Verwaltung von Benutzergruppen und Berechtigungen bei SharePoint

Sie wollen erfahren Sie, wie Sie  in SharePoint schnell und einfach Benutzergruppen und Berechtigungsstufen einrichten? Im vorliegenden Blog zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie am besten vorgehen müssen, damit die Einrichtung auch reibungslos funkioniert.

 

Innerhalb Ihrer SharePoint Site haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Berechtigungsstufen an einzelne Benutzer oder ganze Gruppen zu verteilen.

Klicken Sie hierfür bitte im oberen Menü links auf „Websiteaktionen“:

Danach wählen Sie im Drop-Down Menü bitte „Websiteberechtigungen“:

Sie erhalten nun eine Gesamtübersicht aller Ihrer auf die Hauptwebsite zugelassenen Benutzer und Gruppen, inklusive deren Berechtigungsstufen:

Im Normalfall erben alle Bereiche Ihrer SharePoint Website die hier vergebenen Berechtigungsstufen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, für einzelne Bereiche individuelle Berechtigungen zu vergeben. Im oberen Beispiel hat der Benutzer „Sven Svenson“ zwei unterschiedliche Berechtigungsstufen. Das liegt daran, dass der Benutzer auf Teilbereiche der SharePoint Site nur eingeschränkte Berechtigung hat (z.B. nur Leserechte auf eine Dokumentbibliothek).

Dieses wird Ihnen auch durch die gelb hinterlegte Meldung oberhalb der Berechtigungsübersicht angezeigt:

Wenn Sie nun auf „Eindeutig gesicherten Inhalt anzeigen“ klicken, öffnet sich ein Pop-Up, indem Ihnen alle Bereiche der SharePoint Site angezeigt werden, die eigene Berechtigungsstufen definiert haben.

 

Berechtigungsstufen definieren:

Um eigene, individuelle Berechtigungen zu erstellen, klicken Sie bitte im oberen Menü auf „Berechtigungsstufen“:

Auf dieser Seite können Sie bestehende Berechtigungsstufen bearbeiten, löschen oder neue Stufen hinzufügen:

 

Hinweis:

Die Berechtigungsstufen, die ein „_c“ hinter dem Namen aufweisen, sind von cojama erstellte Berechtigungen. Der Unterschied zu den standardmäßig vorhandenen Stufen besteht darin, dass es noch eine weitere Abstufung zwischen „Mitwirken“ (Edit_c) und „Lesen“ (Read_c) gibt: Work_c. Diese Stufe kann ebenso wie der Editor Inhalte anzeigen, hinzufügen und bearbeiten, jedoch fehlt die Berechtigung zum Löschen.

Um eine neue Berechtigungsstufe zu erstellen, klicken Sie bitte auf „Berechtigungsstufe hinzufügen“:

Danach können Sie die verschiedenen Attribute auswählen, die für Ihre neue Berechtigungsstufe gelten sollen:

Bitte beachten Sie:

Einige Attribute stehen in Abhängigkeit zueinander, d.h. wenn Sie ein Kästchen markieren, kann es passieren, dass automatisch ein weiteres Kästchen markiert wird.

Haben Sie alle notwendigen Attribute ausgewählt, klicken Sie bitte auf „Erstellen“:

Ihre neue Berechtigungsstufe wurde erstellt und kann nun Benutzern zugewiesen werden.

 

Eine Berechtigungsstufe an einen Benutzer / eine Gruppe vergeben:

Um Berechtigungen zu vergeben, klicken Sie bitte auf „Berechtigungen erteilen“:

Klicken Sie nun auf das rot umrandete Adressbuch-Symbol, um User auszuwählen:

 

Tipp:

Sie können den Namen auch direkt in das Feld eingeben und auf „Namen überprüfen“ (das Symbol neben dem Adressbuch) klicken. Im Regelfall wird der Benutzer anhand seines Nachnamens erkannt. Es kann jedoch passieren, dass der Name nicht aufgelöst werden kann. In diesem Fall empfehlen wir, über das Adressbuch zu suchen. Es ist allerdings nicht möglich, sich eine Liste alle Benutzer im Adressbuch anzeigen zu lassen. Falls Sie dies jedoch einmal benötigen sollten, ist es ratsam, nach der Domain zu suchen, da die Anmeldenamen in der Regel auf der gleichen Domain beruhen.

 

Geben Sie oben im Suchfeld einen Teil des Namens oder die Domain ein und klicken auf das Suchsymbol. Wird ein passendes Ergebnis gefunden, erscheint dieses in der Auswahl. Sie können den Benutzer nun per Doppelklick oder durch Markieren und „Hinzufügen“ auswählen.

Klicken Sie danach bitte auf „Ok“:

Sie können auch eine Gruppe oder mehrere Benutzer auf einmal auswählen, wenn diese die gleiche Berechtigungsstufe erhalten sollen.

Im nächsten Schritt können Sie die entsprechende Berechtigung vergeben. Klicken Sie danach bitte auf „Ok“:

Sie können Benutzer entweder einer vordefinierten Gruppe zuweisen oder ihnen direkte Berechtigungen erteilen. Des Weiteren können Sie entscheiden, ob der Benutzer eine „Willkommens-E-Mail“ erhalten soll. Dies funktioniert allerdings nur, wenn eine funktionierende E-Mail Adresse hinterlegt wurde.

Die Berechtigungen wurden entsprechend vergeben:

 

Berechtigungen überprüfen:

Wenn Sie die Berechtigungsstufen eines Benutzers überprüfen möchten, klicken Sie im Hauptmenü bitte auf „Berechtigungen überprüfen“:

Im folgenden Fenster können Sie nun eine E-Mail Adresse oder den Teil eines Namens eingeben, um den entsprechenden Benutzer auszuwählen:

Klicken Sie bitte auf „Jetzt überprüfen“.

Sie kriegen alle für den Benutzer vergebenen Berechtigungsstufen angezeigt, inklusive der Art und Weise, wie sie vergeben wurden.

 

Zugriffsanforderung und Websiteadministratoren:

Wenn Sie möchten, dass Benutzer zusätzliche Berechtigungen für die Webseite beantragen sollen, können Sie die Zugriffsanforderungen aktivieren. Klicken Sie hierzu bitte auf „Zugriffsanforderungen verwalten“:

 

Im folgenden Fenster können Sie die E-Mail Adresse für Zugriffsanforderungen festlegen:

 

Beantragt ein Benutzer nun über „Zugriff beantragen“ weitere Rechte,

SharePoint Zugriff beantragen

 

erhält oben eingetragene E-Mail Adresse eine Mitteilung mit entsprechenden Informationen über die Beantragung.

Des Weiteren können für Ihre SharePoint Site sogenannte Websiteadministratoren eingesetzt werden, die Vollzugriff auf alle Seiten Ihrer SharePoint Site erhalten. Hierzu klicken Sie bitte auf „Websitesammlungsadministratoren“:

Danach können Sie den oder die Benutzer auswählen, die Sie zu Websiteadministratoren machen möchten:

 

Sie interessieren sich für SharePoint und möchten kostenfrei beraten werden? Sie wollen erfahren, wie SharePoint Sie dabei unterstüzt, Prozesse abzubilden, Workflows zu erstellen und die Teamarbeit zu verbessern? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf: Per E-Mail an hosting@cojama.com oder per Telefon unter 0661 / 90 249 222.

 

 

 

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