Aufgabenverwaltung mit SharePoint BrainBoard

Aufgabenverwaltung mit SharePoint BrainBoard

Was ist BrainBoard?

SharePoint BrainBoard ist eine ergänzende SharePoint-Lösung, die Usern eine unkomplizierte Verwaltung von Aufgaben oder Projekten in einem Board ermöglicht. SharePoint BrainBoard ist besonders für die Zusammenarbeit im Team geeignet, da Aufgaben kommentiert sowie bestimmten Mitgliedern und Gruppen zugeordnet werden können. Mit BrainBoard lässt sich alles übersichtlich und einfach organisieren von täglichen Aufgaben, Projekten und Events bis zu Redaktionsplänen.

 

Was kann man mit BrainBoard machen?

Mit SharePoint BrainBoard wird die Verwaltung der Aufgaben übersichtlich und organisiert gestaltet. Die Aufgaben können als Karten angelegt und in verschiedenen Listen sortiert werden. Die Verwaltung wird durch drag & drop ganz unkompliziert durchgeführt. Es besteht die Möglichkeit den Aufgaben Team-Mitgliedern zuzuordnen. Weiterhin können Aufgaben durch Labels einer oder mehrerer Kategorien zugewiesen werden. Ergänzende Checklisten und Fälligkeiten können ebenfalls zugewiesen werden.

Die Benachrichtigungsfunktion, welche individuell eingestellt werden kann, teilt Ihnen Änderungen am Board automatisch per E-Mail mit. Zusätzlich besteht die Möglichkeit die Aufgaben direkt vom E-Mail-Postfach aus zu öffnen. Durch die Eingabe des „@“-Symbols können Sie Team-Mitglieder im Kommentarfeld unter der jeweiligen Aufgabe benachrichtigen. Alle Änderungen am Board werden in einer Aktivitäten-Liste angezeigt. Die Aufgaben werden auch in der Aktivitäten-Liste verlinkt, sodass diese direkt aufgerufen werden können.

Bei SharePoint BrainBoard können Dokumente und Dateien ohne Probleme runter- sowie hochgeladen werden. Des Weiteren können Bild- und Videodateien (.jpg, .png, .gif, .mp4, .ogg)  in der Vorschau angezeigt sowie Videos (.mp4, .ogg) direkt am Board abgespielt werden. Mithilfe der Filterfunktion werden Aufgaben schnell gefunden. Durch die Multi-Auswahl können Sie Aufgaben gleichzeitig auswählen und bearbeiten.

In diesem Blogartikel beschreiben wir Ihnen alle Funktionen von BrainBoard schrittweise, sodass Sie einen genauen Überblick über die Aufgabenverwaltung erhalten:

 

Bei SharePoint anmelden

Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint mit Ihren Zugangsdaten an.

 

Neues Board anlegen

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zu Ihrem persönlichen Board. Um ein neues Board anzulegen, wählen Sie im Boardmenü „Alle Boards“.

Neues BrainBoard anlegen

Unter der darauf folgenden Ansicht können Sie ganz einfach ein neues Board anlegen.

BrainBoard erstellen

 

Board umbenennen

Um das Board umzubenennen, klicken Sie einfach auf den aktuellen Namen des Boards in der Menüleiste. Darauf öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben den Boardnamen zu ändern.

BrainBoard Name

Beobachtungsstatus ändern

Über den Beobachtungsstatus lassen sich die Benachrichtigungsfunktionen einstellen. Mit der Einstellung „Watching“ erhalten Sie eine E-Mail über jede Veränderung auf dem Board. Die Funktion „Tracking“ erlaubt Ihnen Benachrichtigungen über jede Veränderung der Karten zu erhalten, bei denen Sie Mitglied sind. Wollen Sie keine Benachrichtigungen erhalten, wählen Sie die Einstellung „Muted“.

BrainBoard Beobachtungsstatus

Farbe ändern

Über das Boardmenü gelangen Sie zu einer Farbauswahl, über welche Sie das Board farblich nach Ihren individuellen Wünschen gestalten können.

BrainBoard Hintergrundfarbe

Nach Anklicken der neuen Farbe, ändert sich das Farbschema des BrainBoards.

BrainBoard Design

Listen anlegen

Neben Ihrer zuletzt angelegten Liste finden Sie die Möglichkeit zusätzliche Listen anzulegen. Legen Sie beliebig viele Listen an, um Ihre Aufgaben zu organisieren. Die neu angelegten Listen können Sie ebenfalls verschieben. Sollten Sie die Listen nicht mehr benötigen, können Sie diese archivieren.

BrainBoard Listen

Karten anlegen

Das Anlegen neuer Aufgaben ist nur einen Klick entfernt. Unter jeder Liste haben Sie die Option neue Karten hinzuzufügen. Nun können Sie diese ganz unkompliziert mit Informationen versehen.

BrainBoard Karten

Labels erstellen

Ihre erstellten Karten können Sie mit Labels versehen. Durch das Anklicken der Aufgabe können Sie mit der aufgezeigten Option Labels hinzufügen. Mit der Erstellung von Labels können Sie den Aufgaben Kategorien zuordnen. Dies ermöglicht ein unkompliziertes Filtern und Bearbeiten der Aufgaben.

BrainBoard Labels

Mitglieder zuordnen

Mit einem Klick auf die Karte können Sie die zuständigen Mitarbeiter für die Aufgabe zuweisen. Wählen Sie dazu die jeweiligen Mitglieder aus der Liste.

BrainBoard Aufgaben zuteilen

Icon zuordnen

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit einen Icon der jeweiligen Karte hinzuzufügen. Sie können über die Suchleiste nach einem passenden Icon suchen. Für die individuelle Anpassung können Sie die Farbe des Icons beliebig ändern.

BrainBoard Icons

Fälligkeitsdatum hinzufügen

Für den optimalen Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben, können Sie den einzelnen Aufgaben jeweils ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Dafür klicken Sie auf die jeweilige Aufgabe und wählen ein Datum aus. Somit halten Sie Ihre Fristen leichter ein. Zusätzlich können Sie sich mithilfe von SharePoint Workflows daran erinnern lassen.

BrainBoard Kalender

Beschreibung einfügen

Wenn Sie der Aufgabe zusätzliche Informationen für Ihre Mitarbeiter hinzufügen möchten, können Sie diese über die Beschreibungsfunktion einfügen.

BrainBoard Aufgabenbeschreibung

Checkliste eintragen

Für einen detaillierten Überblick können Sie Ihren Aufgaben eine oder mehrere Checklisten hinzufügen und Ihre Aufgaben in mehrere Unteraufgaben einteilen. Weiterhin können Sie Elemente und auch Checklisten hinzufügen. Dieser Vorgang ermöglicht Ihnen ein fokussiertes Absolvieren Ihrer Aufgaben.

BrainBoard Checkliste

Kommentarfunktion mit @Mitglied

Mit der Kommentarfunktion können Sie Ihre Team-Mitglieder informieren und benachrichtigen. Klicken Sie dazu auf die Aufgabe und geben Sie unter „Aktivitäten“ den Namen des Mitglieds mit dem @-Zeichen ein. Daraufhin geben Sie den Kommentar ein. Nun erhält das Team-Mitglied eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zur Karte im Board.

BrainBoard Kommentarfunktion

Auf Aktivitätenprotokoll hinweisen

Mit dem Aktivitätenprotokoll behalten Sie einen Überblick über jegliche Änderungen am Board. Dieses öffnen Sie über den Pfeil in der rechten oberen Ecke.

BrainBoard Funktion Aktivitätenprotokoll

Nach Anklicken des Pfeils öffnet sich das Aktivitätenprotokoll. Hier finden Sie die Aktivitäten und können ebenfalls einsehen, welcher Mitarbeiter bestimmte Karten bearbeitet hat.

BrainBoard Aktivitätenprotokoll

Filter- und Multiauswahl

Sie können die Aufgabenkarten nach Personen oder Labels filtern und mithilfe der Multi-Auswahl mehrere Aufgaben auswählen und Kategorien zuweisen.

BrainBoard Filter und Multiauswahl

Durch das Klicken auf das Feld „Filter“ öffnet sich ein Fenster, in dem sie die Aufgabenkarten nach Mitgliedern, Labels oder Fälligkeit der Aufgaben filtern können. Diese Funktion ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Übersicht der gesuchten Karten.

BrainBoard Filterfunktion

Die Multi-Auswahl ermöglicht es, mehrere Aufgaben auszuwählen und diesen Kategorien zuzuweisen. Durch das Anklicken der „Multi-Auswahl“ wird diese aktiviert. Nun können Sie durch das Setzen von Häkchen an den einzelnen Aufgaben einsehen, welche Labels und Mitglieder auf die gewählten Karten zutreffen. Des Weiteren können Sie Ihre Auswahl in andere Listen verschieben oder archivieren. Zusätzlich können Sie die Aufgaben kategorisieren, indem Sie die Label vereinheitlichen.

BrainBoard Funktion Multiauswahl

 

Mit dieser BrainBoard-Tour sind Sie bestens für Vorbereitung sowie Verwaltung von Aufgaben, Projekten, Events und Redaktionsplänen gewappnet. Bei Interesse an SharePoint BrainBoard melden Sie sich bei unserem cojama Service-Team unter 0661/90249222 oder per Mail an hosting@cojama.com. Gerne richten wir Ihnen einen unverbindlichen und kostenfreien Testzugang ein (Testzeit 60 Tage).

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