennwort sollte sich ausreichend stark vom alten unterscheiden (z.B. nicht nur durch Erhöhung einer Ziffer geändert werden).

Des Weiteren darf das persönliche Kennwort in keinem Falle auf Anfragen von außen hin herausgegeben werden. Sollten Sie per E-Mail dazu aufgefordert werden, beispielsweise Ihr Hosted Exchange-Kennwort herauszugeben, so tun Sie dies bitte in keinem Fall. Es handelt sich hier um einen sog. Phishing-Angriff.

 

Gestaltung von Kennwörtern

Die Länge und Komplexität des verwendeten Kennworts entscheidet darüber, wie lang es dauert, dieses durch automatisiertes „Ausprobieren“ von Zeichenfolgen zu knacken. Bei der Einhaltung der folgenden Empfehlung kann es mit den aktuellen technischen Möglichkeiten unter Realbedingungen als nahezu unmöglich angesehen werden, das Kennwort in einer angemessenen Zeit zu ermitteln.

Dabei wurde noch nicht berücksichtig, dass sich der Benutzer nach mehrmaliger Falscheingabe des Passworts automatisch für eine gewisse Zeit sperrt.

  • Verwenden Sie eine Länge von zehn, besser mehr Zeichen
  • Kombinieren Sie Groß- / Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen
  • Vermeiden Sie triviale Zeichenfolgen (z.B. Test123)

 

Mobile Endgeräte

Da auf Smartphones das Kennwort für den Abruf des bspw. Exchange-Postfachs gespeichert wird, sollte nach einem Verlust des Gerätes das Postfach-Kennwort zeitnah geändert werden. Nutzen Sie Apps von anderen Anbietern, sollten Sie gleichermaßen vorgehen.

ActiveSync, der Kommunikationsstandard für die Anbindung mobiler Endgeräte an Exchange, bietet zudem die Möglichkeit, das Smartphone über das Mobilfunknetz zu löschen. Diese Funktion wird von vielen Handheld-Betriebssystemen unterstützt und kann über Outlook Web App (OWA) ausgeführt werden.

 

Bereitstellung von Lösungen für Anwendergruppen

Beim Rollout von zentral gehosteten Lösungen für Anwendergruppen ist vorab zu planen, wie die Benutzer ihre neuen Zugangsdaten erhalten sollen. Im Hinblick auf die Sicherheit sollte folgendes beachtet werden:

Nachdem Daten in neu angelegte Postfächer oder SharePoint-Seiten migriert wurden, sollten weder allgemeine noch trivialen Kennworte mehr verwendet werden.

Sofern nicht von Anfang an individuelle komplexe Passwörter konfiguriert wurden, sollten die Anwender vor dem ersten Einfügen von Daten ihr Kennwort ändern.

Öffentliche Ordner bei Hosted Exchange

Öffentliche Ordner unter Hosted Exchange 2013 – Änderungen und Besonderheiten bei der Migration

Für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams sind Öffentliche Ordner seit langem ein überaus leistungsstarkes und vielseitiges Feature von Hosted Exchange. Viele Unternehmen nutzen es, um Nachrichten, die über zentrale E-Mail Adressen eingehen, in einem Team zu bearbeiten. Andere stellen in Öffentlichen Ordnern Terminkalender oder Adressbücher für Anwendergruppen oder das gesamte Unternehmen bereit. Umso erfreulicher ist es, dass Microsoft mit Einführung von Exchange 2013 die Öffentlichen Ordner aufgewertet hat, nachdem man im Vorfeld der beiden letzten Exchange-Releases schon fast befürchten musste, dass das Feature komplett wegfällt.

Eine Aufwertung haben die Öffentlichen Ordner vor allem dadurch erfahren, dass sie jetzt mit der gleichen Hochverfügbarkeits-Technologie betrieben werden können, die auch für Postfächer zum Einsatz kommt, der Database-Availability-Groups (DAG). Es gibt keinen eigenen Datenbank-Typus mehr, sondern Public Folder werden wie Postfächer in Postfach-Datenbanken gespeichert.

Öffentliche Ordner bei Hosted Exchange

Bei der Migration von älteren Exchange-Versionen (2007 oder 2010) sind einige Besonderheiten bzw. Einschränkungen zu beachten:

Der wichtigste Punkt für die Planung ist sicherlich, dass die Öffentlichen Ordner erst dann auf Exchange 2013 migriert werden können, nachdem alle Postfächer umgezogen wurden.

Zudem kann die Migration der Öffentlichen Ordner nur in einem Schritt vollzogen werden. Es ist also nicht möglich, mit einem verteilten Bestand der Öffentlichen Ordner (alt / neu) zu arbeiten.

Da die Technologie der Öffentlichen Ordner-Bereitstellung erheblich verändert wurde, erlauben die alten Exchange-Versionen keinen Zugriff auf Öffentliche Ordner unter Exchange 2013 – umgekehrt allerdings schon.

In Outlook Web App 2013 (OWA) werden die Öffentlichen Ordner, auf die Zugriffsberechtigungen bestehen, nicht mehr automatisch angezeigt. Man muss jeden einzelnen Ordner manuell als Favoriten einblenden. Dies funktioniert nach unserer Erfahrung nicht, solange die Public Folder noch auf einer Altversion liegen. Weiterhin muss mindestens das Exchange-Update CU1 installiert sein, damit der Zugriff via OWA funktioniert.