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Migration E-Mail-Server und Daten von Tobit David nach Microsoft Hosted Exchange

Der folgende Blog beschäftigt sich mit der Situation eines Unternehmens oder einer Organisation, die Tobit David als E-Mail-Lösung im Einsatz hat, aber zu einem Microsoft Hosted Exchange wechseln möchte. Damit sich ein Administrator bzw. die verantwortlichen IT-Mitarbeiter dieser anspruchsvollen Aufgabe zuwenden können, werden im Vorfeld einige Fragen zu klären sein. Gibt es bewährte Migrationsmethoden? Wenn ja, wie und vor allem wie gut und schnell funktionieren sie?

IT Consultant überwacht Server im Rechenzentrum

Widmet man sich der ersten Frage „Gibt es bewährte Migrationsmethoden von Tobit David zu Microsoft Exchange?“, so kann man Folgende Punkte festmachen:
Es gibt mehrere Anbieter, die sich auf Migrationen zwischen verschiedenen E-Mail-Lösungen spezialisiert haben. Dazu haben einige dieser Anbieter diverse Tools entwickelt, um die Migration einfacher und zuverlässiger durchführen zu können. Logischerweise hängt es auch davon ab, wie viele Nutzer umgezogen werden müssen und wie anspruchsvoll die aktuelle Umgebung aufgebaut ist, sprich sind public folder oder Ressourcenpostfächer im Spiel, sind Freigabe-Berechtigungen auf Kalender und Postfächer eingerichtet usw.?

Um die zweite Frage „Wenn ja, wie funktioniert das?“ zu beantworten, haben wir als Beispiel einen der Anbieter ausgewählt. Im Folgenden ist ein Auszug der Planung von audriga über eine anstehende Migration zusammengestellt:
Aktuell ist audriga in der Lage, E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben zu migrieren. Bei vorhandenen Freigaben und Public Folder/Shared Mailboxen muss man je nach System die Machbarkeit prüfen und die Mappings definieren.

Voraussetzung zur Migration mit audriga:
•    Der Server ist aus dem Internet erreichbar (Schnittstellen gemäß einer Matrix sind freigeschaltet)
•    Ausreichende Bandbreite im Verhältnis zum Datenvolumen steht zur Verfügung

  • 1 Mbit max. 10 GB insgesamt
  • 6 Mbit max. 100 GB insgesamt

•    Ziel-Postfächer müssen angelegt sein
•    Zugangsdaten für die einzelnen Postfächer sind bekannt oder es existiert ein Admin Account mit Vollzugriff auf die einzelnen Postfächer

  • Admin Zugriff bei Exchange, Zimbra und Google
  • Bei Admin Zugriff müssen Throttling-Einstellung beachtet bzw. ausgeschaltet werden.

Besonderheiten bei Tobit Migrationen:
•    Tobit stellt über IMAP auch Kontakte und Kalenderordner zur Verfügung, die bei der Migration mit audriga ausgeklammert werden.
•    Verwendete Attribute bei Kontakten (z.B. bei E-Mail Adressen) können zwischen Benutzern abweichen, audriga kann hier bei Bedarf die Mappings auf Benutzerebene anpassen.
•    Je nach Last auf dem Server werden teilweise nicht alle Daten geliefert. Da bereits übertragene Daten vom audriga Umzugsdienst erkannt werden, kann die Migration mehrmals angestoßen werden, bis alle Daten migriert sind.

Die letzte Frage „Wie gut und schnell funktioniert die Migration?“ ist für den Administrator bzw. IT-Verantwortlichen deshalb wichtig, weil er nicht nur den Zeitaufwand abschätzen möchte, sondern vor allem seine Risiken. Denn am Ende trägt er die Verantwortung, wenn Daten verloren gehen, Systeme nicht mehr funktionieren und im schlechtesten Fall dadurch die Kollegen und der Chef mit dem neuen System unzufrieden sind.

Da Tobit David die o.g. Besonderheiten mitbringt, empfiehlt audriga eine betreute Migration:
Bei einer betreuten Migration führt audriga vorausgehend eine Testmigration zur Prüfung der Machbarkeit durch, da hier meistens zusätzliche Vorbereitungen am System getroffen werden müssen.  Ein Projekt läuft dann wie folgt ab:
Der Admin muss audriga 1-2 Konten auf der Quell- und Zielplattform bereitstellen und die benötigten Vorarbeiten durchführen. audriga führt damit einen Testumzug durch, um die Machbarkeit zu prüfen (z.B. sind die Schnittstellen über das Internet erreichbar, wurden alle Vorarbeiten abgeschlossen etc.).
Wenn dem Umzug nichts entgegenspricht, wird der Migrations-Anbieter 10-20 produktive Accounts testweise umziehen. Da hier die Daten nur kopiert werden, können die Accounts während des Umzugs problemlos weitergenutzt werden.
Im Anschluss daran wird audriga dem Kunden einen detaillierten Migrationsplan vorstellen und eine Aufwandsabschätzung erstellen.

Zum Thema Zeitaufwand schreibt audriga:
„Je nach Anbieter/Server werden 1-5 parallele Verbindungen pro Postfach gleichzeitig durchgeführt. Abhängig von der Leistungsfähigkeit des Quell- und Zielservers, ziehen wir im Schnitt je Postfach 0,3-1,0 GB pro Stunde um. Mehrere Postfächer werden parallel umgezogen. Wir empfehlen beim Umzug von mehreren Postfächern vorab einen Testumzug mit einem Postfach zu machen.“

Fazit:
Eine Migration von Tobit David zu Hosted Exchange ist für spezialisierte Anbieter eine Routine-Aufgabe. Gerade bei einer größeren Organisation ist es jedoch wichtig, im Vorfeld einen Testlauf zu machen, und erst dann final die Livedaten umzuziehen. Dabei sollte man die betreute Migration in Betracht ziehen. Mit einem Spezialisten an der Seite wird Ihr Projekt sauber und reibungslos über die Bühne gehen.

PS: Wenn Sie mit Ihrem Tobit David zu cojamas Hosted Exchange wechseln, übernimmt cojama unter bestimmten Voraussetzungen die kompletten Migrationskosten und unterstützt Sie während der gesamten Laufzeit kostenfrei. Fragen Sie einfach bei cojama nach, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen.

Hosted Exchange 2013 – Migration bestehender Kunden

In Kürze werden die bestehenden Hosted Exchange Kunden von cojama automatisch auf Hosted Exchange 2013 umgestellt. Eine Unterstützung des kundenseitigen IT-Supports ist hierbei nur in Ausnahmefällen nötig.

In diesem Punkt zeigen sich die Vorteile der Public Cloud, auf die wir gern im Rahmen unseres Marketings häufiger hinweisen: Ein Versionsupgrade der Microsoft Exchange Anwendung erfordert keine Investitionen, keine aufwändigen „Operationen“ an der eigenen Serverumgebung mit entsprechenden Risiken für den Betrieb und bindet kein Personal.Migration-Hosted-Exchange-2013-cojama

Warum müssen meine Hosted Exchange Postfächer überhaupt umgestellt werden?

Ein Release-Wechsel ist bei Microsoft Exchange i.d.R. auch mit einem sog. Tech-Refresh verbunden. Dabei wird die Hardware der physikalischen Exchange Server ersetzt und ein aktuelles Server-Betriebssystem eingeführt. Dies zu unterlassen, führt mit der Zeit unweigerlich zu einer Reduzierung der Verfügbarkeit der gesamten Anwendung. Zudem bietet eine neue Exchange Serverplattform die Möglichkeit, mehr Speicherkapazität zu wirtschaftlich vertretbaren Bedingungen bereitzustellen. Auch der Produkt-Support für eine alte Exchange-Version ist seitens Microsoft zeitlich begrenzt.

Und letztlich ist auch für den Betreiber der Cloud-Anwendung der Betrieb von zwei Exchange Systemumgebungen nicht wirtschaftlich.

Die Migration auf Hosted Exchange 2013 ist in jedem Fall ein großer Vorteil für die Kunden. Das Gute dabei: Vieles sieht für den Anwender danach noch genauso aus wie zuvor.

 

Wie ist die Vorgehensweise bei der Migration der Hosted Exchange Postfächer?

Der Zeitpunkt der Umstellung wird individuell mit jedem Kunden im Vorfeld abgestimmt. Zunächst sollte sichergestellt sein, dass für alle Domains, die für Hosted Exchange Postfächer verwendet werden, der sog. Autodiscover-Eintrag im DNS des Domainproviders gesetzt ist. Dies ist die Voraussetzung für eine weitgehend automatische Umstellung aller Clients.

Microsoft Outlook ändert beim ersten Start nach der Umstellung der Exchange Server automatisch seine Einstellungen und informiert den Anwender mit einer entsprechenden Meldung. Danach muss Outlook neu gestartet werden.

Bei den meisten Smartphones und Tablet PCs vollzieht sich die Umstellung von Hosted Exchange ebenfalls unbemerkt im Hintergrund. Dort, wo dies nicht der Fall ist, muss der Anwender lediglich den Servernamen des Hosted Exchange Kontos anpassen.

Die Serveradressen für POP3-ssl, IMAP-ssl und SMTP bleiben unverändert bestehen. Auch die MX-Einträge für die eigene Domain müssen nicht geändert werden.

 

Wo ergeben sich Änderungen bei der Umstellung auf Hosted Exchange 2013?

Die URL für Outlook Web Access (OWA) ändert sich. Beim Versuch, sich über die alte OWA URL anzumelden, erscheint ein Hinweis auf die neue URL. Microsoft Outlook 2003 funktioniert mit Hosted Exchange 2013 nicht mehr.

Neben der Globalen Adressliste wird künftig eine zusätzliche Benutzer-Adressliste angeboten. Diese enthält nur die Postfach-User (keine Gruppen, Kontakte, etc.). Größere Organisationen können auf Wunsch weitere Adresslisten für Gruppen, Räume oder Öffentliche Ordner erhalten.

Öffentliche Ordner werden nach der Umstellung der Microsoft Exchange Server für eine gewisse Zeit nicht via OWA erreichbar sein. Erst nachdem die Migration aller Hosted Exchange Kunden abgeschlossen ist, können auch die Öffentlichen Ordner auf Hosted Exchange 2013 umgezogen werden. Erst dann ist der Zugriff über OWA wieder möglich.

Des Weiteren wird sich die URL der Exchange Web Services (EWS) ändern.

 

Wie ändert sich die Produktgestaltung von Hosted Exchange?

Die beiden verfügbaren Postfach-Typen Business und Basic bleiben mit ihren Merkmalen erhalten. Das Größenlimit wird allerdings deutlich herauf gesetzt (25 GB Business / 1 GB Basic). Bei individuell vereinbarten Preisen kann das Größenlimit abweichen.

Wussten Sie schon, dass… gelöschte Elemente nicht für immer verloren sind, sondern wiederhergestellt werden können?

Schnell kann es passieren, dass wichtige E-Mail-Nachrichten aus Versehen gelöscht worden sind. Dies bedeutet für Sie zum Glück nicht, dass diese Nachrichten für immer verloren sind. Ohne großen Aufwand können sowohl Nachrichten als auch Kontakte, Termine und Notizen bis zu 30 Tage, nachdem Sie gelöscht worden sind, wiederhergestellt werden. Dieses gilt auch für Elemente, die aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ bzw. mit der Tastenkombination „Umschalten + ENTF“ gelöscht wurden.

1. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie das Element wiederherstellen möchten und klicken Sie im oberen Reiter auf „Ordner“ → „Gelöschte Elemente wiederherstellen“.

Exchange-gelöschte Elemente wiederherstellen

2. Im folgenden Fenster klicken Sie bitte das Element, welches Sie wiederherstellen möchten an und bestätigen mit dem Button „Ausgewählte Elemente wiederherstellen“. Falls Sie mehrere Elemente gleichzeitig wiederherstellen möchten, können Sie diese mit gedrückter STRG-Taste auswählen.

Diese Funktion ist nur in Verbindung mit einem Microsoft Exchange-Konto verfügbar und funktioniert nicht mit POP3- oder IMAP-Konten.

Wir haben Ihnen die oben genannten Schritte auch in einem kurzen Video-Tutorial zusammengefasst: Gelöschte Outlook-Elemente wiederherstellen